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Eventos Empresariales

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by

rebeca leal diaz

on 19 November 2014

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Transcript of Eventos Empresariales

Eventos Empresariales
Ejemplos
Visita a Planta
EVENTO AL AIRE LIBRE

O

OUTDOOR
- Evento Mixto: Proveedores y Clientes
- Abierto: público y periodistas
- Cerrado: clientes
- Local, regional, nacional, etc
Lanzamiento de productos o servicios
- Cuales son los resultados deseados?
- Cual es el público al cual esta dirigido: El Target
Edad, Poder adquisitivo, Nivel socio-cultural.
- Lugar de lanzamiento
- EL MOMENTO. No es cualquier momento!
Consiste en una serie de actividades tácticas de comunicación y publicidad
Viajes de incentivo
Concebido como un premio un viaje de incentivo es una actividad planificada y diseñada para motivar a las personas a lograr determinados objetivos previamente fijados.
Objetivos:
Fidelizar clientes
Motivar equipos de venta
Cohesionar departamentos
Promover departamentos
Recompensar
El viaje tiene la ventaja de contar con un atractivo especial, atributos únicos y especiales. Fomentan la ilusión y el entusiasmo. Despiertan deseos en quienes participan del desafío.
Son divertidos, exclusivos y lúdicos.
¿Para que sirve?
Crea vínculos fuertes y duraderos.
El boca en boca, las experiencias personales de quiene, las relaciones empresariales lo convierten en una poderosa herramienta marketing.
"En todos los casos el objetivo buscado es crear una relación estrecha entre las personas que participan y fomentar los valores asociados a la empresa"
Rueda de negocios
Reunión de personas con intereses comunes. Unos representan la oferta y otros la demanda.
Son entrevistas con el propósito de realizar negocios y relaciones comerciales.
Puede ser entre empresarios, organizaciones e instituciones de uno o más países.

Permite a las empresas realizar estudios de mercados a costos reducidos, conocer y acceder a nuevos mercados, acceder a nuevas oportunidades de negocios, conocer a la competencia, entablar relaciones con clientes y competidores, conocer las necesidades de nuestros clientes.
Definición
La conferencia es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la
presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada.
Etapas
- Presentación del orador por un moderador.
- Exposición.
- Preguntas.
- Agradecimientos.
Ejemplos
Buenos días Rebeca

Además de saludarte, me contacto con vos para que me puedas cotizar el uso del salón para un grupo de 50 personas- Empresa AXYA

1era Opción- Salón para uso de Medio Día y de Día Entero
2da Opción- Salón con almuerzo

Fechas probables de estadía: Desde el 05 al 07 de Mayo o desde el 12 al 14 de Mayo

Quedo a la espera de tu pronta respuesta.

Un cordial saludo!
Claudia Aroca
Reservas
Alun-co Turismo
Moreno 187- 1 er Piso
CP 8400- San Carlos de Bariloche
Republica Argentina
Tel: 54 294 4422283- (Int. 20) - Fax 54 294 4422782

¿Qué preguntas harían en cada caso?
Consiste en una visita guiada a la planta de producción de determinada empresa. Mostrando y explicando los distintos procesos y áreas.

Objetivos:
A) aumentar y consolidar el prestigio de la empresa.
B) Informar al publico.

Permite al publico ver el día a día de la empresa visitada. Conocer el producto desde su génesis.

Es una actividad experiencial: genera sentimientos y emociones en las personas que concurren.
Organización: debe tener en cuenta la coordinación de todos los sectores que se visitaran.

Todas las personas que trabajan en los sectores visitados deben ser informados.

Se debe cuidar la imagen de la empresa en lo que respecta a seguridad e higiene (Vallas de seguridad, EPP, etc)
- Entregar Press Kit
- Hacer un plano del lugar
- Marcar los caminos
- Documentar
- Lugar de recepción
- Refrigerio
- Discurso de bienvenida
- Entregar información
Evitar:
- Confusión en la llegada
- Explicaciones confusas
- Entregar EPP
- Subdividir los grupos si es necesario.
- Definir quién acompañará de acuerdo a la jerarquía del visitante.
Se trata de un evento en donde se busca trabajar sobre las competencias más flojas que tiene un equipo de trabajo.
Liderazgo
Trabajo en equipo
Motivación
Confianza
Cooperación
Proactividad
Resolución de conflictos
- Se debe tener en cuenta el lugar donde se desarrollara de acuerdo a la duración del evento y el objetivo.
- Tener en cuenta que las actividades al aire libre son divertidas cuando no son extensas.
- Tener en cuenta el refrigerio de acuerdo a las actividades.
- Ser creativos
- Tener en cuenta la asistencia médica y la seguridad de las personas.
- Investigar la edad y estado físico de los participantes.
- Contratar a empresas o personas capacitadas en Team Building
- Sacar conclusiones con los protagonistas.
Objetivo: Comercializar un producto o servicio y sus propiedades. Darlo a conocer al mercado o posicionar la imagen de un producto ya lanzado (relanzamiento).
Conocer las necesidades de los clientes/consumidores y los posibles competidores.

Muchas veces los problemas relacionados con un producto o servicio pueden originarse por la mala planificación o ejecución del un plan de lanzamiento.
Documentar!!!
Depende de:
-Factores internos como logística y distribución del producto, vendedores capacitados, etc.
-Factores externos como otros lanzamientos.

Aventura o Actividades deportivas:
Perfectas para equipos de trabajo, para estimular la competencia y el trabajo en equipo.
Van desde Golf a Cabalgata o actividades de riesgo controlado.
Actividades de grupos al aire libre:
Safaris, utas gastronómicas, Rutas del vino, juegos, etc
Culturales o Religiosas:
Museos, Ruinas, Lugares religiosos.
Clásicas:
Viajes a hoteles de lujo, cruceros, estancias, mezclado con actividades diversas.
Sociales
y
ambientales
¿Como organizarlo?
Equilibrio
ocio - negocio
Costos
Características de los asistentes
Diferente y nuevo
Site inspection
Informar los objetivos, fechas, lugares, etc
Una vez finalizado el viaje, continuar el contacto.
road show
Objetivos:
1.Integración económica entre los diferentes países que participan en la Rueda.
2.Incentivar a las PYMES a multiplicar su interés y gestión en los negocios internacionales.
3.Propiciar el mejor conocimiento sobre su mercado actual, potencial y nivel de competitividad internacional.
4.Información.
5.Fortalecer el desarrollo de espacios regionales proyectados a la cooperación.
6.Proveer información económica para identificar y acceder a nichos de mercado.
Mas objetivos
7.Búsqueda de espacios de cooperación entre las empresas, productores individuales, trabajadores, asociaciones de empresarios, Cámaras de Comercio e Industria, etc
8.Facilitar el contacto de pequeños y medianos empresarios con compradores, proveedores, inversionistas, financistas y otros agentes económicos internacionales.
9. Materializar proyectos conjuntos de inversión.
10.Promover exportaciones e importaciones de productos y servicios
11. Captar inversiones, líneas de financiamiento y oportunidades de negocios.
Características:
1.Es un mecanismo de Participación directa de empresarios.
2.Es selectiva, prioriza los productos y servicios que se desean tratar.
3.Es una actividad que se realiza mediante entrevistas empresariales que van entre 20 - 45 minutos.(según se determine).
4.Los organizadores realizan un conjunto de actividades previas y orientadoras que permiten reducir los gastos de gestión e información de los participantes.
5.Reduce los costos para otros operadores económicos en la toma de contactos nacionales e internacionales.
6.Podrán participar empresarios, consultores, funcionarios, de cualesquier sector económico, independiente de su tamaño y nacionalidad.
7.Se tiene hasta el momento, de acuerdo a estudios hechos por CEPAL, que hay un mayor grado de éxito en la concreción de negocios en las ruedas específicas o sectoriales.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

1. Determinación de las características de la Rueda: sus objetivos, alcances, costos aproximados, auspicio, fecha, lugar, duración y número aproximado de participantes. Coordinaciones y tareas.

2. Promoción y MKT

3. Elaboración de documentos de inscripción e información.

4. Llenado de fichas de inscripción (los primeros tienen ventajas).

5. Elaboración del primer catálogo de ofertas y demandas y directorio de participantes.

6. Inauguración de la Rueda (pueden darse charlas motivadoras).

7. Solicitudes de entrevistas.

8. Aplicación de programa para concertación de citas. Con los datos consignados en la solicitudes de entrevistas, el programa determina las citas de negocio para cada empresario que las ha solicitado. En este listado aparecerá la hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número de la mesa donde se llevará a cabo la cita.

9. Realización de las citas concertadas. Mantener los tiempos pautados.

10. Evaluación de las citas realizadas o Encuesta para evaluar el resultado final de la Rueda.

11. Análisis de resultados de parte del Comité organizador.

12. Informe final.
http://www.recursossa.com/Documentos/5_2.htm

Conferencias
Dialéctico. No es como un discurso si no como un dialogo.
Herramienta de transmisión de pensamientos, ideas, conocimientos.
Estructura del discurso:
Introducción
Desarrollo
Conclusión
- Equipamiento
- Layout
-Gastronomía
- Donde?
Buenos días Andrea

Además de saludarte, me contacto con vos para que me puedas cotizar un grupo de 50 personas- Empresa AXYA

Alojamiento: 2 noches
Salón para uso de Medio Día y de Día Entero
Almuerzo

Fechas probables de estadía: Desde el 05 al 07 de Mayo o desde el 12 al 14 de Mayo

Indicar si las tarifas son comisionables

Quedo a la espera de tu pronta respuesta.

Un cordial saludo!
Claudia Aroca
Reservas
Alun-co Turismo
Moreno 187- 1 er Piso
CP 8400- San Carlos de Bariloche
Republica Argentina
Tel: 54 294 4422283- (Int. 20) - Fax 54 294 4422782
Estimado/a:

Necesito de vuestros servicios para organizar una conferencia sobre RRHH en la ciudad de Bariloche el próximo mes de mayo (del 5 al 7 o del 12 al 14). Son 50 personas que viajaran de distintos lugares del país, en su mayoría son gerentes de RRHH de Telecom.
Necesitaría alojamiento, salón para la conferencia, transfers, almuerzos y cenas.
Aguardo tus sugerencias.

Saludos Cordiales
xxxxxx
AXYA Group Argentina
Como sigo????
Investigo los objetivos
Me anticipo
Analizo situaciones previas y futuras
Planifico y organizo
Algunos tips:
Utilizá colores que distingan los tipos de actividades y los recesos.
Si la actividad cuenta con un invitado especial, publicá el nombre del orador en el cronograma
Si dentro del mismo evento se realizan muchos cursos, talleres, etc. Te conviene numerarlos además de poner un nombre a cada uno.
Mantenlo actualizado a medida que confirmas las actividades y los oradores
Si tu evento cuenta con muchas actividades paralelas, conviene generar un cronograma por día del evento.
Política de cancelación para grupos:
-Cancelaciones producidas con una anticipación de 45 días antes del check in: no tendrán gastos de cancelación.
-Cancelaciones totales o mayores al 50 % del total del grupo producidas entre los 45 y los 30 días antes del check in: tendrán un cargo del 25 % del total del grupo.
--Cancelaciones mayores al 20 % del total del grupo producidas entre los 29 y los 15 días antes del check in: tendrán cargo de 01 noche de cada habitación cancelada.
-Cancelaciones menores al 20 % del total del grupo producidas entre los 29 y los 15 días antes del check in, no tendrán cargo.
-Cancelaciones producidas 15 días antes de la fecha de check in, sufrirán el cargo de toda la estadía en concepto de gastos de cancelación.
Salidas Anticipadas (para grupos):
En caso de salida anticipada, se facturará la estadía completa de acuerdo a la solicitud de la reserva.
Notas:
Late Check Out se cobrará el 50 % adicional de la tarifa diaria hasta las 18:00 hs. a partir de ese horario se cobrará el 100 %.
Seminario:

Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
Jornadas:

Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.
Simposio:

Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada
Foro:

Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos
Debate:

Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox
Panel:

Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas
a los panelistas.
Datos:
Nombre Completo
Empresa
Cargo
Un Roadshow es un evento itinerante, que consiste en llevar una acción de marketing a distintos puntos de la geografía con el fin de captar clientes, transmitir un mensaje y promocionar la marca en las calles por medio del espectáculo y el entretenimiento.
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