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PRESENTACIÓN PRO ECUADOR

Capacitación para implementación del Modelo de Gestión
by

Carolina Checa

on 8 July 2013

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Transcript of PRESENTACIÓN PRO ECUADOR

OFICINAS Y SECCIONES COMERCIALES
EN EL EXTERIOR

Perú
Chile
Argentina
Brasil
Colombia
Venezuela
Guatemala
México
Miami
New York
Chicago
Los Ángeles
Canadá
Panamá
Sudáfrica
Turquía
Italia
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Holanda
Suecia
Dubái
India
Singapur
Rusia
Beijing
Shanghái
Cantón
Japón
Corea del
Sur
Australia
Bolivia
CAPACITACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN
Julio 2013
Antecedentes
Sustento Legal
Sustento Técnico
Regulaciones y mandatos que rigen las competencias de las OCE´S.
Se refiere a la recopilación de toda la información que impacta y describe a la razón de ser de las OCE´S.
Situación histórica y actual que permite identificar y sustentar el deber ser de las OCE´S.
Objetivo
Mecanismos
Definición del Rol
Se describe el deber ser de las OCE´S mediante una definición de cómo se ejecutarán las estrategias comerciales establecidas desde las Direcciones de PRO ECUADOR.
Definición de Facultades, Competencias, Productos y Servicios por Nivel
Promover la oferta exportable de bienes y servicios del Ecuador con énfasis en la diversificación de productos, mercados, y actores; la atracción de inversión extranjera; y propiciar actividades de cooperación técnica en el ámbito del comercio exterior e inversiones en los mercados de su competencia.
MISIÓN
Ser institución pública ágil, inclusiva y transparente que posicione al Ecuador como un país proveedor de productos y servicios de alta calidad y valor agregado y como destino de inversiones extranjeras que generan encadenamiento productivo y de tecnología.
VISIÓN
Son las atribuciones y facultades que le compete a
PRO ECUADOR según la Reforma Democrática y que establece las facultades a desconcentrarse de acuerdo al nivel que corresponde.
Mapa de Relacionamiento
Estructura Orgánica
AGENDA
Desarrollar el Modelo de Evaluación Integral de PRO ECUADOR
Desarrollar un Plan de Capacitación y de Formación Continua para la Dirección de Talento Humano de PRO ECUADOR
Implementar el Modelo de Gestión Organizacional de las Oficinas Comerciales de PRO ECUADOR en el Exterior
OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA
FASE DE INICIO
- Inicio del Proyecto
FASES DEL PROYECTO
FASE DE DIAGNÓSTICO
FASE DE VISIONAMIENTO
FASE DE EJECUCIÓN
FASE DE CIERRE
- Levantamiento y análisis de Información
- Informe Final
- Levantamiento y análisis de Información
- Capacitaciones para implementación
TERMINOLOGÍA BÁSICA
Se refiere al establecimiento de un Modelo de Gestión para las OCE´S.
NIVEL TIPO PRIVATIVO = Gestión
Se han establecido manuales de procedimientos en 3 ámbitos: Servicio, Técnico, Comercio Exterior.
Es el canal de comunicación dentro de
PRO ECUADOR por niveles.
Para establecer cada estructura, se realizó un análisis objetivo para determinar un nivel adecuado, adaptado a las necesidades, para cada OCE. Se realizó una matriz de priorización en base a:



Tamaño de Mercado

Importancia Comercial

Nivel Estructura – Modelo de Gestión OCES: Se ponderaron los niveles de estructura para cada Oficina Comercial asignados en el Modelo de Gestión. Se consideró el siguiente enfoque:



Nivel de la OCE establecido en el Modelo de Gestión: en la cual se señala la importancia que tendrá cada OCE y su zona de influencia para el 2013, se consideraron temas de relaciones actuales de comercio exterior, tamaños de mercado, estrategias actuales y proyecciones de oportunidades comerciales.
El organigrama funcional estructurado se compone por un Jefe Comercial, un Asistente Administrativo y tres Técnicos Comerciales.
NIVEL 1
NIVEL 2
El organigrama funcional estructurado se compone por un Jefe Comercial, un Asistente Administrativo y dos Técnicos Comerciales.
El organigrama funcional estructurado se compone por un Jefe Comercial, un Asistente Administrativo y un Técnico Comercial.
NIVEL 3
NIVEL 4
El organigrama funcional estructurado se compone por una sola persona, Técnico Comercial, debido a que la gestión y necesidades de la Oficina Comercial no justifica una estructura más grande. Adicionalmente, esta estructura será utilizada cuando la Oficina/ Sección Comercial sea parte de una Embajada o Consulado, por lo que las responsabilidades de comercio exterior desempeñadas serán coordinadas y respaldadas por el Jefe de Misión.
REGLAMENTOS Y NORMATIVAS
Como últimos puntos del Modelo de Gestión se ha contemplado el Reglamento de Planificación y Gestión Presupuestaria de las Oficinas Comerciales del Ecuador en el Exterior y Normativas Internas.

Estos puntos topan temas importantes del día a día como:

Manejo de Caja Chica
Responsables, Atribuciones y Sanciones Administrativas
Normativas Internas de Gestión
Permiso y Comisiones de Servicio
Encargos de Funciones
Vacaciones

Todos los manuales de procedimientos establecidos para el Modelo de Gestión dentro de las Oficinas y Secciones Comerciales en el Exterior se encuentran estructurados con los siguientes puntos.



CONTROL DE CAMBIOS

PROPÓSITO

ALCANCE

RESPONSABLES

INTERVINIENTES

DEFINICIONES

POLÍTICAS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

PROCEDIMIENTOS

REGISTROS ANEXADOS


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es un detalle de las actividades que se van a realizar durante la ejecución del proceso.
INDICADORES DE PROCESO: Son el medio para medir los resultados obtenidos con la aplicación del proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: Es la representación gráfica de la  secuencia de actividades realizadas para la consecución de un objetivo, realizado en lenguaje BPMN.
EJEMPLO: Difusión de Oportunidades Comerciales
Oportunidades
Comerciales
Oportunidades
Comerciales
Oficina Comercial del Ecuador en el Exterior identifica el interés de compra y genera Oportunidad Comercial
Oportunidad Comercial es difundida de manera personalizada a Usuarios de PRO ECUADOR y a través de Redes Sociales
Los usuarios comunicarán su interés al Sectorialista de PRO ECUADOR encargado de la Oportunidad Comercial difundida, dando click en el enlace detallado en el correo de la notificación
Oficina Comercial del Ecuador en el Exterior identifica el interés de compra y genera Oportunidad Comercial
La Oficina Comercial del Ecuador en el Exterior remitirá la información de las empresas ecuatorianas ofertantes del producto demandado a la empresa importadora
Los usuarios podrán iniciar la negociación con la empresa importadora, manteniendo informada siempre a la Oficina Comercial del Ecuador en el Exterior y al Sectorialista de PRO ECUADOR, para poder ayudar en el proceso
HERRAMIENTAS A UTILIZARSE
Manual de Funciones y Actividades

Se describe las atribuciones, funciones y responsabilidades de los funcionarios de las Oficinas y Secciones Comerciales, así como el perfil duro y de competencias mínimo requerido por puesto.

Formatos Establecidos

Se han implementado formatos y matrices especificas que faciliten la estandarización de los procedimientos establecidos en el Modelo de Gestión, por ejemplo formato de entrega recepción de insumos, etc.
RESULTADOS ESPERADOS DE LAS HERRAMIENTAS
MANUAL DE
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
¿QUÉ ESPERAMOS DE USTEDES?
Respetar intervinientes
Utilizar formatos establecidos
Respetar los tiempos y pasos asignados
Comunicar mejoras a la Dirección de Planificación para su actualización
Cumplir con las funciones y actividades asignadas
1. Antecedentes
2. Objetivos
3. Mecanismos
4. Definición del Rol
5. Definición de Facultades, Competencias, Productos y Servicios
6. Mapa de Relacionamiento
7. Estructura Orgánica
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