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RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

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maria fernanda cortes rivera

on 30 September 2015

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RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
COMUNICACION INTERNA O EXTERNA
• Los paso para seguir son los siguientes:
• Recibir documento
• Verificar fechas
• Ingresar por sistema
• Hacer una ficha técnica
• Archivar por fecha y radicado
• Entregar documentos
• Copias
• Recibido

RECEPCION
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
INTERNA
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
EXTERNA
No existe una buena comunicación externa sin una buena política de comunicación interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas en su planteamiento teórico pero que en la práctica de la empresa existe una disociación.
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
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