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El Plan de Comunicación Interna

Technology is making outbound marketing less effective. Learn how to use inbound marketing to get quality leads.
by

Gustavo Quichiz

on 14 May 2011

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Transcript of El Plan de Comunicación Interna

El Plan de Comunicación Interna
Instrumento acorde con el plan estratégico de la empresa.
Guía de coordinación de medios y acciones.
Busca la sinergia y la coherencia, no es un simple decálogo de acciones.
Define trayectorias, mensajes, espacios, tiempo, recursos, responsables, herramientas.
"know how", y sobretodo el "know why".
¿Cómo empezamos a trabajarlo?
Plan de CCII
Implementación
Planificación
Diagnóstico
Diagnóstico
¿Por qué?
¿Cómo?
¿De qué?
entonces...
Diagnóstico - ¿Por qué?
Diagnóstico
¿Cómo?
¡sin estudios o datos no podemos empezar!
PLAN DE CCII
Diagnóstico - ¿De qué?
¿QUÉ
TRABAJO
FINAL

¿Qué obtengo de este diagnóstico?
Indicadores de una mala o buena comunicación
Fragmentación de áreas y departamentos estancados / El personal no se conoce y no trabaja en equipo / Hay mala atención al cliente / Hay mucha rotación en puestos de trabajo / Duplicidad de tareas / Incoherencia entre lo que se dice y hace / El personal no conoce los objetivos de la empresa / Mal clima de trabajo / Rumores ("radiopasillo") / Los mensajes no llegan a tiempo / La empresa tiene poca credibilidad / No hay motivación.
Planificación
teniendo en cuenta:
Se elabora
Post
El diagnóstico (objetivos, debilidades, etc.)
El Plan de Negocios que marca los objetivos que debemos apoyar.
La visión estratégica de la empresa que proporcionará a las acciones de comunicación un contexto que les de sentido global.
El Plan de Comunicación Corporativo que define las acciones de comunicación interna y extrena coordinadas entre sí.
Nos conocen, no se les puede mentir
Sensibles y demandantes
Complejos y móviles
Conocerlos para las acciones
planificar
Características
objetivos sector sociocultural
expectativas intereses
edad actitudes
conocimientos formación
valores motivaciones
miedos zona geográfica
3. Ahora debemos definir el mensaje global y el clave.
Tres criterios a tener en cuenta:
Mensaje
Existe una gran variedad de herramientas
HERRAMIENTAS
cuáles son las herramientas que utilizan en mi empresa.
detectar qué herramientas prevalecen en cada uno de los públicos.
Diagnosticar el tipo de comunicación que existe a nivel general, considerando si son formales, informales y qué tipo de trayectorias siguen.
Medios
HERRAMIENTAS
Comunicación
Fortalecer el rol jerárquico, contruye una identidad, consolida principios y propósitos corporativos, informa.
Descendente
Evaluación
nO
¡Por favor, no olvidar ninguno de los 4 pasos!
Proporciona una panorámica de la organización y su contexto.
Brinda datos para comprender el estado de la organización (FODA).
Es la base para diseñar políticas de comunicación realistas, acordes con los objetivos del negocio y con las expectativas de sus públicos y del entorno.
Sirve para evaluar lo hecho, compara la evolución de indicadores y conoce la efectividad de lo que ya se hizo en la empresa.
1,2,3... Cuantitativa
A,B,C... Cualitativa
Encuesta de opinión o de clima.
Entrevistas personales.
Observación participante.
Focus groups.
Entrevistas a directivos - Análisis de información en medios o provista por la empresa.
Análisis situacional de la empresa: Historia, evolución, contexto sectorial, proyectos, objetivos, estructura.
Filosofía corporativa: misión, visión, valores...
Planes: plan de negocio, plan de RRHH, plan de Comunicación, Plan de Inversión.
Entrevistas a directivos y al personal.
Cultura corporativa: normas y pautas de conducta, ritos, mitos, tabúes, etc.
Orientación estratégica de la empresa hacia el personal: Estructura de la organización, espacios formales, e informales de participación.
Diagnóstico - ¿De qué?
Diagnóstico - ¿De qué?
Diagnóstico - ¿De qué?
Diagnóstico - ¿De qué?
Observación.
Cultura corporativa.
Espacio: Distribución parcial de las diferentes áreas que componen la institución para determinar cuál es su influencia en la circulación de la información, el poder y las relaciones.
Análisis de acciones de comunicación.
Herramientas: acciones, frecuencia, responsables, objetivos, canales y espacios actuales de comunicación.
Contenidos: El contenido y las formas de mensajes que circulan por los distintos medios u soportes de comuniación.
Encuestas de opinión, estudios de clima, reuniones grupales e individuales.
Áreas estratégicas: operativas, estratégicas, remuneraciones, promoción y compensación, seguridad, capacitación y desarrollo.
Públicos: quiénes son, percepciones, demandas y expectativas.
Realidad, problemas y mejoras: características y causas, FODA.
Ejemplos de respuestas en entrevistas
"Siento que se hacen desigualdades y diferencias con los empleados. Las cosas no son igual para todos"

"A nivel personal veo que alcanzar mayores niveles de estudio no tiene ningún incentivo"

"Aunque se han realizado postulaciones para otros cargos, cuando la persona no es seleccionada no se le informa y tampoco se le da a conocer el motivo por el que fue rechazada"
Ejemplos de resultados en encuestas
satisfacción con la comunicación que tiene con gerentes y directivos de la empresa.

satisfacción con la comunicación que tiene con su superior directo.

satisfacción con la comunicación que tiene con sus compañeros de área.

las comunicaciones que recibo por parte de la empresa son claras y precisas
6,4 6,2 5,7 7 7 6,7
8 7,5 7,2 7,9 7,7 7,5
8,6 8,5 8 8,5 8,2 7,8
7 6,4 4,8 6,5 6,1 6
operador analista secretaria jefe gerente director
1. Objetivo (macro, por región, sector, público).
2. Identificar los públicos (mapeo).
3. Definir el mensaje global y el clave.
4. Seleccionar herramientas.
5. Armar la MDA (Matriz Operativa de Acciones).
2. Identificar los públicos (mapeo).
Son un pilar de CCEE
El oponente o el aliado más fuerte que puede tener la empresa
Conducta
Satisfacción y lealtad
Los que toman desiciones, los que se arriesgan, los líderes, los seguidores, los que analizan, los que venden, los que motivan, los que innovan, los exigentes, los persuasivos, etc.
TERROISTAS
MERCENARIOS
REHENES
APÓSTOLES
Su poder: permanente, transitorio.
Su posición: detractores, aliados, indiferentes
Su importancia: Fundamental, relativa, coyuntural
Su influencia: alta, baja, neutra
Su conocimiento: profundo, global, parcial, nulo
Un comunicador técnico: logística (que le llegue), atención (que lo vea), interés (que lo lea).
Un comunicador habilidoso: elaboración (que lo entienda), volumen (que lo retenga).
Un comunicador estratégico: confianza (que lo crea y acepte), influencia (que lo ponga en práctica y logre el objetivo (acción, cambio de actitud, percepción))
Acciones
Gráficos
Digitales
Audiovisuales
Masivas
Segmentadas
Personales
Comunicación
Horizontal
Favorecer la comunicación entre personas de diferentes o de un mismo departamento, facilita y dinamiza los cambios, optimiza el desarrollo y la participación.
Favorecer el diálogo organizacional, la reflexión y el análisis, exaltar el protagonismo de los individuos, aprovecha las ideas de todos.
Ascendente
Comunicación
Acentuar el trabajo en equipo, la cohesión, dinamizar el potencial innovador, la creatividad.
Diagonal
Comunicación
UTILIZO?
Objetivo: aprovechar los espacios de circulación y de permanencia en la oficina. Impactar. Estilo de mensaje publicitario.
Tema: Social, positivo, motivador.
Tiempo de elaboración: medio / alto.
Dificultad, recursos y costo: media / baja.
Alcance: medio / bajo.
Posibilidad de segmentación: media / baja.
HERRAMIENTAS. Variables de selección
Posibilidad de personalización: nula.
Velocidad: media.
Obligatoriedad: media (según el lugar).
Volumen de información: bajo.
Movilidad: nula.
Frecuencia: quincenal.
cada integrante de la empresa es un sujeto activo de la comunicación.
fomar buenos comunicadores internos (en puestos de liderazgo y en base).
armar un plan de entrenamiento grupal o individual.
concientizar sobre la importancia de una buena comunicación en el ambiente laboral.
¿medios?, ¿acciones? ¿capacitación?
luego viene...
5. Armar la matriz operativa de acciones (MOA)
herramienta audiencias mensajes directos soporte emisor fecha
e-mailing, intranet



reuniones informativas




carteleras, intranet, revista interna


e-mailing



newsletter digital, intranet y revista interna - reuniones
toda la empresa



gerencia y mandos medios, luego a todo el equipo.



toda la empresa



toda la empresa



toda la empresa / gerentes
en 20 días se lanza la encuesta de clima. Lineamientos grales.

presentación de la encuesta, explicación, detalle de tareas, tiempos, códigos, acciones.

comunicar la importancia de participar y el deseo de obtener su punto de vista.

refuerzo del mensaje, 3 días previos al inicio.

publicación de resultados, reunión con gerententes para más info.
digital





personal




papel



digital


digital, papel, personal
CEO



Líder del proyecto (RRHH), mandos medios


Jefe de CCII



CEO y RRHH


RRHH
1 de junio




2 a 8 de junio




8 de junio



12 al 14 de junio


julio
Campaña del Día de la Mujer
Objetivo macro: diseñar y desarrollar campañas y actividades relacionadas con el fortalecimiento del sentido de pertenencia al equipo.
Objetivo específico: posicionar a la mujer de nuestra compañía dentro del marco del discurso sobre diversidad.
Mensaje clave: "Las mujeres son protagonistas en nuestra familia"
Estrategia: plantear la representación de las mujeres de nuestro equipo a través de 4 de ellas, con diferentes posiciones y ubicaciones geográficas.
Herramientas...
IMPLEMENTACIÓN
EVALUACIÓN
finalmente tenemos...
Es medir el impacto.
Es realizar un seguimiento de las acciones de comunicación para identificar desviaciones y adecuar las acciones a los resultados que vayamos obteniendo.
Aprovechar canales informales de seguimiento (corresponsales, informantes, "espías", gente de confianza).
Mantener contacto con las demás áreas para conocer posibles inclusiones de contenidos.
La retroalimentación
Siempre existe.
Debemos aprender a escuchar.
Hay que permitirle al otro que se exprese y motivarlo a hacerlo.
Nos permite saber si estamos comunicando correctamente y poder realizar los ajustes necesarios.
Hay que tomar acciones respecto de lo que se escucha.
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