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Desarrollo de Procesos Institucionales

Taller de Procesos
by

Carlos Romero

on 29 March 2017

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Transcript of Desarrollo de Procesos Institucionales

Aplicación y control de los procesos
Difusión de los procesos
Mejoramiento continuo de los Procesos
Priorización y aprobación de los procesos
Descripción y análisis de los procesos
Identificación de los procesos
Identificación de usuarios
Formación del equipo y planificación del trabajo
Desarrollo de Procesos Institucionales
Gestión por Procesos
La Gestión por Procesos “percibe la organización como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.” Así, “Determina qué procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos.”


Levantamiento de Procesos
Consideraciones:

Los procesos constituyen lo qué hacemos y cómo lo hacemos.

El objetivo de toda institución debe ser la satisfacción de las necesidades (carencias objetivas) y expectativas (forma en que el usuario espera que sean satisfechas las necesidades) de sus usuarios.

Cada proceso que se desarrolla se caracteriza por la transformación de insumos en productos (bienes/servicios), los cuales tiene como destinatario final a los usuarios, quienes determinarán si el resultado obtenido responde a las necesidades y exigencias.

Antes de intentar satisfacer las necesidades y exigencias de los usuarios, primero se deben utilizar los mecanismos de recolección de información que nos permitan conocerlas. Es decir, diseñar un proceso implica saber que necesita el usuario, como y cuando lo necesita.

Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan entre sí. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
Integración de las Unidades Institucionales a partir de una interacción de los Procesos que Realizan.
Metodología de Gestión por Procesos
Coordinar las actividades de las diferentes unidades funcionales que intervienen en el proceso.
Definir una estructura de indicadores que permita verificar la eficacia y eficiencia conseguidas y detectar las oportunidades de mejora.
Definir el nivel de calidad del servicio que se desea prestar.
Identificar los destinatarios del proceso y Conocer sus expectativas.
Eliminar las actuaciones innecesarias o erróneas que no aporten ningún valor agregado al servicio.
Enfoque Tradicional
Balanza de Enfoque
Concepción Vertical
Departamentos o Funciones
Enfoque por Procesos
Concepción Horizontal
Actividades o Procesos
Por lo tanto:
Las actividades afectan a varias unidades organizacionales o funciones.
No significa que los procesos suplan o anulen a las funciones.
El cambio por procesos trae consigo cambios en: la estructura, el clima y la cultura organizacional.
Descripción del Proceso
Entradas
(Insumos)
Proceso
Salida
(Producto)
Realimentación
Requisitos
Proceso
Salida-Resultados
Bienes y Servicios
Usuario
Recursos
Métodos y
Procedimientos
Definiciones:

Un proceso es un conjunto de procedimientos que se encuentran interrelacionados y se desarrollan cronológicamente para la consecución de una serie de objetivos.

Un procedimiento se forma por tareas que especifican cómo ejecutar un trabajo.
Etapas de la Gestión por procesos
AMBIENTE ORGANIZACIONAL ENFOCADO POR PROCESOS:
Que permita una interacción oportuna de las unidades en la consecución de forma integral de los objetivos institucionales.
Rediseño de Procesos
Diseño de Procesos
Levantamiento de Procesos
Se refiere a formalizar la forma de realizar las actividades antes ejecutadas de forma empírica. Se realiza cuando la institución ya se encuentra conformada y desarrollando las funciones asignadas por la respectiva legislación
Se refiere a delimitar la forma correcta de realizar funciones nunca antes desarrolladas. Se presenta cuando una institución ha sido creada recientemente y tiene que dilucidar (aclarar, explicar) la mejor forma de ejecutar las funciones asignadas, o cuando se crean unidades organizacionales encargadas de funciones nunca antes desarrolladas por la institución.
Se refiere a la revaluación de los procesos y procedimientos existentes, producto de las transformaciones que pueda sufrir la institución. Este se realiza con el fin de optimizar los existentes en búsqueda de eficiencia y eficacia de los recursos.
Etapas para el Levantamiento de Procesos
Fuentes, metodología y técnicas
Definir la metodología y técnicas a utilizar.
Acceso a soporte documental, fuentes como estudios específicos de la institución, estadísticas, entre otros.
Obtención de información
Aplicar diversas técnicas y herramientas como entrevistas y cuestionarios a los funcionarios clave en los diferentes niveles, así como conocer la percepción y necesidades de los usuarios.
Obtención de información
Establecer la misión del servicio o revisarla
Identificación de los objetivos(Esperado y Metas)
Para quién lo hacemos (a qué usuarios nos dirigimos)
Qué hacemos (los productos o servicios que ofrecemos)
Cómo lo hacemos (qué procesos seguimos)
visión Institucional
misión institucional
Necesidad
Expectativa
Requerimiento
Identificar los usuarios y sus necesidades
Usuarios internos y externos
Usuarios directos e indirectos
Para identificar a los usuarios se debe preguntar ¿Quiénes reciben nuestros productos/servicios?, levantar un listado de usuarios y sus necesidades.
Conocer e investigar las necesidades y expectativas a través del contacto directo, realizar un proceso de retroalimentación con los usuarios antes de iniciar un proceso de reorganización.
Promover una continua comunicación con los usuarios y la mejora en su satisfacción.
Macroproceso
Proceso
Proceso
Subproceso
Subproceso
Procedimiento
Procedimiento
Serie de procesos de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio. Se relacionan con los objetivos y metas estratégicas de la Institución
Es un conjunto de procedimientos que se encuentran interrelacionados y se desarrollan cronológicamente para la consecución de una serie de objetivos.
Parte del proceso, compuesto por los mismos requerimientos del mismo, con la salvedad que su resultado o productos es insumo del proceso que lo contempla.
Es una sucesión lógica de pasos u operaciones que conducen a la solución de un problema o a la producción de un bien o servicio. Un procedimiento se forma por tareas que especifican cómo ejecutar un trabajo.
Tarea o Actividad
También llamadas operaciones o actividades, es el conjunto de cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una labor determinada. Es la división mínima del trabajo administrativo
Tarea o Actividad
Identificación de Macroprocesos y Procesos
Macroproceso
Procesos sustantivos
Procesos sustantivos
Procesos sustantivos
Procesos sustantivos
Procesos operativos
Requerimientos
Salidas/usuarios
Procesos transversales
Diagramas de Procesos
Proyecto de Procesos Institucionales
Integración
Institucionalidad
Identidad
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