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Herramientas de auditoria Administrativa

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by

Karen Alonso

on 29 October 2012

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Transcript of Herramientas de auditoria Administrativa

CARTA CONVENIO En respuesta a su apreciables solicitud para la realización de una auditoría administrativa en la empresa (nombre x ) nos permitimos informarle que estamos en la mejor disposición de prestar dicho servicio bajo lo siguiente. Herramientas de la Auditoría
Administrativa CUESTIONARIO PARA
EL DIAGNOSTICO La forma y redacción que se de al cuestionario dependerá de los gustos y preferencias del auditor de diagnostico. PROGRAMA ESPECÍFICO MODELO GENERAL
Ya que es básicamente panorámico y señala pocos detalles en cuanto a las actividades y la forma de llevarlas a cabo. 1) La idea de llevar a cabo la auditoría administrativa es para verificar una hipótesis de ineficiencia administrativa en el departamento de administración de materiales.

2) Desde el actual punto de vista en que se ubica el problema.

4)Que el propósito de la auditoría es evaluar y rediseñar el problema.

5)Que al respecto la firma constructora conoce algunos sistemas estandarizados, que podrían ser implementados en el caso.

6)Que la información básica de orientación se obtendrá del análisis del manual referido a cada problema. 7)Que el personal de la empresa se encuentre en la mejor disposición de colaborar con el desarrollo.
8)Que la empresa proporcione un cubículo de trabajo.
9)Que se pueda trabajar en la empresa dentro de las horas hábiles normales de la misma. No debe olvidarse que lo que se presente es tan solo realizar un diagnostico general, sobre como se percibe y practica la administración como disciplina formal si entrar en detalles. Pero en cuanto al contenido deberá comprender las funciones del proceso administrativo SOBRE PLANEACION 1)se utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de los distintos planes de la empresa. 2)Existen objetivos definidos por escrito, en forma clara y precia para cada una de las áreas y niveles de la empresa. 3)Se encuentran clasificados sus objetivos de acuerdo con su ámbito de logro (sociales, económicos, funcionales) 4)Se encuentran jerarquizados los objetivos de acuerdo con su trascendencia dentro de las empresas (generales, departamentales, seccionales, personales). 6)Se hace una revisión periódica y sistemática de los objetivos por las personas que habrán de lograrlos.

7)Existen objetivos definidos a corto mediano y largo plazo. Ubicación
La AA se llevara acabo en la empresa (x) que se dedica a (Y). Objetivo de la auditoría administrativa
El objetivo de la empresa (x) será comprobar o rectificar una hipótesis de (……) con la idea de proponer algunas mejoras. Área especifica
El trabajo se llevara a cabo en el departamento (…) a la función de (….9 y específicamente a la fase de (……).
Fuentes de información :

Datos de registro: organigrama del departamento, manual de procedimientos, reglamento interno y manual de políticas.

Datos de situación: se llevaran a cabo observaciones del procedimiento (….).

Datos de recuerdo: se entrevistara al jefe del departamento (…) así como al personal operativo encargado de realizar la función. Recursos

Personal
Para llevar acabo este trabajo se empleara un auditor operativo y su correspondiente auditor jefe.

Instrumentos
•Se diseñara un cuestionario para aplicarse a los obreros.
•Se diseñara una entrevista para aplicarla al jefe del departamento.
•Se diseñara un protocolo de observación para la función que se va a auditar.

Informe
El informe deberá presentarse al gerente del departamento de compras una semana después de terminada la AA. MODELO ANALITICO Su diseño nos señala con mayor lujo de detalle las actividades, personas, y recursos que habrá que utilizarse.

1)Ubicación

2)Objetivo de la auditoría administrativa

3)Área especifica

4)Fuentes de información
Datos de registro
Datos de situación
Datos de recuerdo

5)Personal

6)Instrumentos

7)Informe TECNICA DE OBSERVACION Debe diseñarse una hoja de codificación donde se estipulen las categorías del objeto en estudio que habrán de ser observadas EJEMPLO DE PRECESO DE ANALISIS Tiene como propósito ejemplificar mínimamente que es lo que puede implicar cada una de las etapas del proceso de análisis. 1)Conocer el hecho o situación que se analiza.

2)Describir el hecho o situación.

3)Descomponerlo (el hecho o situación) con el fin de conocer todos sus detalles y aspectos.

4)Comprender y examinar críticamente cada elemento (detalle o aspecto) o componente del hecho en estudio.

5)Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, hacer comparaciones y buscar analogías o discrepancias con otros hechos.

6)Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerados individualmente y en conjunto así como su relación con el medio.
7)Formular un diagnostico de la situación. 8)Existen políticas definidas por escrito en forma clara y precisa en cada uno de los objetivos señalados. 9)Las políticas definidas se encuentran clasificadas de acuerdo con su ámbito de logro (finanzas, producción, mercadotecnia, recursos humanos). 10)Se encuentran jerarquizadas las políticas de acuerdo con su trascendencia dentro de la empresa (generales, divisionales) 11)Se practica la participación de los subordinados que habrían de usar las políticas en la definición de las mismas. 12)Se hace una revisión periódica y sistemática de las políticas por quienes las usan. SOBRE ORGANIZACIÓN 1)Se utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de la estructura organizacional. 2)La estructura organizacional que existe fue definida formalmente con base de las necesidades y características propias de la empresa. 3)La estructura organizacional apoya con eficacia el logro de los objetivos de la empresa 4)En las relaciones de autoridad existentes, cada persona responde ante un solo jefe. 5)Los jefes de cada grupo de trabajo tiene bajo su mando un número predefinido de subordinados. 6)Los jefes de grupo cuentan con suficiente autoridad para tomar decisiones sin tener que consultar a sus supervisores 7)En las asignaciones de trabajo se delimitan las tareas de tal manera que el trabajador desarrolle un grado de especialidad. 8)Se usa la rotación de puestos como técnica para evitar la rutina. 9)Se encuentra la organización demasiada burocratizada. 10)Existen límites de autoridad definidas en donde quedan comprendidos todos los puestos. 11)Se cuida de equilibrar la autoridad y responsabilidad, en la delegación de las mismas. 12)Están claramente definidas y documentadas las actividades para cada puesto. 13)Existen programas regulares de capacitación para el persona. SOBRE DIRECCION
1)Se utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de la función de dirección.
2)Se utilizan distintos estilos de liderazgo, dependiendo de las características del grupo a dirigir. 3)Las personas que ocupan los puestos directivos fueron designadas por su capacidad de dirigir. 4)Usan los directivos comunicación directa con los subordinados y viceversa. 5)Dan los dirigentes oportunidad de participación a sus subordinados en la toma de decisiones. 6)Existe un sistema de incentivos que motiva el mejor desempeño del personal. 7)La disciplina que priva dentro de la empresa es adecuada, y emana de las buenas relaciones interpersonales. 8)En general se percibe una moral alta entre el personal y la empresa. 9)La supervisión que se le da a los subordinados es facilitadora más que fiscalizadora. 10) Se toma en cuenta y aprovecha para beneficio de la empresa y los empleados la organización informal. 11)Se aprovecha el surgimiento de conflictos, para llevar acabo cambios importantes para la empresa. 12)Existen programas regalares de desarrollo de directivos. SOBRE CONTROL 6)Cuentan todas las funciones de la empresa con el número adecuado de sistemas de control. 1)Se utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de los sistemas de control. 2)Existen sistemas de control sobre los elementos mas importantes de planeacion 3)los sistemas de control los operan quienes son responsables por los resultados esperados. 4)Se toma en cuenta la información emanada de los sistemas de control para la toma de decisiones. 5)Se caracteriza a los sistemas de control por contar con estándares fácilmente medibles. 7)Los sistemas de control se ocupan de los aspectos críticos de las operaciones de la empresa. 8)Los sistemas de control reportan las verdaderas excepciones y no lo que se considera normal. 9)Se acostumbra llevar acabo una revisión periódica y sistemática de los sistemas de control. 10)Son los sistemas de control lo suficientemente sencillos y mínimos en cuanto a su número.
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