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Decreto 2609

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by

Natalia Camero

on 3 August 2013

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DECRETO 2609 DE 2012
Valoración: proceso permanente y continuo, determinando los valores primarios y secundarios.

Preservación a largo plazo: estándares aplicados a los documentos para la preservación (medio, forma de registro o almacenamiento)

Disposición de documentos: selección de los documentos para su posterior conservación temporal, permanente o eliminación

Transferencia: estructura, formato, migración, refreshing, emulación, conversión, preservación y descripción de metadatos.

Organización: clasificar, ubicar, ordenar y describir.

Gestión trámite: registro, vinculación, distribución, descripción metadatos, disponibilidad, recuperación y acceso.

Producción: ingreso, formato, estructura, finalidad, área competente para el trámite, procesos y resultados esperados

Planeación: creación y diseño

ARTÍCULO N°. 9. Proceso de la gestión documental

Cuadro de Clasificación Documental
Tabla de Retención Documental
Programa de Gestión Documental
Plan Institucional de Archivos de la Entidad
Inventario Documental
Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas
Tablas de Control de Acceso (categorías de derechos, restricciones de acceso y seguridad aplicable a los documentos)

ARTÍCULO N°. 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental

PARAGRAFO: El AGN – Ministerio TIC – Superintendencia de Industria y Comercio (delegada de la protección de datos): directrices y políticas para protección de la información, bases de datos y documentos electrónicos PGD.

PARAGRAFO: Protección de la información y los datos personales (Ley 1273 de 2009 – Ley 1581 de 2012)

Página Web
30 días
Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad – Orden nacional
Comité Interno de Archivos – Orden territorial
Manual de Gobierno en línea

ARTÍCULO N°. 12 Publicación del programa de gestión documental

Los Consejos Territoriales de Archivos podrán hacer observaciones y ajustes al PGD, cuando la normatividad (AGN) y el presente decreto no se este cumpliendo en las entidades de su jurisdicción.

Comité de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional ó el Comité Interno de Archivo)
Archivo – Oficina de Control Interno

ARTÍCULO N°. 11 Aprobación del programa de gestión documental

ARTÍCULO N°. 10 Obligatoriedad del programa de gestión documental

Corto, mediano y largo plazo.
Plan Estratégico Institucional
Plan de Acción Anual.

CAPÍTULO II
EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas deben incluir en sus planes anuales de capacitación el alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental.

ARTÍCULO N°. 14 Plan de capacitación

PARAGRAFO: El AGN y las entidades pueden incluir elementos que consideren necesarios.

Estructura normalizada

ARTÍCULO N°. 13 Elementos del programa de gestión documental

Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional

ARTÍCULO N°. 15 Armonización con otros sistemas administrativos

ARTÍCULO N°. 16 Generalidades del sistema de gestión documental

Organización de los documentos físicos y electrónicos
Plazos de conservación y eliminación
Ejecución de procesos de eliminación
Garantizar la autenticidad de los documentos
Integridad de los documentos
Acceso y disponibilidad de los documentos
Preservación de los documentos y sus agrupaciones documentales



CAPÍTULO III
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión distribuida: deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos

Conformidad: respaldo de la gestión de la información
ARTÍCULO N°. 17 Características de los sistemas de gestión documental

Neutralidad tecnológica: libre adopción de tecnologías

Disponibilidad y acceso: sistema de gestión de documentos electrónicos

Adición de contenidos: permitir agregar nuevos contenidos a los documentos sin alterar la autenticidad, el valor evidencial y su integridad.

Metadescripción: generación de metadatos normalizados

Seguridad: mantener la información en un entorno seguro

Interoperabilidad: permitir interoperabilidad con los otros sistemas de información

Normatividad expedida por el AGN

Necesidades de la entidad

Estructura organizacional

Modelo de gestión documental

Capacidad financiera y tecnológica




ARTÍCULO N°. 19 Criterios para la selección de sistemas de gestión de documentos

ARTÍCULO N°. 18 Preservación de documentos en ambientes electrónicos

Se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo.

Independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y el almacenamiento de los documentos
se debe garantizar la disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación.

Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo pueden estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing.




Estándares y protocolos que deben cumplir las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, garantizando el flujo interno y externo de los documentos.

ARTÍCULO N°. 21 Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental

Debe garantizar su accesibilidad, agrupación y
valor como evidencia de las actuaciones de la entidad.

ARTÍCULO N°. 20 Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos

Debe mantener el contenido, la estructura,
el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos.

PARAGRAFO: AGN – MinTIC Excepciones al artículo sin afectar :
Autenticidad , integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de DE

Contenido estable
Forma documental fija
Vínculo archivístico
Equivalente funcional

CAPÍTULO IV
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

ARTÍCULO N°. 23 Características del documento electrónico de archivo

PARAGRAFO: AGN – MinTIC reglamentará
lo relacionado con DE

PARAGRAFO: Procedimiento admtvo y judicial en medios electrónicos

ARTÍCULO N°. 22 Aspectos que se deben considerar
para la adecuada gestión de los documentos electrónicos

Autenticidad
Integridad
Inalterabilidad
Fiabilidad
Disponibilidad
Conservación


ARTÍCULO N°. 24 Requisitos para la presunción de autenticidad
de los documentos electrónicos de archivo

PARAGRAFO: Se permite el uso de firmas electrónicas o digitales de acuerdo a normas vigentes

ARTÍCULO N°. 25 Requisitos para la integridad de los
documentos electrónicos de archivo

Protegidos de cualquier manipulación o eliminación.

Condiciones cambios en la estructura del DE: Razones plenamente justificadas por personal
autorizado / Evidencia dichos cambios en el SGD y en el documento a través de metadatos.

Expresar atributos: Asunto, Nombres de quienes intervienen, fecha de creación, fecha de transmisión, nivel de acceso, modificación, transferencia y disposición.

Procedimientos de protección, medios de almacenamiento y tecnología.

Ley 527/99 Mensaje de datos.

Contexto admtvo –documental. Reglas para la creación del documento de archivo.

Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.

Metadatos

Procedimientos eficaces para la preservación del DEA en el transcurso del tiempo.

PARAGRAFO: Modificación con fines de preservación a largo plazo (estructura) no se considerará una alteración del DEA

Los DE deben estar disponibles para su
consulta a lo largo del tiempo.(TRD)

PARAGRAFO: Establecer mecanismos técnicos que aseguren la consulta a futuro de los DE, independientemente del sistema que la produjo

ARTÍCULO N°. 28 Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos

DE en versión definitiva no sea modificado a lo largo del CVD.

Uso de sistemas de protección de la información

Garantizar que el contenido de los DEA son
representación fiel y precisa de las operaciones

ARTÍCULO N°. 26 Requisitos para la inalterabilidad
de los documentos electrónicos de archivo

ARTÍCULO N°. 27 Requisitos para la fiabilidad de los
documentos electrónicos de archivo

De contexto:
- Jurídico-administrativo.
- Documental.
- procedencia.
- Procedimental.
- Tecnológico.

ARTÍCULO N°. 30 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

DEA actividades organización

Criterios jurídicos

Necesidades organización

Valor otorgado por normas procesales a cada formato

Ciclo de vida documentos

Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.

Asegurar los componentes de los documentos de archivo

Preservación en el tiempo

Longevidad de los medios de almacenamiento

Valoración

Vulnerabilidad

Disponibilidad

Asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación

ARTÍCULO N°. 29 Requisitos para la preservación y conservación
de los documentos electrónicos de archivo

De estructura:
- Descripción.
- Formato.
- Estado.
- Proceso administrativo.
- Unidad Administrativa
- Perfil autorizado.
- Ubicación
- Serie o sub-serie

De contenido
- Tipo de recurso
- Tipo documental.
- Título del documento.
- Autor, destinatario, proyecto, nombre entidad.
- Clasificación de acceso - Fecha de creación, transmisión y recepción.
- Folio (físico electrónico).
- Tema o asunto
- Palabras clave.

ARTÍCULO N°. 33 Del expediente electrónico

ARTÍCULO N°. 32 Neutralidad tecnológica

El AGN y MINTIC deben establecer
lineamientos que regulen el expediente electrónico

Debe reflejar el orden original

Cumplimiento del proceso de foliación.

ARTÍCULO N°. 34 Sobre la administración y transferencia de archivos electrónicos

El AGN y MINTIC deben establecer directrices para
entregar las transferencias de archivos electrónicos históricos.

Transferencias primarias y secundarias.

Utilizar estándares abiertos que no
dependan de una tecnología en particular

Sistemas de gestión DEA
Permitir gestión a pesar de las medidas de protección

Deben des-encriptarse

ARTÍCULO N°. 31 Uso de mecanismo s de protección y autenticidad
de los documentos electrónicos de archivo

Vigencia. 4 DIC 2012

ARTÍCULO N°. 38 Vigencia

CAPÍTULO V
ARTICULACIÓN CON OTROS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ESTADO

Inspección y vigilancia. Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado

ARTÍCULO N°. 37 Inspección y vigilancia

Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.

Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias

ARTÍCULO N°. 36 Coordinación con otras entidades del orden nacional

ARTÍCULO N°. 35 Responsabilidad de otras entidades públicas
en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos

Capitulo I

Gestión de documentos

Art. 1 Ámbito de la Aplicación

Comprende administración publica en sus diferentes niveles.
Nacional,
Departamental,
Distrital,
Municipal,
Entidades territoriales que se creen por ley,
Entidades privadas con funciones Publicas
Todas las entidades reguladas por Ley 594 de 2000.
Art 2. Tipos de Información

Información producida o recibida por entidades publicas ya sea digital o análoga.

Documentos de archivo
Archivos institucionales
Sistemas de información Corporativos
Sistemas de trabajo colaborativo
Sistemas de admón. de documentos
Sistemas de mensajería electrónica.
Portales, intranet, extranet
Sistemas de bases de datos
Uso de tecnologías en la nube
.
Art 3. Responsabilidad de la Gestión de Documentos.

Asociada a:
Actividad admon del estado.
Cumplimiento de las acciones y los procesos

Es responsabilidad de los servidores, empleados y contratistas públicos aplicar las normas impartidas por el AGN

Art 4. Coordinación de la Gestión Documental

La G-D es un proceso transversal a toda la organización, por lo tanto esos procesos deben ser coordinados por el personal encargado del archivo de cada entidad.

Art 5. Principios del proceso de Gestión Documental.

Planeación:
Eficiencia:
Economía:
Control y Seguimiento:
Oportunidad:
Transparencia:
Disponibilidad:
Agrupación:
Vinculo archivístico:
Protección del medio ambiente:
Autoevaluación:
Coordinación y acceso:
Cultura Archivística:
Modernización:
Interoperabilidad:
Orientación al ciudadano:
Neutralidad tecnológica:
Protección de la información y los datos:

Art 6. Componentes de la politica de Gestión documental

Las entidades publicas deben formular una PGD.

Marco conceptual para la gestión de la información.
Estándares para gestión de la información (Anl-Dig).
Metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información.
Programa de gestión de información y documentos que sea aplicado para la entidad.
Estrecha relación entre aéreas de tecnología, oficinas de planeación, archivo y productores de inf.

Art 7. Etapas de la gestión de Documentos

Creación: documentos creados mediante la planificación que asegure su identificación, formato y características
Mantenimiento: mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos.
Difusión: requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación y visualización.
Administración: procedimientos adecuados para administrar la gestión de información.
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