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Los procesos de organizacion

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by

jessica arango

on 1 September 2013

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Transcript of Los procesos de organizacion

photo credit Nasa / Goddard Space Flight Center / Reto Stöckli
Organización De Documentos
Los procesos de organización
¿donde comienza la ordenación?
la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir , sin una secuencia determinada , sin una relación reciproca de sus partes.
si la calorificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos de una serie.
el proceso de ordenación
la ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición fisica a los documentos.
la ordenación determina que documento va primero y cuales van después, es decir, el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie.
Sistemas de ordenación
En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: numérico (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos.
original cronológico
aplica este sistema de ordenación a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológica. ejemplo: 2002,01,31
002 2002,01,31

los procesos de organización de archivo son tres clasificación, ordenación y descripción.
clasificación: acción de clasificar.sinónimo: reparto "clasificar: ordenar por clases. sinónimo: ordenar"
ordenación: disposición. sinónimo: arreglo,coordinación, disposición, método, ordenamiento.
para estar de acuerdo n lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significados

Principio de orden original
Se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.
Los manuales de procedimientos
Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función. se denomina manual de procedimientos por que los procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre si, a través de los cuales se transforma unos recursos y se obtiene un producto.
En el proceso de ordenación, son precisamente los manuales de procedimientos los que guían o restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del principio de orden original.
sistemas de ordenación numérico
ordinal:
consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente obedeciendo a la numeración que los identifica.
cronológico:
consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
Alfabéticos:
consiste en la ordenacion de los documentos con las letras del alfabeto (A-Z). Pueden ser:
onomástica:
se utiliza para series documentales compuestas por expedientes ejemplo: las historias laborales, las historias clínicas, expedientes académicos y alumnos.
Toponímico:
alfabéticamente por nombres de lugares, este tipo de ordenación puede basarse en el pais, departamento,municipio, localidad y barrio.

temático:
se ordenan las series y las subseries documentales por el asunto o tema de su contenido, por ejemplo: estadísticas, informes, informes a organismos de control, informes de gestión y ordenes de pago.
alfanumérico
: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico, ejemplo: los contratos de prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista.
LA SERIE DOCUMENTAL
El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su producto.
La serie documental está integrada por documentos resaltados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada
Por ejemplo: la oficina la de tesorería tendrá como series propias el desarrollo de sus funciones. • Órdenes de pago • Boletines diarios de caja y bancos • Cuentas corrientes • Libros de tesorería • Declaraciones tributarias.
Existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples (Ordenanzas, Decretos, Resoluciones) y las formadas por unidades documentales complejas (Procesos Judiciales, Licencias de construcción, Licencias Ambientales, contratos de obra). Series con unidades documentales simples: Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales
Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de junta, asambleas, comités, comisiones, o las circulares administrativas o reglamentarias.
Serie:
investigaciones disciplinarias
•Se ordenan según el trámite que le dio origen /según los manuales de procedimientos. Aunque coinciden en un orden cronológico lo importante es uno descuidar el orden original.
•El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y el que lo finiquito, el último.

Subseries documentales
Es el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto”.

Sistema De Ordenación Mixtos
Este principio también es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos.
Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries documentales y expedientes.
Este trabajo muestra la importancia del proceso de ordenación documental dentro de la organización archivística, su relación con el proceso de clasificación que le antecede y con el proceso de descripción posterior.
Con el objetivo de dar a conocer todo acerca del proceso de ordenación documental y mostrárselo a los demás compañeras de la ficha y explicarles todo muy bien acerca del tema que se va a tratar. Indicándoles que la ordenación trabaja con el principio de orden original que reflexiona acerca de las actividades que se siguen para la resolución de un trámite y sus demás procedencias a la hora de ordenar los documentos.

INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer la composición y la correcta presentación sobre la ordenación de los documentos, de acuerdo a lo aprendido en clase y lo investigado sobre este tema .

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•Mostrar las diferentes partes de la ordenación de los documentos.
•Describir las pautas que lleva la clasificación que reglamentan la correcta presentación de la ordenación documental.


En conclusión se debe tener muy en cuenta que la organización archivística fundamenta tres palabras que se deben tener presente son la clasificación, la ordenación, y la descripción ya que estas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus condiciones. También hay que ver que Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivística se considera organización documental.


CONCLUSIÓN
GRACIAS
INTEGRANTES
SARA LUCÍA CHICA MOSQUERA
MARIANA COLORADO ORTIZ
MELISSA CUARTAS LÓPEZ
DAHIANA GRANADA CÉSPEDES
JESSICA ARANGO LOAIZA
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