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El documento electrónico

Unidad 1 El documento electrónico
by

Juan Espinosa

on 3 October 2015

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Transcript of El documento electrónico

El documento electrónico
"Desde los
orígenes del hombre
, un sinnúmero de materiales han sido utilizados para
documentar
hechos, pensamientos, objetos del mundo real e imaginario. El fin era dejar al alcance de otros ese
conocimiento
,
organizado
de alguna forma. Esos materiales, esos conocimientos y esas formas de organización fueron
evolucionando
, junto con el hombre a lo lago del tiempo".
CASANOVAS, Ines.
¿Que es el documento
electrónico?
"...se define con independencia de formato...
conjunto consistente de datos registrados en un soporte, fragmento de información registrada generada, reunida o recibida desde el comienzo, durante el seguimiento hasta la finalización de una actividad institucional...comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de la actividad..."
CRUZ MUNDET, Jose Ramón.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Según el Acuerdo Nº 027 de 2006 AGN
"Es cualquier información gestionada desde su origen a través de sistemas electrónicos, emanada de órgano administrativo o funcionario de una entidad desde el momento en que este es proyectado hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y frente a terceros, y que se tramita, distribuye, pública, conserva y archiva electrónicamente durante todo su ciclo de vida."
ZAPATA, Carlos alberto.
Componentes del documento electrónico
Contenido: Materia del documento
Estructura: Características de forma, identificar partes del documento
Contexto: Relación de documento con otro grupo de documentos (Vinculo archivístico).
Marco jurídico, procedimental, administrativo y documental.
Medio: Portador del mensaje
Acción: Ejercicio de voluntad que da origen al documento
Autenticidad: "Persistencia de características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido"
Fiabilidad: "Servir de prueba fidedigna"

Según la Norma ISO 15489
Integridad: "El documento debe estar completo y sin alteración alguna"
DIsponibilidad: "Capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento"
Documento electrónico
Documento tradicional
Utiliza símbolos que deben ser decodificados a través de un software y visualizados a través de hardware
Utiliza símbolos reconocibles para el hombre
El contenido es inseparable del
medio
Puede ser separado del original y llevado a otros soportes
La estructura es parte integral para valorar la autenticidad
La estructura depende del hard y del soft
Tiene elementos que permiten establecer
su contexto funcional y administrativo
Requiere de los metadatos para
saber como se ha producido la información, como esta estructurada, cuando ha sido utilizada.
Características del documento electrónico
Tradicionalmente, el soporte y el contenido de un documento eran inseparables, ahora, la separación entre ellos es cada vez mayor. Ha sido Bill Gates el que ha dicho que el aspecto mas excitante de la documentación digital es la redefinición del documento mismo.
¿Documento electrónico = documento digital?
Documento electrónico
Requiere de diferentes dispositivos para su visualización
Documento digital
Información codificada en bits (0,1), requiere decodificación
Todo documento digital es un documento electrónico, pero no todo documento electrónico es un documento digital.
El documento electrónico puede ser analógico y/o digital.
Documento analógico
Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente.
Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura
y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las
operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias.
Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles
y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificación a
lo largo del tiempo.
Documento electrónico
Mensaje de datos y firma digital
Ley 597 de 1999
Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;
Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales;
El objetivo central de la ley es otorgar pleno valor probatorio a los mensajes de datos, como denomina la ley a la información digital. Hoy en día no se le pueden negar efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a información alguna por el solo hecho de estar en forma de mensajes de datos. La información que se encuentra almacenada en un formato digital tiene el mismo valor jurídico que la información que se consigna en hojas de papel o en cualquier otro soporte escrito.
La ley consta de cuatro partes principales, que se pueden resumir:
Primera Parte o Parte General: Definición de conceptos básicos usados en la ley, dentro de los que cabe destacar los de mensaje de datos, comercio electrónico, firma digital, y entidad de certificación.
Segunda Parte: Se reconoce la posibilidad de utilizar medios electrónicos en materia de transporte de mercancías.
Tercera Parte: En la tercera parte se le reconoce un valor jurídico especial a la firma digital, que es aquella que utiliza la Infraestructura de Llave Pública para su generación y que basa su confiabilidad en las certificaciones que expiden las Entidades de Certificación.
Cuarta Parte: Establece que estas normas deben interpretarse sin perjuicio de las normas existentes en materia de protección al consumidor.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
El nivel de confiabilidad de un mensaje de datos que no tiene ningún tipo de seguridad técnica es mínimo, y su valor probatorio prácticamente nulo. Un mensaje de datos debe revestirse de cierta seguridad para que se le pueda conceder valor probatorio. Y si se quiere que el mismo se considere firmado, esas seguridades deben referirse tanto a quién creo el mensaje de datos o quiere vincularse por él como al contenido del mensaje.
Iniciador
Destinatario
Entidad de
certificación
Entidades de certificación abiertas
Entidades de certificación cerradas
SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICÁMARA, S.A.
GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. - GSE S.A.
ANDES SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL S.A. ANDES SCD
INSTITUTO COLOMBIANO DE CODIFICACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN COMERCIAL
BANCO DE LA REPÚBLICA
A TODA HORA S.A. - ATH
UAE DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
ECOPETROL S.A.
FUNDACIÓN SOCIAL
Gobierno en linea Colombia
El gobierno electrónico (en inglés e-government) consiste en el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno en la entrega de los productos y servicios del Estado tanto a los ciudadanos como a la industria. Muchas de las tecnologías involucradas y sus implementaciones son las mismas o similares a aquéllas correspondientes al sector privado del comercio electrónico (o e-business), mientras que otras son específicas o únicas en relación a las necesidades del gobierno.
Se basa principalmente en la implantación de herramientas como portales, ERPs, que en caso de los gobiernos se conocen como GRPs, CRMs, como redes sociales o comunidades virtuales y muchas otras, buscando una mejora en la eficiencia y eficacia de los procesos internos y de vinculación con la sociedad.
1995
2007
2002
Consejo Nacional de Política Económica y Social
Documento CONPES1 2790 de 1995, “Gestión Pública Orientada a Resultados”, en el cual se estableció una estrategia orientada a hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos públicos que incluía, entre otros, la creación de la Unidad de Eficiencia de la Consejería Presidencial para el Desarrollo Institucional (donde años después nacería la Estrategia Gobierno en línea)
Decreto Ley 2150 de 1995 -Decreto Antitrámites-, el cual en el artículo 26 determina que las entidades de la Administración Pública “deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración”, lo cual no hace nada distinto a obligar a las entidades de la Administración Pública a su modernización.
1999
Ley 527 de 1999
2000
El Documento CONPES 3072 de 2000 “Agenda de Conectividad” consolida los estudios desarrollados
hasta la fecha y establece la Agenda de Conectividad como una política de Estado que busca “masificar el
uso de las tecnologías de información y las comunicaciones y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información”
Plan de Acción que quedó definido en la Directiva Presidencial 02 de 2000, la cual fue la primera instrucción directa de un Presidente de la República sobre el tema específicamente de GE, en su deseo de “dejar al país al finalizar mi Gobierno, el legado de un Estado eficiente y transparente, que haga uso intensivo de las Tecnologías de la información, para prestar servicios a los ciudadanos a través de un óptimo desempeño de sus funciones”.
presenta el portal www.gobiernoenlinea.gov.co, con la finalidad de facilitar a los ciudadanos, empresas, funcionarios y otras entidades estatales el acceso a la información de las entidades publicas e iniciar la integración y coordinación de los esfuerzos de las entidades en este propósito.
2001
Con el Decreto 127 de 2001 fue creado el Programa Presidencial para el Desarrollo de las Tecnologías de
la Información y de las Comunicaciones el cual coordina la Agenda de Conectividad por lo cual se le
asignan funciones relacionadas con el GE
2003
Las entidades públicas avanzan de manera colaborativa en la implementación del Gobierno Electrónico en Colombia, sustentadas en los artículos 113 y 209 de la Constitución Política de 1991 los cuales señalan que “los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines” y que “deben coordinar sus actividades para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado”.
La Directiva Presidencial 10 de 2002, que introduce el Programa de Renovación de la Administración
Pública, establece que “Cada entidad, dentro de la organización existente y con su capacidad actual,
deberá crear un sistema que garantice el acceso permanente a la información por parte del ciudadano”.
La Ley 790 de 2002, que reglamenta este mismo Programa, dispone de un capítulo sobre Gobierno en
línea según el cual “el Gobierno Nacional promoverá el desarrollo de tecnologías y procedimientos denominados gobierno electrónico o en línea en las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y,
en consecuencia, impulsará y realizará los cambios administrativos, tecnológicos e institucionales
Documento CONPES 3248 de 2003, que lo eleva a política de Estado, incorpora el Gobierno Electrónico como una reforma transversal con la finalidad de “definir una política y un conjunto de
instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción internacional.
Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo. El propósito último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado”, acompañado de otra reforma transversal, la Estrategia antitrámites, la cual “busca establecer un marco de política que permita simplificar, integrar y racionalizar los trámites de la administración pública, tanto en su operación interna como en sus relaciones con el ciudadano
Frente a la necesidad de contar con la articulación, integración y orientación estratégica de las acciones de las entidades públicas generadoras de información, mediante el Decreto 3816 de 2003 se crea la “Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la administración pública”, la cual pretende principalmente alinear las estrategias y los programas de producción de información, generar espacios para un efectivo control social, mejorar las relaciones intra gubernamentales, con el ciudadano y con sus proveedores y optimizar las inversiones del gobierno evitando las duplicidades en producción y en demanda de información al ciudadano, teniendo entre sus funciones la de impulsar la Estrategia de
Gobierno en línea.
2004
Documento CONPES 3292 de 2004 “Proyecto de Racionalización y Automatización de trámites”, el cual define tres componentes tendientes a solucionar de manera integral la racionalización y automatización de las cadenas de trámites sectoriales, así: coordinación interinstitucional y adecuación normativa; análisis funcional para la racionalización; y fortalecimiento tecnológico.
2005
Ley 962 de 2005 se dictan disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos, y la oferta a través de medios electrónicos de información y servicios relacionados. Se
eleva a fuerza de Ley la oferta a través de medios electrónicos, de información básica sobre las entidades, formularios oficiales gratuitos, de información sobre trámites y procedimientos, así como la resentación, por estos mismos medios, de peticiones, quejas, reclamaciones o recursos y facilitar la ecepción y envío de ocumentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas.
Seestablece que “(…) todo requisito, para
que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de
Trámites” (artículo 1º), sistema que es consultado mediante www.gobiernoenlinea.gov.co. El
procedimiento para autorizar o modificar trámites y la creación del Grupo de Racionalización y
Automatización de Trámites es dispuesto mediante el Decreto 4669 de 2005.
2008
Con la Ley 1151 de 2007 se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, en el cual se determina que el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que cmprenda etre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades delorden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados.
El Decreto 1151 de 2008 define los lineamientos para la implementación de la Estrategia de Gobierno en
línea en la República de Colombia bajo la coordinación del Programa Gobierno en línea del Ministerio de
Tecnologías de la información y las Comunicaciones, lo cual incluye el objeto y principios del GE,
definiciones básicas y comunes, fases y plazos (metas) y responsable institucional de impulsarlo, con un ade aplicación que por primera vez en estos términos involucra a toda la administración pública.
2009
2010
2011
Ley 1341 de 2009 establece como un principio orientador de la sociedad de la información -y en lo cual es
Estado intervendrá con la financiación del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicacionesa
la masificación del Gobierno en línea. Para esto, y con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, las entidades del orden nacional y territorial incrementarán los servicios
prestados a los ciudadanos a través del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y
el Gobierno Nacional fijará los mecanismos, condiciones, plazos, términos y prescripciones para su
desarrollo en el país y las condiciones en que se garantizará el acceso a la información en línea, de
manera abierta, ininterrumpida y actualizada, para adelantar trámites frente a entidades públicas.
Finalmente, el Documento CONPES 3650 de 2010 declarar de importancia estratégica la implementación
de la estrategia de Gobierno en línea en Colombia.
PGD para la administración pública
Y esto supondrá que muchos de los trámites y servicios que hoy son prestados de forma física, pasen a ser virtualizados, llevados al concepto de “ventanilla única”.
El significativo desarrollo que han tenido en los últimos años las Tecnologías
de Información y Comunicaciones ha generado un fuerte
impacto en los distintos ámbitos del quehacer de las sociedades y de la
actividad económica, pues ha facilitado la vida cotidiana y ha logrado
mayor eficiencia y eficacia en el desarrollo de variados tipos de procesos.
Reinventar
Reinventarse
e-Gobierno
Portal
Interacción
Democracia
Transparencia
Ciudadanos
Industria
Uso masivo
e las Tic's
Internet
Modernización
Las tecnologías de la información y las comunicaciones,
simbolizadas por el fenómeno de Internet, aceleran
el cambio de la sociedad industrial a la sociedad de la
información.
A finales de 1999 la Comisión Europea comienza la
iniciativa eEurope para aportar a los ciudadanos los
beneficios de la Sociedad de la Información.
Dentro de este contexto en España se ha puesto en
marcha el plan Info XXI, cuyo principal objetivo es el
desarrollo de una red de Ciudades Digitales por todo
el territorio español.

Un modelo avanzado de comunidad, donde se materializan las nuevas formas de relacionarse con el medio a través de la Sociedad de la Información.
Una apuesta del poder local para poner la mejor tecnología al servicio de las necesidades cotidianas de los ciudadanos.
las entidades lograrán reducir la demanda de papel y el desarrollo de procesos más eficientes, gracias a un flujo de información por sistemas electrónicos.
MinTic
1Agenda de Conectividad
2Gobierno en Línea
3Plan Vive Digital
4Iniciativa Cero Papel
5Circular 04 de 2010 de COINFO
Proyectos
1Plataforma Gubernamental para la Gestión de documentos Electrónicos de Archivos.
2Archivo Nacional Digital
3Red Nacional de Archivos
4Iniciativa Cero Papel del MINTIC
5Preservación del Patrimonio Documental a cargo del AGN
Member
Tic´s
Cloud computing
Big and....
... small
Sistemas de gestión electrónica de documentos
Agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las telecomunicaciones.
Herramientas computacionales e informáticas que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan información.
Nueve de cada diez empleados usa con frecuencia dispositivos personales –ordenadores portátiles, teléfonos móviles o tabletas– para trabajar, según un estudio encargado por Dell KACE, una de las firmas punteras en la gestión informática de empresa.
Definición
Características
Ventajas y desventajas
Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa.

Son de carácter innovador y creativo.
Tienen mayor influencia y beneficia en mayor proporción al área educativa ya que la hace más accesible y dinámica.
Afecta los métodos de trabajo
Son considerados temas de debate publico y político, pues su utilización implica un futuro prometedor.
Se relacionan con mayor frecuencia con el uso de la Internet y la informática.
Afectan a numerosos ámbitos de la ciencias humana como la sociología, la teoría de las organizaciones o la gestión.
En América Latina se destacan con su utilización en las universidades e instituciones países como: Argentina y México, en Europa: España y Francia.
Las principales nuevas tecnologías son:

Internet
Robótica
Computadoras de propósito específico
Dinero electrónico
Constituyen medios de comunicación y adquisición de información de toda variedad, inclusive científica, a los cuales las personas pueden acceder por sus propios medios, es decir potencian la educación a distancia
Evolucionan constantemente
Ventajas
Moviliza las capacidades de la organización hacia la generación de conocimiento
e-Health (Salud) Historia médica electrónica
e-Learning Aprendizaje interactivo y a distancia
Pymes, e-comerce
Difusión de información
Nuevas forma de trabajo "Teletrabajo"
Resultan un gran alivio económico a largo plazo. aunque en el tiempo de adquisición resulte una fuerte inversión.
Deventajas
Nueva pobreza, brecha digital
Disparidades en difusión y utilización
Falta de privacidad
Aislamiento
Fraude
Después de la invención de la escritura, los primeros pasos hacia una sociedad de la información estuvieron marcados por el telégrafo eléctrico, después el teléfono y la radiotelefonía, la televisión e Internet. La telefonía móvil y el GPS han asociado la imagen al texto y a la palabra «sin cables». Internet y la televisión son accesibles en el teléfono móvil, que es también una máquina de hacer fotos.3
Tecnologías
Las TIC conforman el conjunto de recursos necesarios para manipular la información: los ordenadores, los programas informáticos y las redes necesarias para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla.
Se pueden clasificar las TIC según:

Las redes


Los terminales.


Los servicios.
Telefonia fija, móvil, banda ancha, redes televisión, redes hogar
Ordenador personal, navegadores, SO, telefonos móviles, televisor, dispositivos portátiles, consolas de juego
e-mail, búsqueda de información, banca online, audio y música, cine y tv, e-comerce, e-gobierno, e-health, e.learning, videojuegos, servicios móviles, nueva generación en servicios TIC, Servicios Peer to Peer (P2P), blogs, comunidades virtuales
Papel de las TIC en la empresa


- Ofimatica: automatización de la oficina, aplicación de diferentes recursos tenogicos, (ordenadores, copiadoras, scanners, impresoras) que influyen en el procesamiento de datos, control de registors y transferencia de información, automatizar procesos en la oficina, lo cual se deriva en mayor productividad, ganancias, optimización del personal, eficiencia e incluso innovación.

Mejor conocimiento del entorno, mejora de la eficacia de las tomas de decisiones.
A nivel de la estructura de la empresa y de la gestión del personal:
Organización menos jerarquizada, repartición sistemática y práctica de la información.
Mejor gestión de los recursos humanos.
Capacitación: Los trabajadores tienen que procesar cada vez más información en un periodo de tiempo más corto.
A nivel comercial:
Extensión del mercado potencial (comercio electrónico).

Desarrollo de las innovaciones en servicios y respuestas a las necesidades de los consumidores
Plataforma para la crear empresas
Tecnología aplicada
a la archivística
¿Automatización = sistematización?
Automatización
Sistematización
Integración de funciones a través de las tic´s (SW+HW)
Aumento de la capacidad productiva
Proceso de elaboración de conocimiento
Gestión de bases de datos
La relación entre los archivos y las nuevas tecnologías de la información se encuentra asociada al hecho de que este conjunto de medios informáticos (físicos y lógicos) permite la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión de la información, así como de las telecomunicaciones, que se resume en el término informática
Gestión de documentos
Gestión del proceso de datos
Explosión de información
Desarrollo de las tic´s
Valoración de la información
Eficiencia en el flujo de información para la toma de decisiones
Cambios
Indudablemente los archivistas han sido afectados por el desarrollo de la computadora, pues la imagen popular del archivo como un lugar oscuro, polvoriento, con papeles amarillentos y a cargo de personas ancianas, está siendo modificada por la computadora en dos sentidos: por medio de la introducción de la automatización en la administración de los archivos y el control intelectual de sus fondos y mediante la valoración, preservación y comunicación de la computadora o de los documentos electrónicos (Bailey, 1993:421)
Retos

1. CONOCER TECNOLOGIA Y VENTAJAS
2. REFLEXIONAR ACERCA DE LAS NECESIDADES Y EXIGENCIAS QUE TIENE NUESTRA ORGANIZACIÓN
Uso de las tecnologías
El Comité de Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos ha propuesto cuatro principios para mejorar la gestión de los archivos electrónicos (ICA, 1997:30-34):
a.Los archivos deberían estar involucrados en el ciclo de vida de los sistemas que crean y conservan documentos electrónicos, para así asegurar la creación y conservación de aquellos que son auténticos, fidedignos y preservarles.
b.Los archivos deberían asegurar que los creadores de documentos creen y conserven documentos electrónicos auténticos, fidedignos y preservarles.
c.Los archivos deben administrar el proceso de valoración y ejercer un control intelectual sobre los documentos electrónicos.
d.Los archivos deben articular requisitos en cuanto a la preservación y el acceso, para asegurar que los documentos electrónicos continúen disponibles, accesibles y comprensibles.
Un archivo debe estar comprometido activamente en el proceso de creación de los documentos electrónicos; si un archivo es pasivo y espera que los documentos electrónicos lleguen cuando ya han perdido sus valores, experimentará dificultades considerables al preservar efectivamente documentos electrónicos
Debe existir un cambio de actitud, estar dispuestos a conocer y aprovechar las ventajas que nos traen las nuevas tecnologías, definir el lugar que debe ocupar
SW + HW
Tipos SW
Parte lógica
Aplicación
Programación
Sistema
Parte física
Licenciamiento
Derechos de autor
Destinatario
Usuario final
Distribuidores
Código abierto
Código cerrado
Dominio público
SGED
DMS
Repositorio de imagenes
Indices almacenados en bases de datos
+
Digitalización
Convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello
Workflow
Automatización de un proceso
Documentos + Tiempo + Personas + Tareas
Documentos + Tareas + Tiempos + Personas
Expedientes híbridos
Código Sustantivo del trabajo Articulo 264
Circular 4 de 2003
LEY 1437 DE 2011
Artículo 59. Expediente electrónico. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
TRD+Manual GD+SW GD
?
¿
Almacenamiento y conservación
Bases de datos documentales
Recuperación de la información
Cuando conservamos un documento digital, en realidad estamos conservando su capacidad de ser representado y visualizado
Hay que olvidarse del documento como mero soporte, como mero objeto resultado de un proceso, y entenderlo como el proceso mismo, como contexto más allá del texto. El documento administrativo, en papel o electrónico, no es solo un conjunto de datos informativos, sino que es un ente más complejo formado por:
− Contenido: datos sobre la actividad que se ha llevado a cabo
− Estructura: relaciones entre los datos que permiten la representación de
ese contenido de forma correcta: diseño, formato, soporte
− Contexto: quién, cómo, dónde, por qué se ha llevado a cabo, es decir, lo
que vincula el documento con el entorno administrativo en el que se ha
producido y con otros documentos
El contenido puede proceder de diferentes aplicaciones o bases de datos, e incluso puede no existir hasta el momento mismo de la recuperación, generándose por medios mecánicos.
La estructura puede tener diversos componentes ya que cada vez los documentos digitales son más complejos
El contexto puede estar relacionado con diferentes actividades y procesos de trabajo realizados por diversos agentes, obviando el orden secuencial del expediente en papel. Además, en el contexto interviene otro actor: la tecnología, que puede determinar, mediante las diferentes funcionalidades de software, la forma de proceder en la creación y gestión del documento.
¿Cómo hacerlo? Mediante la captura y conservación de metadatos de gestión de documentos.
Según la norma ISO/UNE 23081 de Metadatos para la gestión de documentos, éstos se definen como, “…información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo…”

Proporcionan al documento electrónico la información necesaria para una serie de propósitos:

− Identificar el documento de forma unívoca
− Favorecer la autenticidad del documento
− Proveer al documento de una adecuada descripción
− Servir de soporte para su recuperación y acceso a un grupo específico de
usuario
− Localizar el documento dentro de un fondo o colección
− Servir de soporte para una serie de funciones de gestión documental:
administrar los términos y condiciones de uso y disposición final
− Documentar el histórico de acciones que se han llevado a cabo en él,
incluidas las de gestión documental
− Retener información contextual del documento
− Permitir su futura interpretación y utilización
− Restringir su uso a quien no esté autorizado
“La evolución tecnológica digital ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas”, advirtió la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco) en octubre del 2003.
La indexación es una función central de las herramientas de GD que consiste principalmente en adjuntar metadatos a los documentos.
El Almacenamiento en nube o Cloud storage es un modelo de almacenamiento basado en redes, ideado en los 1960s , donde los datos están alojados en espacios de almacenamiento virtualizados y por lo general están alojados por terceros.
los usuarios que requieren que sus datos sean alojados compran o alquilan la capacidad de almacenamiento que requieren
Ejemplos de cloud storage:
Amazon S3Windows Azure StorageCSE de Huawei SymantecEMC AtmosFilesAnywhereGoogle Cloud StorageiCloud de Apple
Tipos de nube: Publica, privada o Híbrida
Cloud storage
"Cloud computing" es un nuevo modelo de prestación de servicios de negocio y tecnología, que permite al usuario acceder a un catálogo de servicios estandarizados y responder a las necesidades de su negocio, de forma flexible y adaptativa, en caso de demandas no previsibles o de picos de trabajo, pagando únicamente por el consumo efectuado.
Ventajas de almacenamiento en la nube:
Las compañías sólo necesitan pagar por el almacenamiento que realmente utilizan.
Las empresas no necesitan instalar dispositivos físicos de almacenamiento en sus centros de datos o en las oficinas, lo que reduce los costos de IT y hosting.
Las tareas de mantenimiento, tales como la copia de seguridad, la replicación de datos, y la compra de dispositivos adicionales de almacenamiento es ahora responsabilidad de un proveedor de servicios, permitiendo a las organizaciones a centrarse en su negocio principal.
Desventajas o potenciales problemas:
La seguridad de los datos almacenados y los datos en tránsito pueden ser una preocupación cuando se almacenan datos sensibles en un proveedor de almacenamiento en la nube.
El rendimiento puede ser menor comparado al almacenamiento local
La fiabilidad y la disponibilidad depende de la disponibilidad de red y en el nivel de las precauciones tomadas por el proveedor de servicios.
Los usuarios con determinados requisitos de registro, tales como los organismos públicos que deben conservar los registros electrónicos de acuerdo a la ley, pueden tener complicaciones con el uso de la computación en nube.
Preservación de documentos digitales
Los sistemas tienden al desgaste la obsolescencia y a la destrucción.
Para combatir esta tendencia las organizaciones pueden recurrir al proceso de innovación de su estructura, productos o estrategias.
La preservación es una alternativa para retardar la obsolecencia tecnológica en cuanto a los equipos, dispositivos, formatos o al soporte en si mismo.
Conjunto de actividades gerenciales que aseguran el acceso continuo a los documentos digitales considerando elementos tecnologicos y empresariales rapidamente cambiantes.
¿Que debe contemplar un plan de preservación?

Selección de materiales a preservar
Tiempo de conservación
Estrategias de recuperación
Esquemas de almacenamiento
Renovación periódica (Migración)
¿Cuales métodos se utilizan en la preservación de documento?

Preservación de la tecnología

Migración del documento mediante cambio de soporte o conversión de formatos estándares para facilitar la interoperabilidad. Esta actividad requiere de verificaciónon de que la nueva version funcione. Si los documentos quedan obsoletos, se puede a la llamada arqueología documental digital".

Emulación tecnológica: Implica configurar un entorno de tecnología anterior en uno actual (HW, sistema operativo, aplicaciondes, datos)

Gestión de copias de seguridad, los Back ups, son la alternativativa más económica y sencilla. Se recomienda tener dos copias, una en la oficina y la otra en un sitio de almacenamiento externo
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