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CARTERA ACA
by

ESTEBAN DUQUE

on 26 September 2013

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INSTRUCTIVO PARA FORMALIZACION DEL PROCESO DE CARTERA OBJETIVO ALCANCE Realizar el seguimiento y los cobros administrativo, pre jurídico – persuasivo y coactivo – Jurídico de la cartera del COLEGIO correspondiente a las pensiones de los(as) alumnos(as) de esta institución. Inicia con el análisis y verificación de los datos para hacer el estudio socioeconómico, realizando el proceso de matricula, las actividades de cobro administrativo y, finaliza, según corresponda, con el pago de la deuda, con la suscripción de un Compromiso de pago, o con el envío de la documentación soporte a la oficina jurídica ACONTRATAR ASESORES LTDA, para iniciar el proceso de cobro Pre jurídico y coactivo. Responsable: Jefe de tesorería del COLEGIO En conclusión el alcance de este instructivo es partir de las fechas en que se firme el contrato de cooperación educativa, se constituyan las moras en pagos consignadas en el flujograma, hasta la recuperación de la deuda en cualquiera de las etapas de cobranza. DEFINICIONES INSTRUCTIVO CARTERA MOROSA CUANDO SE CONSTITUYE LA MORA Herramienta de la administración para realizar el manejo organizado de la cartera y el seguimiento a la cobranza en las diferentes etapas de cobro persuasivo en la institución y en las otras instancias jurídicas necesarias para hacer la recuperación de la cartera vencida o en mora de pago. Hacen parte de la Cartera Morosa de la Institución Educativa las sumas de dinero dejadas de pagar por parte de el padre(s) de familia o acudiente(s) debidamente autorizado(s) responsable(s) de la educación del/(la) alumno(a) en calidad de obligado-deudor, mediante el contrato de Cooperación Educativa y el Pagaré. La mora se constituye transcurrido un mes después de la fecha establecida en el Contrato de Cooperación Educativa para efectuarse los pagos parciales. ACUERDO DE PAGO O CONVENIO COMPROMISO CLÁUSULA ACELERATORIA Acuerdo de voluntades suscrito entre el COLEGIO , con la asesoría y compañía de la Oficina Jurídica ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., y los padres de Familia o acudientes en calidad de deudores, con el objeto de establecer la forma y condiciones de pago de obligaciones que ya se encuentran en mora de ser cumplidas Documento (Virtual o Físico) mediante el cual un padre de Familia en Mora se compromete a pagar un monto, por un concepto y en una fecha determinada. Facultad del COLEGIO o en general de un tenedor de un título valor, para declarar anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. COBRO PERSUASIVO CONTRATO DE MATRICULA Etapa que se adelanta previa al cobro por jurisdicción coactiva, procurando obtener el pago inmediato y voluntario de los créditos a favor del colegio. Formaliza la vinculación de la estudiante al servicio educativo que ofrece el COLEGIO, en los términos de los artículos 26, 27, 67, 68, 69 y 70 de la Constitución Nacional, los artículos 95 y 201 de la Ley 115 de 1994, La ley 1098 del 2006 Ley de Infancia y Adolescencia y el Decreto 1290 del 2009 sobre el Sistema de Evaluación y Promoción; y compromete a las partes en las obligaciones legales tendientes a hacer efectiva la prestación del servicio público educativo, obligaciones que son correlativas y esenciales para la consecución del objeto del contrato . La naturaleza jurídica del presente contrato es de carácter civil según lo estipulado en los artículos 95 y 201 de la Ley 115 de 1994, por lo tanto se rige por las normas del derecho privado. TÍTULO QUE PRESTA MÉRITO EJECUTIVO Documento que debe contener una obligación clara, expresa, actualmente exigible y que provenga de deudor. El título ejecutivo es un documento (Por ejemplo: fallo, resolución, sentencia, factura o documento equivalente, pagaré, comunicaciones internas, etc.) o conjunto de documentos (Por ejemplo: fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc.) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero. Se recomienda autenticar o hacer presentación personal en notaria para autenticar la firma del otorgante del titulo y así evitar un recurso de excepción previa por invalides de firma en caso de un proceso jurídico. como su nombre lo indica, buscan es ejecutar al deudor que incumplió una obligación que debe estar plasmada en un documento que contenga una obligación clara, expresa y exigible; dicha obligación debe estar contenida en cualquier titulo valor que reúna los requisitos establecidos por el código de comercio o en cualquier documento que preste merito ejecutivo PROCESO EJECUTIVO DIAGNOSTICO DE CARTERA PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS recientes crisis económicas en el sector educativo privado como consecuencia de no tener flujo de efectivo para el desarrollo de las actividades institucionales y académicas se atribuyen a varios factores FACTORES INTERNOS •Hay un mal proceso de selección del padre de familia.
•Los documentos y requisitos que se exigen para soportar la cartera son débiles o nulos.
•En el estudio socioeconómico familiar se hace demasiado énfasis en los factores sociales, religiosos, disciplinarios, académicos, de valores, etc. y se ha dejado a un lado las condiciones económicas, laborales y de patrimonio familiar que es lo que va a garantizar minimizando el riesgo el pago de la educación de los(as) alumnos(as) y la capitalización del colegio para poder prestar el servicio educativo.
•No se verifica la información que el padre de familia y los acudientes o codeudores suministran en el proceso de matricula.
•Los formatos y contratos para el proceso de matricula están mal elaborados.
•Los requisitos y garantías para el cumplimiento del contrato de cooperación educativa no son suficientes.
•No hay soportes para demostrar solvencia económica.
•No existe un instructivo de cartera organizado y efectivo.
•La cobranza de la cartera vencida se hace de manera desorganizada, empírica y sin acordar con el deudor un compromiso de pago serio.
•Métodos de cobranzas blandos.
•Cobranza demasiado paternalista y sin asertividad. •La ley no permite ejercer ninguna presión sobre los(as) alumnos(as).
•Se detecta que los padres abusando de la ley están usando la figura del turismo escolar para educar sus hijos(as) en instituciones privadas sin cumplir con sus obligaciones.
•Los fallos de tutela se han dado en tres sentidos según la interpretación que el juez les ha dado a la jurisprudencia Les han dado a los padres de familia la oportunidad de exigir a los colegios los documentos de sus hijos(as) cuando así lo dispongan, dejando a las instituciones sin ninguna herramienta de presión para obligar a los padres de familia a cancelar sus obligaciones económicas evadiendo su pago. En segunda medida los jueces le dan la orden a la institución de entregar los documentos pero de la misma forma estos fallos obligan a los padres a realizar los pagos de sus deudas mediante convenios de pago que se firman con las instituciones, aunque no dice cuales son las garantías que tiene que presentar, y si no se dispone de documentos que tengan merito ejecutivo, no hay forma de hacer procesos de recuperación de la deuda por vía judicial. Las sentencias S.U. 264 de 1999 y la sentencia T 209 de 2005 de la corte obligan al padre de familia a demostrar un hecho sobreviniente para excusar el pago de la deuda y al colegio la obligación de entregar la documentación implementan correctivos o un buen sistema de administración de cartera con un alcance amplio y suficiente para garantizar el recaudo de esta con el menor riesgo de perdida. pocos jueces toman estas sentencias como base para sus fallos. Considerando estas situaciones hoy en día los colegios están expuestos a perder su capital de trabajo FACTORES EXTERNOS es muy escaso el fallo que obligue al padre de familia a pagar para que le puedan entregar los documentos de su hijo(a). INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO COBRANZA ADMINISTRATIVA O PREVENTIVA etapa en la que se desarrollan las primeras acciones que recaen sobre el Padre de Familia. Los Padres de Familia deben ser contactados con anterioridad al vencimiento de sus obligaciones. La metodología de cobro de cartera se hace a través de las siguientes actividades: El recaudo de las cuotas convenidas (pensiones) debe hacerse ya sea en la tesorería o en las entidades bancarias que tienen convenio con el colegio debiendo presentar los recibos en la tesorería para hacer los respectivos descargos y generar los paz y salvos. POLITICAS DE RECAUDO Quien elabora recibos de consignación, Convenios bancarios, bancos que reciben cuotas de los padres, datafonos, convenio para recaudo bancario, pago online, etc. RESTRICCIONES DE RECAUDO BANCARIO RESTRICCIONES DE RECAUDO EN TESORERÍA Que documentos de pago expide la tesorería, que se paga en tesorería y que no se recibe en tesorería POLITICAS DE AVISOS DE VENCIMIENTO DE CUOTAS Y COMPROMISOS DE PAGO Son los métodos o herramientas que se usan en las instituciones para realizar los avisos, recordando o dando a conocer la situación de la cuenta a los padres de familia o acudientes. Deben ser claras en TIEMPO, FORMA Y MODO. EL TIEMPO: se refiere a cuando deben hacerse. En un cronograma ordenado. LA FORMA: Se refiere al guión que se debe utilizar en cada etapa del cobro y a el tipo de contenido que debe de llevar el formato a utilizar en las cartas informativas o de cobro. Recordando que se hacen mas duras en la medida que el tiempo de mora es mas largo. EL MODO: Se refiere a la manera de hacer el comunicado, si es escrito o verbal. FLUJOGRAMA DE LA COBRANZA ADMINISTRATIVA DE CARTERA Para mejorar o implementar los procesos de cobranza de la cartera y evitar la improvisación en la planeación de esta en las instituciones educativas, se debe implementar este flujograma de actividades de cobranza como herramienta que permite la organización, la dirección, y el control del proceso y resultados de la cobranza de cartera de estas instituciones. Esta herramienta debe de ser manejada por los auxiliares de cartera y cobranza, en la medida que es un procedimiento mecánico (llamadas telefónicas y envío de correspondencia) pero siempre bajo la supervisión de una persona del área de cartera y con asesoría del área administrativa y del área o staff jurídico, pues el resultado de esta gestión esta ligado con los objetivos administrativos y financieros y puede llevar después de culminado a una acción jurídica que requiere de un debido proceso de la cobranza Este flujograma resuelve problemas de improvisación y desviación de las políticas de cartera y apoya la gestión de cartera y flujo de caja de la institución. Este proceso debe terminar cuando la política de cobro de la institución así lo exprese o cuando se agoten las instancias de cobro administrativo plasmadas en el flujograma dado por este instructivo. Las actividades descritas en este flujograma deben ser ejecutadas ordenadamente para que no se altere el debido proceso de cobranza y se debe de mantener el orden puesto que la dureza en el contenido de los guiones y las comunicaciones debe de ser gradual. Además se tendrá en cuenta que en cada cobro se juega la imagen de la institución. CONSIDERACIONES. -la facturación se realiza los primeros 5 días del mes. (O 5 días antes, según políticas del colegio) -el plazo máximo para cancelar la mensualidad es el día 10 de cada mes. -si el padre o acudiente cancela en cualquier parte del proceso después de haber estado moroso se entiende por normalizada la cuenta y se debe retirar del proceso. -se considera moroso el padre o acudiente que después de la fecha de pago limite no haya cancelado. -después de agotar todas las instancias de cobro administrativo se debe considerar el inicio de cobro por vía pre jurídica y si es necesario jurídica. FLUJOGRAMA 1. Día 5: generar aviso de proximidad de la fecha de pago.Entre los primeros 05 y 10 días de cada mes, se debe efectuar llamada telefónica informando que se acerca la fecha límite de pago, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes del vencimiento. SEGÚN GUION DE LLAMADA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No 01 2. Día 16: Generar aviso de pago no efectuado a la fecha limite. Mediante llamada telefónica. SEGÚN GUION DE LLAMADA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No.02 3. Día 20: Aviso de morosidad Entre los primeros veinte (20) y Treinta (30) días del mes se debe efectuar una llamada telefónica informando que la fecha límite de pago, como lo estipula en contrato de Matricula, son los 10 primeros días calendario de cada mes, recordando el monto y solicitando la fecha probable de pago antes de la terminación del mes. SEGÚN GUION DE LLAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No 03 4. Día 35: Aviso de proximidad de nueva factura con saldo en mora. Aviso de acumulación de cuentas, recordando los compromisos adquiridos con la institución, apelando al sentido de la responsabilidad y la honestidad. y la advertencia de ser enviado a centrales de riesgo. Mediante llamada Telefónica. SEGÚN GUION PARA LLAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No.04 5. Día 45: Cumplidos cuarenta y cinco (45) días, se le enviará al padre de familia que se encuentra en Mora, carta de inminente envío a Cobro pre jurídico. Aviso donde se le informa que tiene pendiente por cancelar la Pensión Correspondiente los meses inmediatamente anteriores, además se le debe solicitar al padre moroso un compromiso de pago serio donde indique fecha y monto a cancelar. Dicha correspondencia se enviará a través del estudiante en sobre totalmente sellado, por correo certificado o por Correo Electrónico. El día siguiente al envío de dicha carta se deberá llamar a los padres de Familia para confirmar que el(la) alumno(a) entregó la carta de Cobro pre jurídico. SEGÚN FORMATO DE CARTA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No. 01 6. Día 61-Aviso de proximidad de nueva factura con saldos en mora y aviso de pago no efectuado, de reporte a central de riesgo y el inicio de un proceso de cobro pre jurídico. Si los padres de familia no atienden al Cobro administrativo que se les realizó hasta el día cuarenta y cinco (45) de Mora, se les enviará Carta donde se Notifique que el proceso pasara a una segunda Instancia, la cual es el cobro Perjudico, a través de la Oficina de Asesoría Jurídica. La carta será enviada por la jefe de tesorería ya sea por Correo Certificado o por medio del (la) alumno(a) en sobre totalmente cerrado. Si el padre de Familia Moroso atendió el llamado y realizó compromiso de pago serio este se debe dejar por Escrito. El auxiliar de tesorería debe realizar el seguimiento de los compromisos adquiridos por los padres de familia en esta etapa. SEGÚN FORMATO DE CARTA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No.02 HERRAMIENTAS DE SOPORTE: a. LLAMADAS TELEFÓNICAS: Diligenciar FORMATO DE SEGUIMIENTO PARACOBRO DE CARTERA o descargar las novedades de las llamadas en el formato de la ventana del programa de cartera que utiliza la institución, en donde se relacione como mínimo la fecha y hora en la que se realizó la llamada, el nombre de la deudora, el número telefónico del deudor, el nombre de la persona con el que se contactó, el mensaje recibido respecto de la solicitud de cobro y el nombre y datos del funcionario del COLEGIO que hizo la gestión del cobro. b. CORREO ELECTRÓNICO: Imprimir el mensaje enviado por correo electrónico. c. CORREO CERTIFICADO: Conservar la guía de envío del oficio por correo certificado. d. GUIONES PARA LLAMADA COBRANZA ADMINISTRATIVA.

- GUION PARA LAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No 01 DIA 05

- GUION PARA LAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No 02 DIA 16

- GUION PARA LAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No 03 DIA 20

- GUION PARA LAMADA DE COBRO ADMINISTRATIVO No 04 DIA 36 e. FORMATO DE CARTA PARA COBRO ADMINISTRATIVO.

-FORMATO DE CARTA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No 01 DIA 45

-FORMATO DE CARTA PARA COBRO ADMINISTRATIVO No 02 DIA 61 f. FORMATO PARA SEGUIMIENTO DE ACUERDOS DE PAGO OBSERVACIONES AL SEGUIMIENTO TELEFONICO: -FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Para que este proceso tenga el mayor porcentaje de éxito y para que las metas propuestas por la administración sean realmente alcanzables es necesario considerar una variedad de factores que actúan entre si y que pueden inclusive truncar el proceso de cobro debido a su inexistencia o a su débil aplicación. Entre ellos podemos contar la periodicidad del cobro, constancia, claridad, grado de rigidez o elasticidad (dureza en el cobro)…. Veracidad de los documentos y la información recopilada, la asertividad en las decisiones, fuentes y fluidez de la información, retroalimentación de la información en el periodo de cobro pre jurídico. etc. -INDICADORES O INDICES: El total de la cartera recaudada sobre total de la cartera en mora…estadísticamente es una buena herramienta para medir el resultado de la labor de cobranza. En un periodo determinado se pueden obtener otros índices como el total de cartera en mora sobre el total de cartera del colegio…nos arroja datos que indican que tan sana es la cartera del colegio y que tan exitoso es el proceso histórico de cobranza. Total de la cartera morosa del mes /= El X% de la cartera del mes es cartera morosa. Total de la cartera del mes Total de la cartera morosa recaudada / =Se recauda el X% de la cartera morosa. Total de la cartera morosa Total de la cartera en mora / = El X% de la cartera del colegio esta en mora. Total de la cartera del colegio COBRANZA PREJURÍDICA PERSUASIVA Como herramienta de apoyo el COLEGIO, cuenta con la Empresa ACONRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., que brinda servicios de asesoría jurídica y adelantan la gestión de persuadir o convencer a los Padres de Familia y acudientes morosos de colocar al día sus obligaciones de crédito. Se procede al cobro pre jurídico, pre judicial o persuasivo – coactivo, cuando los responsables del pago de las obligaciones contraídas en el Contrato de Cooperación Educativa ajusten el 2º mes de vencimiento y han hecho caso omiso de todos los procedimientos efectuados en el cobro persuasivo, administrativo u ordinario. La Institución Educativa debe generar el listado de los casos con 2 meses (o con 3 según políticas del colegio) de vencimiento, revisar y separar los que tienen algún tipo de convenio de pago y lo estén cumpliendo. La jefe de tesorería o el encargado(a) de la parte financiera entregará los demás casos a la empresa ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA para que proceda a efectuar el cobro pre jurídico, prejudicial o persuasivo-coactivo. A la firma ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., deberá entregarse copia completa del expediente de cada caso y extracto de la deuda, donde conste el valor correspondiente a las obligaciones pendientes y suma exacta correspondiente a los intereses moratorios, así como la suma que por cualquier otro concepto éste tenga pendiente para con la Institución Educativa. Toda esta información debe ser entregada a la firma por escrito, en el cual aparezca la fecha de entrega, la relación completa de los casos y las anotaciones que la Jefe de tesorería encargada del área de cartera considere pertinentes. ETAPAS DE LA COBRANZA PREJURIDICA, PREJUDICIAL O PERSUASIVA – COACTIVO PREJURIDICO la firma ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., para el cobro pre jurídico, pre judicial o persuasivo – coactivo pre jurídico, utilizará tres etapas: A.-LLAMADA TELEFÓNICA.

B.-VISITA PERSONAL A LAS OFICINAS DE LA FIRMA ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA.

C.-CARTA DE ÚLTIMA OPORTUNIDAD. PRIMERA ETAPA: LA LLAMADA TELEFÓNICA: Es una etapa persuasiva, el objetivo de ésta es lograr que el deudor ofrezca visitar las oficinas de la firma ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., para establecer un convenio de pago. Luego de recibir los expedientes por parte de la Jefe de tesorería, la firma Acontratar Asesores realizara la primera etapa de la cobranza pre jurídica. Procederá a revisar los expedientes y a analizar cada situación, para realizar una llamada telefónica a los obligados, en la cual se les pondrá de presente que para efectos del recaudo de la obligación, la Institución educativa le ha otorgado mandato a la firma ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA. SEGUNDA ETAPA: LA VISITA PERSONAL: Se hará en las oficinas de la firma de asesoría jurídica ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA. Es una etapa persuasiva, el objetivo de ésta es llegar a concretar una alternativa de pago con el deudor. Si el deudor viene por su cuenta o acepta la invitación a venir, es porque seguramente tiene la intención de llegar a algún arreglo. ALTERNATIVAS DE PAGO: 1. En esta etapa del proceso de cobro se realiza un convenio de pago, donde el deudor se compromete a pagar la obligación con abonos de SUMAS DE DINERO ACORDADAS para cancelar en determinadas fechas, sin cambiar las condiciones iniciales. 2. La Refinanciación, Se facilita el pago de la deuda con plazos dentro de las condiciones previamente pactadas. No concederla sino cuando se tienen razones muy seguras de que el deudor tiene posibilidades de cumplir, pues en caso contrario el problema se agrava PROCEDIMIENTO El padre(s) de familia o acudiente(s) debidamente autorizado(s) responsable(s) de la educación del/la alumno(a), deberán acudir a las oficinas de ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., para la elaboración del convenio. La Jefe de tesorería del colegio verificará la suscripción del mismo y le hará el seguimiento a su cumplimiento. Este convenio debe de ser acompañado por un pagare abierto con presentación personal del otorgante en notaria y por las garantías necesarias para garantizar el cobro por la vía jurídica en caso de su incumplimiento. DOCUMENTOS -FORMATO PARA CONVENIO DE PAGO EN EL COBRO PREJURIDICO -FORMATO DE PAGARE ABIERTO. -FORMATO PARA AUTORIZACION DE CONSULTA FINANCIERA Y REPORTE A CENTRALES DE RIESGOS. (CARTA DE INSTRUCCIONES) -LOS DOCUMENTOS QUE SEAN NECESARIOS PARA GARANTIZAR EL PAGO CONVENIDO. TERCERA ETAPA:
LA CARTA DE ÚLTIMA OPORTUNIDAD: Esta etapa es coactiva, su objetivo es presionar al deudor, dándole un plazo limitado y fijado en horas, para que cumpla con su compromiso y avisándole que vencido el término se procederá al cobro jurídico mediante Proceso Judicial. CARTA DE ÚLTIMA OPORTUNIDAD - COBRO JURÍDICO: OPORTUNIDAD: la Jefe tesorería del COLEGIO y la empresa ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., consultarán acerca de los eventos en los que no ha sido posible lograr el pago de las obligaciones, a pesar de haberse agotado los procedimientos anteriores y la administradora consultará con la Junta Asesora Escolar quien será la que tome la decisión de los casos en que se se procederá al Cobro Jurídico. En el caso extremo de que el padre(s) de familia o acudiente(s) debidamente autorizado(s) responsable(s) de la educación del (la) alumno(a), no obstante no haber cumplido con las obligaciones contraídas en el Contrato de Cooperación Educativa o cumplido solo en forma parcial e interpusieren contra la institución una Tutela y como consecuencia se le ordenara a la institución a entregar la documentación del/la alumno(a), se procederá inmediatamente al Cobro Jurídico. En el caso de que el fallo de tutela ordene al padre o acudiente realizar un convenio de pago para garantizar la recuperación de la deuda con el colegio se deberá esperar hasta la primera mora en el pago de las cuotas para hacer efectiva la cláusula aceleratoria e iniciar el cobro jurídico. PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO JURÍDICO: PODER: El representante legal del COLEGIO THEODORO HERTZL, otorgará Poder Especial a la empresa Asesora Jurídica ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., con el fin de que lo represente Judicialmente en el proceso Ejecutivo. Además aportara los documentos y garantías que se tengan de los responsables como soporte para el cumplimiento del contrato de cooperación educativa, así como el historial del cobro administrativo y toda la información necesaria para logra un efectivo proceso ejecutivo . OTROS DOCUMENTOS: Además del poder especial otorgado por el representante legal en hoja tamaño oficio y presentación personal en notaria para validar firma, se deberán incorporar a la demanda ejecutiva la resolución de aprobación del colegio, el acta de nombramiento rectoral, LOS DOCUMENTOS CON MERITO EJECUTIVO, fotocopia de la cedula del representante legal y la información soporte que se tenga del demandado DEMANDA EJECUTIVA: Consiste en la presentación de una demanda ejecutiva ante un juzgado civil, sea municipal o sea de circuito, según la cuantía de la obligación, reclamando el pago de la suma adeudada. MEDIDAS CAUTELARES: Con la presentación de la demanda se debe solicitar al despacho la practica de medidas cautelares o preventivas, las cuales consisten en el embargo y secuestro de bienes del deudor o deudores, para rematarlos en caso de que no se pague la obligación con dinero. RESPONSABLE: La firma ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA., será la encargada de efectuar este procedimiento y mantendrá informada a la administradora de EL COLEGIO THEODORO HERTZL acerca del avance del proceso judicial. OBSERVACIONES GENERALES: CONVENIOS DE PAGO: En condiciones especiales, se podrá celebrar un convenio de pago en condiciones y fechas diferentes a las establecidas en el Contrato de Cooperación Educativa. OPORTUNIDAD: Las condiciones de cada caso en particular, serán evaluadas por la administradora del Colegio o la persona que ella delegue, quien autorizará la elaboración del convenio. RESPONSABLE: La empresa ACONTRATAR ASESORES será la responsable de la elaboración del convenio, el cual deberá ser suscrito por la representante Legal de la institución y el padre(s) de familia o acudiente(s) debidamente autorizado(s) responsable(s) de la educación del (la) alumno(a). PAZ Y SALVO: Este documento será entregado por parte de la institución Educativa al/los padre(s) de familia o acudiente(s) debidamente autorizado(s) responsable(s) de la educación del (la) alumno(a), que hayan cumplido a cabalidad con las obligaciones contraídas en el Contrato de Cooperación Educativa. Este documento deberá acreditarse para matricular al (la) alumno(a) en el grado siguiente. No se debe aceptar la firma de una letra por el saldo pendiente ni se aceptaran aspirantes que no lo presenten cuando provengan de otra institución educativa. POLÍTICAS DE RETROALIMENTACIÓN DE LA INFORMACION Entre EL COLEGIO y la empresa de asesoría jurídica ACONTRATAR ASESORES Y CIA. LTDA. debe de haber una fluidez de información permanente y actualizada con respecto a los pagos y abonos que realicen los padres o acudientes responsables de haber firmado convenios de pago en la etapa de cobro pre jurídico, pues esta información es importante en el control del pago efectivo y el cumplimiento de estos compromisos. Dentro de las políticas de servicio al cliente se debe entender que la oficina de asesoría jurídica se convierte en una extensión del área de cartera como un staff, al que se debe brindar información oportuna y veraz sobre los padres y este a su vez debe de entregar respuesta a las inquietudes de los padres sobre su estado de cuenta.
POLITICAS DE CASTIGO DE CARTERA: Referido a determinar cual es la cartera de difícil o imposible recaudo y darle de baja contablemente para disminuir activos y desgaste administrativo. Se denominará cartera de difícil recaudo aquella cartera morosa que por la falta de documentación para garantía o la desaparición de los deudores, genere la imposibilidad de recuperar los saldos adeudados. Estas cuentas serán sometidas a consulta por la administradora ante la junta asesora escolar del COLEGIO para determinar la baja contable contra la cuenta pertinente de reserva o provisión para ello y que no siga afectando el estado de resultados contables de la institución mostrando falsos resultados negativos en el periodo contable. -POLITICAS DE INFORMACION CREDITICIA PARA CLIENTES DEL COLEGIO: Se debe referir este ítem a la manera de recopilar la información y cuando consultar a las centrales de riesgo y bancos. Desde la presentación de la solicitud para buscar cupo en el colegio, el formato de SOLICITUD DE INGRESO Y RENOVACION DE MATRICULA debe contener la solicitud de los datos crediticios y financieros de los padres y acudientes, referencias personales, comerciales y bancarias, los documentos de soporte y garantías así como la autorización para verificar estos datos en bancos y centrales de riesgo. GUION TELEFONICO: Los guiones telefónicos son muy importantes en la medida que evitan la improvisación, permiten la secuencia consecutiva en el tiempo para el control y seguimiento, además de ir incrementando el grado de dureza sin perder el objetivo. Los mismos guiones permiten recopilar información de los padres o acudientes y nos dejan conocerlos, creando un perfil de cumplimiento y seriedad. Esta información también servirá para evaluar la continuidad o no del (la) alumno(a) en el COLEGIO para el siguiente año escolar.
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