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Guía General para la organización de congresos

Organización de eventos
by

Lucio Avila Jiménez

on 24 February 2014

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Transcript of Guía General para la organización de congresos

Introducción

Este documento busca ser una herramienta para facilitar el desarrollo de futuros congresos y
eventos de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y otras organizaciones a quienes
les resulte útil. Recoge la experiencia que se tuvo en el marco de la organización del VI Congreso
Latinoamericano de Antropología Forense, que fue realizado en la ciudad de Manizales entre el 26 y
30 de Octubre de 2010, e incluye otros aprendizajes en la organización de congresos en los que ha
participado EQUITAS.
Esta herramienta explica los procedimientos que deben tenerse en cuenta en la planeación de
un congreso; describe los roles, perfiles y funciones de las partes involucradas; y detalla las
actividades que se deben desarrollar antes, durante y después del congreso. Se presenta también una
serie de recomendaciones que podrán ser retroalimentados por otros organizadores de futuros
congresos; se anexan formatos básicos que pueden ser reproducidos, o ajustados según las
necesidades; y se incluyen también los archivos gráficos fuente que son necesarios para el diseño de la
imagen del congreso.


• Sede: es recomendable que el lugar de realización del congreso se establezca con un plazo mínimo
de dos años de anterioridad. Para escoger la ciudad, es importante tener en cuenta:
o Costo de vida: se puede analizar con algunos datos básicos como el costo de un hotel
promedio, de una comida, de una bebida y de un taxi.
o Rutas de acceso: se recomienda un sitio con aeropuerto internacional (capacidad, número
de vuelos, cancelaciones, posibilidades de cambios), que permita fácil coordinación de
transporte entre aeropuerto y lugar del evento.
o Capacidad en instalaciones para eventos: es importante escoger una ciudad donde las
personas se puedan concentrar y que tenga diversos espacios (académicos, de
alimentación, de alojamiento, de reunión informal).

1. Diseño de la propuesta general del congreso1:
o Lugar que tenga atractivos turísticos para que las personas puedan tomar uno o dos días
de visita.
o Lugar en donde haya presencia de organizaciones que puedan auspiciar a nivel local.
• Nombre del congreso:
o Creativo: propuesta atractiva que sirva para captar recursos de organizaciones de
cooperación.
o Corto: de fácil uso en material de difusión y recordación.
o Contundente: que recoja el tema/objetivo del congreso.
• Objetivos: es importante que se defina cuál es la intención del congreso, de acuerdo con los
procesos que viene desarrollando la asociación (i.e en el caso de ALAF, para acreditación,
estandarización, investigación, etc.), los intereses de los posibles asistentes, el contexto y temas
coyunturales de la sede donde se realiza el congreso.
• Ejes temáticos generales y especiales propuestos: de acuerdo a los objetivos del congreso, es
importante que se definan los ejes de trabajo que se establecerán para la recepción de ponencias
(i.e. desastres masivos) y los temas para mesas especiales de trabajo (i.e. acreditación, protocolos,
etc.).
• Diseño del presupuesto: de acuerdo a las necesidades del congreso, se debe construir un presupuesto
de referencia para iniciar el proceso de gestión de recursos (ver anexo No. 2).
• Posibles organizaciones financiadoras: de acuerdo al tema del congreso y a las organizaciones de
cooperación presentes en cada país, se debe realizar un listado de organizaciones que podrían
financiar el congreso ya que hay concordancia entre los objetivos del congreso y las líneas de
financiación, o habría un interés particular de financiar esta iniciativa. De estas agencias o
empresas hay que obtener información sobre los calendarios de financiación, requisitos de
presentación de propuestas, y personas de contacto. Una vez enviada la propuesta, se debe hacer
un seguimiento permanente con llamadas y reuniones para concretar el apoyo.
• Posibles organizaciones auspiciadoras: además de organizaciones que realizan aportes en dinero,
existen otras organizaciones que brindan aportes en (espacios, impresiones, productos, pasajes,
otros). Con estas organizaciones es importante también realizar seguimiento con llamadas y
reuniones, y establecer los compromisos de los aportes a realizar, con el fin de tener certeza sobre
los recursos materiales con que se cuenta.

2. Equipo de trabajo
A continuación se describen los principales roles dentro de la organización de un congreso:
• Coordinador académico: se recomienda nombrar a un coordinador académico del congreso, quien
convocará y liderará al comité académico local, en la definición de la agenda e invitados. Esta
persona será también el contacto entre el comité local y el consejo directivo de la asociación.
• Comité de lectura: se recomienda que esté conformado por 3 personas, y que al menos 1 de ellas sea
parte del comité local (las otras 2 del consejo directivo). Estas personas deben tener disponibilidad
de tiempo para revisar los resúmenes enviados, y entregar sus comentarios, así como la lista final
de ponencias aceptadas en un plazo razonable. Estos tiempos deben agilizar la organización
logística del evento, y facilitar que los participantes puedan asegurar su traslado hasta el lugar
donde se realizará el congreso.
• Comité académico local: se convocará a todos los miembros ALAF de un país para hacer parte del
comité académico local. Sin embargo, se limitará el grupo de participantes a aquellos que hayan
participado y hecho aportes en al menos las 3 primeras reuniones.
• Coordinador técnico: se recomienda contratar a un coordinador técnico, quien puede apoyarse en un
asistente logístico, un asistente financiero (ver anexo No. 3) y voluntarios (estudiantes por ejemplo), en el desarrollo pre, durante y post congreso. Para la selección del coordinador técnico se
recomienda:
o Preparar una convocatoria con los términos de referencia.
o Recibir hojas de vida, realizar entrevistas.
o Preparar contrato y asegurar sitio de trabajo, computador, teléfono para llamadas
nacionales e internacionales, impresiones.
o Presentar al Comité Académico Local.
o Asignar un listado de funciones y actividades.
• Auspiciadores: organizaciones, agencias, entidades o equipos que ofrezcan financiación en dinero o
en especie para el congreso. Con los auspiciadores y otras contrapares es importante establecer un
acuerdo escrito donde queden consignados los compromisos, de tal forma que se pueda hacer
seguimiento.

Esquema del Equipo de trabajo
I. Procedimientos de planeación
Guía General para la
Organización de Congresos
Académicos

II. Actividades generales para la organización de un congreso
1. Actividades Pre-congreso
• Convocar a un comité académico local
o Enviar un correo a todos los miembros ALAF del país para invitar a hacer parte del
Comité. Establecer un número máximo de miembros para el Comité.
o Convocar a reuniones y establecer fechas periódicas de encuentro.
o Realizar actas de las reuniones con responsables y fecha para cada actividad.

Recopilación y selección de ponencias:
o Determinar fechas límite para ponencias. Esta fecha debe ser la misma todos los años, y
según asamblea de la ALAF de 29 de octubre de 2010, será en adelante, el 31 de mayo de
cada año.
o Se recomienda que sólo se acepten las ponencias presentadas en el formato
correspondiente (ver anexos 4 y 5), y que sigan estrictamente las instrucciones de envío
(título del correo, nombre del archivo, etc.). Esto facilita la compilación de las ponencias, y
la ubicación de las mismas de acuerdo a los ejes temáticos.
o Se recomienda que los resúmenes enviados sean compilados por una sola persona a cargo,
y que sean enviados al comité de lectura con los plazos para hacer la retroalimentación y
aprobación final de las ponencias a ser presentadas. Es recomendable que el comité de
lectura establezca los criterios a partir de los cuales evaluará las ponencias, y
comunicárselos con la evaluación a los candidatos. Se espera que con el plazo de
presentación de ponencias establecido, el listado final esté disponible a 31 de agosto de
cada año.
o El comité de lectura deberá asignar una persona que informe a los ponentes quiénes fueron
aprobados y quiénes negados. Se puede ofrecer el Foro Abierto para las ponencias que no
fueron aceptadas (ver descripción del foro abierto más adelante).
o Una vez se conozca el listado final de ponencias aceptadas, se recomienda que una persona
del comité organizador local haga seguimiento para la confirmación de asistencia de los
ponentes, de tal forma que se tenga un listado confirmado de participantes que tenga que
ser ajustado lo menos posible para evitar cambios en material impreso.
o Se recomienda que se implemente un mecanismo de sanción para las personas que
confirman su presentación y no asisten al congreso a presentar su ponencia.
Definición de la agenda académica del congreso: organización de sesiones especiales, talleres
especializados, mesas de trabajo y otros. Se recomienda considerar espacios de trabajo o
producción de documentos, posiciones o compromisos, durante el Congreso, de manera que no
solamente se comparten conocimientos, sino que se produce conocimiento. Esto motiva a una
mayor y más significativa participación. A continuación se explican los espacios que se tuvieron en
el VI Congreso (ver anexo No.6):
o Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la
antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión.
o Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente evaluadas por
el comité de lectura, de acuerdo a las temáticas pre-definidas.
o Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia regional.
En este tipo de espacios se pueden realizar paneles, debates, etc.
o Mesas de trabajo: espacios donde un moderador y varios facilitadores, a través de una
metodología previamente establecida, motivan a los participantes a debatir y construir
documentos de trabajo que la ALAF pueda retomar posteriormente en su agenda.
o Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por parte de
sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura.
o Talleres académicos: espacios de formación técnica. Para la definición de los talleres que se
van a ofrecer, es importante tener en cuenta que los contenidos sean novedosos, que
aporten un conocimiento adicional a los participantes, y que sean impartidos por personas
reconocidas por su experiencia en la materia.
o Foro abierto: espacio no formal ni pre-organizado, para intercambiar publicaciones, videos,
información y contactos, entre todos los asistentes al Congreso. Las personas se inscriben
durante los primeros días del Congreso y se les asigna un tiempo y equipo necesario para
presentar una publicación, video o material recientemente producido, y dar a conocer una
organización, iniciativa o proyecto relacionado con los temas del Congreso.
(ver anexo No. 7)
o Talleres vivenciales: espacios para desarrollar, capacitar o sensibilizar sobre temas
relacionados con el quehacer forense. Por ejemplo, talleres de autocuidado, trabajo con
familias, bienestar laboral, riesgos profesionales, etc.
o Asamblea ALAF: reunión anual de socios a cargo del comité directivo.
Definición de invitados especiales y envío de cartas de invitación
o Se recomienda que los invitados sean seleccionados de acuerdo a los ejes temáticos del
congreso, el reconocimiento internacional que tenga su trabajo, además de sus posibles
aportes a temas coyunturales del país anfitrión.
o Redacción de cartas de invitación en el idioma indicado: se recomienda proponer el tema
específico sobre el cual se le invita, y la importancia de su aporte al tema.
o El plazo de respuesta de participación debe ser establecido, de tal forma que se sepa con
suficiente antelación las personas que estarán confirmadas dentro de la agenda académica.
o Se recomienda tener una comunicación telefónica para motivar al invitado y
comprometerlo con el evento. Se puede enviar material de apoyo con información sobre el
contexto del país donde se realiza el evento, para que el experto pueda relacionar su
trabajo con preguntas o necesidades específicas.
o Se debe enviar un formato para coordinar fechas de entrada y salida, viaje y alojamiento
(ver anexo No.9). Se deben pedir los siguientes datos completos: nombre, nacionalidad,
número del pasaporte, idioma, lugar de donde viene, si necesita visa, si tiene restricciones
en la alimentación, y si tiene problemas de salud.
o Comunicación constante vía e-mail para coordinar su viaje y ponencia o cursos.

b. Gestión financiera y administrativa
Elaboración de cartas de solicitud de apoyo, según el tipo de financiador
o Para gobiernos y agencias internacionales: interesa cómo los objetivos del congreso
contribuyen a sus líneas de financiación (p.e. paz, gobierno, desarrollo).
o Para empresas comerciales: interesa el número de participantes, de qué países, y la relación
de su imagen o producto con el tipo de participantes que asisten al evento.
o Se recomienda enviar propuestas con al menos 1 año de anterioridad, o revisar las fechas
de convocatorias de cada financiador. Generalmente los gobiernos tienen dineros sobrantes
y les interesa co-financiar eventos académicos. También pueden cubrir gastos de invitados
de sus propios países.
o Es importante mostrar co-financiación, es decir, varios interesados, para incrementar el
interés de otros candidatos, y hacer peticiones concretas de dinero (asignar un porcentaje
del total del presupuesto, por ejemplo, para cada financiador).
Elaboración de un cronograma de actividades según la fecha del evento
Una vez se concreten los apoyos se recomienda:
o Tener una asesoría contable y financiera permanente.
o Realizar una reunión con el financiador para saber cuáles son sus expectativas y
condiciones, y se aclare:
 Requisitos relacionados con el uso de logos. Si se va a usar el logo del financiador
en los materiales impresos, es necesario que se solicitarlo en alta resolución.
 Facturación, número de cotizaciones por servicio, exenciones de impuestos, entre
otros.
 Canal de comunicación con el asistente financiero y el Coordinador Técnico.
o Establecer alternativas de financiación mientras se hace efectivo el apoyo (generalmente
una organización patrocinadora presta el dinero).
o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una
compra.

Organización logística
Diseño de la imagen del congreso (identidad gráfica) y envío permanente de comunicaciones:
o Se deben hacer unos términos de referencia con lo que se espera comunique el diseño, o
qué elementos debe incluir. Se pueden pedir varias propuestas iniciales, y sobre eso
escoger al ganador.
o Las principales piezas gráficas que se diseñan son: (logo, diseño cartas, afiches, pendones,
folders, escarapela, certificados, etc.) y establecer los plazos para iniciar la difusión de la
imagen del congreso.
o La imagen del congreso debe incluir los logos de las organizaciones auspiciadoras y
financiadoras, de acuerdo a los compromisos establecidos previamente. En el anexo No. 13
se encuentran los logos básicos que deben ser incluidos en los afiches.
o Los afiches del congreso deben ser enviados a los lugares de interés locales (universidades,
servicio médico legal, grupos forenses independientes, etc.), y también a los equipos
forenses en otras partes del continente. En caso que no se cuente con recursos para envío
internacional de los afiches, una copia digital puede ser enviada a los contactos en otros
países en donde se logren recursos propios para la impresión del material.
o Con suficiente antelación al desarrollo del evento, se deben realizar comunicados oficiales
en los que se indique la siguiente información:
 Nombre del congreso, fechas exactas, temáticas e invitados especiales2.
 Plazos de envío de ponencias, los costos de inscripción, información de talleres.
 Programación final del encuentro.
 Condiciones climáticas y logísticas de la ciudad donde se va a realizar el evento.
 Hacer una guía con información básica del país, de la moneda, precios promedio de
artículos comunes, clima.
 Hacer una guía de opciones turísticas o de compras
o Estos comunicados pueden ser enviados por correo electrónico a las bases de datos de
interesados con las que se cuenta e inscritos en Congresos anteriores (ver anexo No. 14), a
través del servicio de Constant Contact de la asociación, y a través del servicio de
publicación de eventos en antropología del portal Naya (info@naya.org.ar). Los
comunicados oficiales también deben ser subidos a la página web de la asociación.
o Se debe solicitar que la información que se va produciendo sobre el congreso sea colgada
además en los sitios web de los equipos que apoyan la labor de la ALAF (EAAF, EPAF,
FAFG, EQUITAS, etc.)
o La redacción de los comunicados debe brindar al potencial participante la información
oportuna y precisa del congreso, y debe suministrarse un contacto a través del cual se
solucionen inquietudes particulares.

Pre-inscripciones
o El procedimiento de pre-inscripción permite calcular el número posible de participantes,
identificar algunas de las expectativas frente al congreso (tipo de talleres que se esperan,
cantidad de días para los que se requiere alojamiento, etc.), y realizar la impresión de
certificados con anticipación, de tal manera que todos los certificados sean entregados una
vez finalizado el congreso, y no posteriormente, incurriendo en gastos de envío por correo
postal. Además, permite tener otro tipo de información, de acuerdo a la forma como se esté
desarrollando el evento (ver anexo No. 15).
o Si se cuenta con un servicio de pago por Internet, se recomienda que el pago de
inscripciones y por el concepto de talleres se realice con anticipación al inicio del congreso.
Esto facilita las actividades logísticas durante el evento, y permite tener un número más
real de la cantidad de inscritos con anticipación.

Coordinación de talleres

Paralelo a la organización de la agenda académica del congreso, se debe establecer:
o Número de talleres a realizar y horarios: es importante tener en cuenta que de acuerdo al
número de talleres, puede haber eventos simultáneos, por lo que los participantes deben
ser correctamente informados sobre las fechas y horas de cada taller, para que puedan
elegir los que mejor se acomodan a sus intereses y tiempos.
o Responsable académico del taller: invitado local o internacional a cargo del taller. Esta
persona debe definir los objetivos, tiempo (horas), público objetivo del taller, y número
máximo de participantes. Esta información debe enviarse a los participantes con suficiente
antelación para que conozcan los detalles de cada taller (ver anexo No. 16).
o Responsable logístico del taller: se debe asignar dentro del comité organizador local una
persona que se contacte con el responsable académico del taller para organizar los aspectos
logísticos. Se debe llenar un formato de materiales y logística que permita generar las
condiciones adecuadas para el taller (préstamos de laboratorios, materiales, etc.)
o Se recomienda que se realice un proceso de preinscripción a los talleres que permita tener
un número aproximado de personas para la elaboración de diplomas, la reserva de salones
o laboratorios, y para la compra suficiente de materiales.

Lugar del evento
Se deben obtener múltiples cotizaciones para escoger el lugar donde se realizará el evento. Se sugiere
que en dichas ocasiones se evalúen los siguientes aspectos del lugar:
o Capacidad del auditorio principal acorde con el número de participantes esperados.
Disponibilidad de salones para eventos paralelos.
o Posibilidad de que el lugar permita la concentración de las personas.
o Facilidad de acceso (buses, metro, taxis).
o Posibilidades de alimentación.
o Equipos disponibles (proyectores, computadores, pantallas). Servicio de internet
inalámbrico.
o Experiencia en la realización de congresos.
o Disponibilidad de servicios médicos o de primeros auxilios.
o Una vez definido el lugar, se debe establecer quién es la persona contacto en el centro de
convenciones para toda la organización, que se hará cargo de la reserva y disposición
adecuada de los espacios durante el evento.
o Es importante realizar una visita para conocer los espacios (acústica, iluminación, etc.),
hacer una sesión de prueba para comprobar la calidad de la alimentación, y revisar la
infraestructura del alojamiento, en caso de tenerlo, entre otros.
o Si el lugar ofrece servicio de alimentación, es importante definir con antelación la
alimentación: almuerzos, refrigerios, puesto de café y agua, cóctel de bienvenida y evento
de cierre.
o El coordinador técnico y el asistente logístico deben contar con un celular ilimitado para los
días previos y durante el congreso.
Alojamiento para participantes
El alojamiento de los participantes es generalmente cubierto por cada uno de los mismos, y su
reservación es responsabilidad del participante. Sin embargo, la organización del congreso debe
ofrecer una guía de sitios recomendados que ofrezcan buenas tarifas y comodidad para el visitante.
Para ello se debe:
o Visitar cercanías al lugar para ofrecer opciones de hotelería y alimentación
o Buscar opciones para diferentes presupuestos.
o Gestionar tarifas especiales para asistentes al evento.
o Crear un mapa del lugar, hoteles y posibilidades de alimentación que debe ser comunicado
públicamente con suficiente antelación
Pasajes y alojamiento de invitados

Para realizar la compra de tiquetes de invitados, se recomienda:
o Realizar una reservación y enviar copia de la reserva a los invitados para su aprobación. Se
debe comunicar en este momento que los cambios en el itinerario se pueden realizar antes
de la compra del pasaje. Una vez emitido el tiquete, cualquier cambio correrá por cuenta
del invitado.
o Una vez aprobado el itinerario, proceder a la compra de los tiquetes de acuerdo a los
requerimientos de la financiadora.
o Si el invitado requiere de visa o de cualquier otra carta para el ingreso de algún material de
apoyo (por ejemplo, para talleres), se deben redactar las cartas y enviar a la instancia
correspondiente (ver anexo No. 19).
Para el alojamiento se recomienda:
o Coordinar la estadía de 1 o 2 personas por habitación de acuerdo al grado de confianza y
formalidad de la relación que se tenga con el invitado.
o Informar oportunamente las condiciones de pago en el hotel: se paga alojamiento, que
incluye desayuno, y seguro hotelero. No se cubren consumos personales de minibar, ni
llamadas telefónicas.
Acompañamiento a invitados:
o Se recomienda que dentro del grupo de voluntarios, haya personas a quienes se les asigne
la responsabilidad de estar pendientes de los requerimientos y situación de cada invitado.
Si el invitado habla otro idioma al español, se recomienda que esta persona hable
fluidamente el idioma del invitado.

• Transporte terrestre
o Se debe contratar una empresa de transporte local para los recorridos por la ciudad que se
realicen (cena de camaradería, eventos de ocio, etc.), y para los trayectos aeropuerto-lugar
del evento y viceversa para invitados.
o En el caso de los invitados, se debe hacer un cronograma de horas y responsables de
recogidas y salidas al aeropuerto.
o Organizar voluntarios para dar la bienvenida y coordinar inconvenientes a la llegada o a la
salida.
o Se puede colgar un pendón del evento en el aeropuerto como bienevenida.

Equipos y traducción simultánea
o Si hay invitados especiales que hablan un idioma diferente al español, se debe contratar un
servicio de traducción simultánea, con sus correspondientes equipos.
o Se deben contratar equipos de audio (micrófonos), visuales (proyectores), y de grabación
(videocámaras), para todos los salones.
o Es útil también tener la opción de Skype para algún invitado que a última hora no pueda
llegar. Para ello se necesita banda ancha de Internet, y un computador con cámara que
pueda ser conectado a un sistema de audio.

Actividades culturales e integración
o Se recomienda asignar suficiente tiempo para actividades de integración e intercambio de
ideas (foro abierto, cena de camaradería). Estos espacios son importantes para fortalecer
redes.
o Se recomienda incluir actos culturales propios de la ciudad sede del congreso.
o Se recomienda establecer un cronograma de actividades adicional a la agenda académica,
sin que muchas actividades agoten a los participantes.
o Se recomienda realizar un recorrido recreativo por la ciudad sede del congreso.
o Para convocar a estos espacios, se puede crear publicidad adicional (de ser necesario).
o Se recomienda buscar patrocinio de empresas comerciales que puedan aportar productos
que puedan ser ofrecidos en este tipo de eventos (comida, bebidas, etc.).
2. Actividades durante el congreso
Proceso de inscripciones
o Es importante delegar un grupo que se dedique al proceso de inscripciones. Este grupo
debe tener un proceso de capacitación previa e indicaciones sobre costos del congreso,
costos de los talleres, el manejo de cambio, reconocimiento de billetes falsos, etc.
o Con anticipación se deben mandar hacer los recibos (original y copia) que se entregarán
como comprobante de pago a los inscritos. Los recibos deben llevar el número consecutivo
y el logo de la ALAF.
o Debe asignarse una única persona que finalizado cada día en el que se realicen
inscripciones, reciba bajo acta, la totalidad del dinero recogido y lo guarde en un lugar
seguro.
o Se debe disponer en la mesa de inscripciones con elementos de papelería pertinentes (papel
carbón, lapiceros, sellos, calculadoras, etc.).
o Asignar una mesa aparte para el pago de las cuotas de los miembros ALAF,
preferiblemente coordinada por un miembro de la Comité Directivo ALAF.
o Se debe contar con dinero en caja menor para cambio en USD y en la moneda local.
o Se recomienda tener en las mesas de inscripción, carteleras con la información clara sobre
los precios de inscripción y el cambio de moneda.
o Tener la base de datos de preinscritos lista, así como el material que se va a entregar
(carpetas y escarapelas o distintivos). Se recomienda que dentro del material impreso para
entrega se encuentre:
 Agenda académica final.
 Resúmenes de las ponencias (ver anexo No. 20).
 Agenda de actividades culturales y de integración.
 Información de emergencia: teléfonos de información del comité organizador, y
comité de logística.
 Mapa de la ciudad donde se realiza el evento.
 Mapa de los hoteles y restaurantes más cercanos, con el precio promedio de
almuerzo.
 Mapa del centro de convenciones, con el punto de información permanente
claramente marcado; salones, baños, áreas recreativas, otros.

Coordinación académica de la agenda
o Se recomienda definir coordinadores académicos para cada sesión de trabajo (presentaciones
orales, sesiones especiales, etc.). Estos coordinadores estarán a cargo de la moderación o de
conseguir un moderador, realizar la relatoría, confirmar la participación de invitados,
retroalimentar a los expertos nacionales e internacionales, hacer los perfiles profesionales,
coordinar tiempos de la sesión, y establecer las necesidades de materiales.
o Cada coordinador académico de la sesión, deberá comunicarse con antelación (vía correo
electrónico o skype) con los ponentes o invitados, que participarán de su sesión, informar
a los organizadores del Congreso en caso de cancelaciones o cambios para que se incluyan
en la agenda final, y recopilar las presentaciones de powerpoint se encuentren disponibles
con suficiente tiempo, y se coordinen las necesidades logísticas especiales en caso de ser
requeridas. Para ponentes que hablarán en otro idioma, es importante especificar que
deben hablar despacio y enviar un glosario de términos con antelación a los traductores
simultáneos.
o Es importante que el coordinador académico se reúna o envíe previamente al moderador la
descripción de sus funciones, hora y orden de intervenciones, antecedentes biográficos y
profesionales de los invitados, y expectativas de las sesión. Es importante entregarle a cada
moderador el orden de las presentaciones (en letra grande), con el horario ajustado a los
cambios del día.
o El coordinador académico también deberá estar a cargo de ser el anfitrión y ofrecer
hospitalidad a la llegada y salida de cada invitado a su sesión. También de ayudar a
resolver cualquier inconveniente que tenga.
o Se proponen como funciones de un moderador:
 Contenido: Ayuda a desarrollar un diálogo creativo sobre el tema principal de la
sesión, entre ponentes, y el público. Puede aportar un análisis de los puntos en
común, contrastes, dificultades o retos planteados por los ponentes (pero no debe
tomarse el tiempo de una ponencia en sí misma). Puede plantear preguntas iniciales
para la discusión con el público, y recopilar retos planteados que incluyan futuras
reuniones, debates, o congresos.
 Forma:
• Presenta a los ponentes de forma resumida, haciendo énfasis en aspectos
interesantes y relevantes al tema de la sesión.
• Monitorea la velocidad de la presentación cuando hay traducción
simultánea de manera que permita una buena traducción.
• Monitorea el tiempo de cada participante. Se recomienda empezar
puntualmente siempre, y dejar tiempo para discusión y preguntas
equivalente a un tercio del tiempo de la sesión. Se recomienda también que
los ponentes practiquen previamente sus presentaciones (para cumplir con
los tiempos), y que privilegien la comunicación oral y no la lectura.
 Preguntas: Se asegura que todas las preguntas razonables sean consideradas y
respondidas. Coordina el método para recepción y respuesta de preguntas del
público, ya sea con papeles dirigidos a cada ponente, resumiendo preguntas
parecidas, dirigiendo preguntas a ponentes específicos, reformulando preguntas
confusamente planteadas, controlando el tiempo de los participantes que hacen
preguntas o comentarios orales.
o Se recomienda tener un asistente de apoyo logístico voluntario para la sesión (ajustar
audio, presentaciones de powerpoint previas a la sesión, pruebas de equipos, micrófonos,
agua, nombres de los invitados, otros).
o Si hay sesiones que requieren de traducción simultánea, las ponencias deben conseguirse
con anterioridad para que sean entregadas a los traductores. Es importante contar con un
glosario inglés-español de términos científicos. Se recomienda privilegiar experiencia,
calidad y referencias sobre el precio para la traducción, dado que con una mala traducción
se pierde la inversión de traer a un extranjero.

Coordinación Logística y de Voluntarios
o Maestro de Ceremonias
 Se recomienda elegir un maestro de ceremonias que este controlando el inicio de la
sesión cada día, de informar cambios en la agenda o en los salones, así como
anuncios especiales.
 Debe hablar claro y sentirse cómodo con un micrófono.
o Voluntarios
 Asignar voluntarios y formarlos para apoyar al coordinador académico de cada
sesión con lo descrito en la fase pre-congreso.
 Comprar camisetas de un color específico para que se identifique a las personas
organizadoras del congreso y voluntarios.
 Delegar una persona para el registro fotográfico.
 Establecer quiénes son las personas encargadas durante el evento para hacer ajustes
logísticos durante las sesiones (subir o bajar volumen de los micrófonos, cambiar de
computador, poner más agua para los ponentes, etc)
 Designar a la persona encargada de contabilizar el tiempo de las intervenciones.
Tener carteles con tiempo que le queda a cada ponente (5 y 1 minuto).
o Atención a invitados
 Se recomienda realizar su inscripción en la recepción del hotel, a medida que van
llegando.
 Confirmación de hora de llegada y salida de los invitados, condiciones del
aeropuerto y facilidades de acceso.
o Agenda académica
 Confirmar los espacios a utilizar de acuerdo a la agenda (salones, auditorios,
espacios al aire libre), y la distribución de mesas y sillas.
 Coordinar equipos visuales y de audio en casa espacio de trabajo. Se deben probar e
instalar todos los equipos el día antes del evento (proyectores, micrófonos,
computadores, etc.).
 Verificar que las personas del comité académico encargadas de cada sesión técnica
realicen la recolección de las presentaciones en powerpoint con anterioridad, y que
las copien en el computador conectado al proyector.
 Diseñar un formato de evaluación del encuentro y tener copias suficientes para
distribución al final del congreso

Coordinación administrativa y financiera
o Se debe asignar una persona encargada de la caja menor del congreso a quien se le realice
un anticipo para gastos varios durante el congreso.
o Se recomienda la utilización del formato detallado de gastos para el seguimiento de los
gastos de caja mejor (ver anexo No.22)
o Se recomienda realizar cierre de cuentas diario para el control de la ejecución del
presupuesto. Por ejemplo, es importante revisar la cuenta con el hotel cada noche para la
confirmar gastos del día, o con los proveedores de alimentación y otros para confirmar
servicios diarios prestados.
o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una
compra.
o Tener en cuenta las características de billetes de alta denominación, para evitar recibir
billetes falsos, o anotar en las facturas el serial del billete recibido por un inscrito particular.

Coordinación de medios de comunicación
o Escoger personas clave para entrevistas en medios.
o Redactar un comunicado de prensa para periodistas regionales y locales.
o Si hay un tema coyuntural de importancia
 Hacer un resumen del problema en cuestión para informar a expertos.
 Invitar a expertos a compartir su experiencia y o opinión al respecto.
 Organizar una rueda de prensa, convocar medios clave y un espacio para ello.
 Entregar perfiles de los expertos a los medios de comunicación.
o Hacer seguimiento a la rueda de prensa con artículos en medios.

Punto de información
Es importante contar con puntos de referencia donde los asistentes puedan encontrar información
general sobre el congreso y la ciudad donde se desarrolla el evento. El punto debe estar ubicado en
un espacio de fácil acceso para los participantes, debe ser permanente, y se sugiere que preste
además los siguientes servicios:
o Impresión y fotocopias: que esté disponible para las personas que requieren imprimir su
presentación, ente otros. Se sugiere que haya otros materiales disponibles para préstamo
cinta, papel blanco y de colores, marcadores, etc.; y un celular disponible para
comunicaciones urgentes.
o Punto de encuentro: se sugiere que en este lugar los participantes puedan dejar mensajes si
requieren comunicarse con otro participante del evento. Se pueden colgar carteleras donde
las personas publiquen oportunidades laborales, voluntariados, etc.
o Exhibición de materiales y publicaciones para distribución gratuita o para la venta, de
acuerdo a lo establecido con los autores.
o Distribución de equipos de traducción simultánea.
o Información sobre recorridos turísticos.

3. Actividades post-congreso
Actividades para rendir cuentas y reportar actividades realizadas en desarrollo del Congreso a
diferentes públicos.
• Pago a proveedores:
o Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores del evento.
• Informes para financiadores:
o Producir un informe o balance financiero del congreso con los aportes de cada financiador
(ver anexo No. 23) y adjuntar comprobantes y facturas.
o Producir informes narrativos para los financiadores sobre las principales actividades
adelantadas, número de asistentes, países participantes, retos y conclusiones del evento.
• Informe para el Comité Directivo de ALAF
o Producir un informe de lecciones aprendidas, o complementar la guía presente.
o Producir informe financiero del congreso que contenga los gastos del congreso, los
ingresos por concepto de inscripciones al congreso y talleres, y egresos de los fondos de
ALAF.
o Producir un informe con las conclusiones académicas del Congreso y principales retos.
o Realizar Acta de entrega de dineros que quedan de las inscripciones y talleres, vs. dinero
ejecutado.
o Consignar dineros en la cuenta de ALAF en Guatemala.
• Evaluación del congreso:
o Sistematizar las evaluaciones diligenciadas por los participantes del evento y producir un
informe que recoja las principales recomendaciones.
o Realizar una reunión de evaluación con el Comité Organizador y/o Académico Local, y
realizar el respectivo informe. o Depurar la base de datos de inscritos al Congreso, y miembros actualizada
• Participantes e invitados:
o Enviar agradecimientos a invitados especiales.
o Enviar recomendaciones para voluntarios. (ver anexo No.26)
o Motivar y agradecer a participantes al congreso, enviar conclusiones académicas y retos.
• Memorias del congreso
o Transcribir audios o videos.
o Recopilar ponencias y presentaciones de powerpoint
o Contratar la edición de ponencias o producir una sistematización de los principales temas.
o Diseño y publicación, o colgar ponencias en la página web del Congreso.

III. Recomendaciones finales
Tiempos en la agenda del congreso:

• Se recomienda que con el fin de facilitar la organización del congreso y los tiempos de los
participantes, el congreso dure un total de cuatro días, tres en los que se concentre la agenda de
presentaciones y eventos académicos, y un cuarto día de talleres.
• Es importante privilegiar la calidad de la participación y ponencias, y no el número de trabajos
presentados. Tener un número limitado de ponencias permite que se tenga más tiempo para las
sesiones de preguntas y debate; que las jornadas de trabajo no sean tan largas; y que se de espacio
a otro tipo de actividades. De acuerdo a la experiencia, la agenda básica de un día de congreso
puede ser:
o 45 minutos de charla magistral sobre un tema de interés (tafonomía, identificación, etc.).
o 2 sesiones de presentaciones orales libres (una en la mañana y una en la tarde). Cada sesión
puede tener aproximadamente 6 presentaciones de 15 minutos, 1 hora de discusión, y tener
una duración total de 2 horas, 30 minutos. Si se contemplan 3 días de agenda académica
del congreso, se presentarían un total de 36 ponencias.
o 1 sesión de discusión, panel, mesa de trabajo de 2 horas.
• Es importante tener en cuenta espacios lúdicos y recreativos para la construcción de redes y
contactos.

Invitados:
• Es importante invitar a expertos internacionales y nacionales de alto nivel, que puedan ofrecer
conferencias centrales y también talleres de aprendizaje. Con ello se justifica la inversión en la
inscripción del congreso y se garantiza que las personas se queden hasta el final del evento.

Pre- congreso virtual
• Se recomienda que una vez establecidos los ejes temáticos del congreso, los foros virtuales de la
página web de la asociación sirvan como medio para que se discutan contenidos previo al
congreso. De esta forma, si se tiene contemplado por ejemplo el desarrollo de mesas de trabajo, los
documentos y otros materiales de discusión, tienen espacio de ser socializados con anticipación,
incluso para las personas que no pueden asistir al evento.

Bases de datos
• Se recomienda que con los listados de inscripción, se vaya construyendo una base de datos de
personas interesadas en el trabajo de la ALAF que pueda ser actualizada en cada congreso.
• Se recomienda que antes de cada congreso se actualice la base de datos de socios activos de la
ALAF.
IV. Anexos
1. Presentación general del congreso.
2. Modelo de presupuesto
3. Perfiles de cargo
4. Términos referencia para presentación de ponencias
5. Formulario de presentación de ponencias
6. Agenda Académica
7. Formato de difusión sobre foro abierto
8. Carta de invitación a invitados internacionales
9. Formato compra de tiquetes y seguimiento de invitados
10. Formato de carta para solicitud de apoyo a agencia financiadora
11. Formato de carta para patrocinador comercial
12. Formato de seguimiento del cronograma de actividades
13. Logos para inclusión en archivos gráficos
14. Base de datos interesados y congresos anteriores
15. Formato preinscripción
16. Descripción de talleres
17. Formato de requerimientos logísticos para talleres
18. Guía hotelera
19. Carta de aduana para ingreso de material de estudio
20. Resúmenes de presentaciones científicas impreso
21. Formato de evaluación del congreso
22. Formato de control de gastos - caja menor.
23. Formato de informe financiero
24. Acta de cierre o entrega de dineros
25. Base de datos de miembros ALAF
26. Carta agradecimiento voluntarios

Anexo No. 1
PROPUESTA VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE

1. Aspectos generales
• Lugar: Bogotá, Colombia.
• Fecha tentativa: Octubre 26 al 27 de 2010.
• Responsable directo en Colombia: Equipo Colombiano Interdisciplinario de Trabajo Forense y
Asistencia Psicosocial, EQUITAS.
• Copartes organizadoras en Colombia: Equipos independientes y Asociación Colombiana de
Antropología Forense.
• Copartes organizadoras internacionales: Asociación Latinoamericana de Antropología Forense.

2. Objetivos
• Fortalecer las redes de trabajo gremial de los antropólogos forenses a nivel Latinoamericano y
al interior de cada uno de los países de la región.
• Generar un espacio de reflexión sobre los contextos sociales, políticos y financieros en los que
se ejerce la antropología forense en América Latina, y generar propuestas gremiales sobre los
estándares mínimos de trabajo en la región.
• Compartir los desarrollos científicos de la antropología forense y ciencias afines, en materia de
investigación, actualización de métodos, y nuevas perspectivas del análisis forense.
• Aprovechar el creciente número de Departamentos de Antropología ubicados en Bogotá, para
promover la ALAF entre un grupo cada vez mayor de antropólogos forenses y estimular la
creación de programas de postgrado en la disciplina.

3. Ejes temáticos
Generales
• Desarrollos desde la arqueología forense para la búsqueda de desaparecidos.
• Desarrollo/evaluación de nuevos métodos para determinación del perfil biológico.
• Análisis de trauma óseo perimortem en contextos de conflicto armado.
• Antropología forense y genética.

Especiales
• Antropología forense desde el Estado y los equipos independientes, y marcos legales de
intervención.
• Retos gremiales para el impulso de estándares mínimos del trabajo antropológico forense.
• Implicaciones éticas y profesionales del ejercicio de la antropología forense en América Latina.
• Formación universitaria y profesional de la antropología forense en América Latina.

4. Comité científico
Por definir, de acuerdo a propuesta del comité directivo de la ALAF.

5. Estructura del congreso
• Conferencias magistrales
• Paneles de expertos
• Mesas de comunicaciones orales
• Posters
• Talleres
• Demostraciones
6. Recursos disponibles
La propuesta que presenta EQUITAS buscará la participación de un gran número de personas. Es por
esto que se montará sobre la base de un programa de voluntariado que pretenderá acercar el
Congreso a la comunidad estudiantil. EQUITAS facilitará, entre otras, la gestión administrativa y de
recursos del Congreso y será como parte de su esquema organizativo que se desarrolle el programa.
En materia de recursos financieros, EQUITAS se compromete a coordinar con la ALAF los esfuerzos
conjuntos para la recolección de fondos, y a administrarlos eficientemente según lo que sea estipulado
por ésta última. Adicionalmente, pondrá a disposición de la organización del Congreso el espacio de
oficinas que sea necesario.
Será necesario elaborar un presupuesto de manera conjunta con la ALAF, y sobre la base de
experiencias anteriores.

7. Propuesta de precongreso y congreso virtual
• Precongreso virtual: Se plantea como un espacio de discusión previa sobre los temas planteados
para el congreso, de tal forma que la información allí compartida sirva de insumo para la
preparación las ponencias y otras actividades académicas propuestas para el congreso. Este
precongreso virtual tendrá secciones interactivas como foros, videoconferencias,
conversaciones con ponentes, información diaria, etc. La plataforma de foros del website de la
ALAF puede ser adecuada con este fin.
• Congreso virtual: Consiste en la transmisión simultánea de los eventos del congreso a través de
Internet, con el fin de que las personas que no puedan asistir de manera presencial, puedan
participar desde cualquier punto del planeta.
Anexo No. 2
Presupuesto General Congreso
Anexo No. 3
COORDINADOR TECNICO
PERFIL FUNCIONES
Elaborar presupuesto ajustado a las necesidades locales
Elaborar plan de organización logística que incluya
asignación de funciones
Realizar seguimiento al plan logístico
Reuniones continuas de organización con el comité local
Elaboración de comunicados en general
Coordinación de impresos varios (pendones, afiches,
escarapelas, certificados etc.)
Coordinación general de la convocatoria
Apoyo al proceso de planeación y ejecución del
presupuesto
Coordinación de logística de tiquetes y alojamiento
Coordinación de llegada y atención de los invitados
Coordinación logística del evento (infraestructura,
equipos, traducciones, alimentación, eventos,
transportes) teniendo en cuenta la agenda académica
del evento, los cambios de última hora y el
cumplimiento de los objetivos
Elaboración de procesos de inscripción y entrega de
certificados
Consolidación de gastos según presupuesto y
condiciones de financiadores, así como informes
narrativos de actividades.
Personal con conocimiento
básicos en: experiencia en
logística de eventos, manejo de
presupuesto, buen manejo de
personal, habilidades de trabajo
en equipo, capacidad para
delegar funciones, tolerancia al
trabajo bajo presión, habilidades
de comunicación y atención.
Manejo adecuado y oportuno de
relaciones públicas.
Coordinación de sistematización de las evaluaciones del
Congreso o evento
ASISTENTE LOGISTICO
PERFIL FUNCIONES
Realización de cotizaciones para el lugar de realización
del evento, según necesidades establecidas por la
agenda.
Realización de cotizaciones de tiquetes, alojamiento y
traducción simultanea
Coordinación del proceso de compras logísticas
Se requiere de personas con
conocimientos de ofimática,
manejo de comunicación verbal y
escrita, experiencia en logística de
eventos, manejo básico de
presupuesto, tolerancia al trabajo
bajo presión, dinámica, Seguimiento de ejecución de presupuestos

Coordinación de una mesa de información con facilidades
(celular, impresora, papel, cinta, grapadora, cds) y para
divulgación de publicaciones.
Logística en general
Seguimiento de llegada y salida de invitados
Solución de imprevistos
Organización de material para entregar
organizada, buena presentación
personal, amable, habilidades de
manejo de tiempo.
Seguimiento al cumplimiento de tiempos según la
agenda académica

ASISTENTE FINANCIERO
PERFIL FUNCIONES
Seguimiento de cotizaciones varias para: Alojamiento,
tiquetes, centro de convenciones, ayudas audiovisuales,
traducción simultanea etc.
Trabajo en equipo de presupuesto del evento
Legalización de gastos
Consignación de anticipos
Seguimiento de ejecución de presupuesto
Manejo de facturación
Contacto con los proveedores
Verificación del proceso de compras
Se requiere personal con
habilidades para el manejo de
presupuestos, manejo de
herramientas de ofimáticas,
organizado, alto nivel de
concentración y organización,
tolerancia al trabajo bajo presión,
habilidades de comunicación,
proactivo, solidario y eficiente.
Entrega de informe de gastos y financiero

Anexo No.12
CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE
Documento Base de la presentación
http://www.equitas.org.co/docs/48.pdf
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