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BPM

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by

Rodrigo Riva

on 12 July 2014

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Transcript of BPM

BPM
Business Process
Management

Es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías
Se utiliza para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales
Combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno.
Abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.
Beneficios
Permite medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales.
Sistemas puede aplicar sus habilidades y recursos de forma más directa en las operaciones de negocio.
Alinea mejor los esfuerzos y mejora la productividad y el rendimiento personal.
La empresa, como un todo, puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos a la hora de cumplir sus fines y objetivos.
Las tres dimensiones de BPM
El negocio: la dimensión de valor
Facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la empresa
Alinea actividades operacionales con objetivos y estrategias
Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creación de valor para el cliente
El proceso: la dimensión de transformación
Crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos
Transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales
Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor
Efectividad
Transparencia
Agilidad
Automatización adaptativa y la coordinación de personas, información y sistemas
Permite la respuesta y adaptación continua a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real.
No impone la efectividad a través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios funcionales.
Visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos
Como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes así como su rendimiento en tiempo real, incluyendo eventos y tendencias
Gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así como de las causas
Define procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso
Minimiza el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e ideas empresariales en acción
Posibilita realizar análisis de futuro en escenarios empresariales
La gestión: la dimensión de capacitación
Pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio
Los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial
Une todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo y gestión de procesos
Sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlo y mejorarlo.
El catalizador: la tecnología BPM
La tecnología BPM constituye un gran avance, y un nuevo paradigma en cuanto a flexibilidad, gestión y control de información y datos.
La tecnología BPM incluye todo lo que necesita a la hora de diseñar, representar, analizar y controlar los procesos de negocio operacionales:
Diseño y modelado de procesos
Integración
Entornos de trabajo de aplicaciones
compuestas
Ejecución
Supervisión de la actividad de negocio (BAM)
Control
Posibilitan que, de forma fácil y rigurosa, pueda definir procesos que abarcan cadenas de valor y coordinar los roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos necesarios.
Permite incluir en los procesos de negocio cualquier sistema de información, sistema de control, fuente de datos o cualquier otra tecnología. La arquitectura orientada a servicios (SOA) lo hace más rápido y fácil que nunca. No es necesario desprenderse de las inversiones ya realizadas; todo se puede reutilizar.
Permiten construir e implementar aplicaciones basadas en web, completamente funcionales y sin necesidad de código.
Convierte los modelos en acción en el mundo real, coordinando los procesos en tiempo real.
Realiza el seguimiento del rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando muchos indicadores, mostrando las métricas de los procesos y tendencias clave y prediciendo futuros comportamientos.
Permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias, como cambio en las reglas, notificaciones, excepciones y transferencia de incidentes a un nivel superior.
BPM: un modelo para el éxito
Los procesos representan cadenas de valor que trascienden los límites de departamentos funcionales
Inicia importantes cambios en la arquitectura y la práctica de la gestión empresarial.
Integra los procesos, y eso tiene consecuencias sobre las formas en que las personas se comunican.
Tiene consecuencias sobre los roles, la descripción del puesto de trabajo y los incentivos.
BPM y CPI (Continuous Process Improvement)
BPM infraestructura de negocio
BMPS suite
Las metodologías para la mejora continua de los procesos como Six Sigma y Lean son parte natural de BPM.
Acelera la adopción y ejecución de metodologías CPI, y disemina las mejores prácticas por toda la empresa
Sustenta la efectividad del CPI
Reúne todas las dimensiones de negocio, y permite nuevos niveles de participación y colaboración entre equipos
Fomenta mejoras rápidas, incrementales, al tiempo que se alcanzan rápidamente niveles de estabilidad y rendimiento de los procesos.
Suite de tecnologías que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología BPM
Los motores de negocio de BPM
Los imperativos empresariales

Los negocios de éxito requieren una integración sin fisuras de los procesos y el intercambio instantáneo de información
Globalización
Proceso de progresiva desaparición de la diferenciación en los productos de consumo o en los servicios. Se debe alcanzar nuevos niveles de control de la eficiencia y de los costes, se debe invertir en innovación para crecer.
Comoditización
Es necesario producir más, y generar más valor, con menos recursos y en menos tiempo
Productividad
Invención, avance, entusiasmo y todo lo nuevo. Se aplica a servicios, procesos de negocio y fabricación, desarrollo, diseño de tiendas, modelos empresariales
Innovación
Alguien de repente presentó un nuevo producto o servicio, y se llevó una buena porción del mercado de una firma establecida.
Rapidez
Los requisitos reguladores y gubernamentales están sumergiendo a las compañías en ejercicios burocráticos que consumen valor. El coste de conformidad con las reglamentaciones no para de crecer incluso más rápidamente en TI al intentar reducir las compañías el coste total de conformidad automatizando procesos e informes
.
Conformidad
Inteligencia de mercado y de clientes son armas necesarias en la Era de la Información. el mundo es rico en datos, pero carente de información
Exceso de información
Alcanzar niveles más altos de productividad y rendimiento requiere nuevos enfoques. Muchos entornos de trabajo se caracterizan ahora por horario flexible, trabajo a distancia, colaboración, redes sociales y dependencia creciente de las tecnologías de la información y de la comunicación
La naturaleza cambiante de las personas y del trabajo
Los clientes tienen ahora más posibilidades de elección, más libertades, y un sentido mucho más desarrollado de sus necesidades y deseos que nunca. Más de la mitad de los negocios más Importantes del mundo utilizan indicadores de desempeño (Balanced Scorecards) o resultados de promoción neta (Net Promoter Scores) para realizar el seguimiento de los Factores que influyen en la satisfacción del cliente
Lo primero es el cliente
Motores de negocio de BPM
Mejora de un proceso o subproceso

Se implementa BPM como una forma de mejorar determinados procesos. No se trata de entornos de procesos completos o cadenas de valor, sino subprocesos dentro de una cadena de valor.
BPM(S) para CPI

BPMS tecnología complementaria y habilitadora del programa CPI (Lean, Six Sigma, SCOR, TQM )
BPM para SOA
La adopción de arquitecturas orientadas a servicios (SOA) para la integración de la próxima generación con BPM y BPMS constituye un sistema de mayor valor.
Transformación de negocio

Representa un entorno más completo, extenso y holístico para representar la transformación empresarial estratégica
Beneficios de BPM
Automatización
Tiempos más rápidos de respuesta a los problemas, tiempos más rápidos para desarrollar soluciones y para responder de forma inmediata.
Agilidad
Combinación de escala, alcance y capacidad de los sistemas de información tradicionales con la agilidad, flexibilidad e innovación de las modernas tecnologías y mejora de una plataforma de información con las herramientas y técnicas de CPI, indicadores de desempeño (Balanced Scorecards), metodología, gobierno, entornos de trabajo y metadatos.
Flexibilidad
Realizar el seguimiento de transacciones empresariales individuales (incluso en tiempo real) por todo el proceso, penetrando en los subprocesos, acercándose a los procesos principales, y viendo el proceso desde la perspectiva de un rol en particular.
Visibilidad
Alineamiento y participación, especialmente entre TI y el negocio
Colaboración
Un modelo fuerte de control y cambio de la gestión que crea confianza en los clientes, socios, proveedores, reguladores y accionistas. BPM garantiza el seguimiento de las políticas de utilización y reutilización, y proporciona supervisión de las tareas y del flujo de trabajo.
Gobierno
Mayor productividad, coherencia, reducción de errores, mayor satisfacción del cliente y conformidad.
Objetivos funcionales de BPM
¿Qué hace BPM?
Centrado en los procesos
Unifica las actividades de negocio y de TI y coordina las acciones y comportamientos de personas y sistemas alrededor del contexto común de los procesos de negocio
Alineación negocio/TI
Facilita la colaboración directa y la responsabilidad conjunta de los profesionales de la empresa y de TI en el desarrollo, implementación y optimización de los procesos de negocio operacionales
Mejora continua de los procesos
Implementa los métodos y herramientas de gestión y de comportamiento de la mejora continua de procesos (CPI).
Un director de operaciones ve el proceso desde una perspectiva de negocio, Un director de TI ve los elementos de información y sistemas
El mismo modelo de procesos, proporciona una perspectiva empresarial para el analista empresarial y una perspectiva de sistemas para el analista de sistemas.
Cada módulo funcional de BPMS admite una o más de las fases DMAIC de Six Sigma, y la supervisión de la actividad empresarial le permite revisar las métricas Six Sigma en sus procesos.
Composición de soluciones
Facilita el diseño, ensamblaje e implementación rápidos de procesos de negocio completos.
Un desarrollador incorpora sistemas y servicios de TI al mismo modelo de procesos diseñado por el analista de negocio Un completo conjunto de conectores y herramientas sin código hace el desarrollo de soluciones incluso más rápido.
Transparencia
Proporciona visibilidad funcional cruzada en tiempo real de los procesos operacionales y una comprensión común de las actividades para todos los participantes
Un director de operaciones puede ver los procesos de negocio en ejecución y sus métricas empresariales en tiempo real, mientras que un director de TI puede ver la disponibilidad y rendimiento de los sistemas de apoyo.
Aprovechar lo existente y hacer uso de lo nuevo (enfoque “leave and layer”)
Incorpora de forma directa sistemas de información y activos existentes y coordina su uso en una “capa” de procesos accesible para los directores de negocio.
Un conjunto completo de adaptadores de sistemas y herramientas B2B (“business to business”) le permiten reutilizar cualquiera de sus aplicaciones de TI existentes. Los usuarios ven una sola interfaz delante de muchos sistemas. Y el panel de BPM presenta una fachada uniforme a los usuarios de negocio.
Efectividad de los procesos
Asume el paradigma de gestión de las actividades empresariales a través de un entorno de procesos operacionales.
Un proceso de negocio es el conjunto de todas las tareas y actividades coordinadas formalmente, dirigidas tanto por personas como por equipos, que lleva a conseguir un objetivo organizativo específico.
Maximiza la efectividad de los procesos de negocio de las siguientes maneras:
• Determina el proceso óptimo para las condiciones actuales
• Hace funcionar el proceso tan efectivamente como sea posible
• Posibilita decisiones y controles en busca de la eficiencia continua
Optimización
Debe saber lo que está sucediendo en su organización mientras está sucediendo y cómo los cambios potenciales pueden afectar a su negocio.
Supervisión en tiempo real
Visibilidad del estado de los procesos actuales y extrae las métricas clave, importantes en lo que ese proceso afecta a la empresa. Juzgar la efectividad de sus procesos ahora, y diseñar después procesos que mejorarán el rendimiento frente a estas métricas
Análisis de futuro
Simular el rendimiento de los procesos antes de implementarlos. Experimente con diferentes caminos, niveles de recursos, reglas y más, preguntando “¿y si . . . ?” en lo que respecta a cómo podría funcionar mejor el proceso.
Automatización
Automatizar la ejecución de muchas tareas de procesos que pueden haber sido controladas anteriormente de forma manual. Para ello, puede combinar servicios nuevos y ya existentes.
Para tareas que aún requieren control manual, BPM coordinará el flujo de trabajo y dirigirá la acción al notificar a las personas y presentarles la información que necesitan para realizar su trabajo
Control y toma de decisiones
Otorga a los directores de negocio control directo sobre ciertos puntos de cambio y control en lo referente a cómo los sistemas de información facilitan la gestión de los procesos.
Los directores tienen acceso libre a los datos sobre el rendimiento de los procesos y control directo de las reglas y normas que gobiernan los comportamientos de los procesos.
Los usuarios de negocio participan tanto en la especificación de la definición inicial de los procesos como en los cambios para mantenerlos continuamente optimizados.
Los directores de sistemas de TI pueden descansar tranquilos; BPM proporciona el gobierno necesario para asegurar que los directores de negocio implementen los cambios de forma adecuada
Transparencia de los procesos
Proporciona visibilidad a través de capacidades de creación de modelos y supervisión.
Su modelo es lo que ejecuta en la práctica
El modelo es lo que ejecuta en la práctica (WYMIWYR “What You Model Is What You Run”).
Supervisión y análisis de los procesos
Lo que se mide es lo que se gestiona. Permite ver los procesos mientras se ejecutan, y determinar cómo las transacciones de negocio que fluyen a través de los procesos afectan a las métricas empresariales clave
¿Y qué pasa con aquellos procesos?
Los procesos de negocio son complejos ensamblados de modelos, reglas, datos, lógica, servicio y mucho más.

La recopilación estructurada de información que describe todas estas piezas y cómo funcionan juntas se denomina metadatos.
El modelo no es sólo el diseño, en realidad se convierte en el motor que dirige el proceso, proporciona un entorno de diseño unificado. Su modelo es lo que ejecuta en la práctica.
Proporciona información que ayuda a desvelar la raíz de los problemas y le ofrece información objetiva y sobre la que se puede actuar en términos de la acción a tomar para mejorar el proceso.
Para detectar deterioro en el rendimiento de su empresa es necesario entender cuál es su estado de funcionamiento “normal”. Pero “normal” varía según épocas y acontecimientos.
Para detectar deterioro de lo que es estadísticamente normal para las circunstancias actuales, en lugar de confiar en umbrales abstractos o promedios a largo plazo.
Una arquitectura de componentes reutilizables significa que tiene muchas más piezas móviles en su empresa.
Los metadatos permiten almacenar las descripciones de todas estas piezas y las relaciones entre ellas en un repositorio central. Necesita esta visión de lo que ocurre para gestionar todos los ensamblados y dependencias.
Agilidad de los procesos
Permite el cambio directamente, tanto haciendo más eficientes los procesos existentes como desarrollando unos nuevos.
Comunicación y colaboración
Incrementa las líneas de comunicación y colaboración directas e inmediatas entre todos los participantes en el proceso.
Permite extender su alcance a procesos más allá de los límites de su empresa, al permitirle colaborar de forma efectiva con clientes, socios y proveedores.
Acordar las métricas del rendimiento de los procesos de negocio
Compartir modelos de proceso y semánticas empresariales comunes
Comunicar de forma clara las tareas a realizar
Desarrollo rápido
Permite detectar el cambio cuando se produce, interpretar el impacto de ese cambio y desarrollar una comprensión compartida sobre cómo debe responder la organización. Además, le ofrece desarrollar e implementar soluciones más rápido.
Dispone de un punto central de cambio en la infraestructura de procesos y lógica de reglas (el modelo de procesos)
Minimiza la cantidad de código que se debe desarrollar y maximiza la reutilización de capacidades existentes
Presenta la funcionalidad existente como servicios reutilizables que se pueden convertir gráficamente en nuevas aplicaciones y procesos
Comparte la carga del diseño y cambio fuera del grupo de TI
Simula de forma rápida el funcionamiento de nuevos procesos antes de su implementación
Espacios de trabajo productivos
Alinea el trabajo que tiene que realizar y las herramientas que necesita a través de un único entorno de procesos personalizado
En lugar de que los usuarios cambien su estilo de trabajo para adaptarse a las aplicaciones, el nuevo entorno de procesos se adapta a cómo la gente trabaja productivamente.
Por ejemplo, en un proceso típico de entrada de pedidos, un empleado tendría que cambiar entre su correo electrónico, que es donde se le notifica en primer lugar, y los distintos sistemas de ventas para registrar las diferentes partes de un pedido, más luego dirigirse al sistema financiero para registrar la transacción de crédito y finalmente al sistema ERP para comprobar los niveles de stock. Con BPM, el empleado simplemente estaría ante una sola vista que presenta todos los campos de entrada y las notificaciones necesarias para completar el pedido. Cada uno de los sistemas existentes se actualizaría en segundo plano, pero eso ya no sería asunto del empleado de entrada de pedidos.
Las arquitecturas de negocio
Muchas arquitecturas en una
Una empresa cuenta con un entorno corporativo o diseño global cuyo fin es describir y gestionar cómo funciona.
En BPM, la arquitectura de la empresa consta de cuatro subarquitecturas.
Arquitectura de negocio
Arquitectura de procesos
Arquitectura de gestión
Arquitectura tecnológica
La estructura general de la organización, diseñada para aplicar estrategias que satisfagan los fines y objetivos de sus clientes y “stakeholders”
Representación en diseño de cómo una empresa se define a sí misma en términos de su papel y propósito, y cómo define la forma en la que crea valor.
La empresa desarrolla relaciones a través de unidades, y determina cómo se relacionará con sus clientes, accionistas y “stakeholders”.
Cada organización define sus objetivos empresariales de alto nivel y crea una estructura organizativa, incluyendo una descomposición funcional en unidades de operaciones como estructura básica para cumplir sus objetivos.
Conoce sus principios y prácticas, y desarrolla una cultura y lenguaje distintivos, así como costumbres en respuesta a oportunidades y desafíos.
Organizaciones centradas en los procesos
Las prácticas de Lean alinean personas, trabajo y capital con los procesos que crean valor para el cliente.
La gestión de los procesos de negocio (BPM) hace un llamamiento a la organización para que adapte su arquitectura de negocio con el fin de fomentar de forma directa los procesos de negocio que crean valor, trata a estos procesos de negocio como una cartera de valiosos activos corporativos.
"
Las técnicas de BPM se utilizan para, de forma explícita, definir y ejecutar procesos de manera que creen beneficios significativos.
BPM demanda la creación de nuevos roles que van más allá de los conductos funcionales para respaldar los negocios centrados en los procesos. Algunos de estos roles son:
Director de procesos:

El ejecutivo responsable de definir y
habilitar la arquitectura de procesos
empresariales, que fomenta la cultura
empresarial basada en los procesos,
como habilidades, sistemas
y comportamientos.
Arquitecto de procesos:

El individuo que diseña y construye
modelos y entornos para los procesos
de negocio clave, como son flujos de trabajo,
indicadores clave de desempeño (KPI)
y planes de control.
Propietarios de procesos de negocio:

Individuos responsables del rendimiento
integral de los procesos.
Ingenieros de procesos:

Individuos que construyen procesos de negocio ejecutables, incluyendo la creación
de servicios a partir de la orquestación
de otros, y la creación de aplicaciones
compuestas y de sistemas de medida,
notificación y control.
Analista de procesos
(psiquiatra de procesos):

El experto que define qué eventos se
deben supervisar, diagnostica problemas
de los procesos y prescribe
soluciones al rendimiento.
Actor del proceso
(o miembro del proceso, trabajador del proceso):

Alguien que no sólo trabaja dentro
de un proceso, sino que comprende
cómo encaja dentro de un flujo
de valor extendido.
Propietario de procesos; Es el papel más importante de todos en un negocio centrado en los procesos, diseña y coordina el ensamblado y la participación de todas las funciones y actividades de trabajo a todos los niveles dentro de un proceso, tiene la autoridad o capacidad para realizar cambios en el proceso, vigila su ciclo de vida completo para asegurar su rendimiento y efectividad, es responsable de los sistemas de medida e información del proceso, de la documentación del proceso, y de la formación de los actores del proceso dentro de su estructura y conducta, responsable en última instancia de la mejora del mismo.
"El trabajo en un mundo centrado en los procesos
Un participante del proceso es un miembro de un flujo global de personas, sistemas y tecnología, que trabajan juntos para crear valor con alguna finalidad relacionada con el cliente.
Cada uno de estos roles participativos es responsable no sólo de realizar sus trabajos funcionales directos, para los cuales ha recibido una buena formación y educación, sino también de entender cómo encaja su papel en el panorama general, es consciente de su posición en el flujo de valor y de cómo su propio trabajo afecta a las personas que van detrás y delante de él, sabe de forma precisa cómo crea valor.
El flujo de trabajo de BPM ayuda a guiarle; la supervisión en tiempo real le proporciona información; y los sistemas de control de BPM le ayudan a emprender acciones cuando aparece algún problema."
Conexión de estrategia y operaciones Las organizaciones centradas en los procesos aprovechan sus entornos de procesos para conectar estrategia de negocio y operaciones departamentales.
Puede asignar la intención estratégica a las métricas de rendimiento a través de un mapa de valor basado en los procesos.
BPM conecta métodos como Valor Económico Añadido (Economic Value Added) y medidas como Indicadores de Desempeño (Balanced Scorecard) con métricas de procesos operacionales.
La infraestructura de negocio de BPM
Dentro de la arquitectura de negocio hay un conjunto de elementos de infraestructura que se adaptan y optimizan con el fin de fomentar y facilitar comportamientos y rendimientos de éxito centrados en los procesos.
Dirección y el equipo de liderazgo
"BPM requiere de un liderazgo para establecer la visión, lograr el cambio y mantener el curso.
• El equipo de liderazgo articula el imperativo estratégico del cambio, comunica la visión de una organización centrada en los procesos y el enfoque sobre una empresa en constante mejora, autoriza ajustes estructurales y presume de los resultados.
• Se autoriza, faculta y obliga a todos los empleados a medir y analizar el rendimiento, participar en el diseño y la implementación de nuevas formas de trabajar y a mejorar continuamente los resultados de las actuaciones."
Rendimiento financiero
Asegura que tanto el rendimiento de los procesos como las mejoras de los mismos, queden cuantificados en términos de resultados financieros. Se forma tanto a las personas que llevan la contabilidad como a los equipos de procesos en cómo instrumentar procesos y proyectos de mejora para la creación de valor neto.
La vida es más que números: la visión equilibrada
Los indicadores de desempeño, conocidos como Balanced Scorecard, son un marco ampliamente utilizado para evaluar una organización sobre las líneas de cuatro perspectivas principales.
Una es la financiera, desde luego. Las otras son: cliente, proceso y aprendizaje. Sencillo y fácil de entender, el Balanced Scorecard se aplica de alguna forma como un estándar en más de la mitad de las corporaciones mundiales.
Facilitación del comportamiento: RRHH y formación
BPM significa nuevas habilidades. También significa diferentes nombres y descripciones de trabajos. Y nuevos incentivos y compensación asociados a medidas tanto cuantitativas como cualitativas de orientación, mejora y rendimiento de los procesos. Como la introducción de BPM constituye una nueva dirección, también significa gestión del cambio.
Los regímenes de formación para el diseño y mejora de procesos en BPM provienen directamente de las comunidades de Six Sigma y Lean.
Establezca un régimen de formación académica y profesional que garantice que sus empleados concentrados en los procesos sean plenamente capaces, y que su personal de TI conozca tanto los elementos técnicos como de programación de BPM.
La organización de TI para BPM
Los cambios necesarios para desarrollar una empresa BPM son más pronunciados en la organización de TI, donde el mundo funcional de desarrollo de aplicaciones y apoyo sostenido se entrega a un mundo empresarial de colaboración de ingeniería de procesos, ensamblado de aplicaciones y optimización empresarial.
Facilitación de la participación de negocio
BPM representa un cambio radical en la alineación organizativa de la función de TI en la empresa. La función de TI ya no se esconde ni queda secuestrada en un mundo de código arcano. Las personas de negocio y los profesionales de TI trabajan en colaboración, con herramientas como modeladores de procesos, montadores de aplicaciones sin código, y orquestadores de servicios. La función de TI se reorganiza para respaldar una capacidad de facilitación de procesos de negocio embebidos.
El CIO se está convirtiendo en el CPO
La función de TI se está dividiendo en dos. En un nivel, es pura gestión de infraestructura: táctica, estandarizada, gobernada por el coste. Pero en el otro nivel, utilizando BPM, la función de TI se está convirtiendo en un habilitador estratégico de la efectividad de los procesos. Con este cambio, el liderazgo de TI evoluciona hacia un liderazgo en los procesos.
El director de sistemas de información (CIO, Chief Information Officer) se convierte en el director de procesos (CPO, Chief Process Officer).
Los profesionales de TI se están convirtiendo en ingenieros
Como BPM permite desplazar el grueso del esfuerzo de TI desde el apoyo sostenido al desarrollo de soluciones, y como las soluciones se componen de servicios orquestados, el personal de eleva su rol de profesionales de TI a ingenieros de procesos. Con el tiempo, forme a sus desarrolladores de TI para que se centren en los procesos y permita que algunos de ellos se conviertan en ingenieros de procesos.
Competencias para la integración
Dado que BPM integra de forma natural personas, procesos y tecnología, requiere un enfoque completo y holístico sobre la integración. Para ello, es necesaria una disciplina de integración y un conjunto de habilidades y técnicas empresariales para construir y mantener de forma efectiva soluciones empresariales basadas en procesos. Usted tiene que
Comprender dónde residen los activos de la compañía en términos de personas, procesos y tecnología y cómo se puede acceder a ellos.
Poner a disposición de las personas el repositorio de conectores, interfaces, código fuente y otros componentes estándar y reutilizables de integración de la información y hacerlos accesibles a ingenieros de procesos y otros creadores de servicios.
Explotar los patrones de cómo acceden las personas a datos, información, aplicaciones y servicios en la arquitectura de integración.
Consultar con la comunidad de TI de la compañía, y proporcionar experiencia en el uso de herramientas y técnicas de integración.
El Centro de Excelencia de BPM
Las mejores prácticas de BPM se pueden recoger y diseminar a través de lo que se conoce como Centro de Excelencia (CoE, Center of Excellence), un lugar destinado a las personas y la información de todo lo relacionado con BPM. Un CoE de BPM establece estándares y métodos para la implementación de proyectos; ayuda a establecer el ámbito y la prioridad de los proyectos; identifica roles y personal para proyectos, y garantiza habilidades y formación, gobierno de procesos y de proyectos.
Es la representación escrita o mediante diagramas de las cadenas de valor y los procesos de negocio que operan por toda la empresa. Incluye tanto los procesos de funcionamiento fundamentales como los procesos habilitadores de apoyo a la gestión, demuestra de forma clara dónde se crea valor y cómo se relacionan y alinean los procesos operacionales con las estrategias y objetivos de la organización.
Representa procesos orquestados, procesos que están estructurados, que son repetibles y están automatizados, además de caracterizados, medidos y analizados. "
El entorno de los
procesos
Los procesos pueden ser de dos tipos:
fundamentales (directos) y habilitadores (indirectos).
Los procesos se pueden ensamblar en
cadenas de valor mayores conocidas como entornos de procesos.
Los entornos de procesos fundamentales incluyen procesos de flujo de valor para los clientes como presentación de nuevos productos, ciclo de pedido a cobro y aprovisionamiento de pago.
Los entornos de procesos habilitadores incluyen reclutamiento de empleados y gestión de recursos.
Colectivamente, los entornos de procesos conforman la arquitectura de procesos e incluyen todos los procesos utilizados por la empresa.
Las metodologías de procesos como
SCOR, Lean y Six Sigma hacen más:
Las metodologías de procesos
no son todas iguales,
y no son de un único tipo.
La selección de una metodología
de procesos para acompañar su
iniciativa BPM es una tarea
de importancia crítica.
Para construir los entornos
de procesos
y alinear los procesos en la arquitectura de
procesos, debe seguir una metodología
Metodologías de procesos
Una metodología de procesos es un anteproyecto que sirve tanto para caracterizar como para optimizar los procesos de negocio.
A las metodologías de procesos a menudo se las conoce como metodologías de mejora de procesos porque la mejora del rendimiento de procesos es muy popular, además de deseable.
No sólo establecen las bases para definir y mejorar los procesos, sino que también proporcionan el enfoque completo para asociar el rendimiento de personas, procesos y tecnología con la creación de valor.
Debe adaptar la metodología al tipo, tamaño, condición y elementos culturales de su empresa.
El ciclo de vida de los procesos
El objetivo de cualquier proceso es que sea estable
y que se mantenga siempre en un estado de
rendimiento alto.
Para llegar allí y seguir allí los directores de procesos se embarcan en proyectos que llevan los procesos por fases de análisis y mejoras.
Los estados de cambio por los que pasa un
proceso desde una condición de rendimiento
a la siguiente se conocen como
ciclo de vida del proceso.
El ciclo de vida de un proceso se define
mediante una combinación de condiciones
industriales y su metodología de procesos.
Diferentes metodologías de procesos como CMMI, IDEAL, Lean y Six Sigma, tienen establecidas sus propias fases del ciclo de vida.
El papel de la gestión es poner todo en movimiento, dirige las acciones y comportamientos de personas y sistemas, así como el flujo de información a través del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los procesos para alcanzar los objetivos empresariales.
Gestión de proyectos de BPM
Un proyecto BPM es un nuevo tipo de proyecto empresarial. Es en parte proceso y en parte tecnología. A veces es un proyecto de mejora, y a veces un completo rediseño. El alcance puede ser tan corto como un único proceso o tan largo como un flujo entero de valor. Un proyecto BPM es rápido, pero no impreciso.
A diferencia de un programa empresarial o un proyecto de desarrollo de software típico, los proyectos BPM se implementan de forma frecuente, en cortos ciclos de tiempo.
Planificación
BPM requiere que siga una metodología de procesos como Lean, Six Sigma o SCOR. Los objetivos del proyecto, el personal, el alcance, los hitos y lo que resulta vienen entonces dados por la metodología. Los proyectos BPM típicos pueden tardar tan poco como unos días o tanto como varios meses.
Análisis y diseño
Composición e implementación
Los proyectos BPM empiezan caracterizando la línea de base del proceso tal cual. Se mide y se valida el estado actual del proceso, y se crean las condiciones de líneas de base contra las que se van a comparar los progresos y mejoras.
El equipo diseña e implementa no lo que considera el estado ideal, sino el siguiente estado futuro, lo siguiente mejor. Este enfoque constituye una distinción crítica y una desviación del desarrollo clásico, que busca construir el estado ideal. De esta forma, la agilidad y la plataforma de BPM hacen posible la mejora continua.
El diseño de los procesos es una actividad facilitada, que comprende todas las clases de participantes en el proceso en sesiones que pueden consumir hasta un tercio del calendario del proyecto. Para optimizar el diseño, puede que considere necesario analizar los modelos de procesos mediante simulación. La simulación de procesos es una disciplina avanzada que BPM simplifica.
El desarrollo de procesos de negocio automatizados requiere de la composición de servicios que realizan las funciones y simulan las acciones que van a llevar a cabo personas y sistemas en función del modelo de procesos.
La composición no tiene nada que ver con el desarrollo de aplicaciones en el pasado. El calendario es más corto, los ciclos de revisión son más rápidos y la documentación se genera automáticamente
Las reglas que gobiernan las acciones empresariales en un proceso en ejecución se “exteriorizan” del motor de ejecución de procesos hacia lo que se conoce como motor de reglas. Estas reglas están accesibles en todo momento para los directores de negocio que las pueden modificar sin cambiar la lógica empresarial.
Gestión de procesos
Una vez que un proceso se realiza conforme
a las especificaciones, su objetivo es mantenerlo
ahí indefinidamente, hasta que la siguiente
mejora quede justificada.
Una vez implementado, un modelo de proceso se orquesta mediante un motor en tiempo de ejecución, que facilita la ejecución coherente y oportuna de los servicios y proporciona la transformación de valor añadido de entradas e información en salidas y resultados.
El rendimiento del proceso se mide en tiempo real y el proceso implementado es objeto de supervisión para ver si el rendimiento se ajusta a las especificaciones. Se realiza el seguimiento y se registran el volumen, la velocidad y los errores.
Siempre que un proceso experimenta una
condición fuera de límites, el seguimiento
de la actividad corporativa (BAM)
detecta el evento y emprende la acción.
Las acciones, especificadas en el modelo de proceso, pueden ir desde notificaciones personalizadas a
individuos (por pantalla, buscapersonas, mensaje
de texto, etc.) a numerosas interacciones
automatizadas del sistema.
En BPM, los directores de procesos pueden,
de forma rápida, buscar la raíz del problema
y emprender la acción.
El poder de BAM no se puede exagerar. BAM proporciona a los directores de procesos una visibilidad y transparencia sin igual al interior de los eventos y condiciones mientras suceden, en tiempo real.
Bank of America declaró una vez de forma célebre que su objetivo no era completar un millón de transacciones con éxito, sino completar una sola transacción con éxito, y luego repetirla un millón de veces. Eso es gestión de procesos.
Mejora de los procesos
Todos los procesos se degradan con el tiempo. Al final, se desgastan y se rompen, y otras variaciones comunes y por diversas causas, se llevan lo mejor de ellos.
En otros casos, surgen nuevas necesidades empresariales o nuevas tecnologías. Incluso un proceso que se ejecute perfectamente un millón de veces al día puede quedarse obsoleto.
Metodologías de mejora de los procesos, como Lean y Six Sigma, pueden corregir los defectos en los procesos y al mismo tiempo mejorar su efectividad. Los métodos CPI son una parte esencial de BPM.
Arquitectura tecnológica
Arquitectura tecnológica de BPM
La arquitectura tecnológica conecta las arquitecturas de negocio, de procesos y de gestión para satisfacer las necesidades y objetivos del negocio, incluye el conjunto de tecnologías componente que se combinan para respaldar los objetivos funcionales y condicionantes empresariales
• Respalda de manera rentable el cambio rápido y la innovación continua
• Alinea constantemente los recursos de TI con los objetivos de negocio
• Permite la gestión de los activos de TI existentes como un porfolio para alcanzar la máxima eficiencia y productividad
• Permite compartir la responsabilidad en la creación y cambio de las aplicaciones centradas en los procesos entre la empresa y TI
Componentes Principales
1. El espacio de trabajo unificado

Interfaces de usuario, supervisión y paneles, y bandejas de entrada de tareas
2. El entorno de ejecución

El motor de reglas de negocio, el motor de procesos y el motor de análisis
3. El motor de simulación
4. La caja de herramientas de diseño de los procesos

Creación de modelos de procesos, definición de reglas, definición de indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators), desarrollo de procesos y diseño de interfaces de usuario
5. El repositorio de metadatos

El “contenedor” de las descripciones, relaciones y políticas de los activos de los procesos
6. Adaptadores de servicios web y nuevo entorno de desarrollo de servicios

Proporciona conexiones con las funciones y herramientas existentes para la creación de nuevos servicios
Middleware: el pegamento físico
Es el software que facilita la comunicación y movilidad de los datos entre diferentes aplicaciones de TI. BPM aprovecha la funcionalidad del entorno de aplicaciones y datos mediante el uso del middleware de dos maneras:
1. Invoca aplicaciones
A través de interfaces de programas de aplicaciones (API, Application Program Interfaces) mediante código personalizado. Este enfoque es el antiguo. Conecta de forma permanente los procesos con las aplicaciones subyacentes, lo que dificulta la reconfiguración y mejora de los procesos con el paso del tiempo. Este enfoque se ha utilizado en el pasado, pero no permite los motores de BPM de agilidad, flexibilidad, productividad de TI y promoción de la autonomía empresarial.
2. Utiliza interfaces estándar
Llamadas adaptadores para comunicarse con los sistemas, con independencia de la plataforma o de la ubicación geográfica de dichos sistemas. Este enfoque supera la naturaleza “punto a punto” y frágil de las interfaces personalizadas. Los adaptadores se pueden aplicar a aplicaciones internas mediante la integración de aplicaciones de empresa (EAI, Enterprise Application Integration) o a aplicaciones de partners mediante conexiones de empresa a empresa (Business-to-Business, o B2B)
Con la reciente llegada de la arquitectura orientada a servicios (SOA), las soluciones de integración están evolucionando ahora a lo que se conoce como soluciones de servicios corporativos, Enterprise Service Bus (ESB).
ESB utiliza interfaces estándar de servicios web y una topografía de bus para convertir los activos de TI existentes en servicios web que se utilizan en el entorno de ejecución de los procesos
Las arquitecturas BPM utilizan un ESB en su integración subyacente, lo que maximiza la flexibilidad y escalabilidad y, por lo tanto, garantiza que las ventajas de SOA se pueden llevar a la práctica por completo.
Metadatos: el pegamento lógico
Los metadatos son “datos acerca de datos”: información acerca de sus datos. Los metadatos constituyen la arquitectura lógica, el mapa o guía de referencia que le ayuda a usted y a los sistemas a saber donde hay que ir para obtener servicios y procesos de información.
Los metadatos son un elemento crítico para facilitar el descubrimiento, interpretación y análisis de impacto en BPM. Describen los servicios, incluidos sus atributos e incluso las relaciones con otros metadatos.
Los metadatos se mantienen en un repositorio controlado, una biblioteca centralizada para el almacenamiento de información acerca de todas las partes y piezas (conocidas como activos) de los diseños de los procesos, como servicios web, servicios de reglas, modelos de procesos, documentos y mucho más.
Los repositorios de metadatos incorporan una capacidad de búsqueda que permite encontrar todos estos activos mediante lo que se conoce como técnicas de búsqueda basadas en atributos, que se asemejan al uso de un motor de búsqueda para los activos de procesos.
El repositorio se utiliza tanto para reutilizar componentes de origen en el ensamblado de nuevos procesos como para encontrar modelos de subprocesos acabados que se puedan volver a utilizar en el desarrollo de otros procesos. Hay más. Cuando los activos se desarrollan y almacenan en un sistema de versiones de código (CVS, code versioning system) BPM, se definen propiedades fijas (rol, usuario, sistema, servicio, WSDL -lenguaje de descripción de servicios web-, etc.) para esos activos y también se almacenan como metadatos.
Muchos repositorios también permiten a los usuarios etiquetar activos con metadatos personalizados proporcionando interfaces de usuario sencillas para asociar palabras a archivos de activos.
Muchos repositorios de metadatos utilizan ahora tecnologías semánticas para organizar los metadatos. Estas tecnologías se basan en estándares del sector como el marco de descripción de recursos (RDF, Resource Description Framework) o el lenguaje de ontologías para la web, (llamado OWL, Web Ontology Language).
Le permiten incluir descripciones completas de componentes y definir las relaciones entre los elementos de metadatos.
También le ayudan a mantener relaciones complejas entre componentes y a realizar el seguimiento de las muchas dependencias entre ellas, en especial cuando las cosas cambian o se añaden nuevos activos.
Por ejemplo, la tecnología semántica notifica a un desarrollador que modifique un proceso cuando el servicio web que utiliza ese proceso tiene cambiado su formato de salida.
Creación de modelos unificados
BPM proporciona un completo conjunto de capacidades en un único entorno de desarrollo unificado para los individuos de negocios y técnicos que trabajan juntos para modelar nuevos procesos.
Este entorno unificado para la creación de modelos les ayuda a colaborar en la determinación de los procesos, la definición de los indicadores clave de desempeño (KPI), el diseño de aplicaciones compuestas y la definición de reglas de negocio y reglas de ruta de tareas.
Definición de procesos y diseño de flujos de trabajo
La herramienta de diseño de procesos permite a los analistas empresariales diseñar y documentar los procesos ejecutables, también pueden definir los indicadores clave de desempeño como medidas del proceso.
Las herramientas de diseño de los procesos son gráficas y, por lo general, permiten a los desarrolladores de procesos el uso de la técnica “drag-and-drop” (arrastrar y colocar).
Las herramientas de desarrollo producen por lo general descripciones de procesos en una notación de creación de modelos estándar, como BPMN o XPDL. Esto permite un entendimiento y comunicación mejores entre los desarrolladores.
Sin embargo, algunos elementos no se pueden modelar en un formato ejecutable dentro de la herramienta. En tales casos, la mayoría de las herramientas permiten la documentación de los requisitos que giran en torno al proceso para una comunicación clara con los desarrolladores de los procesos. Las reglas de ruta del flujo de trabajo van desde reglas simples a complejas. Una regla simple podría ser: Dirigir siempre las solicitudes de corrección de errores a Jorge.
Las reglas más complejas se basan en eventos que se producen durante el tiempo de ejecución de los procesos, por ejemplo: Cuando las reclamaciones de los clientes vengan de compañías que han superado el millón de euros en ventas en el pasado año, enviarlas al vicepresidente del Servicio al Cliente.
La mayoría de las herramientas BPM integran también los procesos con herramientas de calendario como Microsoft Outlook; o pueden disponer de la capacidad para definir un calendario directamente en la propia herramienta.
Con los calendarios, puede dirigir los flujos de trabajo de forma más inteligente, en función de si un individuo está disponible para realizar una tarea determinada o de si una unidad de negocio de una zona geográfica en particular en concreto está abierta.
Desarrollo de los procesos
Las herramientas de diseño de procesos ponen de manifiesto todos los detalles técnicos importantes que son necesarios para implementar los pasos del proceso mediante servicios existentes que se han creado y hospedado en el entorno de ESB o de servicios web estándar.
Para crear los procesos, los desarrolladores trabajan con el mismo modelo de proceso definido por la gente de negocios, mediante la correspondiente documentación que proporcionan, posteriormente, editan el modelo o detallan pasos para desarrollarlos como completos subprocesos. También añaden otros detalles técnicos, como información sobre servicios, formatos de datos, transformación, asignación, registro, seguridad y disponibilidad.
Definición de reglas de negocio
Las reglas de negocio son las políticas y procedimientos que automatizan los puntos de decisión en un proceso de negocio. En el pasado, las reglas de negocio se incluían en la lógica y el código de aplicaciones como ERP. Como consecuencia, era difícil acceder a ellas y cambiarlas, dado que el director de negocio responsable de la regla no podía hacerlo sin dedicar mucho tiempo y sin un considerable respaldo por parte del personal de TI.
Una de las partes atractivas y valiosas de BPM es que estas reglas se exteriorizan fuera del código de las aplicaciones y se gestionan por separado en motores de reglas mediante el uso de interfaces que son accesibles para los directores de negocio.
La tecnología BPM utiliza reglas de forma constante. Las reglas rigen la ruta del flujo de trabajo y alerta a los directores de los eventos. Por ejemplo: Si el volumen medio de pedidos tiende al alza en más de dos desviaciones estándar, enviar una alerta al vicepresidente de Finanzas.
Las reglas de negocio también pueden tomar decisiones automáticamente: Si el solicitante del préstamo es un cliente existente y su puntaje de crédito está por encima de 760 y el importe del préstamo es inferior a 20.000 euros, entonces aprobar automáticamente el préstamo.
Los usuarios autorizados pueden cambiar las reglas de los procesos de dos maneras: pueden editar las reglas directamente en un entorno de producción o de desarrollo, y luego promoverlas mediante el ciclo de liberación normal.
Esta agilidad permite a los usuarios reaccionar a los eventos y cambios en el entorno empresarial sin necesidad de volver a diseñar o implementar un proceso entero y todos sus servicios relacionados.
Los motores de reglas tienen interfaces y enfoques intuitivos para el diseño de reglas de negocio, lo que incluye tablas sencillas, diagramas de flujo gráficos y otros árboles y herramientas visuales complejos de decisiones.
Una vez definidas las reglas, los servicios de reglas se introducen fácilmente en el ESB y se pueden utilizar en cualquier número de procesos de negocio. El motor de ejecución de los procesos ejecuta los servicios de reglas igual que cualquier otro servicio ESB.
El diseño de interfaces de usuario
En un entorno BPM, los trabajadores de los procesos gestionan y llevan a cabo muchas tareas diarias comunicándose mediante interfaz con los ordenadores que ejecutan aplicaciones basadas en web.
Las suites BPM incluyen una capacidad integrada para crear las aplicaciones y sus interfaces de usuario (UI). La capacidad de ensamblar las aplicaciones de procesos se denomina con frecuencia entorno de aplicaciones compuestas (CAF, Composite Application Framework).
Los entornos BPM CAF son rápidos y sencillos de utilizar. El marco CAF emplea una técnica conocida como desarrollo de aplicaciones sin código dirigida a la creación y presentación de las interfaces de usuario a los usuarios finales.
Se denomina sin código porque el desarrollador no tiene que programar código informático, como Java o HTML, para crear las interfaces. Las herramientas CAF emplean el enfoque “drag-and-drop” de BPM e incorporan las más avanzadas herramientas de desarrollo de interfaces.
Las herramientas CAF utilizan tecnologías Web 2.0 como AJAX para proporcionar al usuario una óptima experiencia. Las herramientas más avanzadas disponen también de controles que se pueden arrastrar y colocar en la paleta de diseño para crear rápidamente nuevos formularios e interfaces de usuario.
Estas herramientas tienen normalmente una metodología WYSIWYG (del inglés “What You See Is What You Get”) en la que la pantalla real que ve un usuario se puede visualizar en cualquier momento durante el desarrollo.
En BPM, se utiliza una plataforma para diseñar y crear tanto procesos como interfaces de usuario CAF. Además, se pueden utilizar herramientas de terceros para crear y ejecutar aplicaciones y conectarlas al motor de ejecución de procesos con un servicio web.
Simulación
Después de diseñar un proceso, es posible que desee probarlo primero “en el laboratorio”. Con BPM, puede simular un proceso con el ordenador para ver cómo se comportará en diversas condiciones.
La simulación de un proceso se ejecuta como un proyecto en uno o varios escenarios distintos. Un proyecto de simulación contiene modelos de simulación de procesos, recursos compartidos y configuraciones de documentos.
El proceso se simula en el mismo entorno utilizado para la creación del modelo. Por lo tanto, una simulación se puede realizar rápidamente.
En las simulaciones se ejecutan procesos mediante situaciones de “qué pasaría si . . . “ y se ajustan a los cambios en las características de las tareas como necesidades de recursos, coste, duraciones (tiempo del ciclo) y características de las colas.
Cuando hablamos de recursos, nos referimos a cosas como máquinas, papel, servicios de partners, mano de obra, etc., y se pueden compartir entre uno o varios procesos.
Dado que muchos procesos se desencadenan por la llegada de un documento, la creación de instancias de procesos para la simulación se controla mediante la generación de documentos.
Las configuraciones de documentos definen tanto las distribuciones como las prioridades de llegada. Los resultados de la simulación se presentan de manera gráfica, con información sobre pasos de trabajo realizados, longitudes de cola, documentos entrantes, ruta de documentos dentro del proceso, inicio, parada, etc.
De modo que, ¿cómo se sabe lo que funciona y lo que no? ¡Con informes! En las simulaciones se generan informes. Los informes en tiempo real proporcionan información inmediata y se actualizan constantemente a medida que progresa la simulación.
Los analistas utilizan estos informes gráficos para determinar rápidamente los efectos de los cambios que han realizado en la simulación ejecutada. Los informes posteriores a la simulación proporcionan más detalles, como datos de simulación, analíticas y gráficas.
El viaje de ida y vuelta en la simulación, quizás su característica más importante, significa utilizar los datos de producción de modo que los procesos se puedan optimizar y luego implementar directamente en el modelo de proceso subyacente.
El entorno de ejecución
El entorno de ejecución es el sistema operacional en tiempo real que gestiona y supervisa los procesos a medida que se realizan.
Motor de ejecución de procesos
El motor de ejecución orquesta las actividades e interacciones del modelo de proceso.
Gestiona la ruta de las tareas de trabajo a las personas, según las reglas de ruta definidas en el modelo.
Gestiona la transferencia de incidentes a niveles superiores y las delegaciones, y administra el estado del flujo de trabajo, garantizando que el trabajo se realiza.
Además, coordina las interacciones con aplicaciones de terceros a través del middleware y proporciona también auditorías de los procesos.
Motor de análisis
Recopila y analiza los datos de los procesos para presentarlos a los propietarios de dichos procesos. Algunas de sus tareas son:
Seguimiento de los procesos

Recopila y procesa continuamente datos acerca de las transacciones conectadas a un proceso. Realiza el seguimiento de volúmenes (por ejemplo, el número de préstamos procesados o el valor de los pedidos aprobados), velocidades (tiempos de ciclo, tiempos de ejecución de pasos), errores (transacciones que no se producen en orden) y condiciones especiales definidas por el usuario.
Generación de alertas

Notifica a los usuarios cada vez que se cumplen determinados criterios de alerta o se exceden los umbrales de alerta. Las alertas se envían a través del correo electrónico, dispositivos móviles o mediante servicios web.
Aprendizaje estadístico

Construye una base de conocimientos de estadísticas de rendimiento a partir de criterios centrados en el tiempo, como la hora del día y la hora de la semana. Genera automáticamente límites superiores e inferiores, basados en patrones históricos, que utilizará el motor de alertas.
Análisis predictivo

A partir de los datos de volúmenes y velocidades procedentes tanto de procesos activos como del historial, logra una comprensión de cómo se realiza el proceso. Realiza predicciones de acontecimientos futuros válidas desde el punto de vista estadístico. Por ejemplo, detección de posibles situaciones de reducción del rendimiento, presentación de alertas o realización de acciones para corregir la condición antes de que afecte al servicio.
El espacio de trabajo unificado
La capa superior de la arquitectura tecnológica de BPM es el espacio de trabajo unificado. Este espacio de trabajo es lo que el usuario final (el trabajador del proceso) ve. Coordina y facilita las tareas diarias, especificadas en el modelo de proceso.
Bandejas de entrada de tareas
Las bandejas de entrada de tareas son la interfaz
principal entre el entorno de ejecución de los
procesos y el trabajador del proceso.
Haciendo uso de notificaciones por correo electrónico o páginas web, alertan al responsable de las tareas y presentan información sobre estado, prioridad en el escalado de incidentes a un nivel superior y delegación.
Gestión de personas y procesos
Los directores de procesos tienen sus propias maneras de gestionar un proceso y las acciones de las personas que trabajan en él. Disponen de una apreciación de mayor nivel de las tareas asignadas a los responsables del proceso y de su estado actual
También poseen la capacidad para redistribuir el trabajo de la manera más adecuada. Además, las herramientas BAM (del inglés Business Activity Monitoring. Véase la sección “Paneles de supervisión” para obtener más información) implementan indicadores clave de desempeño (KPI) que permiten a estos directores visualizar el rendimiento individual de cada empleado y su efectividad en determinadas tareas dentro del proceso.
Con las rápidas capacidades de creación de aplicaciones de la tecnología BPM, los desarrolladores pueden crear nuevas interfaces de usuario para que las personas interactúen con paquetes de aplicaciones. Estas interfaces de usuario pueden presentar datos a los usuarios como parte de su ejecución de tareas o proporcionar formularios para la introducción de los datos asociados a esa tarea.
Paneles de supervisión
Los usuarios de negocio pueden realizar el seguimiento del progreso de los procesos en funcionamiento mediante la supervisión de la actividad corporativa, Business Activity Monitoring (BAM). Con BAM, los usuarios de negocio realizan sus propios análisis y determinan la causa primordial de los problemas en los procesos.
Las herramientas BAM presentan la información de una manera gráfica muy intuitiva, presentan al usuario una visualización de alto nivel de un proceso en ejecución, con indicaciones claras de los flujos de ruta críticos y cuellos de botella del proceso.
El usuario puede profundizar y explorar niveles de detalle, por paso del proceso o por regla KPI, para determinar dónde están teniendo lugar los problemas. Las herramientas BAM también proporcionan capacidades de análisis adicionales, como la posibilidad de correlacionar diferentes indicadores clave de desempeño (KPI) y explorar las interacciones.
Los paneles de supervisión utilizan la misma representación visual precisa del modelo de proceso definido en la herramienta de creación de modelos al comienzo del ciclo de vida. Los usuarios de negocio ven el funcionamiento del mismo proceso que han especificado.
Componentes de terceros
La tecnología BPM actúa de interfaz con varias conocidas herramientas de terceros, como Microsoft Office, Lotus Notes, sistemas ERP, Sistemas de gestión de documentos, herramientas de análisis como Minitab y herramientas de Business Intelligence.
Con BPM, puede incluir estos y otros activos de TI similares como parte de la solución. BPM le permite aprovechar al máximo cada herramienta para obtener el mejor rendimiento de su inversión total de TI.
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