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Planificacion de proyectos

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by

Brenda Reyes

on 25 March 2015

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Transcript of Planificacion de proyectos

Pasos para encaminar un proyecto
Dirigir un Proyecto
FUNCIONES
Planificación de Proyectos
Elementos que se deben tomar en cuenta para planear un proyecto
Planificación de proyectos y sus partes
Relación entre proyecto y administración
Planificación de proyectos y sus partes
Relación entre proyecto y administración

THANK YOU!
Planificar
Cuando nos piden planificar un proyecto muchas veces no vas a saber por donde empezar. Y yo tampoco. Pero, haga lo que haga, lo que busco es tener estas tres cosas claras:

El Qué: Qué queremos conseguir (los objetivos)
El Cuando: En qué tiempo (los plazos)
El Cuanto. Con qué costes (el presupuesto)
Y hay dos momentos importantes donde las decisiones son importantes:
Antes de empezar.

Es lo que se llama viabilidad, es decir, ¿arranca o no arranca?
Durante la ejecución.

Que será el día a día porque la realidad no va a ser como el plan. Es decir, ¿cambio algo o no?
Planificar es adivinar, porque no vas a tener todos los escenarios previstos (y ahí está el reto). Y no quiero decir que es improvisar, no, es adivinar. Vas a ir construyendo el plan del proyecto a medida que tienes más información. Adivinar significa trabajar el plan.
Controlar
Controlar el proyecto implica saber cómo va el plan. Y hay que hacerlo de forma continua . Es un juego de malabares con las tres variables de ejecución y va a implicar una corrección continua. Y es mejor corregir muchas veces (pero poco) que pocas veces (pero mucho).
Si se te cae una pelota, muchas veces hay que volver a empezar. Pero que se desvíen un poco o se muevan, no es tanto problema. Las vas a poder coger a tiempo. Y el movimiento sigue. Muchas veces dirigir un proyecto tiene que ver con hacer de malabarista.

Pero no todas las pelotas son iguales. De las tres, hay dos que es fácil tener siempre en la mano, y una que siempre es más difícil de controlar. La que suele estar en el aire es la pelota del alcance (lo que hay que hacer).
Informar
Dentro de la función de planificar y controlar, tendrás que informar. O más que informar, comunicar qué pasa (¿vamos según el plan? ¿llegaremos en plazo, en presupuesto? ¿con la calidad acordada?). Te vas a cansar de informar.
Algunas recomendaciones:

Rápido de leer (y que se entienda).
Lo ideal es una hoja. O bueno hasta un máximo de 4 hojas. ¿Porqué? Porque 4 hojas se leen en 4 minutos (Los detalles en anexos)
Bien Escrito
, es decir al grano y bien hecho. Bien redactado, yendo al grano (indicadores) y sin literatura. Recomendable el uso de negritas y viñetas porque resaltan y apoyan una lectura rápida
Frecuentes.
La Frecuencia depende del proyecto, pero que no te tengan que preguntar sobre como va el proyecto. Por ejemplo en un proyecto de 4 semanas, al menos uno por semana. En uno de 12 meses, al menos 1 por mes.
Contenido.
El informe debe permitir ver las variables (alcance, tiempo y presupuesto) de forma rápida y debe contener:

1. lo previsto en el plan
2. el estado actual a la fecha
3. y la previsión futura (si cambia)

Además los informes son un típico ejemplo de mejora continua, nunca salen bien a la primera:
Piensas en un formato
Lo entregas
Lo revisas
Y lo cambias
Sin Obsesiones
Y por último, no hay que obsesionarse con la planificación. A muchas personas se les viene grande la responsabilidad y un síntoma frecuente es ese, la obsesión. Como en todo, es un equilibrio, ni mucho, ni poco, hay que dedicarle un tiempo razonable. Y en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto.
Forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente informar del progreso dentro del entorno del proyecto.[1] Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para acompañar el progreso de su equipo.
Bases de la planificación de un proyecto
Inicialmente, el espectro del proyecto es definido y los métodos apropiados (todas las tareas necesarias) para completar el proyecto son determinados. Siguiendo a este paso, la duración para las distintas tareas necesarias para completar el trabajo son listadas y agrupadas en una estructura de descomposición del trabajo (work breakdown structure).

Las dependencias lógicas entre tareas son definidas usando un diagrama de actividad en red (activity network diagram) que permite la identificación del camino crítico. Cálculos elaborados sobre los tiempos pueden ser hechos usando software de gestión de proyectos.[2] Entonces los recursos pueden ser estimados y los costos para cada actividad pueden ser optimizados a fin de alcanzar un balance entre uso de recursos y duración total para cumplir con los objetivos del proyecto.
Una vez establecido y aceptado, el plan se convierte en lo que es conocido en lugares de habla inglesa como “baseline” (lineamiento base). El progreso será medido contra este lineamiento durante toda la vida del proyecto. El análisis del progreso comparado con el lineamiento base es conocido, en inglés, como earned value management[3] (manejo del valor ganado).
El planeamiento del proyecto no es algo para hacerse solamente una vez al comienzo del proyecto. Observar el progreso de su equipo y actualizar adecuadamente el plan de proyecto debe ser una tarea constante del gerente del proyecto. Un programa computacional de gestión de proyectos puede ser útil si es usado correctamente. Hay diversos patrones de gestión de proyectos que describen en detalle como planear y controlar un proyecto.
Administración

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
RELACION ENTRE LA DIRECCION DE UN PROYECTO Y LA ADMINISTRACION
Planificación
Control
Organización
Dirección
Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
Planificación de Expansión
Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración
Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.
Administración de proyectos
La administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede utilizarse para objetivos individuales.
Conceptos básicos
Administración
es el proceso de lograr objetivos a través de las personas.
Proyecto
es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.
Estrategia
es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
Objetivo
es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.
Meta
es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.
Objetivos en la planificación del proyecto
Minimizar los malentendidos
Un proyecto tiene un objetivo final; ya sea que se esté haciendo una previsión de ventas o un plan de marketing, hay una razón por la cual se inició el proyecto.
Listas de previsiones de tareas pendientes
Un objetivo proyecta automáticamente las listas de tareas pendientes.
Trabajando hacia algo
Un objetivo es esencialmente una meta que debe cumplirse. Al establecer los objetivos de un proyecto, hay algo en que la persona o el equipo debe trabajar.
Medición del progreso
Los objetivos pueden ser utilizados como una forma de medir el progreso. Los objetivos múltiples no tienen que incluir solamente el resultado final.

Consiga tanta información sobre el estado actual del proyecto como sea posible. Utilice esos datos para tomar decisiones informadas sobre qué necesita suceder después.
1. Evalúe la situación

Todos quienes estuvieron involucrados en el proyecto -desde la administración ejecutiva hasta los miembros del equipo del proyecto- necesitan aceptar que el proyecto actual está roto y necesita ser reparado.
2. Prepare al equipo para la recuperación

Piense en la recuperación como en un nuevo proyecto, separado del viejo. Este nuevo proyecto requiere su propio alcance de trabajo para hacer completamente claras las expectativas sobre lo que está siendo entregado y el nuevo criterio para juzgar el éxito.
3. Desarrolle un Plan de Juego para la Recuperación
4. Ejecute el Plan de Juego
Con el nuevo plan en mano, es tiempo de ir a los negocios. Recuerde que durante la ejecución, no solo son los miembros del equipo del proyecto quienes son responsables.
El triángulo de la gestión de proyectos. Y es un triángulo con tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.

BRENDA REYES

ESTEFANY REYES
1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o completado
2. Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa del tiempo necesario para un único miembro del equipo.
3. Identifíquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del WBS (cada tarea).

4. Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario.

5. Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar.

6. Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a través de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final.

7. Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt.
8. Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este plan.
9. Obtenga el comportamiento de la organización al iniciar la ejecución del proyecto.
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