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ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA JACK FLEITMAN

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ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA JACK FLEITMAN
CONCEPTO
Es una herramienta que permite evaluar de una manera integral, las áreas y los
procesos de las empresas, con un criterio sistemático y científico.
Su adecuada aplicación permite evaluar de una manera integral

♦ El grado y forma en que se cumplen los objetivos sociales y/o económicos.
Si son administrados con eficiencia, eficacia y economía los programas y los
recursos técnicos, materiales y financieros.
♦ La efectividad de las áreas y los procesos.
♦ La eficiencia del personal
♦ Las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que tiene la empresa.

Alcance de la evaluación.

La revisión se puede hacer a un área o a un grupos de áreas, a una dirección o a
un conjunto de ellas, o al organismo en su totalidad, dependiendo de la
problemática de cada empresa.

El alcance estará en función de:

La naturaleza, magnitud y complejidad de cada empresa.
Sus fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles.
Su complejidad estructural y funcional.
El grado de desarrollo organizacional en la que se encuentre.
La dimensión y alcance de sus interrelaciones y operaciones internas y externas.

Estructura del grupo de evaluación

Dependiendo de la magnitud de la evaluación, se forman equipos de trabajo con los siguientes puestos:

Coordinador de proyecto.
Líder de proyecto.
Evaluadores A.
Evaluadores B.

Participación del grupo multidisciplinario de expertos.
Por su carácter de integral, requiere del concurso de diferentes especialistas que emitan su opinión sobre la empresa, con respecto a la problemática general y especifica, así como de las alternativas de acción y sus posibles soluciones.
La calidad de la evaluación depende en gran medida del profesionalismo, experiencia, capacidad y la idoneidad del personal experto que se contrate para diagnosticar áreas técnicas especializadas.
La coordinación y participación de los expertos con los directivos de la organización es indispensable, ya que son estos los que conocen las fortalezas y debilidades de la empresa.
Planeación de la evaluación.
Se debe realizar, previamente a la ejecución de cada evaluación, una adecuada
planeación de:

Los objetivos de la revisión.
El alcance general y particular.
Los estudios a realizar.
Los procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar.
Las técnicas y métodos de apoyo que se utilizaran.
El sistema de medición que se empleara.
El programa general de trabajo.

Estudios que se pueden realizar.

Dependiendo de las características de cada empresa, se deberán efectuar los
estudios que el grupo de evaluación considere necesarios para profundizar en las diferentes áreas y procesos.

Algunos de los estudios más importantes son:
Del entorno de la base legal.
De los objetivos, planeación, organización, dirección y control.
De sistemas y procedimientos.
Del personal.
Del desarrollo organizacional.
De los recursos físicos.
De las compras y abastecimiento.
De la producción.
De conservación y mantenimiento.
De la comercialización.
De la información.
De la comunicación.
De los recursos financieros.

Técnicas de apoyo.

Para obtener la información y comprobación necesarias y emitir una opinión de la
empresa, se deben de usar algunos métodos de investigación, que permitan tener
pruebas y evidencias de los hechos.

Entre las técnicas más utilizadas están las siguientes:

Análisis de información documental.
Entrevistas con directivos y responsables de áreas y procesos específicos.
Observación directa de áreas de trabajo.
Aplicación del enfoque sistemático.
Análisis organizacional.
Análisis de estadísticas.
Diagrama de paréto y causa y efecto.
Técnicas cuantitativas de análisis administrativo.
Criterios de medición.

Establecer criterios de medición
Establecerse la evaluación en términos cuantificables
Determinar para cada indicador su periodicidad de medición, la base
comparativa y la unidad de medida.
Un correcto sistema de medición de rendimiento se basa en la planeación y el diseño adecuado de los diferentes indicadores que se vayan a utilizar.


Información necesaria para iniciar una evaluación integral.

Organigrama de la empresa.
Plantilla del personal (puesto, sueldo antigüedad, sindicalizados y confianza).
Currícula de mandos medios y superiores.
Informes al Consejo de administración.
Planes, programas y presupuestos generales y específicos.
Manuales de organización y operación.
Sistema integral de control y evaluación.
Programa anual de auditoría.
Guías de auditoria.
Informes de auditoria.
Resultados de la revisión de procedimientos y programas.
Observaciones y recomendaciones del área de auditoria.
Seguimiento de medidas correctivas.
Quejas y denuncias.


Informe de hechos relevantes formulados por las áreas de control.
Cuentas por cobrar y pagar.
Sistemas y equipos de computo y comunicación.
Contratos con los proveedores.
Pagos efectuados a los proveedores.
Descripción del parque vehicular. (Modelo, marca, capacidad y precio).
Inventarios de muebles, equipos, maquinaria, refacciones y herramientas.
Programa de mantenimiento preventivo.
Controles institucionales.
Pólizas de seguros.
Contratos de arrendamiento, con instituciones financieras, de compra - venta,
etc.
Informes y reportes financieros, contables y administrativos.
Minutas de juntas de mandos medios y superiores.

Etapas de la evaluación integral.

1. Análisis preliminar de la empresa.
2. Diagnóstico integral de la empresa.
3. Diagnostico específico de las áreas críticas.
4. Conclusiones y recomendaciones.
5. Implantación de recomendaciones.
6. Detección de mejoras obtenidas.
Resultados esperados.

Tener resultados exitosos en la aplicación de la metodología, depende en gran medida de la capacidad del coordinador y líder del proyecto para ejecutar sus funciones, ya que son quienes conducen el desarrollo de la evaluación.
Las ventajas y beneficios que se pueden obtener son:
Aumentar el rendimiento del capital y reducir costos.
Encontrar alternativas y recomendaciones para el mejoramiento y expansión.
Comprobar la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes de la administración y operación.
Comprobar la calidad, confiabilidad y utilización de la información gerencial.
Conocer el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa.
Conocer la oportunidad, congruencia y calidad en la toma de decisiones.
Conocer las causas y extensión de los problemas.
Definir con claridad funciones, responsabilidades y relaciones entre las áreas.
Desarrollar parcialmente un sistema formal de medición del rendimiento.
Detectar fallas en métodos y desempeños operacionales.
Detectar las debilidades que se deben corregir.

Bibliografia
[PDF]
Evaluación integral. - Jack Fleitman recuperado el 12 de Mayo del 2014 de http://www.ciemsa.mx/articulos/evaluacionIntegral.pdf

Modelo de jack fleitman - SlideShare recuperado el 12 de Mayo del 2014 de http://www.slideshare.net/VirgilioRivera/modelo-de-jack-fleitman

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