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Documentos que se utilizan en la administración de empresas

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DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Documentos internos
Los principales documentos de que se sirve la empresa
para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito
interno son:
• Convocatoria.
• Acta.
• Autorización.
• Avisos y anuncios.
• Boletines y revistas.
• Memoria de actividades.
• Nota interna.
• Solicitud (como modelo de instancia normalizado).
Memoria
Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas organizaciones altruistas, fundaciones o instituciones públicas donde se reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización
durante un determinado periodo de tiempo, que
generalmente es un año.
Boletines y revistas
Su contenido suele incluir información de las actividades
referentes al ocio, a la cultura y a las acciones ligadas
directamente con la empresa que edita la publicación.
Por regla general se mandan confeccionar a los
profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación
es propia de las medianas y grandes empresas, así
como de determinados organismos públicos (Fig. 7.6).
Es aconsejable que en el sector empresarial sean enviadas
por correo a los trabajadores de la organización.
Documentos externos
Acta
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
Anuncios
Este documento ha sido tratado en esta misma Unidad dentro de las comunicaciones internas, pero a veces, la empresa, debido a su actividad, necesita publicar ciertas noticias que interesen a sectores empresariales concretos
o a determinados segmentos de población, sean clientes suyos o no: pues bien, para ello emplea los anuncios.
Nota interna
La finalidad de este documento es que los diferentes
departamentos, secciones o negociados pertenecientes
a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir
una nota interior por cada uno de los temas.
Convocatoria
Avisos y anuncios
Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de
carácter general que afectan a la organización y, por
tanto, al personal de la empresa.
Su lugar de colocación es el tablón de anuncios. Al igual
que ocurre con las autorizaciones, no existe un modelo
concreto y bastará con la observación que se hacía para
el documento anterior en cuanto a su confección. En la
Figura 7.5 tienes un ejemplo de aviso.
Solicitud
Esta clase de documento, encuadrado dentro de las
comunicaciones internas de la empresa sin proyección al
exterior, obedece al modelo de impreso utilizado por el
personal para realizar determinadas peticiones formuladas
a sus superiores.
Autorización
La autorización surge, en la mayoría de los casos, como
respuesta a la petición o solicitud que hace un empleado
a un superior. También puede obedecer a otros motivos,
como los originados en el propio seno de la empresa
para autorizar al empleado a realizar una determinada
labor.
Invitaciones
Tarjetas
Saludas
Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados.
EL ACTA SE DIVIDE EN TRES PARTES:
inicio
contenido
final
Carta circular
La carta circular se utiliza principalmente para cubrir dos grandes campos de comunicación en las empresas. El primero hace referencia al tipo de carta comercial que utilizan las organizaciones para anunciar algún evento a otras empresas o personas (clientes, proveedores, abonados, asociados…). Los motivos más usuales por los que se emite este tipo de circulares son para comunicar
cambios de domicilio social, apertura de oficinas, lanzamiento al mercado de nuevos productos, como carta de acompañamiento o presentación en encuestas, eventos, inauguraciones, etcétera.
Las tarjetas se dividen en dos clases: las tarjetas de
visita o de cortesía y las tarjetas comerciales o de respuesta
comercial.
Tarjetas comerciales
Tarjetas de visita o de cortesía
tienen varios usos, dependiendo
de si se trata de una tarjeta:
• Personal. Su uso es exclusivo de particulares (personas
físicas tanto de forma individual como combinada).
• Profesional. Se utilizan por el personal de empresa
y de actividades profesionales e industriales.
• Oficial. Se utiliza para indicar el carácter oficial o
cargo público de su titular.
También son conocidas como tarjetas de respuesta comercial (Fig. 7.15). Están encuadradas dentro de los productos
que oferta Correos, que se estudian más adelante, en la Unidad 10. Si por el motivo de la respuesta ésta ocupase varias hojas, la tarjeta se ve suplida por el sobre de respuesta comercial. En ambos casos, el franqueo es pagado en destino, de ahí sus siglas FD a continuación del
apartado postal, o bien CCRI en el ámbito internacional. El remitente no necesita hacer desembolso alguno.
Este documento surge como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes.
Esos actos son fundamentalmente de dos clases: públicos, y privados o familiares.
actos privados:
actos públicos:
Para los actos públicos tenemos, por ejemplo, las invitaciones
que extienden las empresas u organizaciones
que convocan eventos, congresos, seminarios, presentaciones
o simposios. También, cuando los mandatarios de
instituciones, organismos o entes públicos cursan invitaciones
para actos sociales u oficiales
Las invitaciones privadas o familiares están expedidas por
personas particulares que desean la asistencia de terceras
personas a los actos que ellas organizan y celebran.
Es el documento por excelencia utilizado por directivos de empresa (presidentes, directores, gerentes…), por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, y, en definitiva, por aquellas personas, entidades o fundaciones de cierta trascendencia en las relaciones profesionales y sociales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, invitaciones a actos, cambios de domicilio social, como forma de agradecimiento o en otras
situaciones de carácter análogo, así como respuesta a otro recibido.
Los principales documentos de que se sirve la empresa
para llevar a cabo las comunicaciones externas son:
• Anuncios.
• Carta circular.
• Tarjetas.
• Invitaciones.
• Saludas.
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