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DOCUMENTO FUENTE

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by

lizbeth guzman

on 23 February 2015

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Transcript of DOCUMENTO FUENTE

¿QUE SON?
¿CUALES SON?
TIPOS
¿PARA QUE SIRVEN?
Capturan los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.
DOCUMENTOS FUENTE
La adquisición y venta de mercancías son operaciones que estas respaldadas por documentos mercantiles, tales como facturas y notas de venta, entre otros. Estos documentos se conocen con el nombre de documentos fuente.
Los documentos fuente se dividen en dos tipos:
Documentos justificativos:
Son “todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables”.
Documentos comprobatorios:
Son aquellos “documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad”.
PAGARÉ
Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa,
principalmente para obtener recursos financieros.
FACTURA
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
NÓMINAS
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a
remunerar por los servicios que éstos le prestan al patron.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos
o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y
estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las
relaciones laborales.
RECIBOS
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
LETRA DE CAMBIO
Es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen
CHEQUE
Orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador
disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de
fondos que tenga disponibles en un banco.
• Factura
• Pagare
• Cheques
• Carta porte
• Nota de venta
• Nota de crédito
• Letras de cambio
• Recibos

ELEMENTOS
Fecha de la operación
Monto de la operación
Datos de identificación del vendedor
Datos de identificación del comprador
Descripción de las mercancías (modelo, tamaño, marca)
Fecha de pago
Las condiciones para el reclamo o devolución
CARACTERISTICAS
Se originan por la compra - venta de bienes

Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente
RECIBOS POR HONORARIOS
RECIBOS DE ARRENDAMIENTO
RECIBOS DE CAJA
RECIBOS DE GASTOS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
El recibo por honorario debe ser
utilizado (emitido) por los profesionales,
técnicos, artistas y científicos que presentan
sus servicios en forma
independiente e individual y
que para efectos del
impuesto a la renta genera
rentas de cuarta categoría.
ELEMENTOS
Fecha de expedición
Descripción del servicio
Monto de los horarios generados por la prestación del servicio
Datos de identificación de la persona a quien se presto el servicio
Datos de identificación del prestador del servicio
Lugar de expedición del servicio
Es un contrato mediante el cual la arrendadora se compromete a otorgar
el uso o goce temporal de un bien a la
persona física o moral,
obligándose este último a
pagar una renta periódica
que cubra el valor original
del bien, más la carga
financiera, y los gastos

adicionales que contemple
el contrato
ELEMENTOS

Contrato de arrendamiento

Declaración del arrendador

Declaración del arrendatario

Declaración de ambas partes

Cláusulas

Firma de testigos
Es un soporte de contabilidad
en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa.
El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
ELEMENTOS
la fecha de emisión

los teléfonos de atención al cliente

los conceptos que se cobran
EL LIBRADO
Es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en
una fecha futura fija o determinable.
EL AVALISTA
Es la persona que garantiza el pago del pagaré.
EL BENEFICIARIO
Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré, si este ha sido transmitido o
endosado por el librador.
INTERVIENEN
ELEMENTOS
La denominación de pagaré.
El vencimiento o la fecha en la que deberá abonarse.
El importe de la cantidad a abonar.
El lugar en el que debe efectuarse el pago.
El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se
deba efectuar.
El lugar y la fecha de libramiento.
La firma del deudor.
La denominación de cheque inserta en el texto mismo del título.
El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.
El nombre del que debe pagar (
BANCO)
El lugar de pago
La fecha
El lugar de la emisión del cheque
ELEMENTOS
CHEQUE ENDOSADO
Un cheque se endosa, cuando la persona
que lo recibe lo firma en la parte posterior y se
lo entrega a otra persona, para que ésta lo cobre.
Todo endoso debe ser firmado por la persona
que lo extiende y la firma hecha por mandato
de otro debe indicar esa circunstancia.
ELEMENTOS
Datos de la Entidad:
• Nombre o razón social
• CIF de la Entidad
• Domicilio



Otros datos
• Período de tiempo que abarca la nómina
• Nº de días del período
• Salario Base
• Complementos saláriales debidamente especificados
• Bases de cotización
• Importe y porcentajes de las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social
• Anticipos (en su caso)
• Remuneraciones en especie (en su caso)
• Líquido a percibir
• Lugar y fecha del recibo
• Firma del trabajador
• Firma y sello de la empresa
Datos del Trabajador:
• Nombre
• N.I.F. del trabajador
• Categoría profesional
• Puesto de trabajo
• Nº de Matrícula
• Fecha de antigüedad en la entidad
CARTA PORTE
Es el título legal del contrato entre el cargador y el acarreador, y por su contenido se decidirán todas las contestaciones que ocurran con motivo del transporte de los efectos, sin admitirse más excepción en contrario que la de falsedad, o error involuntario de redacción.
NOTA DE VENTA
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
NOTA DE CREDITO
Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.
CONCLUSIÓN
Los documentos fuente sirven para que, de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de supervisión y control, se logre contribuir a la optimización de diversos sistemas administrativos de gestión y control en una empresa.
También puede ayudar a capturar diversos datos clave de cada una de las transacciones que nosotros realicemos, por lo tanto se podría usar como alguna prueba de que se realizó alguna transacción realizada; y gracias al formato que posee, se puede archivar de una manera más eficiente.
El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. Los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía.
1. Nombre o razón social le la empresa que lo emite.
2. Nombre, número y fecha del comprobante.
3. Descripción del contenido del documento.
4. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
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