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ELEMENTOS DEL ARCHIVO

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b.escritio- Archivo
Es un escritorio para recepcionista, que trae incorporado en la parte delantera un archivo para tres hileras de fólderes (carpetas), como se aprecia en la ilustración.Utilización
Se utiliza cuando el material por archivar es poco o cuando son documentos de permanente consulta.

c. archivador Auxiliar
B. ARCHIVADORES VERTICALES
Ejemplo de estos medios son el gancho, elemento muy rudimentario para ensartar los papeles; la tabla con un gancho fijo, para sujetar los papeles a presión; el nido de paloma, mueble con divisiones o cajones que permite separar los documentos y que constituye el primer paso hacia la

clasificación, el archivo de fuelle, cuyas secciones están marcadas con letras o números, lo que permite organizar el material en una clasificación alfabética o numérica.

OBJETIVO
Identificar real o gráficamente, los muebles, elementos y papelería utilizados para archivar documentos.
EL ARCHIVO
El hecho de que el hombre, desde tiempos inmemoriales, ha tenido la necesidad de guardar sus documentos. Buscando la mejor manera de hacerla, ha ideado diferentes medios, desde los elementos más rudimentarios hasta los modernos sistemas de archivo.
Si bien estos elementos, siguen siendo útiles, actualmente se utilizan sistemas técnicos para la organización y manejo de los archivos, y muebles e implementos funcionales según el tipo de documentación que se va a archivar y adaptables a las necesidades de cada oficina.

Por eso las empresas exigen que las personas encargadas de archivar conozcan y utilicen adecuadamente los elementos necesarios para esta labor.
1. ARCHIVADORES
Muebles metálicos o de madera, especialmente diseñados para organización de archivos
De acuerdo con la posición (horizontal o vertical) de las pestañas (1) de las carpetas (2), que se utilizan para guardar los documentos en los archivadores, se les denomina: ARCHIVADOR HORIZONTAL o ARCHIVADOR VERTICAL

A. ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren de carpetas colgantes con pestañas horizontales

a. ARCHIVADOR DE GAVETAS:

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la ilustración.

(1) pestaña: parte sobresaliente de la carpeta que permite identificar su contenido.
(2) Carpeta: cubierta de cartulina resistente en donde se guardan los documentos.

Características

• Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido. Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble se requiere espacio adicional para su manejo.
• La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.
• En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.
• Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o portacarpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.
Utilización:
Se utiliza para toda .clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o fólderes.
Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical, que permiten una visualización lateral de los nombres.
nido de paloma
Características:
1. Tiene la apariencia de un escritorio.
2. Tapas corredizas en la parte superior, con cerradura de presión.
3. Dos gavetas auxiliares en la parte baja del mueble, con agarraderas.
Utilización:
Por su apariencia y tamaño puede colocarse en la oficina de un Jefe de Sección, para mantener allí documentos que se consulten constantemente, como informes y presupuestos, o para guardar trabajos que se están elaborando, tales como estudios e investigaciones, y también para documentos personales.
ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMA
Características:
 Tiene puertas articuladas, corredizas, enrrollables dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.
 No requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia afuera.
 Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.
 Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.
 Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.
 Los retenedores o separadores son movibles lo que permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Utilización:
Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para: correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc.

C. ARCHIVADOR PARA FORMAS DE COMPUTADOR
Es un mueble metálico de fácil acceso especialmente diseñado para guardar varias cubiertas que contengan formas de computador.
2. IMPLEMENTOS DEL ARCHIVO
A. TARJETERO

Caja metálica o de madera para tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas. Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de las carpetas.
En el comercio se consiguen las cajas metálicas especialmente diseñadas. Pueden también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:
Largo: 12 cms
Ancho: 8 cms
Fondo: 6 cms


Las tarjetas tienen un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anotar. Ejemplo de tarjeta para un cliente.

B. CLASIFICADOR DE CORRESPONDENCIA
Es un auxiliar del archivo que permite colocar ordenadamente los documentos antes de ser archivados. Puede ser de madera, metálico o de fuelle.

Tiene una serie de divisiones marcadas por un lado con letras y por el otro con números.

Todos los documentos que llegan al archivo, se colocan en el clasificador en la división correspondiente (este es uno de los pasos en el proceso de archivar, que veremos más adelante), con el fin de tenerlos listos para archivar y, además, poder localizarlos rápidamente cuando todavía no se han archivado.

C. GANCHOS LEGAJADORES
Son los que sostienen y sujetan los documentos. Vienen diferentes modelos.

a. Gancho Metálico Nº 1

Se compone de dos partes: una flexible que recibe los documentos perforados, y una tapa con dos pasadores que sirven para cerrar el gancho y sostener la documentación.



b. Gancho Nº 2
Consta de tres partes, una flexible que recibe los documentos, una tapa plástica para sujetarlos, y una cubierta plástica que asegura todo el sistema.


c. Gancho Nº 3


Este gancho consta de las mismas partes que el anterior, y tiene además una aleta plástica que permite hacer subdivisiones.


D. PERFORADORA

Se utiliza para perforar los documentos. Según la dimensión del gancho legajador, se puede graduar a 7 u 8 cms.

3. PAPELERIA PARA ARCHIVO

A. CARPETAS O FOLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador. Vienen en tamaño oficio y carta. Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido, y que puede estar en posición "HORIZONTAL", es decir en el borde superior opuesto al lomo, o "VERTICAL", es decir a un lado de la carpeta.

Las carpetas tienen pliegues de expansión marcados en el lomo, que permiten darles una base plana para que conserven su forma original aunque aumenta su contenido. Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado.


Existen varios tipos de carpetas:
a. CARPETAS CELUGUIA

1. Con pestaña horizontal

Diseñada para archivador horizontal. Pestaña de acetato transparente en dos posiciones alternas: izquierda - derecha

2. Con Pestaña Vertical o Lateral

Diseñada para archivador vertical. Pestaña de acetato transparente en dos posiciones: superior e inferior.


b. CARPETA COLGANTE

Tiene doble soporte enterizo incorporado a la carpeta, que la mantiene colgada al porta-carpeta, Ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento, lo que permite ver el nombre con mayor facilidad.

B. CUBIERTAS PARA FORMAS DE COMPUTADOR


Es un sistema especialmente diseñado para el archivo de formas de computador. Las consultas se hacen con el máximo de comodidad y de manera organizada.

Características

a. Cubiertas fabricadas en cartón grueso y resistente
b. Herrajes metálicos dobles, que permiten archivar hojas y formas universales de diferentes tamaños, para computadoras.
c. Soporte complementario de los herrajes, que mantiene colgada la carpeta en un mueble especial.
d. Indices para separaciones internas.

D. GUlA DE AFUERA

La finalidad de esta guía es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.

Tiene el mismo tamaño de una guía corriente, pero con un pequeño bolsillo del mismo material, donde se coloca una papeleta impresa, tal como aparece en la gráfica siguiente:

El diligenciamiento de esta papeleta garantiza, a quien maneja el archivo, la devolución del documento prestado, y le permite saber dónde se encuentra dicho documento.

C. GUIAS PARA LOCALlZACION DE LAS CARPETAS

Láminas de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.
Tienen pestaña visible y se utilizan para separar un grupo de carpetas dentro del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos.
De acuerdo con su finalidad, las guías se clasifican en guías principales y subguías. Las guías principales separan grupos principales y las subguías subgrupos dentro de los grupos principales, según la organización dada al archivo.
Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres o códigos de las carpetas.
Se fabrican en diferentes colores y tamaños.
Vienen en hojas hasta de 18 marbetes, en forma de tira, y troquelados para facilitar su corte.

El nombre o código de la carpeta se escribe en la sección más ancha del marbete, empezando en el quinto espacio si es alfabético, y buscando el centro del marbete si es numérico.
E. MARBETES
F. INDICE
Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el porta-índice de cada gaveta, después de escribir el nombre de la primera y última carpeta.








G. LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta, sujetados por un gancho legajador.
Los documentos generalmente se legajan de acuerdo con un orden numérico o cronológico. El gancho legajador se coloca hacia arriba, de manera que el último documento, el de fecha más reciente, se pueda leer primero.

E
l legajo se identifica con los siguientes datos:

a. Razón social de la empresa, en la parte superior del legajo
b. Nombre de la dependencia a la cual pertenece.
c. La palabra ARCHIVO
d. Las palabras nombre, código y año, seguidas de líneas donde se colocan: el nombre de legajo, identificando los documentos que contiene y el código correspondiente, y el año.

H. LEGAJADOR A-Z

S
e utiliza para documentos de permanente consulta. Su gancho permite sacar solo el documento que se necesita. También se utiliza para archivo de documentos en archivadores verticales.
Características:
A. Son legadores fabricados en cartón grueso de notable Rigidez y resistencia.
B. Vienen en tamaño oficio y carta.
C. Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos.
D. d Lomo de 8 centímetros para tamaño carta y oficio, y lomo de 4 centímetros, únicamente en tamaño oficio.
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