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Análisis de Puestos - Presentación

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Natu Ra

on 28 September 2013

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Transcript of Análisis de Puestos - Presentación


UNIVERSIDAD DE SONORA
DIVISIÓN DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS







1.1.
SU NECESIDAD
1.2.
SU OBJETO
1.3.
SU TÉCNICA
1.4.
ACTIVIDADES PREVIAS
1.5.
RECOPILACIÓN DE DATOS
1.6.
LA DESCRIPCIÓN
1.7.
LA ESPECIFICACIÓN
1.8.
REQUISITOS DE ESTILO
1.9.
FORMAS ESCRITAS
1.10.
CONSERVACIÓN Y REVISIÓN
1.11.
SUS BENEFICIOS

1. EL ANÁLISIS DE PUESTOS ORDINARIO










ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS I

ANÁLISIS DE PUESTOS

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
1.
EL ANÁLISIS DE PUESTOS ORDINARIO
2.
EL ANÁLISIS DE LOS PUESTOS DE ALTOS EJECUTIVOS
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
Dentro de la administración de recursos humanos, particularmente, en lo que respecta a planeación y reclutamiento de personal, el análisis de puestos de trabajo se convierte en una técnica necesaria para determinar, entre otros, las características, actividades, requisitos, responsabilidades en cada puesto de trabajo dentro de una organización.

A continuación se desarrollan ampliamente los aspectos fundamentales del Análisis de Puestos, y se distinguen dos clases: El Análisis de Puestos Ordinario y el Análisis de los Puestos de Altos Ejecutivos.
ANTECEDENTES
En el contexto de la competitividad global y a raíz de los grandes avances científicos y tecnológicos, las organizaciones están haciendo “reingeniería” en ellas mismas en un intento por ser más efectivas. Empresas como Samsung, United Technologies y Sport Authority están fragmentándose en unidades más pequeñas y haciéndose más planas. Están poniendo énfasis en lograr una escala más pequeña, menos jerarquía, menos niveles y unidades de trabajo más descentralizadas.

A medida que avanza la reorganización, los gerentes quieren empleados que operen en forma más independiente y flexible para satisfacer las demandas de los clientes. Por tanto, técnicas como el Análisis de Puestos facilitan todo lo anterior, además de que contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la organización.


1.1. SU NECESIDAD
Es indispensable conocer con toda precisión “lo que cada trabajador hace” y “las aptitudes que requiere para hacerlo bien”.
Para los altos directivos
Representa la posibilidad de saber con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto.
Para los supervisores
Necesitan un instrumento en que se distingan con toda precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.
Para los trabajadores
Realizarán mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
Para el departamento de personal
Es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
El concepto de puesto
Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal.
Conjunto de operaciones
Todo trabajador “hace algo” concreto y definido, sea en forma continua, sea periódica o eventualmente. Estas operaciones constituyen por su materialidad el elemento más visible y apreciable del puesto.
Cualidades, responsabilidades y condiciones
Para que dichas operaciones sean productivas, el trabajador debe poseer ciertas actitudes físicas así como habilidades y conocimientos. En el trabajo se generan una serie de responsabilidades que debe asumir. Y, el trabajo se realiza dentro de un medio especial al que está sujeto el trabajador durante sus labores.
Unidad específica del trabajo
Cada uno de los puestos forma una unidad específica, es decir, difiere de otros puestos por la naturaleza, número o estructuración de las operaciones que comprende, o de los requisitos que supone.
Impersonalidad del puesto
Las operaciones, cualidades, responsabilidades, responsabilidades y condiciones de un puesto, no son las del obrero concreto que lo ocupa en determinado momento, sino las que deben exigirse como mínimo indispensable a cualquiera que vaya a ocuparlo.
La ocupación
Es el conjunto de operaciones y características comunes a varios puestos que tienen entre sí íntima relación funcional. Por ejemplo, dentro de la ocupación “mecánico”, caben los puestos de tornero, fresador, esmerilador, taladrista, etc.
1.2. SU OBJETO
El título del puesto
Es el término con el que se conoce y determina. Debe designarse con una sola palabra, o a lo más, con unas cuantas. El titulo debe ser por ello de tal naturaleza, que no comprenda, ni más, ni menos elementos de los que forman el puesto.
1.3. SU TÉCNICA
Recibe el nombre de “análisis de puestos”, se fundamenta en la “separación y ordenamiento” científicos de los elementos que integran un puesto.
1.
Recabar todos los datos necesarios, con integridad y precisión.
2.
Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe poseer el trabajador.
3.
Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos correspondientes, de una manera lógica.
4.
Consignarlos por escrito clara y sistemáticamente.
5.
Organizar la conservación y el manejo del conjunto de los resultados del análisis.

Se requiere:
1.4. ACTIVIDADES PREVIAS
Aprobación de la gerencia
Para esto es imprescindible presentar el planeamiento del sistema como una inversión, haciendo cálculos aproximados sobre su costo y listando los beneficios, directos e indirectos, que necesariamente rendirá.
Determinación de sus objetivos
Se distinguen cuatro tipos principales de análisis de puestos:

1. El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas de trabajo.
2. El que se hace para orientar la selección de personal.
3. El análisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador.
4. El que se estructura con la finalidad de servir a la valuación de puestos.
Información a los trabajadores
Debe instruirse y convencerse al personal sobre sus finalidades y su utilidad.
Preparación de analistas
Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello prepararlos convenientemente.
Observación directa
Permite recabar datos con mayor intensidad y viveza. Pero usada en forma exclusiva, es de ordinario insuficiente, como ocurre en aquellos puestos en que existen actividades periódicas o eventuales que pueden no ejecutarse en el momento de la observación, así como aquellas constituidas por un proceso que abarca todo un día o más.
Informes del trabajador
Informes de los supervisores inmediatos
Deben completar los datos que escapen a la observación y a las explicaciones del trabajador. Pero su intervención principal consiste en revisar los elementos recogidos, y principalmente los informes del trabajador y el supervisor; cuando aparezca alguna contradicción o discrepancia entre ambos, hay que definirla antes de formular la descripción.
Cuestionarios
Presentan la desventaja de estandarizar los datos que se buscan, con lo que se dificulta la investigación de los elementos que distinguen a un departamento o sección de otros.
La práctica más aconsejable
Lo ordinario es usar de varios medios de recopilación al mismo tiempo:

El cuestionario
Los informes del trabajador
Los informes del supervisor
La observación
• ¿Qué es lo que hace?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Con que fin lo hace?
• ¿Cuándo lo hace?
• ¿Dónde lo hace?

a. El encabezado

1.
Título del puesto.
2.
Numero o clave.
3.
Ubicación.
4.
Especificación de las maquinas o herramientas empleadas por el trabajador.
5.
Jerarquía y contactos.
6.
Puestos que constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una línea de labores.
7.
Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y cualidades, para fines de substituciones temporales.
8.
Número de los trabajadores que desempeñan el puesto.
9.
Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato.
10.
Fecha del análisis, para saber su antigüedad y validez.

La descripción específica
Consiste en una exposición detallada de las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.
La descripción genérica
Consiste en una explicación de conjunto de las actividades del puesto, considerado como un todo.
1.6. LA DESCRIPCIÓN
1.8. REQUISITOS DE ESTILO
Claridad
El uso de términos ambiguos, esto es, que puedan entenderse en dos o más sentidos, da lugar a confusiones. Por ello deben excluirse términos como “asistir”, “verificar”, etc.
Sencillez
También por razón de claridad debe emplearse un lenguaje accesible a todos.
Concisión
Debe emplearse el menor número posible de palabras, porque esto favorece también a la claridad.
Precisión
Es la cualidad principal. Deben excluirse en lo posible los términos vagos que puedan entenderse con diversa amplitud por quienes usen las descripciones, tales como “poco”, “mucho”, “frecuente”, etc.
Viveza
Debe procurarse en lo posible hacer una descripción viva y no una enumeración de tonos grises. Por ello la observación es muy conveniente. Ayuda a obtener esta cualidad el empleo de verbos funcionales, tales como corta, taladra, perfora, etc.
La descripción libre
El analista no tiene que sujetarse a un modelo determinado para consignar los hechos, teniendo la ventaja de que puede adaptarse mejor a los condiciones de cada puesto.
La lista checable
Es una forma impresa que tiene ya especificados los datos que se pretende investigar, dejándose en cada factor el espacio necesario para poner una marca, cuando lo incluya el puesto. Tiene el inconveniente de que no siempre puede adaptarse a todos los puestos de la empresa.
1.9. FORMAS ESCRITAS
1.11. SUS BENEFICIOS
Para la empresa
a.
Señala las lagunas que existen en la organización del trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones.
b.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
c.
Es una de las bases para un sistema técnico de ascensos.
d.
Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de las labores.
e.
Permite a los altos directivos discutir cualquier problema de trabajo sobre bases firmes.
f.
Facilita en general la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.
Para los supervisores

a.
Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su vigilancia, permitiéndoles planear y distribuir mejor el trabajo.
b.
Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
c.
Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo.
d.
Permite buscar el trabajador más apto para alguna labor accidental, y opinar sobre sus ascensos, cambios de métodos, etc.
e.
Evita interferencias en el mando y en la realización de los trabajos.
f.
Impide que al cambiar mayordomo o supervisor, los nuevos encuentren dificultades para exigir o dirigir el trabajo.
Para el trabajador

a.
Le hace conocer con precisión lo que debe hacer.
b.
Le señala con claridad sus responsabilidades.
c.
Le ayuda a conocer si está laborando bien.
d.
Impide que en sus funciones invada el campo de otros.
e.
Le señala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus méritos y su colaboración.

Para el departamento de personal
a.
Es base fundamental para la mayoría de las técnicas que debe aplicar.
b.
Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal.
c.
Permite colocar al trabajador en el puesto más conforme con sus aptitudes.
d.
Ayuda a determinar con precisión la materia del adiestramiento y a dar éste.
e.
Es requisito indispensable para establecer un sistema de valuación de puestos.
f.
Permite calificar adecuadamente los méritos de los trabajadores.
g.
Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios incentivos.
h.
Facilita la conducción de entrevistas, y el establecimiento de los sistemas de quejas.
2. EL ANÁLISIS DE LOS PUESTOS DE ALTOS EJECUTIVOS
2.1.
SU IMPORTANCIA
2.2.
SUS DIFICULTADES
2.3.
QUE DEBE CONTENER EL ANÁLISIS DE PUESTO DE UN ALTO EJECUTIVO
1.5. RECOPILACIÓN DE DATOS



2.1. SU IMPORTANCIA
Reviste de mayor importancia,
ya que la labor que se desempeña
en estos puestos es
indiscutiblemente de máxima trascendencia
para una empresa. Sus actividades los convierten, no sólo en el cerebro de una organización,
que tiene como misión señalar, calificar, mejorar, etc., las actividades de dicha empresa, sino en el corazón mismo de la organización, a quien corresponde impulsar y moderar la vida toda de la negociación.
2.2. SUS DIFICULTADES
Primer problema: la adaptación de hombre y puesto.
Segundo problema: conjunción de varios puestos en un solo hombre.
Tercer problema: confusión de funciones y jerarquías.
1. Título del puesto
2. Posición en la estructura en la empresa
3. Deberes generales

4. Funciones básicas
5. Descripción específica
6. Especificación del puesto
2.3. QUÉ DEBE CONTENER EL ANÁLISIS DE PUESTO DE UN ALTO EJECUTIVO
CONCLUSIONES

El análisis de puestos contribuye de la mejor manera a lograr los objetivos de la organización.


Se distinguen dos clases: el análisis de puestos ordinario y el análisis de los puestos de altos ejecutivos, la última reviste de mayor importancia ya que la labor que se desempeña en estos puestos es indiscutiblemente de máxima trascendencia para una empresa.


La implementación y desarrollo del análisis de puestos debe considerarse como una inversión; puesto de que una u otra forma contribuye a mejorar la productividad de la organización.


Su importancia radica en que se logra organizar eficazmente los puestos de trabajo, para conocer con precisión “lo que hace cada trabajador” y “las aptitudes que requiere para hacerlo bien”.


La utilidad y los resultados dependen de la importancia que se le dé al procedimiento, a su vez, del conocimiento, cooperación e interés por parte de todos los trabajadores.

ANEXOS
1.7. LA ESPECIFICACIÓN
En la especificación se consignan los requisitos mínimos para que el puesto sea eficientemente desempeñado, los cuales no están vinculados a una persona determinada.

Dentro de las técnicas de administración de personal estos requisitos se conocen con el nombre de “factores” los cuales se dividen en 4 categorías:

Factores
Habilidad
Factores tales como adaptabilidad a diversos puestos, aptitud analítica, conocimiento de equipo, de operaciones, de herramientas, etc.
Esfuerzo
Atención continua, esfuerzo físico, esfuerzo mental, esfuerzo auditivo.
Responsabilidad
Calidad, cantidad, datos confidenciales, dinero, costos.
Condiciones de trabajo
Ambiente circundante, deterioro de ropas, peligro de accidentes de trabajo, peligro de enfermedades profesionales.



1.10. CONSERVACIÓN Y REVISIÓN
El arreglo sistemático
de las diversas descripciones y
especificaciones no solo sirve para su
fácil manejo y localización sino que les añade un nuevo valor: el que resulta del conjunto y la comparación de unas con otras.
BIBLIOGRAFÍA
DESSLER, Gary; VARELA, Ricardo. Administración de Recursos Humanos Enfoque Latinoamericano. Quinta edición. México D.F.: Pearson. 2011.

REYES P, Agustín. El análisis de puestos. México D.F.: Editorial Limusa S.A. 2012.
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