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Dirigir Reuniones

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by

Edgar Osvaldo Magaña Espinoza

on 30 September 2013

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Transcript of Dirigir Reuniones

Dirigir Reuniones
Antes de la Reunión
Determine el propósito de la reunión.

Incluya en la reunión personas que:
Durante la Reunión
Decidir en la Reunión
Después de la Reunión
Hacer un seguimiento después de la reunión
Reuniones Virtuales
Videoconferencia:
Es una opción que permite que los colegas que trabajan en lugares diversos "se reúnan" sin salir de sus oficinas
Dirigir la Reunión
Terminar una Reunión
Introducción
Dirigir Reuniones
Cuerpo Colegiado en Preparatoria México
Conclusiones
Cuerpo Colegiado
Preparatoria México

Preparar Reunión de Cuerpo Colegiado
Reunión de Cuerpo Colegiado de la Preparatoria México
Seguimiento de Acuerdos de Cuerpo Colegiado
Conclusiones
Las Reuniones tienen el objetivo de : Impulsar, comunicar, reportar o dar feedback ( retroalimentar), reuniendo personas.
Solucionar Problemas.
Tomar decisiones.
Revisión de estado.
Cuando Convocar a una Reunión:
• Al necesitar a todo el grupo para entregar información o consejo
• Al quierer que su equipo participe en la toma de una decisión o en resolver algún problema
• Cuando se quiere compartir información: un éxito o una preocupación con todo el grupo o concientizar al grupo de una situación en particular
• Cuando tiene un problema que necesita de las opiniones de los miembros de diferentes grupos con diferentes perspectivas o agendas
•Al aclararse la responsabilidad de un problema, asunto o área.
• Al descubrir que el grupo siente la necesidad de reunirse.

Cuando no Convocar:
• Cuando el tema es un asunto personal que se maneja mejor uno-a-uno.
• Al no tener tiempo para prepararla.
• Teniendo otro método de comunicación funciona igual o mejor, por ejemplo, un memo, un correo electrónico o una llamada telefónica.
• Cuando el problema ha sido resuelto.
• Cuando el tema no es tan importante como para utilizar el tiempo de todos.
• al tener el grupo molesto y necesita tiempo antes de poder discutir sobre la fuente del conflicto o frustración.

Creación de la Agenda
Considerar los siguiente:

• El propósito de la reunión, ¿es resolver un problema, tomar una decisión o revisar el estado de un proyecto?.
• Resultados u objetivos esperados
• Roles de los participantes
• Temas a discutir, persona responsable y tiempo asignado

Especifique la Logística de la Reunión.
Su agenda debe contener:
• Nombre y rol de cualquier participante externo.
• Día, hora y lugar de la reunión.
• Quién está convocando la reunión
• Nombre del grupo que se está reuniendo o nombres de los participantes.
• Duración de la reunión.
• Cualquier material de apoyo o que necesite alguna preparación previa.

Haga una secuencia con los puntos
de la Agenda
Identifique los temas relacionados entre sí.

Separe las cuestiones de intercambio de información, las de soluciones de problemas y las de toma de decisiones.

Comience con una serie de cuestiones fáciles para luego trabajar con los más complejos o controvertidos, pero no a costa de evitar estos problemas difíciles.

Tenga cuidado de no quedarse sin tiempo para lo más importante.

Durante las reuniones largas, trate de que las cuestiones más difíciles sean objeto de debates en un momento en que los participantes estén más despejados y creativos.

Divida las cuestiones complejas en partes manejables

• Son clave en la toma de decisiones para las cuestiones a tratar.

• Pueden dar información relevante.

• Tienen un compromiso, interés o rol ligado al tema en cuestión.

• Necesitan tener conocimiento de la información que usted reportará para poder hacer su trabajo.

• Son requeridas para implementar cualquier decisión tomada.

Aclare Roles
Líder: Puede dirigir la reunión o no, pero sí aclara su propósito, objetivos, limitaciones y alcance de la autoridad. Asume la responsabilidad de seguimiento.

Facilitador: Guía al grupo a través de la discusión, la resolución de problemas, la toma de decisiones y las fases de la reunión. Puede ser responsable de la logística previa y posterior a la reunión

Secretario: Captura los puntos clave, las ideas y las decisiones que resultan de la reunión, de preferencia en un rotafolio o pizarrón blanco. Puede también hacer el borrador de la minuta o tomar notas para después de la reunión

Colaborador: Participa activamente dando ideas y ayudando a mantener la discusión o debate dentro del tema

Experto: Contribuye con su conocimiento experto en temas o cuestiones especificas según sea requerido
Decida cuantas personas va a Invitar
Si tendrá en su reunión un experto externo: Defina con cuidado su rol y délo a conocer antes de la reunión aclarando qué contribuciones espera de él
Considere usar la regla de 8/18/1800
Si usted tiene que resolver un problema o tomar una decisión, entonces no invite a más de ocho personas.

Si desea hacer un brainstorming (reflexión en grupo), entonces usted puede invitar hasta a 18 personas.

Si el propósito de la reunión es motivar al personal, entonces entre más, mejor. Invite a 1.800 o más
Prepare el lugar y su disposición espacial
Determine su lugar y disposición física.

¿Qué tamaño de sala de conferencias y qué distribución de los asientos le ayudarán más a alcanzar sus objetivos?

¿Qué tipo de equipos, proyectores, pizarrones blancos y otros, va a necesitar?
Haga su Tarea
Recopilar los documentos y datos pertinentes.

Distribuir toda la información relevante.

Difundir la agenda que ha creado, incluyendo una declaración del propósito y objetivos, una lista de los resultados esperados y un tiempo sugerido para dedicar a cada tema.

Hablar con los interesados acerca de sus opiniones y objetivos.

Animar a los interesados a hacer su tarea

Informar brevemente a su jefe y otros altos directivos que no estarán en la reunión
Una decisión de grupo
Decisión tomada por el líder
Mayoría de grupo
Consenso de Grupo
Una decisión tomada por el líder es más eficaz cuando él es el único responsable por el resultado o cuando hay poco tiempo para tomar la decisión .
Recopilar opiniones individualmente
Convocara reunión para recopilar las opiniones.
Decisiones basadas en el Criterio Personal.
El criterio es una palabra bastante amplia, pero realmente es saber cuándo tomar la decisión correcta y cuál debería ser ésta. Saber cuándo hacer algo o no hacerlo.

Saber cuál es la decisión correcta, y cuándo tomarla, es una habilidad crítica de negocios. No tenga miedo de presionar cuando la situación así lo demande
Algunas pautas importantes:
Comience la Reunión a tiempo.
Si los participantes no se conocen entre sí, deje un poco de tiempo para que las personas se presenten.
Organice un breve debate de introducción para asegurarse de que el grupo entienda la agenda de la reunión, los objetivos y los resultados deseados de la reunión.
Establezca o revise las reglas básicas: las conductas y los principios que los miembros del grupo están dispuestos a seguir para garantizar una reunión constructiva.
¿Qué deben incluir las reglas básicas?.
Fomente el compromiso de comenzar y terminar a tiempo.
Llegue a un acuerdo sobre quién puede contribuir a la agenda.
Llegue a un acuerdo sobre cómo se tomarán las decisiones.
Establezca un límite de tiempo en la solución de cada problema o la toma de cada decisión.
Clarifique las limitaciones que existen para cualquier tópico.
Solicite a todos participación y apertura a las nuevas ideas.
Llegue a acuerdo sobre cómo manejar los conflictos.
Identifique quién tomará la decisión final para cada tema.
Llegue a acuerdo sobre la forma de seguimiento.

Siga la Agenda.

Al estar en medio de una discusión, manténgase atento al tema en cuestión y al tiempo.

Cuando exista mucho interés en un tema en particular, observe y escuche a todo aquel que quiera contribuir.

Asegúrece de que los integrantes participen,
escuchando todos los puntos de vista.
Pídale a alguien que haga de abogado del diablo.
Pida feedback sobre un debate en particular: ¿qué nos falta considerar? .
Especialmente en grupos grandes, divídalos en subgrupos y pida que cada subgrupo haga un informe.
No se apresure a votar o a tomar una decisión.
Recorra toda la sala de reuniones pidiéndole sus aportes a todos, si es necesario.
Sea Consciente de si mismo como líder
Su forma de actuar crea una atmósfera que determina si las personas están dispuestas a participar o prefieren quedarse en silencio.

Monitoree su propio nivel de participación para asegurarse de que usted no está dominando el debate.
Trate de que participe la gente callada y tímida.
Sea positivo y alentador sobre los aportes de los compañeros.
Intervenga si un participante critica o ataca los aportes de otro miembro.
Destaque las áreas en las que se está de acuerdo.
Anote las aportaciones en un rotafolio conforme los asuntos son discutidos. Usted puede utilizar esta información para elaborar la minuta de la reunión
Cuando algo malo sucede en una buena reunión.
Escuche a activamente para diagnosticar el problema
Pero antes de que pueda intervenir de manera eficaz, tiene que ser capaz de diagnosticar el problema, lo que se resume en ser un oyente activo
Un oyente activo considera:
• ¿Qué está describiendo la persona?
• ¿Cómo se siente la persona?
• ¿En qué parte de sus comentarios una persona pone más énfasis o energía?
• ¿Qué captura y mantiene el interés o atención de la persona?
• ¿Qué tipo de palabras, metáforas o imágenes usa la persona?
• ¿Qué comunica el lenguaje corporal de la persona?

Si los participantes llegan tarde o se van temprano.
Siempre comience y termine las reuniones a tiempo.
Si es posible, averigüe cuáles son las causas subyacentes que generan esa conducta.
Dé a la persona una tarea por hacer durante la reunión.
Al comienzo de la reunión, pregunte si todos pueden permanecer hasta la hora señalada.
Después de la reunión y en privado, pregunte a la persona por qué se perdió parte de la reunión.

Si algunos de los participantes domina la discusión.
Si usted está de pie, camine más y más acercándose a ellos.
Agradezca su contribución y pida a alguien más que participe.
Pida al grupo cambiar los roles .
Si algunos participantes terminan las frases de otras personas.
Fuera de la reunión proponga a quienes interrumpen crónicamente que anoten sus pensamientos y que esperen hasta que haya una pausa para compartirlos
Si alguien tiene una dificultas o esta confundido.
Pregunte al grupo qué está pasando.
Si es posible, remueva el obstáculo.
Revisite cualquier problema.
Sugiera un breve descanso.

Si alguien se queda callado.
Deje que esté en silencio por un minuto.
Averigüe qué está pasando.
Pregunte a las personas si quieren que usted aclare algo.
Pregúnteles si usted desconoce algún punto o tema clave.
Espere antes de darles una sugerencia.
Asegúrese de que su comportamiento no sea el problema.
Divida la reunión en pequeños grupos .

Si los participantes no están abordando el tema directamente.
Averigüe cuánto tiempo ha estado la cuestión sin resolverse.
Asegúrese de agradecerle a la persona que traiga a colación un punto de vista diferente o controversial.
Asegúrese de que el grupo sepa lo importante que es mostrar todas las opciones.
Asegure a los participantes que no va a "atacar al mensajero".

Si el Grupo sigue repitiendo los mimos puntos
Mantenga un registro de las ideas en un rotafolio.

Cuando alguien comienza a repetir una idea de la lista, apunte hacia el rotafolio o pizarrón y pregunte algo como, "¿tenemos ese punto anotado aquí? ¿Hay algo nuevo que desee agregar?"

Si se Genera un Conflicto.
Ponga fin a las disputas.
Comunique a los participantes que está bien ser apasionado, pero pida prudencia a la gente que es incapaz de controlar su temperamento.
Reafirme las normas de conducta que han sido acordadas.
Enfóquese en el fondo de las ideas u opiniones
Anime a los participantes a mantener sus comentarios positivos y constructivos
Evite que los participantes evalúen las ideas demasiado rápido
Use preguntas de sondeo para alejar a los participantes de las posiciones arraigadas
Como último recurso, pídales a los contendientes que abandonen la sala de reuniones.
Comprenda sus múltiples funciones
Guardián del proceso.
Abogado del diablo.
Promotor de consenso.
Animador.
Bufón.

Cuando terminar
Saber cuándo y cómo poner fin a una reunión puede ayudar a alentar a los miembros del equipo a llevar a cabo el plan de acción acordado

Comprométase a terminar a tiempo.
Lleve control del tiempo
Si se requiere más tiempo para ciertos asuntos, pida el consentimiento del grupo .

Y recuerde, está bien terminar temprano una reunión.

Cómo terminar
Reafirme o resuma lo que se ha logrado.
Aclare lo que ocurre a continuación y reforzar la importancia .
Enfatice la importancia de los puntos de vista y las ideas de todos.
Pida al grupo que ayude a evaluar la reunión.
Programe otra reunión.
Hacer un plan de acción y desarrollo
Requiere de tres aspectos importantes
¿QUÉ?

¿Qué decisiones y resultados específicos resultaron de la reunión y qué tareas hay que hacer como resultado de la reunión?
¿Quién tiene la responsabilidad por esas tareas?

Si los participantes de la reunión se comprometen voluntariamente a acciones específicas, es más probable que se completen las tareas
¿Cuándo deben completarse esas tareas?

Mantener el realismo entre los participantes acerca de los plazos a que se comprometen asegura que las tareas realmente se lleven a cabo
Crear un momento de seguimiento.
• Asistentes
• Objetivos de la reunión
• Puntos clave discutidos
• Decisiones clave tomadas
• Pasos siguientes o plan de acción
• Fecha de la próxima reunión o seguimiento
• Agradecimiento a todos los que participaron

El Memo puede incluir...
• Definición del problema
• Método de análisis
• Alternativas
• Criterio de decisión
• La decisión
• Qué pasará a continuación
• Resultados esperados

Para evaluar la eficacia de la Reunión
Juzgue por los resultados:
¿Estuvieron ahí las personas apropiadas?
¿Trabajó bien el grupo en conjunto?
¿Logró la reunión cumplir los objetivos?

Audioconferencia con el apoyo de Internet
Si usted tiene que reunirse participantes remotos, y hay que intercambiar algo de material visual o datos en tiempo real, una audioconferencia con el apoyo de internet puede ser una alternativa atractiva a la videoconferencia
Conferencia web
El termino "Conferencia web" puede cubrir una amplia gama de posibilidades, desde el simple intercambio de diapositivas en un sitio web hasta la transmisión de un video completo
Se planean las reuniones en el calendario de actividades del ciclo 2013-B
Se determina junto con el Director académico institucional la circular para la invitación a la primera reunión del ciclo.
Se realizará en el aula de 1er ciclo.
Se invita a todos los docentes de nivel preparatoria.
Se prepara la Agenda de la reunión.
Se alistan las copias de los documentos a entregar:
Artículo de reflexión.
Horarios.
Calendario de Actividades.
Agenda de Reunión.
Cd. Guzmán, Mpio. de Zapotlán el Grande, Jalisco.
A 13 de Agosto de 2013.
Lugar: Aula de 1er ciclo Preparatoria.
REUNION CUERPO COLEGIADO
CICLO 2013-B
1. Bienvenida.
2. Oración-Meditativa.
Señor, inspira nuestras obras, nuestra labor de formar personas, sostenlas y acompáñanos; para que todo nuestro trabajo brote de ti, como de su fuente, y a ti tienda, como a su fin. Oh Dios, que has iluminado los corazones de tus hijos con la luz del Espíritu Santo: haznos dóciles a sus inspiraciones para gustar el bien y gozar de su consuelo, y así ser un reflejo de su amor y sabiduría a acompañar a nuestros alumnos en este ciclo que iniciamos.
3. Ubicación.
4. Reflexión del Patriarca Jacob.
5. Inteligencia Espiritual (Sabiduría).
 Ministerio de Educación. (Vocación)
 Ser Más cultos. (buscar la superación).
 Onecer Crecer en fortaleza y Templanza. (Valor propio).
6. Dinámica, el susurro.

7. Descanso.
8. Elección Estructura Departamental.
 Relator de Reuniones de Cuerpo Departamental.  Presidente y Secretario de academia.
9. Trabajo en Academias.
 Plan de Trabajo por Academias.  Documento de competencias de Docentes y alumnos.
10. Aspectos prácticos en el ciclo escolar.

11. Calendario de Actividades.
12. Horario de Clase.

Oh alto y glorioso Dios ilumina las tinieblas de mi corazón y dame fe recta, esperanza cierta y caridad perfecta, sentido y conocimiento Señor para que cumpla tu santo y veras mandamiento. Amen.
Paz y Bien.
Se acomodan las mesas y sillas en rectángulo y el director de nivel inicia con la oración y después dar a conocer los puntos a tratar y antes enviados por correo electrónico.

Los docentes aceptan la agenda y se inicia la discusión de los puntos mencionados.

Se inicia con una reflexión sobre como avanzar en la vocación de docente teniendo encuentra al personaje bíblico de Jacob, provocando la participación de cada uno de los compañeros.

Durante la reunión se puntualiza que al conformar las academias y trabajar en conjunto, es para beneficio de los alumnos y para construir juntos los objetivos de la institución.

Se finalizo la reunión entregando los documentos sobre horarios y calendario de actividades.

Se recuerda la siguiente reunión en el mes de Septiembre y se realiza la oración final.

Se reenvía a todos los integrantes de la reunión el acta realizada, para después integrarla en el libro de actas y el Director de nivel y el Director académico se hacen presentes en las reuniones derivadas de la reunión principal como lo es:
Reunión de Academias.
Reunión de tutores.
Proceso de autoevaluación para ingresar el Sistema Nacional de Bachilleres.

De igual forma se informa al Consejo directivo sobre lo ocurrido en la reunión.
Saber Dirigir Reuniones, es una habilidad que el líder tiene que desarrollar, porque no solo es una labor de trabajo si no es llegar a ser una herramienta básica en dirigir una institución, además que son los lugares o momentos donde se refuerza el trabajo en equipo, porque siempre una reunión sera para mejorar, para dar algo más tanto a quien participa en ella como al objetivo a lograr en ella.
Dirigir una reunión es una aventura constante es tomar el timón dela empresa y llevarla a puerto seguro.

Recomendaciones.
Los documentos recomendados en la carpetade dirigir reuniones dan muchas luces para saber estar al frente de cualquier grupo de trabajo, desde el má colaborativo, hasta el mas conflictivo, y lo más importante es que despierta el interés por auto evaluarnos en nuestra labor diaria de dirigir una institución donde el ser humano se forma y crece. recominedo mapliamente estos documentos.
Bibliografía.

Notas Fuente

Michael Doyle y David Strauss. How to Make Meetings Work. New York: Berkeley Publishing Group, 1993.
James D. Jorgensen, Ivan H. Scheier, y Timothy F. Fautsko. Solving Problems in Meetings. Chicago: Nelson-Hall, 1981.
Robert B. Nelson y Peter Economy. Better Business Meetings. Chicago: Irwin Professional Publishers, 1994.
James P. Ware. "How to Run a Meeting." Harvard Business School Case Note, Julio 7, 1986.

Michael Hattersley. "Checklist for Conducting a Perfect Meeting." Harvard Management Update, Julio 1996.

Michael Doyle y David Strauss. How to Make Meetings Work. New York: Berkeley Publishing Group, 1993.
Versión 10.0.20110325 SPA © 2010 Harvard Business School Publishing.

Edgar Osvaldo Magaña Espinoza.
Competencias Básicas de la Habilidad Directiva.
Maestría en Gestión y Calidad Educativa
.
CIFOC.
Septiembre de 2013.
edgarome17@hotmail.com
Por: Edgar Osvaldo Magaña Espinoza
Competencias Básicas de la Gestión Directiva.
Maestría en Gestión y Calidad Educativa.
CIFOC
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