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ORGANIZACION DE UN CONGRESO PASO A PASO

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by

Maria Emilia Martinese

on 23 June 2015

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Transcript of ORGANIZACION DE UN CONGRESO PASO A PASO

ORGANIZACION DE UN CONGRESO
PASO A PASO
Fechas y calendarización
Para empezar a organizar adecuadamente un congreso debemos tener bien establecidas las fechas. Es por eso que mínimo un año antes debe estar reservado el lugar.
Debemos tomar en
cuenta que para cada paso de la organización hay que establecer una fecha límite razonable en la que deberá completarse la tarea asignada (sin extenderse)
4. Selección de la temática y diseño de imagen
Una vez que ya tenemos una temática específica ya podemos definir quiénes
serán los posibles candidatos a ponentes del congreso (en caso de haber
elegido por contexto). Es importante tener un esquema general del programa del
evento, esto es para saber cuántos ponentes se necesitan, siempre tomando en
cuenta el presupuesto con el que se cuenta para traerlos y los días disponibles
en el auditorio
3. Distribución del presupuesto

El dinero es uno de los puntos claves para el éxito de un congreso, así que es
recomendable que los integrantes del área de tesorería tengan como mínimo
gusto por las cuentas, de preferencia que tengan cierta habilidad con los
números, que sean responsables, puntuales, dedicadas y con facilidad para la
toma de decisiones. No se admiten quejumbrosos ni gente estresante que cree
que todo saldrá mal cuando aún no se ha empezado

1) SELECCIONAR UN BUEN EQUIPO DE TRABAJO
APTITUDES DE LA GENTE QUE COMPONE EL EQUIPO
Responsables, puntuales, comprometidas con el evento, desinteresadas,
con experiencia de trabajo en equipo, no conflictivas ni habladoras, que en
caso de haber problemas estén dispuestos a dar la cara.
Diseño
Este equipo debe tener en cuenta que el logotipo que realice para el congreso
debe ajustarse a todo tipo de aplicaciones, llámense carteles, volantes, trípticos,
lonas, biromes, playeras, banners, bolsas, libretas, postales, etc… no obstante,
una imagen muy rebuscada o saturada puede llegar a causar problemas a la hora de realizar aplicaciones para difusión o paquete de congresistas.
Una de las primeras aplicaciones en las que debe aparecer el diseño de la
imagen es la página de Internet. Puede que aún no haya publicidad impresa,
pero es indispensable que la página ya exista, de esta forma si alguien está
interesado puede empezar a contactarte, de hecho los ponentes suelen entrar
constantemente por si ha habido modificaciones. Este debe ser el primer medio
en actualizarse, principalmente el programa de actividades
Equipo organizador: Serán los encargados de delegar responsabilidades
equitativamente y corregir oportunamente posibles problemas
Colaboradores: son los que trabajarán específicamente en alguna área del congreso.
La elección de colaboradores es igual de importante que la del equipo organizador. En este rubro la puntualidad y la responsabilidad son básicos para la selección de éstos.
Operativos: Estos se requerirán únicamente el día del evento, a lo mucho dos o tres días antes, sólo para resolver dudas o afinar detalles sobre lo que
realizarán. Su participación es necesaria cuando se requiere cambiar el escenario, conectar cables, cargar muebles, impresoras, computadoras, bocinas, aquellos que pasarán el micrófono o avisos al maestro de ceremonias, así como edecanes y personas de registro, quienes ejecutarán actividades sencillas pero muy específicas. Esto hará la diferencia para una buena
organización y para la completa satisfacción del congresista.
Tareas a organizar
1. Ponentes
2. Tesorería
3. Logística
4. Registro
5. Sponsors
6. Diseño y publicidad
7. Difusión
8. Documentación
9. Fiestas y eventos culturales
10. Actividades recreativas externas
5. Búsqueda de
sponsors
Algunas de las características con las que es recomendable que cuenten los
integrantes del área de patrocinios son: tener facilidad de palabra y persuasión,
saber redactar, tener contactos, de preferencia deberán contar con auto propio,
tener flexibilidad de tiempo y que puedan ser fácilmente localizables.
Todo tipo de acuerdo con
patrocinadores debe estar acordado por escrito y firmado por la persona
responsable
TIPOS DE SPONSORS
EN ESPECIES
La mayoría de las empresas prefieren apoyar con sponsoreos en especie, por lo
tanto debemos tener una lista de materiales en especie y otra en efectivo para
aquellos que se adapten más a esta modalidad. Aquí el asunto no es sólo pedir
sino ofrecer opciones a la empresa que ayuden a facilitar una decisión favorable
a nuestro congreso (ej: fiestas, el paquete de congresistas, los regalos de los ponentes, viáticos de los ponentes (tarifas especiales en
hoteles, comidas, transportes) y publicidad (impresiones).
En efectivo
El dinero nos permite solventar gastos varios, sin determinar una cosa en particular, y teniendo en cuenta la versatilidad para su utilización.
6. Cartas a ponentes
Trabajo previo al envío:
Ponerse en contacto con el área de tesorería para saber cuál será el presupuesto con el que cuenta.
• Investigar cuánto cuestan los vuelos correspondientes a los países de donde vienen los ponentes (muchas veces son personas que viajan constantemente, en ese caso hay que contemplar un rango mayor
aproximado en caso de que la persona se encuentre en un lugar más lejano del que creemos).
• Investigar posibilidades de patrocinios en vuelos, hospedaje, comidas y transporte (para esto hay que hablar constantemente con el área de patrocinios para checar la factibilidad de sus propuestas).
• Investigar qué ofrecen hacia este tipo de eventos las respectivas embajadas de los países originarios de nuestros ponentes (es importante que esto lo hagan con suficiente tiempo de anticipación, a veces las
respuestas son muy tardadas).

• ¡No salirse del presupuesto! Es muy importante dejar al menos el 30% del presupuesto como dinero de emergencia, por si los precios que calculamos se disparan, sobre todo en el caso de los vuelos, estos
aumentan entre más se acerque la fecha del congreso.
Si después de todo esto estamos seguros de que sí podemos traer a los
ponentes que hemos investigado, ya se puede pasar al siguiente paso: escribir
las cartas.
7. Difusión y facilidades de pago.
Se trata de promociones a aquellos que se inscriban antes de la fecha de congreso, ya que este dinero nos ayudará a empezar a pagar los primeros gastos.
Aquí van algunas promociones que pueden realizarse en el pago de inscripción:
• Descuento por pertenecer a la Institución donde se llevará a cabo el congreso. Por ejemplo, en un congreso organizado por la Asociación Médica, puede darse un descuento en la inscripción para aquellos que son socios de la entidad.
• Descuento por grupos. Este puede ser de 10, 15, 20 o más personas,
dependiendo de lo que el área de tesorería diga que conviene.
• Descuento por pago adelantado. Entre primero paguen, más descuento!
• Descuento a los organizadores de grupos. Esto se aplica a aquél que se
encargó de organizar y llevar a un grupo numeroso al congreso. Entre
más grande sea el grupo más beneficios recibe el organizador.
8. Organización de logística y traducciones
LOGISTICA DE MONTAJES
Se refiere a todo el mobiliario requerido para el congreso. Aquí es recomendable que dividan los lugares donde se va a
desenvolver el evento para no tener confusiones posteriores. Por ejemplo, escenario, lobby y explanada del auditorio. De esta manera, se puede tener mayor control de lo que se necesitará en cada parte.
LOGÍSTICA TÉCNICA
Ésta abarca lo necesario para el buen funcionamiento del
sonido y la iluminación. Aquí normalmente se realiza en conjunto con el personal del lugar que se ha reservado, sin embargo, también es necesario coordinarlo ya que cada auditorio tiene sus reglas y el área de logística debe estar al pendiente de lo que se necesite o se solicite por parte del área técnica del lugar, así se puede tener mayor control durante cualquier situación que ocurra durante el congreso.
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