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Control de asistencia para el aula con Excel 2010

Este tutorial muestra el procedimiento para construir un control automatizado y personalizado de asistenci que permita facilitar el registro de asistencia por parte del docente plantilla http://goo.gl/N5ChF3
by

Javier Rodriguez Sosnaba

on 4 September 2014

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Transcript of Control de asistencia para el aula con Excel 2010

Control de asistencia
Propuesta
con Excel 2010
Se utiliza un único libro de Excel para el control de asistencia de varios grupos.
Por cada hoja se registra un grupo.
El valor de asistencias necesarias para el “bonus” es personalizable.
El bonus o puntos extra es personalizable.
El registro de la asistencia se visualiza a través de íconos que son más fáciles de reconocer.
El alumno que se hace acreedor al bonus es fácilmente localizable.
Las celdas con fórmula están bloqueadas.
El cambio en alguno de los datos actualiza automáticamente los datos vinculados.
Se validan datos y se muestran mensajes de ayuda o alerta para la captura de información.
Caso práctico
4 grupos y 140 alumnos
Registro de asistencia por departamental
Bonus por calificación
Se requiere organizar, sistematizar y consultar de forma efectiva
Disponible para los alumnos
Herramientas
Formato de texto
Fuente
Alineación
Formato de celda
Alineación vertical
Estilos de celda
Borde de celda
Validación de datos
Formato condicional
Conjunto de íconos
Autosuma
Función lógica SI
Bloqueo de celdas

Paso 1
Formato general de la hoja

1.
Inicie la aplicación de Excel 2010 , genere un documento nuevo o libro en blanco y guarde el archivo como control-de-asistencia.
2.
Cambie el nombre de la hoja por el grupo correspondiente.
3.
Haga clic en el botón
seleccionar todo
, observe que todas las celdas cambian de color.
4.
Seleccione la
fuente Arial
y
tamaño 10.
5.
Aun con todas las celdas seleccionadas haga clic en el botón
Formato.
6.
Seleccione la opción
Formato de celdas.
7. Seleccione la pestaña
Proteger.
8. Desactive la casilla
Bloqueda.
9. Haga clic en el botón
Aceptar.
Paso 2
Datos generales

1.
Escriba los datos de identificación utilizando una fila para cada renglón de información.
2.
Seleccione la
celda
o
rango de celdas
antes de aplicar algún formato.
3.
Haga uso del grupo de herramientas
Alineación
tanto para centrar horizontal y verticalmente el contenido de la celda.
4.
Utilice el grupo de herramientas para cambiar el color de las letras.
5.
En el botón
Bordes
haga clic en la flecha para desplegar más opciones y seleccione la posición del borde deseado.
Paso 3
Encabezado del control de asistencia

1.
Para diseñar el encabezado se requiere utilizar 4 filas, en este encabezado se incluyen las celdas con los datos para personalizar el bonus o puntos extra.
3.
El resultado de combinar las celdas debe ser similar a la imagen.
4.
Aplique diferentes estilos a las celdas, utilice las opciones del botón
Estilos de celda.
2.
Haga uso del grupo de herramientas
Alineación
para combinar y centrar celdas de los títulos: asistencia, bonus por asistencia y primer departamental.
5.
El resultado de aplicar estilos a las celdas debe ser similar a la imagen
6.
Para colocar verticalmente el contenido de las celdas con las fecha de asistencia seleccione dicho rango.
7.
Seleccione la opción
Formato de celda
y elija la pestaña
Alineación
.
8.
En la opción
Orientación
escriba 90 grados.
9.
Elija la pestaña
Número
y en la categoría
fecha
Seleccione un formato corto
10.
Haga clic en el botón
Aceptar
11.
Si es necesario ajuste el alto de las filas
Paso 4
Formato al registro del alumno

1.
Seleccione un
rango de celdas
para el registro y control de asistencia de los alumnos.
2.
Elija la opción
Formato de celda.
3.
Seleccione la pestaña
Bordes.
4.
Del cuadro
Estilo
seleccione un borde continuo.
5.
En el cuadro
Borde
aplíquelo a los bordes externos y al borde interno horizontal.
6.
Seleccione un estilo punteado y aplíquelo al borde interno horizontal.
7.
Haga clic en el botón
Aceptar
.
Paso 5
Formato condicional

1.
Seleccione el rango de celdas donde se registrara la asistencia.
2.
Haga clic en el botón
Formato condicional.
3.
Seleccione la opción
Nueva regla.
4.
Haga clic en el
tipo de regla
y seleccione la opción aplicar formato a todas las celdas según sus valores.
5.
Del combo
Estilo de formato
seleccione la opción
Conjunto de íconos.
6.
Seleccione el estilo de iconos
3 símbolos sin círculo.
7.
Modifique el segundo icono (advertencia).
8.
Seleccione el signo
cruz roja.
9.
Del combo
Tipo
seleccione la opción número de ambos íconos y escriba los valores
1
y
0
respectivamente.
10.
Haga clic en el botón
Aceptar.

10.
Al escribir un cero o un uno aparecerá el ícono correspondiente junto al valor escrito.
11.
Para “ocultar” dicho valor aplique al rango de celdas el formato
Color de texto blanco.
Paso 6
Validación

4.
Seleccione la pestaña
Configuración.
5.
Modifique los criterios de validación del combo
Permitir
y elija
Número entero.
6.
Del combo
Datos
seleccione la opción
entre.

7.
Escriba los valores en Mínimo 0 y Máximo 1.
1.
Seleccione el rango de celdas que contienen el registro de asistencia.
2.
Para validar los datos seleccione en el menú principal la opción
Datos.
3.
Seleccione el botón
Validación de datos.
8.
Seleccione la pestaña
Mensaje de entrada.
9.
Escriba el título e instrucciones para ingresar datos.
10.
Verifique que la casilla
Mostrar mensaje
este activa.
11.
En la pestaña
Mensaje de error.
12.
Seleccione del combo
Estilo
la opción
Detener.

13.
Escriba el mensaje en caso de ingresar un dato no válido.
14.
Verifique que la casilla mostrar mensaje de error este activada.
15.
Haga clic en el botón
Aceptar.
Paso 7
Autosuma

4.
Copie la fórmula a las demás celdas de la columna total.
TIP.
Seleccione la esquina inferior derecha de la celda y arrastre con clic derecho sostenido para copiar la fórmula en las demás celdas.
1.
Seleccione la primera celda de registro de la columna de total.
2.
Haga clic en el botón
Autosuma.
3.
Verifique que el rango abarque todas las celdas del registro de asistencia.
4.
Oprima la tecla
Enter.
Paso 9
Formula para el bonus

1.
Seleccione la celda para registrar el bonus.
2.
En el cuadro insertar función escriba la fórmula anterior, es muy importante asegurarse que las celdas de la fórmula correspondan de la siguiente manera:
Asistencias requeridas = K9
Total de asistencias= J12
Bonus por asistencia= k11
Paso 8
Razonamiento para el bonus

Si la suma de asistencias por estudiante es mayor o igual al valor necesario de asistencias asignado por el docente, identifica, resalta y escribe el bonus asignado por el docente junto con el signo(+) en caso contrario no apliques ningún valor o formato a la celda
Sustituyendo por una fórmula de EXCEL
=SI(K14>=L11,"+"&L13,"")
=SI(J12>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J13>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J14>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J15>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J16>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J17>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J18>=K9,"+"&K11,"")
=SI(J18>=K9,"+"&K11,"")
4.
Copie y pegue la fórmula en las celdas restantes pero asegúrese que las referencia a los valores personalizados del bonus no cambien.
5.
Únicamente debe cambiar el valor de la celda que suma las asistencias por cada estudiante.
6.
Compruebe la formula agregando valores de asistencia.
7.
En este ejemplo a quien cumpliera con 6 o más asistencias se le otorgaban 2 puntos extras.
1.
Seleccione el
rango de celda
donde escribió fórmulas (auto suma y bonus).
2.
Seleccione
Formato de celda
y elija la pestaña
Proteger.
3.
Active la casilla
Bloqueada
.
4.
Haga clic en el botón
Aceptar
.
Paso 10
Bloquear celdas

5.
Identifique y seleccione del menú principal la opción
Revisar.
6.
Haga clic en el botón
Proteger hoja.
7.
Escriba una contraseña.
8.
Verifique que este seleccionada únicamente la opción
Seleccionar celdas desbloqueadas.
9.
Haga clic en el botón
Aceptar
.
Paso 11
Compartir archivo

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