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DOCUMENTOS CONTABLES NO NEGOCIABLES

Exposición de Contabilidad
by

Alexander Mendoza

on 1 April 2014

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Transcript of DOCUMENTOS CONTABLES NO NEGOCIABLES

CONCEPTO
DOCUMENTOS CONTABLES
NO NEGOCIABLES

DOCUMENTOS CONTABLES
DOCUMENTOS NO CONTABLES


Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

Se emplea en el comercio para enviar los bienes y/o servicios solicitados por el cliente de acuerdo a su pedido.
Según la necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
CARACTERÍSTICAS
NORMATIVIDAD
El Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, establece en el artículo 134 referente a la conservación y destrucción de los libros que, los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
El Código de Comercio, en relación con el tema de los documentos y papeles del comerciante establece entre otros aspectos, los siguientes:a) Artículo 48 – Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. b) Artículo 55 – El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitudc) Artículo 60 – Los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD
Artículo 68 – Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavo
3. La Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, en su artículo 12 referente a la conservación de los mensajes de datos y documentos, señala que, cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
SOPORTES CONTABLES
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, como libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
FACTURA DE COMPRA-VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
COMPROBANTE DE PAGO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero.

Generalmente el original se anexa al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
NOTA CRÉDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
RECIBO DE CAJA MENOR
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece una caja menor.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO
SOPORTES NO CONTABLES
Nota de contabilidad
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
Cotización
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y el efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
Comprobante de Diario
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Orden de Compra
Es un documento que emite el comprador para pedir bienes y/o servicios al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

El duplicado es para el comprador y es una constancia de bienes y/o servicios encargados.
Saldo Bancario
Hace referencia a la diferencia entre los movimientos al debe (cargos) y al haber (abonos) de una cuenta bancaria en un momento dado. El saldo bancario puede ser a favor del cliente o a favor de la entidad bancaria. De este modo, cuando la suma del haber es superior a la del debe, el saldo es acreedor o a favor del cliente, lo que implica la existencia de fondos a su favor. Por su parte, cuando la suma del debe es superior a la del haber, el saldo de la cuenta bancaria es deudor o a favor del banco.
DOCUMENTOS CONTABLES NO NEGOCIABLES
LEIDY YOHANA ROJAS
ANGIE GUTIERREZ
ALEXANDER MENDOZA
DANIEL BUITRAGO
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REPUBLICANA
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Hay varios tipos de consignaciones, entre ellos, existe una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otra para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades que la empresa requiera.
No Negociables: Brindan datos necesarios para el registro contable.
Ejemplo: Consignaciones.
Informativos: Su función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial.
Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:
Documentos Regulados
Documentos No Regulados
Documentos Regulados. Son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal.
Documentos No Regulados. Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de control estatal.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA
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