Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Online workshop: Inleiding verandermanagement volgens de Gouden Driehoek: organisatieverandering met medewerkersdraagvlak

Organisatieverandering voor gewone mensen
by

Jan Geerling

on 7 May 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Online workshop: Inleiding verandermanagement volgens de Gouden Driehoek: organisatieverandering met medewerkersdraagvlak

Click anywhere & add an idea
Online workshop de Gouden Driehoek:
Organisatieverandering met draagvlak.
Doelgroep: leidinggevenden
Welkom bij de Gouden Driehoek
Mijn naam is Jan Geerling, verandermanager
In deze workshop ga je ontdekken hoe je organisatieveranderingen kunt realiseren die medewerkers begrijpen en accepteren.
Het is een manier van werken die ik de “Gouden Driehoek” heb genoemd.
Voor de Gouden Driehoek hoef je niets nieuws te leren.
Het is geen nieuwe theorie. Je kan gewoon blijven doen wat je altijd al hebt gedaan. Je moet alleen de Drie Geboden van de Gouden Driehoek goed in de gaten houden.
De Drie Geboden van de Gouden Driehoek zijn:
Gij zult knippen
Gij zult uw medewerkers eren
Gij zult snelheid maken
Misschien nog een beetje vaag? Geen nood, je krijgt vanzelf tips hoe je hier in de praktijk invulling aan kan geven. Maar laten we, voor we de diepte ingaan, eerst eens kijken van welke vooronderstellingen ik uitga.
Mijn vooronderstellingen zijn:
In de huidige organisatie worden, in ieder geval door de leiding, problemen ervaren die om een oplossing vragen
Alle medewerkers bij elkaar hebben veel kennis over de huidige situatie
Als de leiding en / of externe deskundigen te snel het voortouw nemen worden medewerkers passief
Zo, dit was het voorspel. Het is nu tijd om de diepte in te gaan. Bekijk het logo van de Gouden Driehoek maar eens goed.
Centraal staan de drie hoekpunten:
K = knip
D = draagvlak
S = snelheid
Verder zie je nog de P van projectmatig werken.
Projectmatig werken is geen “verplicht” onderdeel van de Gouden Driehoek, maar laat zich daarmee wel goed combineren.
De combinatie van Gouden Driehoek met projectmatig werken komt tegen het einde van deze workshop nog een keer aan bod.
Nu weet je genoeg om aan de slag te gaan met het Eerste Gebod van de gouden Driehoek: “Gij zult knippen”
Het geheim van de knip (1)
Reorganiseren volgens de Gouden Driehoek gebeurt in twee fasen
Eerst: probleemanalyse
Vervolgens: oplossingen genereren
Het geheim van de knip (2)
Tussen de probleemanalyse en het genereren van oplossingen moet je een waterscheiding optrekken:
Weiger in de fase van de probleemanalyse te praten en te denken over oplossingen
En focus in de volgende fase de oplossingen alleen op de eerder vastgestelde problemen en op géén andere
Het geheim van de knip (3)
Door een “harde” knip aan te brengen tussen probleemanalyse en genereren van oplossing bereik je het volgende:
Je dwingt jezelf wat meer objectief naar de problemen te kijken
Je voorkomt dat nadelige consequenties, van op zich goede oplossingen, de probleemstelling “vervuilen”
Je perkt de mogelijkheden van “herkansingen” naderhand sterk in
Een grondige probleemanalyse draagt al 50% van de oplossing in zich
Ik hoop dat ik je heb kunnen overtuigen van het eminente belang van de “knip”. We gaan nu eerst aan de slag met de probleemanalyse. En daarna komt het genereren van oplossingen aan bod
Eén van de grote fouten die in de praktijk voor veel ellende zorgen is het onvoldoende doordenken van de probleemstelling. Mijn ervaring is dat: “oplossingen zonder problemen zorgen voor problemen zonder oplossing”.
Vandaar mijn oproep de fase van de probleemanalyse uiterst serieus op te pakken
Het geheim van de knip
De Knip
De probleem analyse (1)
Maak het je niet gemakkelijk
Vraag je steeds af: “is dit nu echt de kern van het probleem?”
Ga net zo lang door tot je de kern van het probleem te pakken hebt
De probleem analyse (2)
Bij een diepgravende probleemanalyse moet je heldere antwoorden kunnen geven op vragen zoals:
hoe groot is het probleem, kwalitatief en kwantitatief?
hoe ontwikkelt het probleem zich als je niet ingrijpt?
wat is de oorzaak van het probleem?
waarom is er tot nu toe niets / onvoldoende aan gedaan?
etc.
Probleemanalyse (3)
Stop met analyseren als je er zeker van bent dat de kern van het probleem / de problemen bloot ligt
Rond af met een formeel besluit: “dit zijn de problemen die we aan wensen te pakken“; deze en geen andere!
Probleemanalyse
Kijk, de problemen liggen bloot. Tijd om na te denken over oplossingen. Maar pas op! Als consequenties van mogelijke oplossingen beginnen door te dringen, zullen herkansingspogingen ondernomen worden. Hou dan het roer recht. En heel belangrijk, geef als leidinggevende steeds zelf het goede voorbeeld!
Het oplossen van de problemen (1)
Het genereren van oplossingen voor de vastgestelde problemen gaat stapsgewijs:
Bedenk per probleem verschillende oplossingsalternatieven
Voorzie ieder alternatief van voor- en nadelen
Het oplossen van de problemen (2)
Weeg alternatieve oplossingen
Kies de “beste” oplossing, c.q. de beste combinatie van oplossingen
Rond af met een formeel besluit: “op deze manier wensen we de gesignaleerde problemen aan te pakken”
Probleemoplossingen
De Gouden Driehoek bemoeit zich niet met de methoden waarmee je de probleemanalyse en het genereren van oplossing uitvoert. Daarover zijn dikke boeken vol geschreven. Kies die methoden die het beste bij jouw situatie en bedrijfscultuur passen.
En dan nu op naar het het Tweede Gebod van de Gouden Driehoek: “Gij zult uw medewerkers eren”. Doe dit niet hardop. Integendeel, begin maar eens met “mondje dicht”. Hè, niets zeggen? Maar je bent toch de baas, je moet toch leiding geven? Inderdaad, maar soms is ook voor een baas “spreken zilver” en is “zwijgen goud“.
Het gaat dus om het creëren van draagvlak onder medewerkers voor komende veranderingen in de organisatie. Stel dat je, als baas, aan het begin van het proces van organisatieverandering gelijk begint te roepen welke problemen er zijn. Wat doen jouw medewerkers dan? Juist, die zetten hun denkvermogen in de vrijloop, worden passief en wachten af tot je de kuil graaft waar je vervolgens zelf in valt.
Probeer eens wat anders! Zet voor de verandering je medewerkers aan het denken en ga zelf even rustig achterover zitten. Geniet van het moment. Je zal het later nog druk genoeg krijgen.
Draagvlak
Als de deskundigengroep zorgvuldig, contentieus en integer zijn werk heeft gedaan is de kans groot dat medewerkers het accepteren als hun ideeën over de problemen van de organisatie niet zijn overgenomen. Bovendien zal vaak ook een toetsing (advies of instemming) door de OR deel uit maken van de besluitvormingsprocedure. Door de transparantie van het proces is de OR goed op de hoogte wat er onder de medewerkers leeft.
Als positief besloten is op het advies van de deskundigengroep kan de fase van het genereren van oplossingen (stap 2 van de knip) starten. Nu gaat het er dus om oplossingen te vinden voor de vastgestelde problemen. Het is niet de bedoeling dat nieuwe problemen worden aangedragen of dat vastgestelde problemen worden gebagatelliseerd.
Je medewerkers aan het denken zetten. Hoe je dat doet? Simpel! Nodig bijvoorbeeld alle medewerkers (van hoog tot laag) uit om op te schrijven welke problemen zij zien in de organisatie en waarom ze dat zo zien.
Dat is de beste manier om de medewerkers te eren. Ze aanspreken op hun verantwoordelijkheid mee te denken met de organisatie.
De kracht van de openbare lijst is dat medewerkers ontdekken dat hun bijdragen goed zijn verwerkt en door de leiding serieus genomen worden. Dat geeft vertrouwen. Een tweede voordeel is dat medewerkers ontdekken dat hun kijk op de zaak er één is, maar dat collega’s er soms heel anders tegenaan kijken. Het idee van het eigen “absolute gelijk” wordt dan vanzelf wat minder.
Als de medewerkers hun zegje hebben gedaan over de probleemanalyse is het tijd een groep “deskundigen” aan het werk te zetten. De deskundigengroep krijgt de taak een advies op te stellen over de problemen die aangepakt moeten worden (stap 1 van de knip).
De groslijst met de probleemanalyses van de medewerkers fungeert als een eerste aanzet voor de definitieve probleemanalyse. De deskundigen moeten ervoor zorgen dat het kaf van het koren wordt gescheiden en dat nader onderzoek wordt gedaan waar dat nodig is.
Zoals al eerder gezegd, de analysemethode die toegepast wordt staat iedere organisatie vrij. Er is echter één verplichting: in de eindrapportage moet een bijlage zitten waarin per medewerkerbijdrage expliciet is aangegeven wat daarmee is gedaan: “overgenomen” (en zo ja waar dat is terug te vinden) of “niet overgenomen” (en zo nee waarom niet). Het advies en de bijlage zijn (voordat besluitvorming plaatsvindt) openbaar en worden breed verspreid.
Creëren van draagvlak
tijdens de probleemanalyse
Verzamel alle door de medewerkers gemelde problemen in een groslijst, per medewerker gerubriceerd. Deze lijst is openbaar en wordt breed verspreid.
Creëren van draagvlak tijdens het genereren van oplossingen
Ook de fase van oplossingen genereren start met het mobiliseren van de kennis en de inzichten van de medewerkers. Dit keer worden de medewerkers uitgenodigd om deel te nemen aan “brainstorm” bijeenkomsten. De bedoeling is dat medewerkers (creatief) nadenken over oplossingen voor de vastgestelde problemen.
Van iedere bijeenkomst wordt een verslag gemaakt. Alle verslagen gebundeld vormen de eindrapportage van de medewerkersessies. Deze rapportage is openbaar en wordt breed verspreid.
En wat is nu de volgende stap? Natuurlijk, een groep deskundigen die een advies gaat uitbrengen over de wijze waarop de problemen het beste opgelost kunnen worden. En ook hier geldt: de Gouden Driehoek legt geen beperkingen op aan de methode en de wijze waarop dit advies tot stand komt. Maar wel weer met één randvoorwaarde: in het eindadvies is een bijlage opgenomen met daarin verantwoord wat gedaan is met de suggesties uit de medewerkersessies.
De besluitvorming over de aanpak van de problemen vormt de afsluiting van het creëren van het draagvlak.
Medewerkers voelen zich serieus genomen
Dit zorgt voor draagvlak en acceptatie
Externe adviseurs kunnen veel gerichter aan het werk worden gezet
Er wordt bespaard op externe advieskosten
Het transparante proces maakt frequente communicatie mogelijk
Voordelen van het mobiliseren van de interne kennis en inzichten.
Snelheid
maken

Blijft nog over het Derde Gebod van de Gouden Driehoek: “Gij zult snelheid maken”.
Medewerkers probleemstellingen: 2 weken
Werkgroep “problematiek”: 4 weken
Besluitvorming probleemstelling: 2 weken
Brainstormen: 2 weken
Werkgroep “oplossingen”: 6 weken
Besluitvorming oplossingen: 4 weken
--------------------------------------------------------------------
Totaal 20 weken.
Probeer het hele proces zo snel mogelijk te doorlopen. Het volgende tijdschema is realistisch:
En vooral: Stel vooraf een planning op!
En maak de "deskundigen" die hun inbreng moeten leveren daarvoor vrij.
Een projectmatige aanpak komt neer op een (sterk) gestructureerde werkwijze om een vooraf geformuleerd concreet doel te bereiken. De structurering komt tot uitdrukking in “fasering” en “beheersing“.
O ja, ik had nog beloofd iets te zeggen over de relatie met een projectmatige aanpak.
Nou vooruit dan maar.
Een volledig project doorloopt de volgende fasen:
initiatief
programma van eisen
ontwerp
voorbereiding
uitvoering
nazorg.
De Gouden Driehoek is opgedeeld in twee fasen:
“problematiek” en
“oplossingen“
Die fasen komen overeen met respectievelijk
“programma van eisen” en
“ontwerp“.
De Gouden Driehoek ingebed in een projectmatige aanpak
Kijk nog eens goed naar de Gouden Driehoek. De pijlen maken het volgende duidelijk:
De knip zorgt voor meer draagvlak en grotere snelheid
Meer draagvlak zorgt voor grotere snelheid
Sneller werken (met behoud van zorgvuldigheid) zorgt voor meer draagvlak
Online workshop "verandermanagement"
Zo, we zijn aan het einde gekomen van deze online workshop.
Bedankt voor de aandacht!Ik hoop dat je er iets aan hebt gehad.
Meer over de Gouden Driehoek vind je op:
http://www.xs4all.nl/~jangrlng/Gouden3hoek/#begin
Maar misschien heb je vragen? Stuur dan een mailtje naar:
projectplus@xs4all.nl
Full transcript