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Sistema de archivo, funcionamiento habitual y normas practicas de utilización.

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Melannie Totoy

on 4 August 2016

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Transcript of Sistema de archivo, funcionamiento habitual y normas practicas de utilización.

Los objetivos de la tarea de archivos son basicamente tres:
Los documentos deben ser guardados y conservados correctamente evitando que se pierdan y extravíen los documentos contenidos en ellos.
Todo archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de los documentos guardados en el.
La labor de archivo permite controlar la información que entra y sale de la misma.
La protección de la información.
Las empresas a la vez que desarrollan una gestión del archivo también deben proteger los documentos archivados.

Fases de elaboración de los datos

Registro/anotación.
Clasificación/ordenación.
Codificación/denominación.
Tratamiento/manipulación.
Cálculo/estadística.
Archivo/custodia.
Comprobar que el recorrido o toma de datos a finalizado.
No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la acumulación de documentación pendiente de archivo.
Detallar o indicar el tiempo de permanencia de lo documentos en los diferentes tipos de archivo.
Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se debe dejar en el espacio físico que ocupaba un ficha de referencia en la que se indicara la fecha , el departamento y la persona que se lo llevo.
Normas practicas de utilización:
Realmente no existe una normativa para la utilización de los archivos. Cada empresa adoptaran aquellas deudas que les sean útiles, adaptándolas a sus necesidades. Una vez establecidas una serie de reglas es muy importante que los empleados las sigan escrupulosamente para evitar errores y perdidas de tiempo.
Necesidad de conservar la información.
El propio interés de la organización. conservar los documentos que recibe y los que emite la empresa debidamente organizados permite mantener activa y disponible de la información. Un buen sistema evita las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario.
Exigencias legales. Los empresarios conservaran todos los documentos correspondientes a su negocio durante seis años.
El proceso habitual:
Normas practicas de utilización:
Dependerá del tipo de documento intervenido. Comprobaremos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina y a continuación pasaremos a guardar este documento con un sistema de archivo u otros, según su futura movilidad y criterios dictados.

Sistema de archivo, funcionamiento habitual y normas practicas de utilización.
Las empresas producen y reciben gran cantidad de documentos lo que les obliga a su correcta ordenación, clasificación y conservación de los mismos.
Lugar donde se ordenan, clasifican y ordenan documentos.Departamento encargado de conservar los documentos que interés de la empresa.

También nos referimos a archivo a un conjunto ordenado de documentos.
Algunas reglas de caracter general son:
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