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Diagnóstico

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Estefania Arredondo

on 10 February 2017

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Diagnóstico
• Diagnósticos integrales
Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se puede aplicar. Para poner un ejemplo, podríamos encontrar el diagnóstico de Competitividad, un estudio que permite conocer las oportunidades, debilidades, ventajas y amenazas de una empresa. Y todo ello en base a la evaluación y consideración de numerosas variables que el consultor en cuestión ha puntuado e incluido en el análisis.
• Diagnósticos específicos
Se caracterizan por centrarse en aquellos procesos más concretos, es decir, estudia diferentes aspectos del mercado, estados financieros o procesos de gestión, y cualquier otro relacionado con la producción y su consumo.
La auditoria administrativa como herramienta de diagnóstico
Diagnostico
Diagnóstico es una palabra que tiene su origen etimológico en el griego y más aún en la unión de tres vocablos de dicha lengua. En concreto, es un término que está formado por el prefijo diag- que significa “a través de”; la palabra gnosis que es un sinónimo de “conocimiento”, y finalmente el sufijo –tico que se define como “relativo a”.
Objetivos Específicos:
• Análisis completo de:
- Flujograma de capitalización de producciones clínicas.
- Detalle y gestión de participaciones médicas.
- Gestión de proveedores y control de existencias.
- Control interno.
• Elaboración del flujograma actualizado de cada uno de los análisis resultantes.
• Determinación de problemas y riesgos incluidos en un reporte diagnóstico situación actual.
• Elaboración de propuestas de planes de mejoramiento en relación a las áreas en estudio de su institución.
Consiste en reconocer las capacidades, funciones y responsabilidades del personal, con la finalidad de establecer un plan de mejoramiento en el desarrollo del recurso humano, contribuyendo directamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos de su institución.
¿Cómo se logra un diagnóstico empresarial eficaz?
1. Evaluación. Estableceremos un parámetro que nos permitirá evaluar la actual situación o pudiera despertar el interés por la empresa, centrándonos en aquellos puntos sobre los que deseemos realizar el diagnóstico, consumidores, apartado financiero, proceso de producción, etc.
2. Visión detallada. En este punto es cuando el equipo o persona encargados de realizar este diagnóstico se centran especialmente en recoger toda la información posible acerca del sistema concreto de la empresa por el que se está interesado en estudiar. Este proceso es posible gracias a la toma de imágenes, tablas, gráficos, entrevistas y toda clase de recursos que permitan conocer de primera mano la situación actual.
3. Cálculos. Llegados a este punto y con la información recogida de la fase anterior, es el momento para establecer el grado de alcance en función del parámetro que se haya querido fijar.
4. Conclusiones. Se analiza toda la información que se ha recogido y se estudia para evaluar y conocer los motivos que impiden alcanzar aquellos parámetros que en su momento se establecieron. Conociendo los problemas, será mucho más fácil encontrar las soluciones.

Definición de diagnóstico empresarial
Si accedemos al diccionario de la Real Academia Española, encontraremos que el término diagnóstico procede de la palabra griega “diagnosis”, la cual traducida al castellano viene a ser lo mismo que “conocimiento”. Ahora si nos centramos en el mundo empresarial, este término hace referencia a aquellas actividades que se llevan a cabo para poder conocer de primera mano cuál es la situación de la empresa y sus principales impedimentos para lograr alcanzar sus objetivos.
Como en la mayoría de campos, existen multitud de diagnósticos para las empresas, algunos se centran únicamente en estudiar los procesos de producción y los consumidores, o incluso, en procesos de venta, entre muchos otros. Estos diagnósticos se realizan a través de metodologías específicas que permiten conocer todos esos detalles concretos de la compañía, lo que la sitúa como una herramienta necesaria y recomendada.

Contenidos de la Auditoria.-
Dentro de las consideraciones y contenidos a analizar, se deben destacar distintos tipos de enfoques del estudio, por esta razón que se ha dividido en cinco auditorías:

1. Auditoría de Control Interno con Orientación Financiera.
2. Auditoría de Procesos Clínicos y Administrativos.
3. Auditoría de Sistemas Informáticos y Plataforma Tecnológica.
4. Auditoría de Recursos Humanos.
5. Auditoría de Clientes.

Para un mayor detalle de qué comprende cada una de estas auditorías, se entrega a continuación una descripción general con sus respectivos objetivos:
Consiste en estudiar y analizar las distintas operaciones internas de su institución, enfocándose en los recursos financieros involucrados en éstas.

Para efectuar un adecuado Diagnóstico Empresarial, se sugiere seguir los siguientes pasos:
Si lo que queremos es conocer la actual situación de una empresa y cuáles están siendo los principales obstáculos que le impiden seguir creciendo, el diagnóstico empresarial es una de las herramientas más recurridas y eficaces para poder realizar este tipo de estudios. Gracias a este diagnóstico podremos encontrar la raíz del problema, lo que nos permitirá poner todos los recursos necesarios para eliminarla y hacer que la corporación mantenga, o recupere, el buen rumbo.
A pesar de que en muchos casos este tipo de diagnósticos se dejan bajo la supervisión de expertos en el tema, como consultorías o profesionales ajenos a la empresa a evaluar, lo cierto es que también existe un gran porcentaje de aquellos responsables de sus propios negocios que optan por tomar esta responsabilidad.
Clases de diagnóstico empresarial
Perspectivas de un diagnóstico empresarial
Todo este trabajo de diagnóstico se puede llevar a cabo bajo diferentes perspectivas, aunque principalmente encontraremos 4, las cuales vamos a mostrarte a continuación:
• Financiera. Abarca todo el departamento contable y de gestión de la empresa, evalúa todos sus números y estudia cuál es su situación actual. Conoce sus inversiones y fuentes de financiación entre otros.
• Consumidores. Desde aquí se evalúan todos los datos relacionados con el comportamiento de los clientes y su trato.
• Proceso interno. Se centra principalmente en el estudio de los procesos de producción de la compañía. Determinando su calidad y eficacia.
• Personal y sus capacidades. Hace una comparativa con las capacidades que posee el personal activo de la empresa y las que teóricamente se debería de tener para alcanzar altos niveles de eficiencia.
• Hacer un levantamiento y análisis de la situación actual según la visión gerencial de la empresa.
• Hacer un levantamiento y análisis de la situación actual según visión de Global Value Consulting.
• Establecer e informar diferencias encontradas
• Definición del alcance del estudio
• Definición de Interlocutores válidos
• Definición del Sponsor del Proyecto
• Definición del jefe del proyecto de parte del cliente
Para la realización del Diagnóstico Empresarial, se analizarán y definirán los siguientes elementos:

• Análisis de rentabilidad y crecimiento de la empresa
• Análisis financiero de la empresa
• Análisis de la situación actual consolidada de la empresa, basado en el levantamiento y detección de debilidades ya efectuado
• Análisis del proceso de toma de decisiones internos
• Sistemas de monitoreo y control interno
La auditoría es un proceso que permite identificar y evaluar las operaciones administrativas y productivas de una institución, revisando fuentes de información en base a investigaciones, encuestas y visitas en terreno, para garantizar un diagnóstico suficiente, pertinente y relevante.
Justificación y Alcance de la Auditoría.-

Una institución como ente económico debe estar asociada con la labor de identificar sus verdaderos problemas, para realizar una toma de decisión y resolverlos. Esto conlleva a explorar alternativas metodológicas, naciendo así la opción de una auditoría y diagnóstico empresarial, con la finalidad de realizar un análisis objetivo y operativo de su institución, aportando planes y estrategias, para incrementar la eficiencia, competitividad y mejoras en los resultados a través de modificaciones de comportamientos, procedimientos y capacidades, que servirán en el proceso de desarrollo de la empresa.

El alcance de la auditoría está dirigido a las áreas de administración y producción de su institución, destacando cada uno de sus procesos actuales. Además de un análisis y diagnóstico de perspectivas del personal y de sus clientes y/o pacientes, obteniendo un mayor conocimiento de los problemas y riesgos que acontecen dentro de su institución.
Objetivo General.-

El objetivo de la Auditoría y Diagnóstico Empresarial, consiste en la elaboración de un informe, que entrega un análisis de la situación actual y sus respectivos planes de mejoramiento y recomendaciones, con el fin de apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades.
Enfocado en las áreas clínicas y administrativas de su institución, estudia analiza y determina si los procedimientos han sido debidamente especificados, estandarizados y aplicados, con la finalidad de establecer las debilidades y fortalezas de los mismos.
• Análisis completo de:
- Flujograma de atención de pacientes, con especial enfoque en las áreas críticas, como por ejemplo: Admisión ambulatorios en general, áreas de imagenología, laboratorio, agendamiento y consultas médicas, según corresponda.
- Procedimientos de facturación y cobranzas.
- Procedimientos de gestión y pagos de participaciones médicas.
- Gestión y manejo de tarifas y convenios de su institución.
- Gestión y control de turnos - recaudación de cajas.
- Gestión y control de garantías de pacientes.
- Procedimientos de cierres mensuales y anuales.
- Procesos de gestión y control de sucursales de su institución.
• Elaboración del flujograma actualizado de cada uno de los análisis resultantes.
• Elaboración de un diagnóstico de los procesos que se desarrollan actualmente, en función de su nivel de cumpliendo de los objetivos vigentes de su institución.
• Determinación de los problemas o riesgos inherentes en el diagnóstico de procesos, así como los controles y las estrategias para aminorar los riesgos detectados.
• Elaboración de un completo plan de mejoramiento en los procesos estudiados.

Consiste en una revisión completa al área de informática, enfocándose en la capacidad, eficiencia y seguridad de los sistemas vigentes, infraestructura de hardware, plataforma tecnológica y todos los procedimientos asociados, relevantes para el diagnóstico y evaluación del desempeño de los sistemas de información que actualmente posee su institución.

Análisis completos de:
- Infraestructura de hardware.
- Infraestructura de red.
- Cobertura y alcance de los sistemas vigentes.
- Compatibilidad y comunicaciones entre sistemas según corresponda.
- Políticas de seguridad y privilegios de acceso.
- Niveles de protección y resguardo de la información.
- Planes generales de contingencia y mantenimiento de hardware.
- Entornos de desarrollo y mantención de aplicaciones.
- Políticas de operación, acceso y uso de equipos.
- Diseño lógico, eficiencia y eficacia de los sistemas vigentes.
• Elaboración de un diagnóstico general de los procedimientos y análisis efectuados.
• Elaboración de un completo plan de mejoramiento en los ítems estudiados.
Consiste en reconocer las capacidades, funciones y responsabilidades del personal, con la finalidad de establecer un plan de mejoramiento en el desarrollo del recurso humano, contribuyendo directamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos de su institución.

Objetivos Específicos:

• Análisis completo de:
- Organigrama de la empresa.
- Distribución de cargas laborales y sus respectivos niveles de remuneración.
- Distribución de responsabilidades y sus respectivos niveles de remuneración.
- Cultura y clima organizacional.
- Satisfacción del personal.
• Elaboración de informe de detección de problemas o riesgos inherentes en el diagnóstico de personal, así como los controles y las estrategias para cada factor clave de éxito.
• Elaboración del plan de mejoramiento en el área de personal.

Consiste en la revisión y evaluación de las perspectivas y expectativas de los pacientes, en base a la atención y servicios que se les ofrece. Los clientes son la fuente de los ingresos y tener una visión de éstos, puede indicar las falencias y problemas que se están incurriendo en la atención.
Objetivos Específicos:

• Realización encuestas de satisfacción y expectativas de los clientes.
• Identificar y analizar de indicadores de los empleados en su relación con el cliente.
• Establecer una evaluación general del servicio.
• Elaboración de informe general de los resultados de las encuestas realizadas a los clientes.
• Informe de visión general actual.
• Elaboración del plan de mejoramiento general de atención a público-clientes.
Metodología y Herramientas de Diagnóstico.-

Para desarrollar la auditoría y diagnóstico empresarial, nuestro equipo de trabajo, se apoyará en diferentes hipótesis, en los factores claves de éxito y encuestas, las cuales proporcionarán elementos básicos en la evaluación de las diferentes áreas, determinando los riesgos, presentando conclusiones, recomendaciones y planes de mejoramiento, mediante informes, que ayuden a la toma de decisiones y al mejoramiento y desarrollo de su institución.

Las herramientas o instrumentos de trabajo que se utilizarán serán entrevistas, cuestionarios y encuestas sobre los procedimientos, inconformidades, necesidades y perspectivas, las cuales se realizarán a los trabajadores y clientes.

Entrega de Resultados - Informe Ejecutivo.-

Los resultados se resumen en un informe ejecutivo donde se permita visualizar los problemas y sus verdaderas causas y efectos, para que se analicen las nuevas conductas que aplicará la administración de su institución.

Conocidos los resultados, se procederá a su análisis y diagnóstico, los cuales generarán un informe ejecutivo en donde se encontrarán además todas las recomendaciones y planes de mejoramientos propuestos, que servirán para optimizar el buen funcionamiento de las áreas estudiadas.

Este contenido de este informe es:

• Descripción completa de la situación actual de cada una de las áreas estudiadas.
• Flujogramas de los procedimientos actuales.
• Flujogramas de los procedimientos con posibles soluciones.
• Planes de mejoramiento.
• Conclusiones y recomendaciones.
Consideraciones Finales.-

Se espera contar con la colaboración total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, procesos, y demás información que se requiera para el óptimo cumplimiento de esta propuesta.
Escenarios para la elaboración de estrategias
Micro y macro escenarios
Una estrategia con éxito será aquella que se alinee bien con el ambiente.
Algunas Consideraciones Sobre Escenarios.
Escenario es uno de los métodos para dar sentido a un ambiente de negocios fluido y turbulento y a un incierto futuro. Los escenarios son descripciones de posibles opciones futuras del macroambiente, su propósito principal consiste en señalar los límites del grado de incertidumbre, de los factores vitales para una decisión o pronóstico particular. Los escenarios son raciocinios de carácter humanístico cuidadosamente planeados para explorar y evaluar distintas suposiciones acerca de los futuros cambios en el macroambiente. Los escenarios son métodos que los planificadores estratégicos emplean para dar sentido aun medio de negocios fluido y turbulento y a un ambiente futuro. Los escenarios juegan un papel fundamental en la planeación, a largo plazo ya que constituye una herramienta eficaz para pensar, interpretar, organizarse y concentrase en la información diversa acerca del futuro. Los escenarios son descripciones acerca del futuro.
Ventajas De Los Escenarios.
1. Se puede modificar en alguna de sus partes
2. Dan un panorama global de la situación que se estudia.
3. Abarca a los aspectos más importantes que abarcan a la empresa.
4. Reducen la incertidumbre
5. Todos los aspectos que se ven de una manera global, gracias a los escenarios, se vuelven concretos.

El macroescenario va a contemplar aspectos internacionales y nacionales tomando en cuenta los siguientes factores:
•Cualitativamente.
•Político
•Social.
•Cuantitativamente.
•Económico. El factor económico, que es el que mayor impacto tiene en la economía, se considera desde el punto de vista cuantitativo considerando:
•Tasa de interés
•Inflación
•Devaluación
•PIBB.
El microescenario es una descripción del ambiente concreto que rodea a la empresa, por ejemplo qué sucede en el sector, con el fin de conocer los riesgos y las oportunidades que rodean a la empresa.
Análisis del medio ambiente: peligros y oportunidades
El ambiente puede presentar oportunidades a una organización y amenazas a otra, en la misma industria, debido a sus diferentes recursos:
•Economía.
•Ubicación. Por consiguiente, lo que una organización considera que es una oportunidad o una amenaza depende de los recursos que controla.
La matriz de evaluación de los factores externos permite a los estrategas resumir y evaluar información económica, social, cultural, demográfica, ambiental, política, gubernamental, Jurídica, tecnológica y competitiva. La elaboración consta de cinco pasos:
1. Haga una lista de los factores críticos o determinantes para el éxito identificados en el proceso de la auditoria externa. Abarque un total de entre diez y veinte factores, incluyendo tanto oportunidades como amenazas que afectan a la empresa y su industria. En esta lista, primero anote las oportunidades y después las amenazas. Sea lo más específico posible, usando porcentajes, razones y cifras comparativas en la medida de lo posible.
2. Asigne un peso relativo a cada factor, de 0.0 (no es importante) a 1.0 (muy importante). El peso indica la importancia relativa que tiene ese factor para alcanzar el éxito en la industria de la empresa. Las oportunidades suelen tener pesos más altos que las amenazas, pero éstas, a su vez, pueden tener pesos altos si son especialmente graves o amenazadoras. Los pesos adecuados se pueden determinar comparando a los competidores que tienen éxito con los que no lo tienen o analizando el factor en grupo y llegando a un consenso. La suma de todos los pesos asignados a los factores debe sumar
3. Asigne una calificación de 1 a 4 a cada uno de los factores determinantes para el éxito con el objeto de indicar si las estrategias presentes de la empresa están respondiendo con eficacia al factor, donde 4 = una respuesta superior, 3 = una respuesta superior a la media, 2 = una respuesta media y 1 = una respuesta mala. Las calificaciones se basan en la eficacia de las estrategias de la empresa. Así pues, las calificaciones se basan en la empresa, mientras que los pesos del paso 2 se basan en la industria.
4. Multiplique el peso de cada factor por su calificación para obtener una calificación ponderada.
5. Sume las calificaciones ponderadas de cada una de las variables para determinar eltotal ponderado de la organización.
Análisis de la organización
Análisis de la organización: fortalezas y debilidades
Mirar hacia adentro de la organización.
Habilidades y capacidad de los empleados.
En toda organización sin importar que tan poderosa o grande sea, esta limitada en alguna forma por los recursos y habilidades que dispone.
Este instrumento para formular estrategias resume y _evalúa las fuerzas y debilidades mis importantes dentro de las áreas funcionales de un negocio y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas. Al elaborar una matriz EFI es necesario aplicar juicios intuitivos, por lo que el hecho de que esta técnica tenga apariencia de un enfoque científico no se debe interpretar como si la misma fuera del todo contundente. Es bastante más importante entender a fondo los factores incluidos que las cifras reales. Se desarrolla siguiendo cinco pasos:
1. Haga una lista de los factores de éxito identificados mediante el proceso de la auditoría interna. Use entre diez y veinte factores internos en total, que incluyan tanto fuerzas como debilidades. Primero anote las fuerzas y después las debilidades. Sea lo más específico posible y use porcentajes, razones y cifras comparativas.
2. Asigne un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada uno de los factores. El peso adjudicado a un factor dado indica la importancia relativa del mismo para alcanzar el éxito en la industria de la empresa. Independientemente de que el factor clave represente una fuerza o una debilidad interna, los factores que se considere que repercutirán más en el desempeño de la organización deben llevar los pesos más altos. El total de todos los pesos debe sumar 1.0.
3. Asigne una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores a efecto de indicar sí el factor representa una debilidad mayor (calificación = 1), una debilidad menor (calificación = 2), una fuerza menor (calificación = 3) o una fuerza mayor (calificación = 4). Así, las calificaciones se refieren a la compañía, mientras que los pesos del paso 2 se refieren a la industria.
4. Multiplique el peso de cada factor por su calificación correspondiente para determinar una calificación ponderada para cada variable.
5. Sume las calificaciones ponderadas de cada variable para determinar el total ponderado de la organización entera.
Análisis de los intereses de factores internos y externos
Análisis de los intereses de los factores internos y externos
Es importante un análisis de los factores internos y externos en una organización, puesto que cada una de estas fuentes tienen características un tanto diferentes, las cuales es útil identificar.
Es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos de estrategias: estrategias de fuerzas y debilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas y amenazas y estrategias de debilidades y amenazas.
Las estrategias DO pretenden superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. En ocasiones existen oportunidades externas clave, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar dichas oportunidades.
Las estrategias FA aprovechan las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. Esto no quiere decir que una organización fuerte siempre deba enfrentar las amenazas del entorno externo.
Las estrategias DA son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. Una organización que enfrenta muchas amenazas externas y debilidades internas de hecho podría estar en una situación muy precaria. En realidad, esta empresa quizá tendría que luchar por su supervivencia, fusionarse,
atrincherarse, declarar la quiebra u optar por la liquidación.
FACTORES INTERNOS: Grupo de investigación de mercado, fuerza de ventas, organización de servicio, grupo técnico, departamento de compras.
FACTORES EXTERNOS: Asociados industriales, bancos inversionistas, consultores, auditores, bancos comerciales, agencias de publicidad, gobierno.
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