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MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

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by

Jeny Salamanca

on 25 September 2014

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MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL
En su Articulo 22:
Se encarga de que toda la documentación este al día desde su inicio hasta el final

La Evaluación y Valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación documental
gestión documental
Manual de
gestión
documental

Es un proceso Archivistico cuyo fin es tener un manejo eficaz y ordenamiento de la documentación producida en una entidad desde su inicio hasta su destino final, Para facilitar su producción, tramite, utilización y conservación. en este programa intervienen el funcionario encargado de la administración de documentos, para garantizar su funcionalidad.

OBJETIVOS
Manejo integral de toda información que sirva para como base para la toma de decisiones
la simplificación de de tramites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información
Establece que la gestión de documentos dentro del concepto archivo total Comprende procesos tales como:
Producción
recepción
distribución
tramite
organización
consulta
conservación
disposición final de los documentos
Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y control mediante el cual un organismo o sujeto productor genera o recibe documentos en el cumplimiento de sus labores
producción de documentos
Distribución de los documentos
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario .

se relaciona con el flujo de documentos al interior y al exterior de la entidad sin interesar el medio de distribución de los documentos .
Tramite de documentos
este proceso señala las actividades de:





Organización de los documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificaron
ordenación
descripción de los documentos de una institución como parte integral de los procesos archivisticos

CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen estos.
conservación

conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido
Disposición final de los documentos
PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO


LIMPIEZA DE LOS DOCUMENTOS
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
Eliminar material metalico
clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIO-DETERIORO
este proceso Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO
recepción de solicitud o tramite
Respuesta
Curso de documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función Administrativa
Es una de las Actividades mas delicadas dentro del proceso de elaboración de las TRD. pues implica la toma de decisiones sobre las disposición de los documentos lo cual resulta para los casos de selección y eliminación.
YUDY LINARES
JENY SALAMANCA
MILENA NAVARRO
GRACIAS
Generación de documentos de las instituciones en cumplimento de sus funciones
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia
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