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Normas de protocolo en una videoconferencia

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by

Ruben Lorenzo

on 17 December 2013

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Transcript of Normas de protocolo en una videoconferencia

Normas de protocolo en una videoconferencia
La videoconferencia es una tecnología que permite enlazar dos puntos ubicados en localidades separadas proporcionando una comunicación en tiempo real por medio de audio, video y datos.
Existen varios tipos de protocolos para realizar una conferencia:
• Protocolo del Espacio Físico
• Protocolo de Presentación Personal
• Protocolo para desarrollar una videoconferencia

PROTOCOLO DE LA VIDEOCONFERENCIA
Punto a punto:
Se establece una conexión en la que participan dos sitios

Multipunto:
Es posible establecer una conexión en la que participen más de dos sitios
Modalidades
Protocolo del espacio físico:
El espacio requerido debe ser de acuerdo al número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.
Aspectos a tener en cuenta:
Iluminación
Acústica
Protocolo presentación personal
Aunque no se crea necesaria, la presentación personal debe incluirse dentro del protocolo de una videoconferencia porque ponerse frente a una cámara tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla al otro lado; para esto se deben tener presentes algunas reglas:
Selección del vestuario

Maquillaje, joyas y gafas

El cabello

La postura
Protocolo para desarrollar una videoconferencia
Planificación y organización antes de la videoconferencia

Durante la videoconferencia

Después de la videoconferencia
Lineamientos para las videoconferencias

Las sesiones de videoconferencia, se desarrollarán en cuatro momentos:
Primer momento
Segundo momento
Tercer momento
Cuarto momento
Tiempos de duración de las videoconferencias
1. Las videoconferencias tendrán un tiempo de duración de 30 minutos como mínimo y de 45 minutos máximo.
2. El tiempo para la sesión de preguntas es de un máximo de 15 minutos.
3. El ponente responderá un máximo de 10 preguntas.
4. Las demás preguntas que queden sin responder pueden hacerse en el foro de discusión alojado en el sitio del evento (moodle) o a través del correo electrónico del ponente

¿Que es una videoconferencia?
Enlace en ISSUU
http://issuu.com/rubenlorenzo/docs/videoconferencia
Dinámica para desarrollar las videoconferencias
La dinámica a desarrollar para las videoconferencias será la siguiente:

1. Prueba previa de soporte de audio y vídeo al inicio de la videoconferencia.
2. Prueba de comunicación entre el ponente y los moderadores a través del back channel.
3. Presentación de la actividad, instrucciones iniciales por parte del moderador
4. Saludo inicial del invitado especial.
5. Lectura del resumen curricular del invitado especial por parte del moderador.
6. Inicio y desarrollo de la conferencia con soporte en audio y video.
7. Sesión de preguntas mediante la sala de chat. Moderación por parte de uno de los moderadores.
8. Cierre de la sesión de preguntas por parte del moderador.
9. Despedida del invitado.
10. Espacio para la socialización a través del chat.
11. Fin de la videoconferencia.

Roles de los moderadores
En todas las sesiones el invitado será acompañado por uno o dos moderadores los cuales cumplirán las siguientes funciones:
•Dar la bienvenida a los invitados y los participantes.
•Presentar el plan a desarrollar.
•Exponer las normas de interacción, y la moderación de la sala de chat que ofrece la plataforma en línea utilizada para la web conferencia.

Alojamiento de las videoconferencias
Para poder seguir todas las videoconferencias debes:
1. Registrar una cuenta en el sitio del evento (moodle): (colocar la URL) para poder acceder al espacio virtual creado para esta actividad.
2. Registrar una nueva cuenta en la plataforma que se utilizará para el evento (recomendable, pero no es necesario) – (colocar la URL)
3. Revisar el programa del evento para ubicar el día y la hora exacta de la videoconferencia en línea que te interesa. Si perteneces a otro país es importante que verifiques el horario correcto.
4. Configurar las sesiones de videoconferencia para que queden grabadas y puedan ser alojadas en línea dentro del espacio virtual previsto en el (Moodle) del evento, durante un año con libre acceso. Adicionalmente serán transmitidas y almacenadas como vídeo bajo demanda en el canal online del evento (colocar la URL).

Requerimientos técnicos para las videoconferencia
1. Buena conexión a Internet (preferiblemente banda ancha).
2. Audífonos con micrófono (manos libres preferiblemente) y una webcam.
3. Un lugar sin mucha interferencia de ruido.
4. Buena luz para que su imagen sea vista por los asistentes a la videoconferencia.
5. Ingreso la dirección electrónica de la plataforma que se utilizará para las videoconferencias al menos 5 minutos antes del inicio de la videoconferencia (colocar la URL).
6. Acceso a la plataforma de las videoconferencias con la cuenta asignada para videoconferencias. Los datos le serán enviados por email horas antes de la videoconferencia.
7. Una prueba técnica antes de la videoconferencia.

Ciclo de preguntas y socialización al final de la exposición del invitado
El moderador abrirá el ciclo de preguntas, para realizar una intervención debes pedir el derecho de palabra escribiendo @, y solo cuando el moderador te indique, escribe tu interrogante o comentario.
1. Si quiere realizar un comentario relacionado a una pregunta, que el invitado está respondiendo, escriba y espere que el moderador le brinde el derecho de palabra.
2. Si llega tarde, entre en silencio sin escribir nada en el chat. Espera las instrucciones del moderador.
3. Si tiene que retirarse antes que analice la videoconferencia, hágalo en silencio, sin teclear, no deje preguntas. Recuerde que la VC estará en línea para que la revise cuando pueda.
4. Se permitirá una pregunta por participante, las cual debe ser escrita en forma breve y concreta.
5. Si tiene alguna duda respecto a estas normas de uso e interacción en la plataforma, escríbalas antes del inicio de la videoconferencia.
6. Al analizar la sesión de preguntas, se indicará el fin de la conferencia y se permitirá el uso de la sala de chat para socializar abiertamente.
7. En el espacio del evento (moodle) está previsto un foro de discusión sobre la conferencia desarrollada para compartir experiencias, comentarios, preguntas, entre otros.

Bibliografía
http://es.scribd.com/doc/3297004/PROTOCOLO-PARA-EL-DESARROLLO-DE-UNA-VIDEOCONFERENCIA
http://es.scribd.com/doc/3863166/PROTOCOLO-VIDEOCONFERENCIA
http://es.scribd.com/doc/38041451/Protocolo-videoconferencia
Enlace mapa mental
http://www.mindmeister.com/357653019#slideshow
Rubén Lorenzo Romero
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