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CAPACITACION GP 1000 Y ISO 9001

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Johan Guerrero Zamudio

on 23 August 2013

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Transcript of CAPACITACION GP 1000 Y ISO 9001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GENERALIDADES NORMAS
NTC GP 1000 : 2009
NTC ISO 9001 : 2008

Principios de Gestión de Calidad
Generalidades NTCGP 1000 y NTC ISO 9001
Generalidades :
Necesidad de demostrar capacidad para proporcionar productos que satisfagan requisitos del cliente y reglamentarios.
Aumentar satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema

Generalidades NTCGP 1000 y NTC ISO 9001
NOTA 1 En adelante, y a lo largo de esta normas, el término "entidad" hace referencia a todas aquellas entidades cubiertas por la Ley 872 de 2003

1.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS.

Enfoque hacia el Cliente
Liderazgo
Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestión
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia.

ENFOQUE HACIA EL CLIENTE
La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

LIDERAZGO
Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

PARTICIPACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el permite el logro de los objetivos de la entidad
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Generalidades
Manual de Calidad
Control de documentos
Control de registros

4.2.1 GENERALIDADES
Aplicación :
Todas las organizaciones y el capitulo 7 mientras no afecte la capacidad o responsabilidad de la organización.
Para proporcionar Productos que satisfagan al cliente y a los Reglamentarios.

Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos
Esta norma está dirigida a:

Mejorar el desempeño

Necesidades de los Clientes
NOTA 2 La denominación NTCGP corresponde a las siglas de “Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. No debe confundirse con la sigla NTC correspondiente a Norma Técnica Colombiana.

Generalidades NTCGP 1000 y NTC ISO 9001
La norma no tiene el propósito de dar uniformidad a los SGC o a la documentación. El diseño e implementación del Sistema está influenciado por:

a) el marco legal aplicable a la entidad,
b) el entorno de la entidad, los cambios y los riesgos asociados a éste,
c) sus necesidades cambiantes,
d) sus objetivos particulares,
e) los productos y/o servicios que proporciona,
f) los procesos que emplea y
g) el tamaño y la estructura de la entidad.

MEJORA CONTINUA
Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.


TOMA DE DECISIONES
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.



TRANSPARENCIA
La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control




Requisitos NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008
4.2.2 Manual de Calidad

Debe incluir el alcance, detalles y justificación de exclusiones
Los procedimientos establecidos o referencia a los mismos
Descripción de la interacción entre los procesos del SGC



4. Jerarquía de los documentos del SGC


4.2.3 Control de Documentos

Aprobación antes de su emisión.
Revisión y actualización.
Identificación de los cambios y estado de la revisión.
Asegurarse de que las versiones pertinentes estén disponibles.
Los documentos deben permanecer legibles e identificables.
Control de los documentos de origen externo.
Documentos obsoletos.

4.2.4 Control de Registros

Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables

Debe haber un procedimiento documentado del control necesario para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición

4.1 REQUISITOS GENERALES
La organización debe:

a) Identificar los procesos del SGC y su aplicación a través de la organización,
b) Determinar la secuencia y la interacción de los procesos,
c) Determinar criterios y métodos de operación para asegurar que la operación y el control de los procesos sean eficaces,
d) Asegurar disponibilidad de recursos e información para apoyar la operación y el seguimiento,
e) Realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos,
f) Implementar acciones para alcanzar resultados planificados y la mejora continua de los procesos.


Política y objetivos de calidad
Manual de calidad
Procedimientos documentados requeridos por la norma
Documentos necesarios para ser eficaces.
Registros requeridos por la norma

Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Procedimientos
Instrucciones de Trabajo
Documentos y Registros
5. RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de calidad
5.4 Planificación
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
5.6 Revisión por la Dirección

5.1 Compromiso de la Dirección

Comunicando la importancia satisfacer los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios
Estableciendo la Política de Calidad
Asegurando que se establecen los Objetivos de Calidad
Realizando revisiones por la dirección.
Asegurando la disponibilidad de recursos

5.3 Política de Calidad

Adecuada

5.2 Enfoque al cliente

Asegurar
Requisitos del Cliente
Se determinan y se cumplen
Con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente
Incluye compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente

Es comunicada y entendida


Es revisada

5.4 Planificación



Planificación en ISO 9001:2008


OBJETIVOS DE CALIDAD


PLANIFICACIÓN
Se establecen en las funciones y niveles pertinentes

a) Se realiza con el fin de cumplir con los requisitos citados en 4.1 y con los objetivos de calidad
b) Se mantiene la integridad del SGC cuando hay cambios

Planificar el SGC. (5.4.2)
Revisar a intervalos planificados el SGC.(5.6.1)
Planificar y desarrollar los procesos para la realización del producto. (7.1)
Planificar el diseño y desarrollo del producto.(7.3.1)
Planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. (7.5.1).
Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora. (8.1)
Planificar las auditorías internas. (8.2.2)


Planificación en ISO 9001:2008


Planificar el SGC. (5.4.2)
Revisar a intervalos planificados el SGC.(5.6.1)
Planificar y desarrollar los procesos para la realización del producto. (7.1)
Planificar el diseño y desarrollo del producto.(7.3.1)
Planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. (7.5.1).
Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora. (8.1)
Planificar las auditorías internas. (8.2.2)

Contenido de un plan de
Calidad
Los objetivos de calidad del producto o del proceso
Las actividades o procesos
Las etapas o tareas de cada actividad o proceso y su secuencia
El responsable de la actividad o proceso
Los recursos necesarios para ejecutar la actividad
Los métodos de realización de las actividades o procesos
Las características de calidad y especificaciones del producto o servicio
Los parámetros de proceso y sus criterios de aceptación
Disposiciones sobre la frecuencia de ejecución de la actividad
Registro que evidencia la realización de la actividad

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

La responsabilidad y autoridad están definidas y son comunicadas

Se establecen los procesos de comunicación considerando la eficacia de S.G.C.


Representante de la dirección :
*A se establecen, implementan y mantienen los procesos
*Informar ala A.D. desempeño del S.G.C.
*A se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en toda la O.


Responsabilidad por la Dirección.

5.6 Revisión por la dirección

Intervalos planificados
Revisar el SGC
A de conveniencia, adecuación y eficacia
Debe incluir evaluacion de oportunidades de mejora
Necesidad de efectuar cambios en el S. G C.

Informaciòn para la revisiòn (Entradas).
Resultados de auditorías
Retroalimentación del cliente
Desempeño de los procesos y conformidad del prod.
Estado de las Acciones C / P
Revisiones previas
Cambios que podrían afectar el SGC
Recomendaciones para la mejora.
Resultados de la revisiòn (Salidas)
Mejora de la eficacia del SGC
Mejora del producto
Necesidades de recursos

Responsabilidad de la Dirección

6.4 Ambiente de trabajo


Determinar
Gestionar


4.2.3 Control de Documentos

Aprobación antes de su emisión.
Revisión y actualización.
Identificación de los cambios y estado de la revisión.
Asegurarse de que las versiones pertinentes estén disponibles.
Los documentos deben permanecer legibles e identificables.
Control de los documentos de origen externo.
Documentos obsoletos.


7.1 Planificación de la realización del producto


Objetivos de
calidad
Requisitos del
producto


7.3 Diseño y Desarrollo


Planificación del diseño y desarrollo
Elementos de entrada
Resultados
Revisión
Verificación
Validación


7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
Información que describa las características del producto
Disponibilidad de instructivos
Equipo apropiado
Disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición
Implementación del seguimiento y de la medición
Implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores.

PROCESO
Cumple los requisitos específicos.
Tipo y alcance del control
Dependiendo del impacto en el producto.
Evaluación y selección de proveedores segùn su capacidad
Criterios para: Evaluación, Selección y Re-evaluación
Registros de resultados y acciones derivadas.



6.3 Infraestructura


Edificios
Espacios de trabajo
Servicios asociados
Equipo de Proceso Hardware y software
Servicios de apoyo Como transporte y comunicaciòn


7.2 Procesos relacionados con el cliente


Requisitos del Producto
Requisitos del cliente
Requisitos necesarios para el uso especificado
Requisitos legales y reglamentarios
Requisitos de la organización


7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO


7.1 Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con los clientes
7.3 Diseño y desarrollo
7.4 Compras
7.5 Producción y prestación del servicio
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición

6.1 Provisión de Recursos


O. Debe determinar y proporcionar


6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS


6.1 Provisión de Recursos
6.2 Recursos humanos
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo


6.2 Recursos humanos


El personal que realice trabajos que afecten la calidad del producto.


Capitulo 6 Gestión de los Recursos.
Capitulo 7 Realización del Producto o Prestación del Servicio.
Capitulo 8 Medición Análisis y Mejora.
RECURSOS

Aumentar la Satisfacción
cumpliendo requisitos del
Cliente.


Implementar, Mantener y mejorar la
eficacia del SGC y mejorar continuamente eficacia



Educación.
Formación.
Habilidades.
Experiencia.

O. debe :
Determinar competencia necesaria.
Proporcionar formaciòn u otras acciones
Evaluar la eficacia de las acciones tomadas
A. de que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo contribuye al logro de los objetivos de la calidad.




Competente

CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO

FACTORES
Humedad, Higiene
Temperatura
Limpieza

CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO

Necesidad de establecer
procesos y documentos
Proporcionar recursos
específicos para el producto



Actividades requeridas
De verificación, validación,
monitoreo, inspección,
ensayo y otras

Registros que evidencien cumplimiento de requisitos.

Revisión de los requisitos.
Están definidos
Están resueltas las diferencias
Capacidad de cumplir

Comunicación con el
Cliente eficaz
Información sobre el producto
Contratos, consultas, modificaciones
Retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas

Determinando

7.4 Compras

INFORMACIÓN
Describir el producto a
Comprar:
Requisitos para la aprobación
Requisitos para la calificación
Del personal
Requisitos del SGC

VERIFICACIÓN
Inspección
Otras actividades que aseguren que el prod. comprado cumple.
Verificaciones donde el proveedor con disposiciones en los documentos de compra


7.5 Producción y prestación del servicio


7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.3 Identificación y trazabilidad


7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.4 Propiedad del cliente
Cuidar los bienes del cliente bajo control de la organización


7.5 Producción y prestación del servicio

PROCESOS PARA ASEGURARSE QUE EL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN SON COHERENTES CON LOS REQUISITOS


7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
Cuando los productos no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores
.

Criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos
Aprobación de equipos y calificación del personal
Uso de métodos y procedimientos específicos
Requisitos de los registros
Revalidación


Disposiciones
Se debe identificar el producto a través de toda la realización del producto cuando sea apropiado

Se debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición, se debe controlar y registrar la identificación única del producto.


7.5.5 Preservación de producto
Preservar la conformidad del producto durante todo el proceso hasta la entrega al destino previsto

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA



8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y Medición
8.3 Control del producto no conforme
8.4 Análisis de datos
8.5 Mejora


8.1 Generalidades



PLANIFICAR, E IMPLEMENTAR LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

CONFORMIDAD
DEMOSTRAR CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

ASEGURARSE DE LA CONFORMIDAD
DEL S G C

MEJORA CONTINUA DE LA EFICIENCIA DEL SGC

8.2 Seguimiento y Medición




Es una de las medidas del desempeño del SGC.
Se debe hacer seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la organización.
Se deben determinar los métodos para obtener y utilizar dicha información.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA



8.2 Seguimiento y Medición


AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

PLANIFICAR UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS

OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD

EL AUDITADO: TOMAR ACCIONES INMEDIATAS Y CORRECTIVAS DE ACUERDO CON LAS CAUSAS

EL AUDITOR : VERIFICAR ACCIONES TOMADAS E INFORMAR RESULTADOS

8.2 Seguimiento y Medición



8.2.4 Seguimiento y medición del producto

8.3 Control del producto no conforme



Identificar y controlar el producto No-conforme

Tomando acciones para eliminar la no-conformidad
Autorizar uso, liberación o aceptación
(concesión)
Impedir uso o aplicación previsto

Medir y hacer un seguimiento del producto para verificar cumplimiento de requisitos
Debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realizaciòn
Mantenerse evidencia de la conformidad con criterios de aceptaciòn
Los registros deben indicar las personas que autorizan la liberaciòn del producto
La liberaciòn solo se lleva a cabo hasta cuando se relicen todas las disposiciones planificadas
Se puede aprobar por una autoridad pertinente o por el cliente

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA



CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Producto No Conforme.
Corrección.
Reparación.
Reproceso.
Reclasificación.
Rechazado.
Concesión.

8.4 - 8.5 Análisis de datos y Mejora





Análisis de datos
Determinar, recopilar y analizar DATOS.
Idoneidad del SGC
Eficacia del SGC
Evaluar oportunidad de mejora continua




Mejora
Mejora continua
Acción correctiva
Acción preventiva


RESOLUCIÓN ~ 1702 23 de mayo 2013
Subcomités Integrados de Gestión.
Se conforman en cada uno de los procesos que del SIG del Ministerio del Trabajo incluyendo las Direcciones Territoriales. Presididos por el Responsable o Líder del Proceso y asisten las personas que participan en él. En direcciones territoriales es liderado por el DT y Gestor de SIG quienes convocan a responsables de programas y proyectos de ejecución.
Citación mensual donde se levantara su respectiva acta firmada por sus asistentes.

Responsabilidades de los Subcomités Integrados de
Gestión
Comunicar y socializar a los participantes del proceso sobre las políticas, estrategias y lineamientos, que la Alta Dirección del Ministerio defina para el SIG.
Verificar el avance y cumplimiento a los planes y programas en los cuales participa el proceso.
Realizar un ejercicio de autoevaluación y retroalimentación propendiendo por el mejoramiento continuo del proceso, considerando como mínimo los siguientes aspectos: los resultados obtenidos de los indicadores de gestión, los mapas de riesgo y las acciones de mejora, las cuales deberán ser presentadas al Grupo SIG para su implementación y formalización.
Fomentar la cultura del Autocontrol
Definir y medir el avance de los planes de mejoramiento
Remitir a la Oficina de Control Interno las actas de los Subcomités de manera trimestral.
La Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo líder del SIG, acompañará y desarrollará la metodología a utilizar por los
procesos de la Entidad, para la realización periódica de los Subcomités
Integrados de Gestión.
¿En donde se debe desarrollar y poner en funcionamiento el SGC?
Organismos y entidades del sector central y descentralizado, por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional.
Corporaciones autónomas regionales.
Entidades que conforman el sistema de seguridad social integral de acuerdo con lo definido en la ley 100 de 1993.
En general las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública.
O las privadas concesionarias del estado.
Coordinación, cooperación y articulación
El trabajo en equipo, en y entre entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.




Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor

Enfoque basado en los Procesos
El enfoque basado en procesos posibilita la realización, en cualquier actividad productiva, de servicios o comercial, de un análisis para el perfeccionamiento de estas actividades y el mejoramiento de la competitividad.
“El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfacción de la Población Económicamente Activa y de sus demás grupos de interés, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus objetivos institucionales y sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al trabajo digno y decente; soportado en un talento humano desarrollado integralmente, una gestión basada en herramientas de control y evaluación, servicios eficientes, efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reducción de los impactos ambientales propios de sus actividades.”

POLÍTICA DE CALIDAD
Aumentar los niveles de satisfacción de los ciudadanos (clientes)
Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio de Trabajo
Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y el desarrollo integral del talento humano.
Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol, autogestión, autorregulación y de evaluación para garantizar la mejora continua
Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión del Ministerio de Trabajo.
Utilizar de manera eficiente los recursos ambientales

OBJETIVOS DEL SIG
ALCANCE DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
El sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo abarca la implementación de las normas NTC-GP 1000.2009, NTC-ISO 9001:2008 y los subsistemas MECI (Modelo Estándar de Control Interno) 1000:2005, Desarrollo Administrativo SISTEDA y Gestión ambiental soportado por el PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental), en los niveles central y territorial con excepción del subsistema de gestión ambiental que se valida en el nivel central.
Se ha definido como alcance “La formulación, adopción, implementación y seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos del sector Trabajo e inspección, vigilancia y control del sector laboral”.
ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
Enfoque del sistema para la gestión
Un enfoque para desarrollar e implementar un sistema de gestión de la calidad comprende diferentes etapas tales como:
a) Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.
b) Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización.
c) Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad.
d) Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad.
e) Establecer los métodos para medir la eficacia y la eficiencia de cada proceso.
f) Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y la eficiencia de cada proceso.
g) Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas.
h) Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
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