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Unidad 1 Introducción a la administración de compras

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Diaana Cruuz

on 6 December 2015

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Unidad 1
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS
1.1.4 FUNCIONES.
Misión de compras
Objetivos de Compras
1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS.
Breve historia de las compras
Tienen su origen en la misma naturaleza del hombre, cuando en sus primitivas manifestaciones desarrollan el primer modelo de intercambio y abastecimiento llamado trueque, que fue madurando y perfeccionando a traves de los tiempos hasta llegar a los sofisticados modelos comerciales actuales (Heredia, 2007).
1. Se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y del proveedor más apropiado (Mercado, 2004).

2. Adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado, buscando la maxima rentabilidad de la empresa y logrando con ello una motivación para que el proveedor desee seguir realizando sus negocios con su cliente (Montoya, 2004).
Detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio tomando en cuenta lo siguiente:
Los objetivos fundamentales de toda compra se puede resumir del modo siguiente:

Mantener la continuidad del abastecimiento.
Hacerlo con la inversión minima en existencia.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
Mantener los niveles de calidad en los materiales, basandose en lo adecuado de los mismos para el uso en que los destinan.
Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y servicio requeridos.
Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que los costos de material se refieren.
Empresas globales, regionales y nacionales dependen cada día más de sus proveedores, quienes juegan un rol determinante en actividades claves, como la administración de inventarios y las funciones logísticas (Herrera & Osorio, 2006).
Nota: Dentro del concepto de empresa moderna se debe manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización.
Costo de producción: Bajos
Entrega y distribución: Rápida
Producto y Servicio: Calidad
Fuente: Cuéllar, 2012.

1. Se torna en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, convirtiendose en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que más se oferterán en el mercado.
¿Porque tomar en serio la función de compras?
Funciones del departamento de compras
Su función primordial es ayudar a producir más utilidades en la empresa.

En la empresa pequeña es el propietario en quien hace la compra de los materiales. A medida que ésta crece se requiere de la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente, o director de compras (Mercado, 2004).
Funciones propias
1. Atender oportunamente a los proveedores.
2. Recibir muestras y cotizaciones.
3. Analizar y definir nuevos productos en forma oportuna.
4. Analisis y aceptación de nueva lista de precios.
5. Revisar y actualizar la base de datos.
6. Negociar descuentos y condiciones de pago.
7. Visitar la competencia y el medio.
8. Visitar los almacenes propios de la compañia.
9. Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y despacho de mercancias.
10. Determinar las cantidades de compra.
11. Tomar desiciones rápidas en coordinación con otras áreas de la empresa.
12. Estar atento de que los almacenes pidan oportunamente la cantidad suficiente de mercancias.
Fuente: Montoya, 2002.
1.1.5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTOs
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS
1.3.1 COMPRAS CENTRALIZADAS
Uso General
Área 4
Área 3
Área 2
Área 1
Proveedores
Departamento de compras
Ventajas
a) Permite tener poco personal en el departamento.
b) Evita la duplicidad administrativa en el proceso de compras.
c) Evita la competencia interna en caso de escazes del producto de mercado.
Desventajas
a) En situaciones urgentes no siempre se puede atender las requisiciones.
b) Hay minimo de rapidez en las compras
c) El personal de dicho departamento tiene mayor carga de trabajo.
1.3.2 COMPRAS DESCENTRALIZADAS:
USO EXCLUSIVO O PARTICULAR
Área 4
Área 3
Área 2
Área 1
Proveedores
Departamento de compras
Ventajas
a) Permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer más responsabilidades.
b) Las compras se realizan con mayor rapidez.
c) Permiten hacer compras en forma rapida en situaciones urgentes, es decir, que de este modo se adquiren los pedidos de manera más rapida.
d) El usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier persona.
Desventajas
a) No se aprovechan los descuentos establecidos en la compras al mayor.
b) No se tiene una verdadera concordancia con respecto a las compras entre departamentos.
c) No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas comprada.
Uso exclusivo o particular
Uso General
USO EXLUSIVO O PARTICULAR
Área 4
Área 3
Área 2
Área 1
Proveedores
Departamento de compras
• Aprovisionamiento y compras.
Aprovisionar es “abastecer o adquirir lo necesario” y comprar también significa “adquirir un bien”.

Las funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
*Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
*Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
*Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.


1.2 RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIÓN
Fuente: Cuéllar, 2012.
1.1.3 ORGANIGRAMA

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
UNIDAD SANTO TOMÁS

LRC: Pablo Fattel Román





UNIDAD DE APRENDIZAJE: COMPRAS

UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS.


INTEGRANTES:
ARELLANO SALDAÑA KARINA.
CRUZ LEÓN DIANA VALENTINA.
LÓPEZ CASTAÑEDA YESENIA.
MIRANDA CASTILLO JOANY SINAÍ.

GRUPO: 4RV4
EQUIPO: 5
UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS
1.1.1. CARACTERISTICAS DEL AREA DE COMPRAS
Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.
El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda.
Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.
En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.
Calidad – Precio - Tiempo de entrega - Cantidad

1.1.2 OBJETIVOS DEL AREA
Los objetivos generales de un departamento de compras son:
 Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
 Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
 Desarrollar y administrar las compras.
 Establecer proveedores bien evaluados.
 Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.
Para ello se tiene en cuenta:
 Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
 Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
 Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
 Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

1. ADQUISICIONES: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. GUARDA Y ALMACENAJE: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.
3. PROVEER A LAS DEMÁS ÁREAS: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
4. RESPONSABLE DE LA ADQUISICIÓN DE SUMINISTROS Y REPUESTOS.
5. EVALUAR LAS COTIZACIONES MANEJO DE LA CARTERA DE PROVEEDORES.
6. PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRAS.
7. COORDINAR CON PROVEEDORES LA NEGOCIACIÓN DE COTIZACIONES.
8. GARANTIZAR EL ABASTECIMIENTO OPORTUNO DEL ÁREA.

Proceso de función.
EL PERSONAL DE COMPRAS
El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:
• Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
• Organizar las actividades de su departamento.
• Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.
• Transferir al departamento de administración la documentación.
• Informar y controlar.
- Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.


Sus objetivos son:
*Buscar proveedores competitivos.
*Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
*Conseguir la mejor relación calidad-precio.
*Conseguir suministros a tiempo.
*Mantener los inventarios al mínimo.
*Conseguir materiales estándar.
*Colaborar con las demás áreas de la empresa

1.2.1 INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN
Ingenieria
Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto
Producción
El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en términos de inventarios
La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende, en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
1.2.3 INVENTARIOS Y ALMACÉN
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de substancias químicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.
1.2.4. FINANZAS
Las condiciones de pago, crédito y cobro deben ser conocidas por atención a clientes y, por otro lado, el departamento financiero debe conocer la situación de un cliente de una forma rápida.
1.2.5. CONTABILIDAD
Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprador por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.
1.2.6. MERCADOTECNIA
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
Estas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipos a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en el cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas.
Son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes departamentos deben realizar sus propias compras.
Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos por el organismo central COMPRAS y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o por sus propios compradores.
1.3.3 Mixtas
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