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SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NUMERICA Y CRONOLOGICA

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yesica diaz

on 11 February 2015

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Transcript of SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NUMERICA Y CRONOLOGICA

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstosse usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice.El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/olocalizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o unregistro numérico, para determinar el número que le corresponde.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN MUMERICOS
El archivo numérico principal contiene
:
Guías y subguías numéricas:
pueden aparecer en distintas posiciones, según laaplicación que se utilice.Las guías pueden estar divididas en milésimas
(0000 a 9000)
o centenas
(100 a900)
y las subguías en decenas
(10 a 90)
o veintenas
(20 a 80).

Carpetas:
contienen las unidades documentales. se rotulan con númerosconsecutivos que reemplazan al nombre.
Veamos un ejemplo de la ordenacion de sistema ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto
(
según la serie documental
)
un número en forma progresiva
.)
Con esta numeración se identifican las unidadesde conservación que conforman una serie documental.Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas

(
como facturas,ordenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos,Ordenanzas, entre otros
.)
se disponen en las respectivas unidades deconservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.
SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NUMERICA Y CRONOLOGICA
ARCHIVO ALFABETICO MISCELANEO
Cuando la actividad con determinada persona o institución es poca
(
menos decinco documentos
),
no resulta económico mantener carpetas individuales, por lotanto, no se les asignan números. Este material se archiva dentro de carpetasmisceláneas al final del archivo principalEl archivo alfabético misceláneo se organiza con guías alfabéticas. Detrás de cadaguía pueden ir una o varias carpetas. Si el número de documentos no justifica laorganización de un archivo alfabético, se utiliza una sola carpeta.
REGISTRO NUMERICO
Es una relación de los asuntos o nombres con sus respectivos números, en ordenconsecutivo.
El registro numérico cumple la función de instrumento de control y localización,puesto que permite controlar la asignación de números consecutivos
(
evita que sele asigne el mismo número a dos expedientes diferentes
)
y, además, ayuda aubicar los documentos en el archivo principal.
En este caso, las guías se emplean cada 100 carpetas y las subguías cada 10carpetas, cumpliendo cada una la función de auxiliar de localización.Como puede observarse, no es necesario elaborar un archivo alfabéticomisceláneo, basta con emplear una carpeta para archivar la información de losproveedores cuyo número de documentos es inferior a cinco (5).
En este caso, las guías se emplean cada
100
carpetas y las subguías cada
10
carpetas, cumpliendo cada una la función de auxiliar de localización.
Como puede observarse, no es necesario elaborar un archivo alfabéticomisceláneo, basta con emplear una carpeta para archivar la información de losproveedores cuyo número de documentos es inferior a cinco
(5)
.
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