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DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

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by

katherin muñoz

on 26 August 2016

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Transcript of DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

Comunicación escrita que
se utiliza en las relaciones
entre organizaciones y
personas naturales;
igualmente entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas
entidades se denomina
oficio.
Independientemente del
estilo y según su contenido
existen varias clases, entre
las cuales se destacan:
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinario, para ello se recomienda tener en cuenta:
LA CARTA
CIRCULAR
ACTA
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
Tratar un solo tema por comunicación y redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar tratamiento respetuoso y cortés, empleando un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
OBJETIVOS DEL MANUAL
- Dar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa .
- Tener en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos .

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
- Regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicación recibida.
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
- Impugnar o corregir una situación.
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
- Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
- Felicitar, invitar o convocar y hacer llamados de atención, entre otros.
Se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
ORGANIZACIONALES:
OFICIALES:
Se producen en las oficinas públicas y organizacionales del estado.
PERSONALES:
Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas:
BLOQUE EXTREMO
Todas las lineas parten del margen izquierdo.
BLOQUE
Las lineas del código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
SEMIBLOQUE CON SANGRÍA
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- Informar sobre un hecho en forma breve.
- Expresar necesidades.
- Hacer requerimientos.
- Regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicación recibida.
-Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
- Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
- Impugnar o corregir una situación
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos
- Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias y hacer llamados de atención entre otros
Existen dos modelos de memorando:
BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular de carácter interno se utiliza para dar informar disposiciones, normas, lineamientos y pautas.

la circular externa es par dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios entre otros.
El acta expresa lo tratado en una reunión o situación específica. Es un documento que adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclarar si es de carácter ordinario o extraordinario.
para su redacción y presentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tratar un solo tema e iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa, utilizando un tratamiento respetuoso y cortés.
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo, utilizando los formatos normalizados y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
circular bloque extremo
circular estilo bloque
Características de redacción y presentación
A continuación presentaremos las recomendaciones mas importantes:

- Toda acta debe llevar los nombres del grupo que se reúne, aclarando si la reunión es ordinaria o extraordinaria.
- Las actas se redactan en tiempo pasada, excepto las de descargo que se deben redactar en presente.
- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
- Debe estar firmada y con los datos completos para su total validez.
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación especifica.
Clases de actas
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

- Actas de comité
-Actas del consejo municipal
-Actas de consejos
-Actas de junta directiva
-Actas de asamblea
-Actas de baja de inventarios
-Acta de eliminación de documentos
-Actas de sociedades
-Actas de entrega
-Actas de levantamiento de cadáveres
-Actas de reuniones administrativas
Esquema Acta
ACTAS
INFORME
La expedición del informe está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
El informe se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.
Características de redacción y presentación
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tratar un solo tema por informe
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
- Usar tratamiento respetuoso y cortés
- Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
- Disponer el orden en que se va a describir y contar las actividades realizadas y elegir un lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar lo hechos.
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda tener en cuenta los siguientes usos:
- Regular o aclarar una situación e informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.
-Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto y reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
- Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto determinado.
Clases de informes
Los informes pueden ser:
- Resumen ejecutivo, que tiene de 1 a 3 paginas.
- Informe corto, que consta de 1 a 10 paginas.
- Informe extenso, de 11 paginas en adelante.
ESQUEMA INFORME
EJEMPLO INFORME
CERTIFICADO Y CONSTANCIA
Certificado
Es un documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne.
con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
- calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.
- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción.
- Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvo, resultados médicos, documentos de identidad entre otros.
Constancia
Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
según el hecho o el acto se clasifican en constancias para:
- tiempo de servicio
- experiencia
- salarios u honorarios
- jornada laboral
- cumplimiento de comisiones
- comportamiento de trabajador, entre otros
Características de redacción y presentación
la constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- redactar en forma clara, precisa y concisa.
- usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
- emplear un estilo gramatical natural sencillo y continuo.
- utilizar los formatos establecidos en cada organización.
- expedir siempre en original.
ESQUEMA CERTIFICADO
ESQUEMA CONSTANCIA
- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
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