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Administra tu tiempo

Seminario Productividad Personal y Gestión Eficaz del Tiempo
by

José Ángel Thomas

on 8 October 2013

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Transcript of Administra tu tiempo

"... la balanza en lugar del reloj"
Administra tu tiempo.
Productividad Personal y Gestión del Tiempo
¿Qué es el tiempo?
...UN RECURSO DE CARACTERÍSTICAS ÚNICAS
¿Eres responsable de tu tiempo?
De todas formas vas a mirar a los lados pues aún
sigues pensando que el tiempo no es cosa tuya.

Entonces por favor díme,
harris poll /gallup
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
¿Qué significa administrar?

"Es administrarnos a nosotros mismos".

Dos estrategias:
trabajar más rápido.
trabajar más horas
"No hay tiempo para hacer todo pero si hay todo el tiempo para hacer las cosas que es importante hacer..."
EL TIEMPO DE CALIDAD
¿Usas tu tiempo
como deseas?
Cuestionario Mind Tools Ltd. (1995/2009)
Pirámide de la Productividad
DESCUBRIR
CONSTRUIR
PLANIFICAR
ACTUAR
DESCUBRIR
CONSTRUIR
¿QUÉ DEBO...?
MIS VALORES
MIS
ROLES
/OBJETIVOS
MI MISIÓN
Identificarlos
Priorizarlos
Clarificarlos
Relaciones / Responsabilidades
PROFESIONAL
Propósito
Valores/Roles
Elección de decisiones
PLANIFICAR
PROGRAMAR
¿QUÉ SON?
¿PARA QUÉ?
¿CÓMO?
Planificar es decidir que se va a hacer
Programar es decidir cuando se va hacer
ADMINISTRAR EL TIEMPO
Comprometido
No comprometido
No domina el tiempo
Domina el tiempo
INCONSCIENTE
IRRESPONSABLE
INCONGRUENTE
AUTOSABOTEADOR
EFECTIVO
CONGRUENTE
EQUITATIVO
LIMITADO
INDISPENSABLE
INEXORABLE
PARADÓJICO
INCONTROLABLE
INELÁSTICO
EL TIEMPO ES...
"La dimensión del cambio"
“El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.
Aristóteles
“Si no sabemos administrar el tiempo que es nuestro,
que otra cosa sabremos administrar”
Peter F. Drucker
INSUSTITUIBLE
¿QUÉ QUIERES HACER CON TU TIEMPO...?
¿...Y SI TU TIEMPO FUERA COMO UNA PASTILLA DE JABÓN?

¿tus objetivos... los ves?
S. M. A. R. T. E. R.
Para alcanzar los objetivos.

Para anticiparse a los problemas

Para evitar la incertidumbre.
La paradoja
Registro de Actividades
Ley de Pareto
Matriz de Einsenhower
Ladrones del Tiempo
Programas de Acción
termómetro del estrés
identificación de las horas más eficaces
ley de Parkinson / ley de Murphy / la ley de Acosta
ACTUAR
PRODUCIR RESULTADOS
NO ACTUAR POR ACTUAR
¿de quién es tu tiempo...?

¿Realmente no tienes tiempo para realizarla?

¿Qué beneficio te supone realizar esa actividad?

¿Y si no la realizas que es lo peor que puede pasar?

¿De donde viene originada esa actividad?

¿Pudiste haberla realizado antes?

¿Puedes realizarla después?
"NO TENGO TIEMPO"
Piensa en una tarea diaria que normalmente te falta tiempo en realizarla correctamente…
ACTIVIDAD
REGISTRO DE ACTIVIDAD
¿Qué estoy haciendo?

En realidad ¿qué no es necesario hacer?

¿Qué puedo encargar a otras personas?

¿Qué puedo hacer más eficientemente?

¿Qué hace perder el tiempo a otros?

¿Qué hice en mis mejores horas?
¿eres buho o alondra?
TU ENERGÍA
Identifica tus horas E y D
Los parásitos
¿tienes flow?
LISTA DE TAREAS
Triple Objetivo: C. P. M.

¿Cómo se puede comer una hormiga a un elefante?

A . Muy importante
B: Debería hacerse pero sólo tiene consecuencias leves sino se hace.
C: Sería bueno hacerlo pero no tiene consecuencias
D: Lo que puedo posponer o delegar.
E: Lo que puedo eliminar sin consecuencias
MATRIZ DE EINSEHOWER
Urgente
No Urgente
Importante
No Importante
Crisis
Problemas apremiantes
Plazos no cumplidos
HAZLO YA
Nuestros Objetivos
PLANIFICA
INTERRUPCIONES
Te dificultan alcanzar tus objetivos

DELEGAR
BUSCAR COLABORACIÓN

PROGRAMAR ESPACIOS DE ENCUENTRO

¿MENOS 2 MINUTOS?
DISTRACCIONES
Pérdidas de Tiempo
Conversaciones de pasillo
Jugar
DECIR "AHORA NO"

PAPELERA
LOS LADRONES DEL TIEMPO
Interrupciones y Distraccciones
EXTERNOS
INTERNOS
Preocuparse y no Ocuparse
Parálisis por el Análisis
Actuar sin pensar
Procrastinación
Estimaciones poco realistas
Remediar en lugar de Prevenir
Desorden
Objetivos Confusos
Perfecionismo
Incapacidad para decir NO
Fatiga
Teléfono, SMS y WhatsApp's
Reuniones improductivas
Redes Sociales
Email
Visitas inesperadas
Instrucciones confusas
Tiempos de Espera
Uso de las TIC's
Teléfono, SMS y WhatsApp
10 minutos para recobrar tu concentración, tu creatividad, tu ritmo de trabajo...
#1. Una llamada, un propósito

#2. Silenciar los Notificadores

#3. Ronda de llamadas/contestaciones

#4. Evitar la "chachara"

#5. ¿Para qué tienes el buzón de voz?
TRES VICIOS....
Contestamos "Institivamente" a todo
No sabemos ignorar el móvil
Conversaciones di-vagas

SOLUCIONES
Internet y Redes Sociales
Navegación Inconsciente
- Cierra las aplicaciones.
- Define tu para qué.
- Planifica y programa si forman parte de tu trabajo

SOLUCIONES
Email
Empieza por otra cosa
Adiós notificadores
No lo mantengas abierto
Momentos Específicos.
Email es el MEDIO.
Mensajes cortos y directos
Vacía tu Bandeja de Entrada
SOLUCIONES
Reuniones Ineficaces
"...¿por qué no nos reunimos y lo hablamos"
Reuniadicción
- Los Contenidos no están preparados.
- Los Objetivos no definidos.
- No se establecen Roles...
- No se traducen en ACCIONES
- los EGOS
ERRORES
Prepárala
Establece unos Objetivos.
Evita interrupciones y reconduce.
Toma Nota de ideas clave.
Limita el tiempo.
Recopila.

ALGUNAS RECOMENDACIONES
PROCRASTINACIÓN
...se trabajan las mismas horas pero en las tareas equivocadas.
...no sabemos por donde empezar.
...Esperar al momento adecuado.
...Perfeccionismo

Paso 1. RECONOCER
¿Pospones las tareas claves?
Paso 2. POR QUÉ
¿Cuáles son los motivos?
Paso 3. SOLUCIONARLO
¿Qué voy a hacer con ello?
Incapacidad para decir NO
Piensa en tareas que no quisiste realizar y finalmente realizaste por no ser capaz de decir NO...
CONVERTIR LAS NEGATIVAS ACEPTACIONES
No, pero la semana próxima podríamos…

No, voy a estar disponible hasta…

No, antes tengo que terminar…

No, pero vuelve a consultármelo…

No, pero podría….

No, por ahora no es posible, pero…
GESTIÓN DE ESTRESORES
ESTRÉS es una autopercepción.

No disponemos de los recursos para hacer frente a una situación
FACTORES ESTRESORES
ESTRESORES
de TIEMPO
ESTRESORES
de ENCUENTRO
ESTRESORES
de SITUACIÓN
ESTRESORES
ANTICIPATORIOS
ESTRATEGIAS
ACEPTACIÓN
ACCIÓN
EMOCIÓN
La Persistencia de la memoria. Salvador Dalí
...aunque formamos parte de un SISTEMA.
LEYES BÁSICAS SOBRE EL TIEMPO
LEY DE PARKINSON
"todo trabajo se dilata hasta llenar el tiempo disponible para su realización".
LEY DE MURPHY
"Todo lleva más tiempo del que se pensaba en principio"
LEYES DE ACOSTA
1ª ley: El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos.
2ª ley: Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga
nunca hay tiempo.
3ª ley: Lo perfecto no resulta rentable.
4ª ley: La excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a
lo que sólo es urgente para poder dedicar cuatro veces más tiempo
a lo que sólo es importante.
LEY DE PARETO
"El 20% de las acciones logra el 80% de los resultados, en cambio el 80% restante sólo causa el 20% de los efectos esperados"
ALGUNAS
Termómetro del Estrés
Susceptibilidad de nuestra personalidad ante el estrés
CREENCIAS
¿Qué son?
Tipos de Creencias
¿Cómo surgen?
Las creencias se refuerzan

GETTING THINGS DONE
G.T.D.
LIBERA TU MENTE DE RECORDAR TODO LO QUE HAY QUE HACER, Y CONCENTRATE EN LA EFECTIVA REALIZACIÓN DE TUS TAREAS.
LAS 5 FASES DEL MÉTODO GTD
RECOPILAR
PROCESAR
ORGANIZAR
REVISAR
HACER
Se trata de DEPOSITAR en CUBOS todo aquello que necesitamos hacer, recordar o darle seguimiento.
OBJETIVO: Vaciar la mente
Cada CUBO debe vaciarse 1 vez por semana
Outlook
Evernote
Listas
Libretas
No procesar más de un elemento al mismo tiempo
Si un elemento requiere de una ACCIÓN para ser realizado:
- Si requiere menos de 2 minutos, HAZLO.
- Si no es tu tarea, DELÉGALO.
- POSPONERLO
Si un elemento NO requiere de ACCIÓN para ser realizado:
- DESÉCHALO, si no procede.
- ARCHÍVALO, como referencia.
- Déjalo en CUARENTENA, si no puedes llevarlo a cabo ahora
2 herramientas:
LISTA DE TAREAS
AGENDA
Grupos Homogéneos:
ACCIONES PRÓXIMAS
PROYECTOS
EN ESPERA
ALGÚN DÍA
43
CARPETAS
12 MENSUALES Y 31 DIARIAS
LA REVISIÓN MÍNIMA ES SEMANAL (al principio o final de la semana)
Cada día se revisa las tareas en la una carpeta diaria
...tenemos un problema si hay demasiado espacio para la organización y poco para la acción

PSICOLÓGICO
El tiempo es...
...y también es....
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