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Gestión de costos de proyectos

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Martin Ignacio Balog

on 15 September 2012

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Alumno Gestión de costos de proyectos BALOG Martín Ignacio Profesores ZOHIL Julio Cesar Costo: Es un sacrificio o utilización de recursos para lograr un objetivo específico Ganancia: Beneficios - Costos Conceptos básicos Tipos de Costo Conceptos básicos Costos directos: Se pueden asignar a un proyecto. Costos indirectos: NO se pueden asignar directamente a un proyecto. Costos hundidos: Son los costos pasados que no tienen efecto para propósitos de evaluación en un proyecto. Gestión de costos Los procesos son: Estimar los costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar
el presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Controlar
los gastos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Gestión de costos Estimar costos Por lo general se expresan en unidades monetarias, aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades. Los costos se estiman para todos los recursos que se asignaran al proyecto. Gestión de costos Estimar costos - Entradas Linea base de alcance: Proporciona la descripción del producto, los criterios de aceptación, los entregables clave, los límites del proyecto, los supuestos y las restricciones. Enunciado del alcance: Proporciona las relaciones entre los componentes y los entregables del proyecto. Estructura de desglose
de trabajo EDT: Proporciona una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable. Diccionario de la EDT: Cronograma del proyecto: El proceso estimar los recursos de las actividades implica determinar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronograma, también cabe aclarar que comprende la estimación de la duración de las actividades. Gestión de costos Estimar costos - Entradas Planificación de los recursos humanos: Los atributos de los recursos humanos del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes son componentes necesarios para desarrollar la estimación del costo del proyecto. Registro de riesgos: Debe revisarse de modo que se tomen en cuenta los costos de mitigación de riesgos. Factores ambientales de la empresa: Describen los productos, servicios y resultados que están disponibles en el mercado, sus proveedores y los términos y condiciones que los rigen. Condiciones del mercado: Información comercial publicada Activos de los Procesos de la Organización: Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso Estimar los Costos incluyen, entre otros: Las políticas de estimación de costos
Las plantillas de estimación de costos
La información histórica
las lecciones aprendidas Gestión de costos Estimar costos - Entradas Gestión de costos Estimar costos - Herramientas y técnicas Juicio de expertos: El juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de proyectos similares anteriores. Estimación análoga: Esta técnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que a veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. Estimación paramétrica: Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración. Estimación ascendente: Es un método para estimar los componentes del trabajo. El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. Gestión de costos Estimar costos - Herramientas y técnicas Estimación por tres valores: La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única puede mejorarse tomando en consideración la incertidumbre y el riesgo. El PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad: C E = _______________________ C + 4C + C O M P 6 Análisis de reserva: Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costo. Costo de calidad: Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costo. Gestión de costos Estimar costos - Herramientas y técnicas Las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas son cada vez más utilizadas para asistir en el proceso de estimación de costos. Software de estimación de costos para la dirección de proyecto: Análisis de propuestas para licitaciones: Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. Gestión de costos Estimar costos - Salidas Son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera resumida o detallada. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costos de las actividades. Estimaciones de costos de las actividades: Los detalles de respaldo para las estimaciones de costos de las actividades pueden incluir: Base de los estimados: Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgos. Actualizaciones a los documentos del proyecto: •Documentación de los fundamentos de las estimaciones
•Documentación de todos los supuestos utilizados
•Documentación de todas las restricciones conocidas
•Indicación del rango de estimados posibles
•Indicación del nivel de confiabilidad del estimado final Gestión de costos Determinar el presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. Gestión de costos Determinar el presupuesto - Entradas Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costos de cada paquete de trabajo. Estimaciones de costos de las actividades: Los detalles que sustentan las estimaciones de costos deben especificarse. Cualquier supuesto básico que se relacione con la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto del proyecto debe especificarse en la base de las estimaciones. Base de las estimaciones: Linea base de alcance: Las limitaciones formales periódicas en cuanto a los gastos de fondos del proyecto pueden ser impuestas por la organización, por contrato o por otras entidades, tales como las agencias gubernamentales. Enunciado del alcance: La EDT del proyecto proporciona las relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes. Estructura de desglose
de trabajo EDT: El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable. Diccionario de la EDT: Gestión de costos Incluye las fechas de inicio y finalización programadas de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Cronograma del proyecto: Determinar el presupuesto - Entradas Proporcionan información sobre qué recursos se han asignado al proyecto y para qué periodo. Calendarios de recursos: La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que se han comprado, se incluyen en la elaboración del presupuesto. Contratos: Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso para determinar el presupuesto incluyen, entre otros: Activos de los procesos de la organización: •Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con la preparación del presupuesto de costos
•Las herramientas para la preparación del presupuesto de costos
•Los métodos para la preparación de informes Gestión de costos Suma de costos: Determinar el presupuesto - Herramientas y técnicas Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto. Puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestión del proyecto. El director del proyecto puede necesitar obtener la aprobación antes de comprometer o gastar la reserva de gestión. Análisis de reserva: Juicio de expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, un área de conocimiento, una disciplina, una industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está desarrollando, y que debe utilizarse para determinar el presupuesto. Gestión de costos Determinar el presupuesto - Herramientas y técnicas Relaciones históricas: Cualquier relación histórica que dé como resultado estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto. Conciliación del límite del financiamiento: Gestión de costos Es un presupuesto hasta la conclusión (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto. Línea base del desempeño de los costos: Determinar el presupuesto - Salidas Los requisitos de financiamiento, totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base de costo. La línea base de costo incluirá los gastos proyectados más las deudas anticipadas. Requisitos de financiamiento del proyecto: Actualizaciones a los documento del proyecto: Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o la EAC. La ecuación para el TCPI basada en el BAC es: (BAC – VG) / (BAC – CA). Los parámetros (valor planificado, valor ganado y costo real) pueden monitorearse e informarse, por periodos (normalmente semanalmente o mensualmente) y de forma acumulativa. •El registro de riesgos
•Los estimados de costos
•El cronograma del proyecto Gestión de costos Controlar los costos Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Gestión de costos Controlar los costos - Entradas Plan para la dirección del proyecto: Se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, o una acción preventiva o correctiva. Línea base del desempeño
de costos: Información sobre el desempeño del trabajo: Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminados. Describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto. Plan de gestión de costos: Requisitos de financiamiento del proyecto Activos de los procesos de la organización: Que pueden influir en el proceso Controlar los Costos incluyen, entre otros: •Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con el control del los costos
•Las herramientas para el control de los costos
•Los métodos de seguimiento e información que se utilizarán Gestión de costos Controlar los costos - Herramientas y técnicas Gestión del valor ganado: Es un método que se utiliza comúnmente para la medición del desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del proyecto. El valor planificado (VP o PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Valor planificado: El valor ganado (VG o EV) es el valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Valor ganado: El costo real (CA o AC) es el costo total en el que se ha incurrido realmente y que se ha registrado durante la ejecución del trabajo realizado para una actividad o componente de la estructura de desglose del trabajo. Costo real: La variación del cronograma (SV) es una medida del desempeño del cronograma en un proyecto. SV = VG - VP. Variación del
cronograma: El índice de desempeño del cronograma (SPI) es una medida del avance logrado en un proyecto en comparación con el avance planificado. SPI = VG/VP. Índice de desempeño
del cronograma: El índice del desempeño del costo (CPI) es una medida del valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance reales del proyecto. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado.
CPI = VG/CA. Índice de desempeño
del costo: Índice del desempeño del trabajo por completar (TCPI): Las revisiones del desempeño comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que están por debajo de éste, y los fondos estimados para completar el trabajo en ejecución. Si se utiliza la EVM, se puede determinar la siguiente información: Revisiones del desempeño: Las mediciones del desempeño del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de variación con respecto a la línea base original de costo. Análisis de variación: Gestión de costos Controlar los costos - Herramientas y técnicas Gestión del valor ganado: Gestión de costos Controlar los costos - Herramientas y técnicas Proyecciones: Conforme avanza el proyecto y en función del desempeño del mismo, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC). La proyección de una EAC implica hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto. Gestión de costos Controlar los costos - Herramientas y técnicas Compara el desempeño real del proyecto con respecto al desempeño planificado o esperado. Las variaciones que se analizan más frecuentemente son las relativas al costo y al cronograma. Análisis de
variación: Analiza el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está mejorando o se está deteriorando. Las técnicas de análisis gráfico son valiosas. Análisis de
tendencias: La gestión del valor ganado compara la línea base del plan con respecto al desempeño real del cronograma y del costo. Desempeño del
valor ganado: A menudo se utiliza el software de gestión de proyectos para monitorear las tres dimensiones de la gestión del valor ganado, EVM (VP, VG y CA) para representar gráficamente tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyecto. Software de gestión de proyectos : Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados. Mediciones del rendimiento del trabajo: Gestión de costos Controlar los costos - Salidas El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados. Proyecciones del presupuesto: Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen: Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización: Puede darse en la línea base del desempeño de costos o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas. Solicitudes de cambio: Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran: Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: Actualizaciones a los documentos del proyecto: •Las causas de las variaciones
•Las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección
•Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto Gestión de costos Controlar los costos - Salidas • Los estimados de costos
• Base de las estimaciones Se incorporan en respuesta a los cambios aprobados del alcance, de los recursos de las actividades o de las estimaciones de costos. Línea base del desempeño
de costos: • Los procesos de estimar los costos, determinar el proceso y controlar los costos, interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas.
• Estimar los costos es el proceso seguido para desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Determinar el presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
• Controlar los costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Plan de gestión de costos Gestión de costos Conclusiones Muchas Gracias VILLAFAÑE Christian INGENIERÍA EN SISTEMAS
DE INFORMACIÓN Proyecto Final Gestión de costos Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
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