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Digitalización y Gestión Documental - Alfresco

Requerimientos, procesos, procedimientos, indicadores y resultados de la Gestión de Piezas Documentales Digitales

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Transcript of Digitalización y Gestión Documental - Alfresco

Digitalización y Gestión Documental
Ubicación en Archivo General
Gestión de Archivo Activo
Preparación Física de Documentos (Revisión condiciones físicas, desencuadernar, quitar grapas, otros.
Identificación
Catalogación de documentos físicos (Identificación de información única, códigos de barra, otros)
ARCHIVO
Vacunación del personal contra tétanos.
Proveer protección física al personal (guantes, mascarillas, delantales, otros)
Proveer herramientas (sacagrapas, alicates, cintas adhesiva, otros.)
Establecer política de manejo físico de documentos
A nivel de procedimiento
A nivel de información o datos
Unidad contenedora de documentos mínima (Ej. Expediente, Gaceta, Lote, Tipos, otros).
Catalogación física de Unidad Contenedora (QR, Código de Barras, Nombre, Fechas, Entrada, Salida, otros)
Definición de Tipos de Documento
Definición de Metadatos
Definición de Conformación de Unidades (Ej. Un documento pertenece a un expediente, Un Lote esta conformado por documentos de Tipo XXXX, otros.
Estandarización formatos Archivos de Salida
Aseguramiento de Calidad
Digitalización
Reglas para la gestión de Unidades de Digitalización (Ej. Por fecha, por tipos, por expedientes, por cantidad de documentos, otros.)
Reglas para cierre de Lotes (Ej. Lotes temporales, lotes inconclusos o parciales, otros).
Digitalización Distribuida, Digitalización Centralizada, Digitalización Mixta.
Firma Digital
Cantidad de Ciclos de Indexación
Número de Indexaciones (Depende de la cantidad de digitadores - recomendación dos (2) -.
Establecer porcentaje de comparación y/o Error mínimo - se recomienda 99.97% de similitud en comparación o 0.29% de error máximo.
Estandarización Formato de Archivos
Firma Digital
INDEXACIÓN
Aseguramiento de Calidad Indexación
Aprobación de Lotes con error minimo cumplido
Cantidad de documentos o unidades que conforman un lote para aprobación.
Porcentaje de muestreo - (Obligatorio o no verlo)
Revisión Documentos Rechazados
Revisión de información indexada
Toma decisión de aprobar una indexación o adicionar una nueva indexación de supervisión.
Toma decisión para devolver un documento a etapas anteriores
Se publica el documento aprobado, es decir que se envía al SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Se debe enviar
Tipos de Documentos
Metadatos
Relaciones
Log de eventos y acciones (Trazabilidad)
Reglas de publicación (Por fechas, Unidades contenedoras, Tipos de Documentos, Combinaciones de los anteriores, otros.)
Permisos
Formateo Estándar de Archivos Digitales
Firma Digital
PUBLICACIÓN!!!!
Alfresco - Community Edition
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL MOTORES DE INTEGRACIÓN
Knowledge Tree - Comercial Edition (Cloud)
Microsoft Sharepoint - 2003 / 2010
Portales Multiempresa
Interfaces de Consulta, Publicación, Intercambio, Otros
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