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Plan de trabajo area de archivo

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on 23 October 2014

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Transcript of Plan de trabajo area de archivo

Interests
Education
Skills
Experience
References
City, State
.
.
Acciones por realizar
Carpetas sin uso
Plan de trabajo y propuestas
area de archivo

a cargo de Eliana Cardona
y Lorena Arteaga
Procesos terminados
Se ha finalizado el proceso
de digitalizacion de los documentos que se encontraban en las letras de la m a la z, ademas se han archivado sus respectivos pagares.
- Organizacion de los libros contables.
- Continuación del proceso de cambio de estado, quiere decir, modificar la ubicacion de la documentacion en Docuware. ( letras de la A a la P que se encuentran en carpetas).
- Archivar los respectivos pagares resultantes de la actividad anterior.
Clasificación de la información
- Realizar una depuración e identificación de la información que se encuentra en el segundo archivo, para tener un conocimiento claro sobre la documentación que reposa en este, además de aprovechar el espacio con el que se cuenta. Esta actividad se trabajará de la mano de un representante de cada área, dando apoyo para lograr una clasificación de la documentación.

Posteriormente se hará un inventario que contenga la documentación almacenada, para lograr tener un mayor control de la información que se encuentra en este.

Después de realizar este proceso cada vez que se requiera guardar algún tipo de documento se debe informar y realizar a través del área de archivo, con el fin de mantener el control.

Archivo contable
Digitalización del archivo contable, se comenzará desde enero de 2015, se organizará la información de los años anteriores, para poder tener la documentación mas organizada y garantizar la debida conservación de estos y sus respectivos soportes.
Creditos negados
Se realizará un registro de los créditos negados de años anteriores para hacer una depuración de los que ya han cumplido su ciclo vital.

El ciclo vital de dichos créditos será máximo un año.

Ejemplo: los creditos negados del año 2014 se eliminarian en diciembre del año 2015

Propuestas de mejoramiento
En este proceso se necesitará un representante del área de contabilidad, para la creación del nuevo archivador sus campos de busqueda e indización.
- Digitalización de documentación que aún no está procesada. ( pagares, formatos prever, polizas de vehiculo)
Tenemos dos propuestas:
1
- Vender las carpetas como cartón a una empresa de reciclaje como por ejemplo la cooperativa Recimed.
Nace con el objetivo de agremiar a los recicladores de la ciudad de Medellín y con ello mejorar sus condiciones de trabajo.




2
- En coordinadora se dona toda la papelería a una fundación
llamada Eudes, esta fundación acoge a personas con el virus del
VIH – SIDA. El centro ofrece servicios de atención médica, asesoría nutricional, apoyo psicológico, asistencia espiritual y ayuda para el desarrollo social de los pacientes para reintegrarlos a una vida laboral productiva.


En este caso se donaría todas las carpetas que sobraron de la digitalización del desatraso y también de las que resultaran del proceso de cambio de estado, además se puede donar lo que se desee como tóner utilizados de impresora.
Resolución Número 8934 de 2014
La resolución 8394 de febrero de 2014, es la resolución expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, donde se dan las directrices para que todas las entidades privadas que están bajo su vigilancia y control, cumplan con todas las normas en materia de gestión documental y organización de archivo previstas en la Ley 594 que es la Ley General de Archivo y las demás normas reglamentarias del Archivo General de la Nación en la materia.
Según la resolución y la ley 594 se deben realizar las seguientes acciones:
- Un Comité de Archivo
- Programa de Gestión Documental
- Tablas de Retención Documental
- Se debe organizar el archivo según las tablas de Retención y Cuadros de Clasificación
- Cuadro de Clasificación Documental
- Tablas de Valoración Documental
- Reglamento Interno de Archivo
- El uso de tecnologías para la conservación deben contar con todo lo previsto en la ley 527 de 1999 y todas las disposiciones normativas que existen del tema.
- Desarrollar programas de descripción documental contemplados en la NTC 4095


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