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Repaso ATI (Unidad 1 y 2)

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Karina Nohemi Tovar González

on 2 October 2012

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1.1 Definición y conceptos fundamentales de los documentos Unidad 1: Edición avanzada de documentos La acción de escribir es un proceso capaz de contribuir al desempeño académico eficaz y eficiente de las personas.
La escritura de documentos utilizada como estrategia para aprender requiere que los estudiantes comprendan con claridad para que deben escribirlos y como se elaboran. Es fundamental que conozcan el objetivo del trabajo para que determinen el tipo de documentos y la manera correcta de redactarlo. 1.1.1 Importancia de los documentos en el contexto académico Los trabajos escritos solicitados a estudiantes están relacionados con temas de estudio o con los resultados de experimentos importantes para su formación profesional; por lo general son resúmenes, ensayos o reportes. En tanto que los profesionales presentan informes, cotizaciones, folletos, redactan contratos o correspondencia.
El escribir es una actividad muy común e importante si el autor desea transmitir profesionalismo y que sus escritos influyan de manera positiva en la toma de alguna decisión. 1.1.2 Tipos de documentos y sus principales características Los factores que determinan la calidad de los documentos son la claridad y la presentación.
La claridad esta relacionada con la redacción y los procesadores de palabras pueden facilitar la tarea de escribir, ofrecen opciones para organizar los pensamientos y realizar revisiones ortográficas y gramaticales.
La presentación considera el aspecto o apariencia del documento, la cual debe ser ordenada, legible y agradable a la vista.
Un escrito debe atraer la atención, hacer que se tenga el deseo de leerlo. Tiene que ser significativo, decir algo importante o de utilidad y activador, que genere alguna acción. Metodología y acciones para escribir:
-Etapa 1: Elaborar un borrador
Aplicación de la tecnología: Capturar el texto de títulos y subtítulos, asignar niveles con el comando Esquema en la cinta de opciones Vista. Guardar el documento, asignar el nombre al archivo y establecer la carpeta de ubicación.
-Etapa 2: Continuar con el complemento del texto
Aplicación de la tecnología: Capturar el texto del mensaje y elemento como tablas, gráficos, imágenes. Uso de opciones para insertar imágenes, tablas, ecuaciones, gráficas, etc.
-Etapa 3: Pulir el manuscrito
Aplicación de la tecnología: Revisión ortográfica y gramatical; Edición para añadir, borrar o corregir el contenido; Crear portada; Imprimir, Etc. 1.1.3 Metodología para escribir y la aplicación tecnológica En la elaboración de documentos, define la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, párrafos, tablas, etc. La estructura influye en la legibilidad de los escritos. Los procesadores de palabras proporcionan herramientas que pueden ser utilizadas en el momento de pensar lo que se escribe, definiendo la estructura u organización del documento. Las opciones a las que nos referimos son:
-Esquema: El documento se estructura asignando niveles de títulos y subtítulos a los encabezados del texto.
-Mapa de documento: Es un recurso disponible a partir dela asignación de niveles de títulos y subtítulos que permite visualizar la estructura total del documento y la navegación entre secciones del documento. Estructura Formato Se refiere al diseño de la apariencia general de los documentos. La edición electrónica posibilita la aplicación de diversidad de formatos a caracteres, párrafos, tablas, palabras, gráficos y tablas. En la configuración de paginas, se establecen los margenes, donde se consideran los espacios para colocar encabezados y pie de pagina. Las posibilidades de formato de párrafo incluyen las sangrías y el espacio arriba, entre lineas y abajo; la alineación izquierda, centrada, derecha o justificada; su numeración o jerarquización y el uso de viñetas. Respecto a los caracteres, se dispone tipografía en la que se puede modificar el tamaño, asignar atributos como negrita, cursiva, subrayados, subíndice o superíndice. Existe gran variedad de fuentes, reconocidas mediante un nombre, entre cuales se puede seleccionar la que mejor se ajuste a las necesidades u objetivo del escrito. 1.1.4 Documentos y formatos más comunes Carta En el ámbito académico los estudiantes recurren a cartas para solicitar algún servicio administrativo o la aprobación de su tema de tesis.
Elementos de una carta: Membrete, Fecha de elaboración, Nombre y dirección del destinatario, Saludo o apertura, Cuerpo principal, Despedida; Firma, nombre y puesto del remitente.
El formato que por lo general se utiliza para este tipo de documento se denomina texto completo; usa la misma tipografía y espacio entre lineas. Los margenes se establecen de forma que no obstruyan el área del membrete o el pie de pagina, donde ocasionalmente pueden ubicarse datos del remitente o la empresa. Por su apariencia algo monótona solo es recomendable para documentos cortos. Currículum La finalidad del currículum vítae es documentar los datos personales, académicos y laborales de una persona que aspira a un empleo. Su contenido debe ser claro preciso, bien estructurado y fidedigno.
La eficacia de este documento depende de su contenido y presentación, por lo que debe incluir datos relevantes, explicar brevemente su objetivo, la experiencia laboral con los logros obtenidos en orden cronológico, entre otras cosas.
El formato debe de estar organizado en secciones para facilitar la visualización de la información. Documentos mas solicitados en ambientes académicos Los trabajos académicos escritos tienen tareas implícitas a ejecutar según sea su tipo. La importancia de clarificar los criterios establecidos que lo precisan en contenido y presentación radica en poder identificar que se debe escribir y como, que se va a presentar y el objetivo que alcanzara.
Tipos de trabajos académicos escritos: Resumen, Ensayo, Reporte, Tesina y Tesis.
Estos documentos, obligados a presentarlos con mayor frecuencia, demandan el contenido del tema para escribir su contenido y de habilidades en el manejo de herramientas tecnológicas que apoyen su producción y diseño.
Los procesadores de palabras representan un buen soporte para aplicar el formato mas adecuado, considerando que para documentos académicos formales las instituciones establecen un protocolo que debe de cumplirse. 1.1.5 Aplicación de las TI en la edición de documentos La aplicación eficiente de las tecnologías de información en la edición electrónica de documentos es todo un proceso que en perspectiva integra las actividades que enfrentan quienes realizan esta tarea. No solo se trata de proporcionar los pasos para ejecutar opciones en el procesador de palabras, sino de referir conocimientos y habilidades de redacción, con conocimientos, habilidades y destrezas en el uso de los procesadores de palabras. 1.2 Recursos para optimizar la productividad 1.2.1 Estilos Definición y características Los estilos son recursos que permiten agilizar el proceso de dar formato al texto.
Estilos predefinidos:
Son estilos con los formatos mas comunes incluidos en el software y disponibles por omisión. Al iniciar la elaboración de un documento nuevo o en blanco de manera automática se dispone de un conjunto de estilos predefinidos. Los estilos predefinidos pueden ser modificados para personalizarlos pero no pueden ser eliminados.
Estilos definidos por el usuario:
Ademas de los estilos predefinidos por el usuario los estilos pueden ser definidos por el usuario lo cual no limita la creatividad ya que el software dispone de opciones mediante las cuales se pueden modificar o diseñar nuevos estilos. Consiste en tomar como base un estilo para crear otro.
Tipos de Estilos: -Estilo párrafo: Afecta a párrafos completos y establece formatos de fuente y de párrafo.
-Estilo carácter: Afecta a caracteres, o segmentos de párrafo, solo establece formato de fuente. Herramientas para el trabajo con estilos Las herramientas para la gestión de estilos se concentran en el grupo Estilos de la ficha Inicio en la Cinta de opciones. La funcionalidad de estas herramientas permite visualizar, asignar, modificar, crear y eliminar estilos.
Galeria de estilos rapidos: Es una area dividida en cuadros y cada cuadro contiene un estilo donde se muestra el nombre y su formato. Al pasar el apuntador, el párrafo activo refleja el formato; al hacer clic en alguno se asigna el estilo al texto seleccionado o párrafo activo. Los controles de desplazamiento a la derecha sirven para avanzar o retroceder en el despliegue de estilos. El botón Más abre un recuadro donde se muestran todos los estilos. Además de opciones Guardar selección como nuevo estilo rápido, Borrar formato y Aplicar estilos.
-Botón Cambiar estilosEste control activa un submenú para desplegar y seleccionar Conjuntos de estilo, Colores, Fuentes y Establecer como valor predeterminado. Estos permiten modificar las características de estilos asociados, donde el diseño controla varios atributos del texto como son el color, tamaño, tipos de fuentes, interlineado, entre otros. -Panel de tareas EstilosSe activa al hacer clic en el control mostrar/ocultar cuadro de dialogo, localizado en la parte inferior izquierda del grupo Estilos en la ficha Inicio, de la Cinta de opciones. Es la herramienta más completa para el manejo de estilos, contiene una sección con la lista de los estilos disponibles donde se despliega el nombre, tipo de fuente y tipo de estilo, al seleccionar alguno de ellos se despliega al texto o se modifican, el estilo activo observa resaltado. Además tiene controles para Mostrar vista previa, Deshabilitar estilos vinculados, Nuevo estilo, Inspector de estilo, Administrar estilo y Opciones. 1.2.2 Plantillas Definición y características Una plantilla se define como un archivo que contiene un patrón que combina estructura, textos, imágenes y formatos. Es un documento especial que al abrirlo crea una copia de si mismo por lo que al guardarlo, el documento original, esto es la plantilla, no se altera y se puede reutilizar las veces que sea necesario. La principal función de estos archivos es simplificar y agilizar la tarea de elaborar documentos debido a que no parte de cero, pues se cuenta con la estructura, el diseño de pagina, los estilos adecuados, incluye texto e imágenes, entre otros elementos. Tipos de plantillas -Plantillas predefinidas proporcionadas por el fabricante del software.
-Plantillas diseñadas o definidas por el usuario. Plantillas predefinidas Son archivos suministrados en los procesadores de palabras. Están diseñados con los formatos y estilos apropiados para facilitar la elaboración de los documentos más comunes. Plantillas definidas por el usuario El diseño puede partir de un formato básico con un documento en blanco, de una plantilla o de cualquier otro documento existente. Controles de contenido Son objetos que permiten añadir al diseño de documentos y plantillas las siguientes funcionalidades: una interfase del usuario que guía y controla la entrada de datos, activar restricciones para proteger la edición de secciones o todo el documento, y la posibilidad de enlazar la información de entrada a un origen de datos.
Una vez insertado un control de contenido en el área del documento, se identifica por un borde y un titulo que no se imprimen, además de un texto provisional útil para indicar la manera de completar el control de contenido, estas instrucciones se sustituyen por el texto escrito por el usuario.
-Controles de contenido: Texto plano, Texto enriquecido, Imagen, Cuadro combinado, Lista despegable, Selector de fecha y Galería de bloque de creación.
La ficha Programador da acceso a los controles de contenido. 1.2.3 Temas del documento Definición y características Los temas son conjuntos de elementos de diseño que se complementan al incluir juegos armónicos de colores, selección de fuentes para encabezado y el cuerpo del texto, así como efectos gráficos de lineas y relleno. Las principales características son:
-Afectan al documento completo.
-Pueden ser predefinidos o creados por el usuario.
-No afectan el contenido solo colores, fuentes y algunos elementos del formato.
-Permiten consolidar una imagen al lograr crear un tema en Word y aplicarlo en Excel o en PowerPoint. Aplicación A continuación se presenta un procedimiento para aplicar un tema:
1. Seleccionar Temas en el grupo Temas de la ficha Diseño de pagina para Word y Excel. En PowerPoint es la ficha Diseño en el grupo Temas.
2.Hacer clic en el control para desplegar los temas. Apuntar sobre cada uno de los temas analizando en la muestra temporal del documento como se modifica el diseño en colores y fuentes. Seleccionar por ejemplo el tema Técnico.
Para conocer la manera de personalizar y guardar un tema creado por el usuario recurrir al sistema de ayuda escribiendo Temas del documento y dirigir la búsqueda a Contenido en este equipo y Word ayuda. 1.2.4 Opciones de autoedición Autocorreción La reducción de errores en escritos es posible gracias a funciones como la autocorrección, la cual revisa y corrige automáticamente errores tipográficos, ya sean palabras escritas incorrectamente o palabras en las que se hizo un uso indebido de mayúsculas. Aplicación Cuando un termino reconocido por la función se escribe de forma incorrecta y se pulsa la tecla Enter para continuar y escribir la siguiente palabra, la función se activa y reemplaza el termino o los términos por los establecidos previamente en el listado. Cambiando instantáneamente el termino equivocado con el correcto.
Al pasar el apuntador del Mouse sobre los caracteres revisados, se observara una barra pequeña de color azul bajo el primer carácter de la palabra, este da acceso al botón Opciones de Autocorreción el cual permite seleccionar entre deshacer correcciones automáticas, dejar de usar mayúsculas en la primera letra de las frases, detener la corrección automática de la palabra corregida o activar la ventana de dialogo Autocorrección. Autoformato La función Autoformato aplica formatos de manera automática al texto mientras se escribe. Aplicación Para aplicar el formato a una lista ordenada mientras se escribe solo es necesario iniciar el primer elemento escribiendo un numero o una letra, en seguida un punto o un paréntesis de cierre, un espacio o una tabulación, el texto del elemento de la lista y pulsar la tecla Enter, automáticamente se asigna el numero o letra consecutiva al siguiente párrafo. El formato de listas no ordenadas se crean escribiendo un asterisco, un espacio, el texto del elemento y pulsar la tecla Enter. La lista adquiere el formato de lista con viñetas. El autoformato también reconoce direcciones de internet, de red y de correo electrónico como hipervínculos y les asigna automáticamente atributos de color y subrayado de texto, entre otras cosas. Autotexto, un tipo de bloque de creación El bloque de creación es una opción que agiliza la elaboración de documentos al organizar y facilitar el acceso a fragmentos de textos o partes de documentos y gráficos previamente almacenados en galerías, desde donde pueden ser reutilizados o distribuidos.
El autotexto es un tipo de bloque de creación que contiene textos con formato o gráficos frecuentemente utilizados. Cada elemento se registra con un nombre único en el Organizador de bloques de creación mediante el cual se facilita su localización y aplicación.
Los bloques de creación de contenido se pueden modificar al reemplazarlo después de efectuar los cambios y guardarlo con el mismo nombre. Este procedimiento además de los procedimientos para cambiar el nombre o guardar y distribuir bloques de creación con una plantilla los puedes encontrar en el sistema de ayuda. Etiquetas inteligentes Son un recurso que identifica y marca tipos determinados de datos y ofrece la ejecución de acciones adecuadas a ellos. Las etiquetas inteligentes son proporcionadas por Microsoft o por desarrolladores de aplicaciones quienes definen reconocedores de datos y la asignación de acciones, controladas por el usuario. Concepto Aplicación Cuando están activadas las etiquetas inteligentes, estas reconocen segmentos de texto como tipos de datos determinados y se subraya con puntos color purpura, al desplazar el apuntador del mouse se despliega el botón de Acciones de etiquetas inteligentes desde el cual se activa el menu de acciones disponibles para el elemento en cuestión. 1.3 Documentos interactivos En el ámbito de las TIC´s, interactividad es la acción/reacción entre una aplicación y el usuario. Los documentos interactivos son documentos con formato predeterminado que integran elementos que añaden la capacidad de interacción entre el usuario y la aplicación. 1.3.1 Tablas Una tabla es una estructura definida en columnas y filas, donde la intersección de una fila y una columna se identifica como celda. Las celdas pueden contener textos, gráficos y otras tablas. La función básica es presentar datos de manera organizada. Las opciones para crear una tabla se encuentran en la cinta de opciones Insertar en el grupo Tablas, hacer clic en Tablas.
Después de establecer la estructura de la tabla, esta se modifica para añadir, combinar o dividir, eliminar elementos, así como aplicar un formato atractivo. El acceso a estas funciones se encuentra a través de la cinta de opciones Herramientas de tabla en las fichas Diseño y Presentación que se activan cuando el punto de inserción esta sobre una celda de la tabla. Tablas con formulas Por lo general, las tablas en el procesador de palabras presentan datos numéricos como resultado de operaciones como resultado realizadas en otras aplicaciones. Las opciones para mejorar la productividad y apoyar esta labor son:
-Utilizar la opción Formula para ejecutar cálculos que involucran operaciones matemáticas básicas.
-Insertar la información desde el programa origen, como la hoja de calculo de Excel cuando los cálculos son complejos.
La inserción del campo Formula en una tabla ejecuta cálculos con los valores almacenados en la misma. Un campo se utiliza para marcar datos que pueden cambiar en un documento. Se insertan mediante opciones concretas y en lugares estratégicos a fin de llevar a cabo tareas especificadas en el código. El código puede distinguirse porque esta encerrado entres llaves { }. El campo = (Formula) calcula un numero utilizando una formula, que es una expresión que puede contener cualquier combinación de números, operadores, funciones predefinidas y referencias a celdas. La sintaxis para introducir funciones es: Función(Argumentos). La función SUM( ) acepta cuatro argumentos predefinidos: izquierda (left), derecha (right), encima(above), debajo (below). La referencia de la celda indica con una letra la columna y con un numero el renglón o fila en el que se halla, en el procesador de palabras esta referencia siempre es absoluta. Se utiliza coma (,) para separar las referencias individuales y 2 puntos (:) en caso de intervalos o rangos. Es importante tener en cuenta que cuando se modifican los valores relacionados en las formulas, se debe de marcar la tabla completa y presionar la tecla de función F9 para actualizar los datos de las formulas. La edición también se puede realizar desde la misma tabla. Con el punto de inserción sobre el campo formula hacer clic en el boton secundario del mouse, seleccionar activar o desactivar códigos de campo. El código se aparece entre corchetes { }, en el contenido la formula inicia con el signo = (igual). Tablas como base de datos Las bases de datos almacenan información para que se use o maneje de acuerdo con ciertos criterios. Dicha información se define como colecciones de elementos relacionados con un tema o propósito determinado. Los componentes básicos de las bases de datos son las listas o tablas, que están formadas por registros y campos. Los registros son el conjunto de datos de un elemento, mientras que los campos corresponden a un dato especifico de un registro. Los procesadores de palabras integran herramientas que permiten dar a las tablas la funcionalidad elemental de la base de datos y las filas a los registros. La primera fila se llama fila de encabezados y debe de contener los nombres de los campos. El Formulario de datos no forma parte de ninguna de las fichas en la Cinta de opciones, por lo tanto, para utilizarlo es necesario personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido del documento que contendrá a la tabla. La opción Ordenar, que se halla en la Cinta de opciones Herramientas de tabla, ficha Presentación, grupo Datos, despliega una ventana de dialogo mediante la cual se especifica el campo o columna a ordenar en forma alfabética o numérica; ascendente o descendente y si La lista es con encabezado o sin encabezado. 1.3.2 Hipervínculos El procesador de palabras integra en sus documentos la funcionalidad de las paginas Web con el reconocimiento y operación de hipervínculos. Hipervínculo es un código del lenguaje HTML (siglas de HyperText Markup Language) con apariencia de texto con color y subrayado o de imagen que dirige la acción con un clic hacia otro recurso local, de red o de Internet. El recurso puede ser un archivo, una ubicación en un archivo, una pagina en un sitio Web en Internet o en una Intranet, otros servicios como pueden ser grupos de noticias y de transferencia de archivos. Aplicación Cuando en un documento se escribe la dirección de un sitio Web, o una dirección de correo electrónico, la estructura es reconocida por el procesador de palabras y de manera automática les aplica el formato clásico y activa la funcionalidad para desplegar la aplicación del recurso. Hipervínculos personalizados Los hipervínculos pueden ser personalizados dirigiendo las acciones a una sección en el mismo documento, documentos en el disco duro local o en cualquier otra computadora de la red o en Internet. Las opciones para iniciar o establecer opciones son: realizar la secuencia Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Vínculos, opción Hipervínculo. Como resultado se abre la ventana de dialogo Insertar hipervínculo. Donde se distinguen principalmente los siguientes controles:
-Área Vincular a: con los recursos posibles de enlazar.
-Cuadro de texto, Texto: donde se escribe el segmento de texto que servirá de enlace.
-Botón Info. de pantalla... para escribir el mensaje que se despliega al pasar el apuntador sobre el hipervínculo.
-Área de ubicación del recursoi destino. Con controles Buscar en: por omisión es la carpeta de trabajo actual. Botones: Subir una carpeta, Explorar la Web, Buscar archivo, Carpeta actual, Paginas consultadas, Archivos recientes.
-Cuadro de texto Dirección: para escribir la dirección del recurso. 1.3.3 Documentos personalizados de distribución masiva Cuando se presenta la necesidad de comunicar o solicitar la misma información a varias personas, herramientas como combinar correspondencia resultan bastante útiles. El resultado de combinar correspondencia es la producción de un conjunto de documentos personalizados donde se mezcla el texto fijo con elementos de base de datos. Los archivos que intervienen en el proceso para combinar correspondencia son:
-Documento principal: Es un archivo de Word que contiene texto y los gráficos que permanecen constantes, además de los campos con el código marcando el tipo y lugar donde se insertara la información de la base de datos.
-Archivo origen de datos: Archivo con datos de las personas a quienes se dirigira la correspondencia.
-Documento combinado: Corresponde a un archivo que contiene el conjunto de cartas, mensajes de correo electronico, sobres o etiquetas personalizadas para cada uno de los registros de la base de datos. Aplicación Aunque los documentos involucrados en esta técnica pueden crearse al momento de combinarlos, es preferible prepararlos antes. En el caso de utilizar como origen de datos un documento en Word, este se elabora con una tabla funcionando como base de datos que incluya además de la información especial campos mediante los cuales se pueda establecer con facilidad criterios de selección. En cuanto al documento principal, se redacta con el texto que es común a todos los destinatarios. Cuando están listos los documentos se trabajan con opciones que se encuentran en la ficha Correspondencia. Los comandos para llevar a cabo la combinación de correspondencia se encuentran en la Cinta de opciones ficha Correspondencia. 1.3.4 Formularios electrónicos Se define como una plantilla especial con formato similar al de las formas preimpresas. Esta compuesto por texto estándar que no se debe modificar y por espacios llamados campos, donde se introducen los datos. Los formularios se elaboran principalmente como:
-Formularios simples, cuyo propósito es de imprimir una forma y llenarla a mano.
-Formulario electrónicos:
Para llenar en pantalla e imprimir solo los datos en una forma preimpresa.
Para llenar en pantalla e imprimir tanto en el texto estándar como el contenido de los campos. Controles de formulario heredados Los espacios o áreas reservadas para los datos variables de los formularios pueden ser los controles de contenido y los llamados controles de Formulario heredados. Los controles, como todos los objetos, poseen propiedades que puede definir el usuario. Es este caso, el acceso es con el punto de inserción en seguida del campo, seleccionar en la ficha Programador, grupo Controles la opción Propiedades o doble clic sobre el sombreado del campo, se abre la ventana de dialogo desde la cual se establecen algunas características del control. La opción Agregar ayuda, disponible en todas las opciones de campo, permite añadir un texto que facilite el llenado del formulario. Este texto puede aparecer en la barra de estado al momento de activar el campo o en una ventana especifica que se abre presionando F1. Uso de formularios Los formularios son documentos que se elaboran para un uso repetitivo. Para los formularios que se van a llenar en pantalla es necesario crear un documento con el formato y texto adecuados, que además contenga los espacios o campos de formulario y se guarde como plantilla. Aplicación El proceso de elaboración de un formulario electrónico se inicia con la creación de un documento en blanco tipo plantilla. El siguiente paso es diseñar el contenido. Al terminar el diseño del formulario es conveniente activar la opcion Proteger documento, asi el usuario solo puede introducir datos en los campos sin modificar el formato o el texto del formulario. Para revisar el funcionamiento es necesario crear un documento y seleccionar la plantilla que contiene el formulario. Al finalizar el llenado y conservar la información se guarda como un documento normal. 1.3.5 Interacción entre aplicaciones La interactividad entre aplicaciones es una tendencia generalizada, apoyada por los desarrolladores de software al añadir funcionalidades que la posibilitan, y los usuarios aprovechan estos recursos que permiten un manejo óptimo de la información, la integración de sistemas, reducción del tiempo en la toma de decisiones y obtener una visión unificada de los datos. En este contexto se define la siguiente terminología:
-Aplicación origen: Es el programa donde se genera la información o de donde procede.
-Aplicación destino: Es el programa donde se reutiliza la información.
-Objeto de interacción: Es la información que se transfiere o se utiliza entre aplicaciones. Formas y operación entre aplicaciones -Marcar y copiar objeto en la aplicación origen, pegar en la aplicación destino: Al realizar la operación de marcar y copiar la información es contenida temporalmente en el portapapeles; por omisión la aplicación destino asigna la forma de pegado, en consecuencia, el grado de interacción que se logra.
-Marcar y copiar objeto en la aplicación origen, pegado especial en la aplicación destino:
Opción pegar: Es similar a la acción anterior, pero con la posibilidad de seleccionar la forma que adquirirá el objeto al insertarlo.
Opción Pegar vinculo: Esta opción conserva el enlace del objeto con el archivo origen, al hacer doble clic sobre él se abre la aplicación y el archivo origen.
-Utilizar la opción "Enviar a" desde la aplicación origen:
Esta opción transfiere el contenido completo u objetos predeterminados de un archivo en la aplicación origen a la aplicación destino. Unidad 2: Presentaciones electrónicas eficaces 2.1 Perspectiva de la presentación Una presentación es el acto en el cual una persona comunica cierta información a la audiencia. Tanto para los individuos como para las organizaciones, el uso de presentaciones es un medio eficaz para lograr sus objetivos. Es importante entender que una presentacion implica comunicar para transmitir ideas en un dialogo de 2 sentidos, con objetivos muy variados. 2.1.1 Elementos que intervienen en una presentación Los elementos que intervienen en una presentación y la manera en que afectan el resultado se describen a continuación:
-Presentador: Es la persona que comunica el mensaje y por lo tanto asume la responsabilidad del resultado derivado de su actuación.
-Mensaje: Es el contenido de la presentación.
-Audiencia: Es la persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensaje. 2.1.2 Factores inmersos en las presentaciones -Canales de comunicación: La transmisión del mensaje se produce a través de 3 canales de comunicación diferentes: verbal, que se refiere a las palabras que emplea el presentador; vocal, pertenece a las características de la voz, y visual, que se refiere a todo lo que se ve.
-Percepción: Es la impresión o sensaciones que experimentan tanto la audiencia ante el presentador y el mensaje, como el presentador frente a la audiencia.
-Retroalimentación: Es la respuesta espontánea de la audiencia al mensaje del presentador, durante la exposición. 2.1.3 Tipos de presentación Relación Presentador - Audiencia Esta clasificación se basa en la relación entre el presentador y la audiencia. Pueden ser internas o externas.
-Presentación interna: Es aquella en la que presentador y audiencia pertenecen a la misma organización, e incluso puede subclasificarse en ascendente y descendente, considerando la linea de mando jerárquico tradicional de los participantes.
-Presentación externa: En este tipo de presentación, presentador y audiencia pertenecen a organizaciones distintas. Presentación por objetivos Las presentaciones se clasifican según sus características predominantes o el propósito que se pretende.
-Presentación informativa: Su objetivo es comunicar información técnica, datos científicos, resultados estadísticos o de encuestas, procedimientos, métodos o técnicas.
-Presentación promocional: Se centra en la promoción de productos, servicios, soluciones o recomendaciones, incluso personas y proyectos.
-Presentación recreativa: Este tipo de presentaciones tienen propositos mas sociales que de negocios. Su misión es tratar de entretener a la audiencia en forma amena. 2.1.4 Atributos de una presentación eficaz Una presentación es eficaz cuando el presentador es competente, crea impresiones positivas y produce resultados exitosos. Sus principales atributos son:
-Capta la atención de principio a fin
-Es significativa para las personas a las que se dirige.
-Es equilibrada, esto es, se da igual o similar peso a los puntos que trata.
-Su efecto es duradero, la audiencia la recuerda y reflexiona sobre el tema o puntos relevantes una vez que concluye.
-Motiva a las personas a actuar en consecuencia. Objetivos de las presentaciones Las presentaciones permiten:
A los individuos:
-Les permite presentarse como un individuo competente, experto en su tema y entusiasmado por él.
-Demostrar su dominio en proceso de comunicación oral.
-Demostrar iniciativa, organización y creatividad.
-Resaltar sus cualidades y potenciales como lider.
-Persuadir a otros para que acepten y adopten sus ideas,recomendaciones, propuestas o puntos de vista.

A las organizaciones:
-Promocionar sus servicios, programas y puntos de vista de la organización.
-Difundir internamente la información a los miembros de la organización y, de manera externa, al publico.
-Mejorar su imagen
-Exponer ante aquellos a los que la organización desea servir, como clientes, miembros de la organización, ciudadanos. 2.1.5 Presentaciones electrónicas como apoyo tecnológico Ventajas:
-La posibilidad de elaborar presentaciones atractivas y en pocos minutos por cualquier persona.
-La presentación se visualiza como proyecciones de diapositivas fotográficas, sin serlo físicamente.
-Se dispone de gran variedad de plantillas o formatos predefinidos que ayudan a lograr una imagen profesional.
-Las diapositivas pueden incluir elementos de multimedia, ya sean predeterminados o creados por el usuario.
-Incluir efectos especiales para la transición entre diapositivas, así como animaciones entre los elementos de un diapositiva.
-Contar con herramientas para graficar datos y crear tablas. 2.2 Planeación de la presentación 2.2.1 Tareas en el proceso de la planeación Proceso de planeación -Documentación: Para lograr una mejor organización, el presentador debe de documentar cuidadosamente la fecha y el tiempo en el que esta programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el tamaño y la naturaleza de la audiencia, y establecer el resultado que se espera lograr.
-Identificación de contactos: Es usual que una presentación surja por invitación y la persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación.
-Fuentes de información: Después de conocer el tema de la presentación es importante identificar las fuentes adecuadas para recopilar la información y elaborar o reforzar el contenido del mensaje.
-Pruebas de presentación:
La prueba del material y el ensayo de la presentación tienen varios propósitos:
- Verificar la calidad, organización y cantidad del contenido en cuanto a los objetivos planteados y al tiempo disponible para la exposición.
- Probar el diseño y funcionamiento de la presentación respecto al tipo y tamaño de texto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas.
- Permitir al presentador alcanzar un buen nivel de memorización del contenido.
- Probar el funcionamiento y manejo del equipo de proyección.

-Planeación de la presentación electrónica: Una vez establecidos los aspectos generales de la presentación, se puede planear la producción de la presentación electrónica, que es el apoyo visual necesario en toda exposición. Recursos de ayuda a la planeación -Plan general de acción: Es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito. En él se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una. La planificación debe girar en torno a la audiencia, es decir, del cliente; por tanto, todos los aspectos de la presentación, la preparación del contenido, del lenguaje, entre otras cosas, se consideran en relación con la audiencia a la que van dirigidos.

-Listas de planificación: Son 3 formularios que ayudaran a prestar mas atención a los detalles que no deben de olvidarse cuando se planifica la presentación.
1.Listas de planeación portada: Resume información necesaria para plantear preparativos, objetivos y el plan de acción de la presentación.
2.Listas de planeación audiencia: Resume las características de la audiencia y algunas de las cuestiones clave a plantear sobre su naturaleza y necesidades.
3.Lista de planeación lugar: Reúne información en torno a la ambientación, instalaciones y equipamiento del lugar.

-Retroalimentación: Para comprobar el resultado y evaluar la eficacia de la presentación, así como un indicador del grado en que se han alcanzado los objetivos, es conveniente establecer un mecanismo de retroalimentación que permita medir la respuesta de la audiencia al mensaje. 2.3 Estructura 2.3.1 Organización del mensaje Contexto textual Este contenido esta relacionado con la expresión, con el modo de plasmar el objetivo, el enfoque y el concepto esencial de la presentación, asi como con la disposición precisa, el orden o la secuencia en la que se presentan.
-Objetivo: Esta determinado por el resultado que se persigue.
-Enfoque:
Un tema se puede enfocar de muchas formas, pero el más efectivo se consigue considerando los siguientes factores:
Perspectiva: El enfoque ideal tiene en cuenta el punto de vista de la audiencia.
Persuasión: Un método efectivo de efectuar un presentación es aludir a los motivos o razones principales por las que las personas deben aceptar, aprobar o adoptar lo que se les presenta.
Percepción: El grado en que un presentador obtenga la atención de un publico y lo persuada depende en gran parte del modo en que lo perciba la audiencia.
-Concepto esencial: El concepto esencial proporciona el foco de atención y aclara la esencia del mensaje en una presentación. Aplicación del contenido textual La aplicación del contenido textual logra que la presentación adquiera las siguientes cualidades:
Concentración: El foco de atención que se consigue al clarificar el concepto esencial de un mensaje mejora la concentración del orador en el proceso de elaboración de la presentación y durante la exposición, mientras que la audiencia no se distrae.
Coherencia: Al comprobar el contenido en función de los objetivos y el concepto esencial se produce un mensaje mas armonico, puesto que en él se expresa un tema de principio a fin de forma coherente, con lo cual la audiencia comprende con facilidad el sentido del mensaje.
Cohesión: El concepto esencial y los objetivos actuan como aglutinante que mantiene unidos los elementos de un mensaje. 2.3.2 Componentes de una presentación eficaz -Entrada o apertura, formada por:
Introducción: Consiste en una invitación a la audiencia y debe ser elaborada cuidadosamente, con creatividad y entusiasmo para captar la atención y despertar el interés por el contenido de la exposición.
Visión previa: Debe ser un texto que anticipe el mensaje principal, y que guíe o enlace a los puntos que se expondrán.
-Puntos clave a desarrollar, corresponden al:
Cuerpo del mensaje: Es el contenido de la presentación, se elabora a partir de un esquema en el que no se incluyan más de 3 secciones que deberán seguir una secuencia lógica.
-Una salida, que contiene:
Conclusiones: Resumen los puntos claves, cierran la presentación reforzando el mensaje para que la audiencia recuerde y reflexione sobre el tema expuesto. 2.4 Técnicas de diseño 2.4.1 Tipos de diseño -El diseño abreviado solo utiliza las palabras clave o frases cortas para trasmitir lo que se dirá en cada punto.
-El diseño general es más detallado, en él se escriben frases completas para aproximarse más a la narrativa de una presentación. Modelo de diseño La aplicación de un modelo de diseño es una buena practica, ya que ayuda a crear una imagen mental de la estructura del mensaje y pone en orden las ideas. El modelo que se presenta a continuación proporciona un borrador que identifica los componentes de un mensaje bien estructurado:
1.Escribir el nombre del tema.
2.Anotar los objetivos y el concepto esencial del mensaje.
3.Preparar el material en el siguiente orden:
a)Cuerpo del mensaje
b)Visión previa
c)Introducción
d)Conclusión 2.4.2 Medios electrónicos de apoyo a las presentaciones Apoyo audiovisual eficaz Las ayudas audiovisuales son los dispositivos que utilizan sonidos e imágenes con el propósito de complementar la comunicación y presentación de un mensaje. Medios Audiovisuales -Manuales: Esta clasificación incluye a los rotafolios y los pizarrones.
-Proyectados: Se refiere a los medios que utilizan un equipo de proyección, principalmente para mostrar transparencias, dispositivas, películas o vídeos.
-Computarizados: En esta categoría se distinguen 2 tipos: Los gráficos generados en computadora y las presentaciones elaboradas por computadora. Presentaciones efectuadas mediante computadoras Son presentaciones en que, mediante gráficos medios, se puede exhibir una combinación de transparencias, vídeo pregrabado o en vivo, fotografías digitalizadas, fijas o animadas; todo ello con acompañamiento de voz y musica. La presentación multimedia es una autentica presentación. Software para presentaciones Los programas que producen estas presentaciones electrónicas generalmente forman parte del llamado software de productividad. Cada uno de ellos con características similares ya que todos tienen el mismo propósito, generar presentaciones electrónicas. Elementos de un apoyo visual -Color: En la actualidad, las personas esperan recibir información y las ideas a través de medios audiovisuales que utilicen color, lo cual representa una ventaja para el presentador, quien puede aprovecharlo para reforzar el interés en el mensaje y hacerlo memorable.
-Combinación de los colores: Algunas combinaciones de colores evocan asociaciones con ciertos acontecimientos; asimismo, pueden producir distintas reacciones y respuestas en la audiencia.
-Cantidad de colores: Los colores utilizados en la presentación deben limitarse a 2 o 3, con el propósito de evitar demasiada variación y perder el contenido del tema.
-Elementos gráficos:
Gráficas: Son los tipos de gráficas que representan datos numéricos.
Diagramas: En esta categoría se ubican los diagramas de flujo, organigramas, diagramas piramidales, de ciclo, de Venn y de círculos concéntricos.
Ilustraciones: Son los tipos de ayudas visuales que mas se utilizan para transmitir ideas, operaciones o localizaciones. Comprenden dibujos, fotografías, mapas y dibujos animados.
-Utilización de formas y símbolos: Las formas y símbolos tienen un significado. Los símbolos son poderosas herramientas de comunicación, en especial los muy reconocidos, aumentan con facilidad la retención del concepto. 2.4.3 Diseño y producción de audiovisuales Diseño -Concentrar la información en un tema principal.
-Utilizar solo palabras clave en los títulos.
-No incluir más de seis lineas o renglones por diapositiva.
-Entre otros aspectos. Producción -Presentar uno por uno los subpuntos para enfocar y hacer énfasis en cada uno de ellos.
-Desplegar los diagramas y gráficos por etapas.
-Recordar que lo más importante del audiovisual es la presentación clara del mensaje. Prueba Se examina con detenimiento el funcionamiento y la eficacia del audiovisual:
-Legibilidad
-Claridad
-Calidad de imagen
-Entre otros aspectos. Repaso Unidad 1 y 2
2.5 Elaboración de presentaciones por computadora 2.5.1 Edición de presentaciones por computadora Ventajas de la edición de presentaciones por computadora El software permite elaborar presentaciones atractivas en minutos.
Se logra un aspecto profesional.
Puede incluir elementos de multimedia.
Establece con facilidad efectos de transición entre diapositivas y de animación.
Dispone de herramientas para graficar datos y crear tablas.
Las presentaciones son producidas y exhibidas mediante computadoras. Área de trabajo Por la naturaleza del software se dispone de 3 vistas del area de trabajo que son: Vista Normal, Vista Clasificador de diapositivas y Vista de Presentación. 2.5.2 Recursos tecnológicos que ofrece el software para presentaciones Diseño de diapositiva, temas y plantillas -Diseño de diapositiva: Establece la ubicación de los objetos que contiene. La estructura esta determinada por un patrón donde marcadores de posición indican el lugar de los objetos.
-Temas y plantillas: Los temas son conjuntos de combinación de colores, fuentes y efectos gráficos que determinan el aspecto global de los documentos que sean creados en Word, Excel, PowerPoint o en Outlook. Las plantillas de diseño son archivos similares a las plantillas en el procesador de palabras, pueden ser predefinidas o creadas por el usuario. Animaciones Los efectos se pueden aplicar de forma individual a cada elemento de una diapositiva o a los elementos de todas las diapositivas al establecerlo en el patrón de diapositivas. Las animaciones asignan uno o varios efectos para determinar la forma de entrada, de enfatizar, de salida o de desplazamiento a través de una trayectoria personalizada. Transición de diapositivas Con el fin de amenizar el paso entre diapositivas se puede añadir diversos efectos, mencionados como transición que es el efecto o manera del paso gradual de una diapositiva a otra. Patrón de diapositiva, Documentos y Notas -Patrón: Es una vista de diapositiva o de pagina de un documento que define su formato.-Documentos: Una presentación puede imprimirse como un documento con una o hasta nueve diapositivas por pagina.
-Pagina de notas: Es otra herramienta para la captura y ofrece mas capacidad ya que permite aplicar formato, modificar el tamaño, la posición de las áreas de la imagen de la diapositiva y del texto; insertar gráficos, imágenes, tablas y otras ilustraciones. 2.5.3 Interacción entre aplicaciones Enviar de Word a PowerPoint Procedimiento:
1.Con el documento debidamente estructurado y activo en Word, hacer clic en el icono Enviar a Microsotf Office PowerPoint.
2.En segundo se abre PowerPoint con el texto en las diapositivas.
3.Continuar con el trabajo de edición de la presentación necesaria. Alumno: Karina Nohemi Tovar González
Matricula: 1563378
Hora: V5 Salón: 3-102
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