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Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos

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by

Maria Andrea

on 5 November 2014

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Transcript of Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos

MICROSOFT ACCESS
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

• Access es gráfico
, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
• Access facilita
la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
• Con Access es posible
producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
• Access permite lograr

un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

VERSIONES
APLICABILIDAD
Entorno
ACCESS 2010

¿Qué es?

Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.
Características Generales

El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.

¿Qué podemos hacer?
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Pantalla inicial

Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción
Base de datos
en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.
Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo:

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.

O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón
Insertar filas
de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón
Eliminar filas
de la pestaña Diseño.

O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creación de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
ACCESS 1.0
fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se liberó
ACCESS 1.1
para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado.

Microsoft Acces 95

Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0).
Access 2000

El Componente Web archivado para Microsoft Office 2000 permite guardar una página Web como un archivo único que incluye todos los gráficos de la página utilizando el estándar de Internet HTML MIME. Esto resulta especialmente útil si guarda los documentos de Office 2000 como páginas Web, ya que la mayor parte de los programas de Office 2000 guardan las páginas Web como varios archivos. El hecho de empaquetar los documentos de Office 2000 con el Complemento para archivar páginas Web ayuda a evitar errores al enviar la página Web a otra persona. Utilizando el Complemento para archivar páginas Web, puede enviar fácilmente la página Web por correo electrónico como si se tratara de un archivo o guardar la página Web para verla sin necesidad de estar conectado. También puede desempaquetar una página Web archivada para restaurar un archivo a su estado original.

Access 2002

Microsoft Office Web Components es un conjunto de controles COM (Modelo de objetos componentes) para publicar hojas de cálculo, gráficos y bases de datos en el Web. También se utiliza para ver los componentes publicados, además de las páginas de acceso a datos, en el Web. Junto con Microsoft FrontPage®, Microsoft Access y Microsoft Excel, Office Web Components permite publicar datos interactivos como parte de una página Web. Si se utiliza Microsoft Internet Explorer versión 4.01 o posterior, Office Web Components permite ver los controles publicados (hojas de cálculo, gráficos o bases de datos) en una página Web. Con Internet Explorer versión 5 o posterior, Office Web Components permite ver páginas de acceso a datos.La herramienta Web Components proporciona la funcionalidad de sólo vista para los usuarios que no tienen instalado Office XP. Al instalar esta herramienta, los usuarios pueden ver los componentes publicados y las páginas de acceso a datos en el Web sin necesidad de instalar Office XP.Nota: si no posee una licencia de Office XP, Office Web Components se ejecutará con la funcionalidad de sólo vista en lugar de la funcionalidad interactiva completa. (Las páginas de acceso a datos no requieren ninguna licencia de Office XP, de modo que siempre podrá aprovechar la funcionalidad interactiva completa de las páginas.)
Access 2003
La nueva versión de la aplicación incluida en el paquete Office para la creación y administración de bases de datos, Access 2003, está diseñada para asistir al usuario de forma sencilla y versátil. Las metas claves de diseño para esta nueva versión han consistido en la mejora de la productividad y la eficiencia, mejoras de programación para desarrolladores, y en facilitar el acceso y el análisis a la información.
Access 2007

un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN
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