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MANUAL DE FUNCIONES DE LOS COMITES (EVENTOS)

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by

Maestros de la web

on 2 May 2014

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Transcript of MANUAL DE FUNCIONES DE LOS COMITES (EVENTOS)

FUNCIONES
LOS COMITES

FUNCIONES
* Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

* Escoger temas a tratar y las actividades a realizar

*Estructurar el programa técnico

FUNCIONES
FUNCIONES
* Se realizan contratos de autobuses para el traslado interno de seis a tres meses antes del evento, si las sesiones se realizan en el mismo hotel no hay trabajo significativo para el comité de transporte.

* Elaborar un plan, el programa y presupuesto detallado

* Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo

*Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.
FUNCIONES
* Coordinar todo el operativo de seguridad, tanto de los invitados como los delegados y participantes.

* Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios del servicio.

* Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

* Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevencion de incendios.
FUNCIONES
* Diseño y elaboración del logotipo

* Diseño y elaboración de los afiches, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.

*Promoción interna y externa

* Diseño y compra de todo el material promocional

* Elaboración de pancartas
MANUAL DE FUNCIONES-COMITES (EVENTOS)
Son personas que trabajan en equipos para lograr satisfactoriamente un propósito, en este caso un evento.

Estas personas son nombradas por los organizadores lideres del evento.
TIPOS DE COMITE
COMITE DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES
Es el encargado de todo lo concerniente
a la planificación y la logística de
las actividades relacionadas con
la realización del evento
COMITE DE PROMOCION Y RELACIONES PUBLICAS
Este comite es el encargado de dar a conocer a la comunidad local las actividades y proyectos de servicio del evento, destacando los valores de mismo y el trabajo que la organización realiza.
COMITE DE TRANSPORTE
Este comité se encarga de
obtener precios especiales
para el traslado de los
participantes desde y
hacia el lugar de origen
y destino.
COMITE DE SEGURIDAD
Como su nombre lo indica, se encargan de todo lo concerniente a la seguridad, detalles, pormenores, del lugar, invitados y de todos los comités involucrados.
COMITE DE REGISTRO
TIPOS DE COMITE
COMITE DE FINANZAS
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos asi como saber que destino darle, de acuerdo a las prioridades y objetivos establecidos
.


FUNCIONES
COMITE DE DAMAS
Es la cara amable, caritativa, que se encarga no solo de que las cosas vayan bien y dejar un recordatorio del evento sino tambien de recolectar donaciones y ayudas.

COMITE DE PROGRAMAS

COMITE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Es el responsable de organizar y supervisar los alimentos y las bebidas durante el evento.
Estas son las clases de comités
Este comité sirve de apoyo para todo lo que corresponde a la estructuración del programa general del evento
FUNCIONES
* Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo

* Abrir cuentas bancarias

* Mantener reuniones periódicas con el comité organizador
FUNCIONES

* Reservación del centro de convenciones

* Montaje de los salones

*Alquiler de los equipos de sonido y audiovisuales

* Reproducción del material

* Organización y contratación del personal
COMITE DE RECEPCION
Aún cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.
FUNCIONES
* Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.

* Recibir a los invitados especiales.

*Brindar toda la información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

FUNCIONES
Es el de las primeras impresiones, el procedimiento debe ser funcional, ágil y de compresión, hacer lo contrario dejara a los invitados con una imagen negativa y desordenada
FUNCIONES
* Coordinar todo lo referente a la inscripción.

* Diseñar las plantillas de inscripción.

* Entregar al material.

* Suministrar información.

FUNCIONES
* Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje.

* Contratar los servicios de alojamiento.

* Distribuir las habitaciones.

* Asignar habitaciones a los invitados especiales.

COMITE DE ALOJAMIENTO
Generalmente el secretario (a) es el encargado (a) de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
FUNCIONES
* Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, etc.

* Organizar los horarios.

* Seleccionar el menú.


FUNCIONES
* Coordinar el programa de acompañantes.

* Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.

* Solicitar obsequios y donaciones.

* Ayudar en la organización del programa social.

* Colaborar en la decoración.


GRACIAS
FUNCIONES
FUNCIONES
FUNCIONES
FUNCIONES
INTEGRANTES
Luz Amparo Patiño
Juan David Navia
Carmen Ciomary Navarrete
Dallana Velasquez
Margarita Riascos Q.
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