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4.2 Equipos y Materiales

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by

Valeria Sheeran

on 19 March 2014

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4.2 Equipos y Materiales
Se crean archivadores para documentos distintos tales como: cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, pianos, microfilmes, radiografías, disquetes, y huellas dactilares.

El archivador electrónico empuja automáticamente la carpeta o expediente cuando se marca un numero clave en el tablero
Carpetas para archivo
Las carpetas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa.

Los documentos voluminosos o pesados deben utilizar
carpetas de fibra o cartón
con expansión de tela en el fondo.

De igual forma hay carpetas para las necesidades especiales.
Archivadores de correspondencia
Capacidad de las gavetas
El espacio utilizado en la mayor en las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas.

Su capacidad máxima es de
5000
documentos, pero para que sea más eficiente es preferible que no coloques mas de
4000 documentos
, ya que de esta manera es difícil extraerlos y guardarlos.
Guias
Son la clave para que

en una gaveta los documentos se puedan organizar de forma correcta,
porque sirven para dos fines:

Facilitan la localización de documentos especificos dividiendo las gavetas en secciones claramente rotuladas.

Evita que los documentos se arqueen y da mayor visibilidad.
Titulos o encabezamietos en las guías
Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías.

Son iguales a los marbetes de las gavetas.

Titulos para las gavetas de un archivador
La eficiencia de los sistemas de archivos depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe:
Ahorrar Tiempo:
Equipo y materiales deben diseñarse para que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios.
Dar protección adecuada a los documentos:
Para que los documentos puedan tener una larga vida es necesario tomar las medidas necesarias. Archivos tienen que tener cerraduras, ser a prueba de incendios...
Conservar espacio:
Los archivadores deben estar diseñados de modo que no ocupen más espacio del necesario.
Para que se pueda identificar rapidamente su contenido, cada gaveta debe rotularse adecuadamente.

En la parte delantera del archivador hay un
porta-rotulo
llamado
marbete
.


El titulo puede ser:

Titulo simple.
Titulo doble.
Gavinetes especiales para archivo
Preparación de títulos para expedientes
Los membretes conocidos como como cintas de papel engomado para los títulos de los expedientes, se consiguen en tiras perforadas , tiras adhesivas o en rollos continuos.

Recomendaciones para hacer la rotulación:

a) Se empieza la mecanografía del encabezado.
b)El titulo debe escribirse a máquina y en el orden de la clásificación de acuerdo con el sistema adaptado.

c) En algunas oficinas la primera palabra del título se escribe con mayúscula compacta.

d)Si el título tiene más de una línea se prefiere el estilo del bloque.
PC/ Gavetas
Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de documentos, tanto en gavetas como en programas computacionales. Así se optimizará el uso del espacio y tiempo
Como organizar esta estructura en la computadora:
A los archivos que se crean se les debe asignar un nombre lógico y apropiado, para almacenarse, así sera más rápida su localización.


Tarjeteros y función de las carpetas.
Para que funcione un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas según el buen manejo de documentos.

Se utilizan como índice o catálogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes.
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