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How Spanish Universities govern IT

ITG4TU
by

Antonio Fernández Martínez

on 2 February 2016

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Transcript of How Spanish Universities govern IT

IT Governance
*It is not IT Management
How Spanish Universities govern IT
UNIVERSITIC Report
includes 3 kinds of IT indicators, one per each level of responsability
Antonio Fernández
afm@ual.es
6 years ago...
Not customized for HEI, complex and expensive!!!
JISC
(UNITED KINGDOM)
Developed for HEI but not aligned with ISO 38500
+100 web universities analized
IT Governance
ISO 38500
Responsability
Estrategy
Adquisition
Performance
Conformance
Human Behavior
Responsabilidad
EG reconoce la importancia del Gobierno Corporativo de las TI (GCTI)
A veces incorporan asuntos de GCTI en la agenda de trabajo.
EG reconoce delegar gran parte de la responsabilidad de ejercer el GCTI que le corresponde a otros niveles más técnicos.
No se ha adoptado un modelo determinado que sirva de referencia para la implantación de un sistema de gobierno de las TI.
El EG no era consciente de cuál era su responsabilidad en relación con la gobernanza de TI, que no es otra que la de asumirla por completo e implicarse en su implantación.

Estrategia
Adquisición
Desempeño
Cumplimiento
Comportamiento Humano
GTI4U
ITGEP4U
Governance of IT 4 Universities (GTI4U)
GTI4U
GTI4U Maturity Model Figure
IT Governance Enhance Project 4 Universities (ITGEP4U)
How to implant an IT Governance system
Steps of the implantation
IT GOVERNANCE MODEL
ISO 38500
ITG Case of Study at Spanish Universities
INVOLMENT
2013
2012
2011
ITGEP4U run in 10 Spanish Universities
Best ITG practices at Spanish Universities
ITG Maturity of Spanish Universities
ITGC composition
(average)
average university
Equipo de Gobierno de la Universidad (EG)
Gerente de las TI (CIO)
Comités de gobierno de las TI
Resto responsabilidades de gobierno TI
Equipo de Gobierno de la Universidad (EG)
Gerente de las TI (CIO)
Todas las universidades tienen un CIO cuya responsabilidad es la de gestionar las TI y colaborar en su gobierno
El CIO no ha sido seleccionado por sus capacidades directivas
Aunque actualmente se encuentra implicado en asumir un rol más directivo
El CIO forma parte del EG e interviene en la toma de decisión pero no participa en la planificación estrategia de la organización

Comités de gobierno de las TI
Existen varios comités propios de la gestión de las TI
Pero no se ha creado el Comité de Estrategia de las TI y Comité de Dirección de las TI que son fundamentales para el gobierno de las TI

Resto de responsabilidades de gobierno de las TI
No tiene establecido un procedimiento para asignar formalmente las responsabilidades relacionadas con la gobernanza de TI

Dispone de una estrategia para las TI alineada con la institucional (al menos 2 de cada 3)
Dispone de un Plan de Renovación de Infraestructuras TI (el 75%)
Las adquisiciones son planificadas y se incorporan en los presupuestos del año siguiente
Evalúa tecnologías emergentes (la mitad de las universidades)

Conoce cual es su gasto en TI actual y cuales son los recursos TI disponibles
Ha diseñado un programa plurianual de inversión (2 de cada 3)
Las inversiones en TI se controlan de manera centralizada
Optimiza sus inversiones
Establecen acuerdos de niveles de servicio con proveedores (7 de cada 8)
El EG prioriza y aprueba los nuevos proyectos TI, dedicando la mayor parte de los recursos a los proyectos más importantes (solo la mitad)
El EG apoya de manera activa las iniciativas de intercambio de experiencias y cooperación con otras universidades

La universidad dedica suficientes recursos para mantener el rendimiento de los servicios basados en TI con un buen grado de satisfacción de los grupos de interés (lo hacen la mitad)
Dispone de un plan que asegura la continuidad y disponibilidad de los servicios basados en TI
Dispone de las medidas de seguridad necesarias para mantener la integridad y la calidad de la información institucional (el 88% de ellas)

El EG no asigna la responsabilidad de controlar el cumplimiento normativo a una persona o grupo de personas
El EG debe no conoce cuales son todas las leyes y estandares aplicables a la universidad

El EG no evalúa cómo afecta el comportamiento de las personas al éxito de los procesos soportados por las TI
EG no planifica las acciones que deben llevarse a cabo para motivar la participación y el apoyo de las personas involucradas o afectadas por los nuevos proyectos de TI que van a facilitar los procesos de cambio organizativo

conclusions
!
Design


Analysis
Analysis of ITG initial situation in each of ten cases
Drawing a plan to improve the ITG in each one
One year later, determinate if the best practices proposed have been satisficed and mesaure their impact at the IT and business goals
Study of case design
ITG initial situation
one year later
IT strategy is not aligned to the business strategy
IT investments and the value of IT Description and IT Management indicators are below the average
Number of ITG best practices and ITG maturity level are below the average too

unfavorable
IT strategy is aligned to the business strategy
IT investment and the value of IT Description and IT Management indicators are abow the average
Number of ITG best practices and ITG maturity level are abow the average too

favorable
offensive
front-runner and offensive
ITG improvement don´t depend on the ITG initial situation
ITG maturity is incipient at Spanish Universities
The perception of members of the goverment team on the current situation and its IT strategy is an appropriate indicator for establishing the real situation of their ITG and its future evolution.
Factors impact the improvement of the maturity of IT governance:
a
b
d
Universities with initial alignment between IT objectives and business objectives, they also have a better starting position in the percentage of satisfied ITG best practices
the level of IT maturity can be enhance without increasing IT spending
The most important factor in improving the maturity of IT governance is the involvement of the CIO and the government team of the university
Run


defensive
c
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