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Paso a Paso Softland

Capturas masivas de comprobantes
by

Pablo Bravo

on 12 December 2012

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Transcript of Paso a Paso Softland

Captura Masiva de Comprobantes Paso a Paso Sofltand Introducción El sistema softland es un sistema ERP, muy similar a otros del mismo tipo.
Dentro de sus módulos existe el de contabilidad, en el cual se ingresan comprobantes contables que indican los movimientos de la empresa. Uno de los problemas principales de los usuarios de Softland, son los comprobantes contables que requieren muchas lineas para ser contabilizados, tales como centralizaciones de sueldos, ingreso masivo de facturas, etc. Es por esto que el sistema ofrece una alternativa para capturar mediante una planilla excel los comprobantes de grandes dimensiones y así poder hacer mas fácil el ingreso de ellos El proceso se llama "Captura de Transacciones" y en la siguiente presentación aprenderemos a ocupar esta herramienta y poder facilitar mas nuestro trabajo... Comencemos... Paso 1:
Para cargar el archivo primero de debe crear a partir de una planilla base que se puede descargar del sistema: En esta planilla se deben incluir los datos al igual si fuera un comprobante, los atributos de cada cuenta deben ser llenados hacia el lado, los encabezados que se encuentran sobre la línea negra van indicando que se debe colocar en cada una de ellas. Paso 2:
Al tener ingresada toda la información se debe guardar el archivo, de preferencia en el escritorio, luego de esto se debe copiar y pegar en el escritorio remoto de Softland NOTA: Esto en el caso que cuentes con el sistema remoto de Softland, Si no es así, hay que saltar este paso y seguir con la secuencia Paso 3:
Una vez en el escritorio de Softland, se debe abrir el archivo y eliminar desde la línea negra del archivo hacia arriba, todas las filas, es importante también eliminar todas las filas del archivo desde el ultimo dato ingresado hacia abajo, ya que al momento de capturar el archivo puede detectar en estas filas datos en blanco los que no harán posible la captura del comprobante. Paso 4:

Al realizar esto, se debe guardar el archivo en formato CSV, para esto se debe seleccionar la opción “Guardar Como” y seleccionar el formato CSV (delimitado por comas) Esctritorio PC Usuario Escritorio remoto Softland Paso 5:
Al guardar el archivo nos saldrán varias ventanas para saber si estamos seguros de guardar en este formato Esta ventana nos pregunta que si queremos conservar el formato del libro, a esta opción responderemos no ya que justamente lo que queremos es cambiarle el formato al libro. Al responder no a la ventana anterior nos pedirá guardar una copia por seguridad, a lo que tenemos que seleccionar la opción cancelar para poder continuar Se cerrara la ventana anterior y solo debemos cerrar el libro de Excel, nos preguntara si deseamos guardar los cambios a lo que debemos responder NO. Es muy importante para poder guardar en este formato que el archivo Excel contenga solo una hoja de cálculo, de lo contrario no nos permitirá guardar este formato. Paso 6:
Ahora debemos volver al sistema Softland y seleccionar en el menú Procesos > Captura de datos > captura de transacciones Se abrirá la ventana para capturar y debemos seleccionar la opción: Movimientos Mensuales agrupados por comprobantes Mas abajo de esta opción se encuentra una ventana para seleccionar el archivo a capturar, en esta opción debemos seleccionar en el escritorio el archivo CSV que guardamos anteriormente. Una vez seleccionado continuamos con la opción siguiente. Paso 7:
En la ventana que sigue debemos seleccionar los datos del comprobante a capturar tales como, área de negocio, año, mes, numero de comprobante, descripción, etc. La barra verde inferior, se ira completando a medida que vaya capturando el comprobante, dependiendo de las líneas que este tenga será el tiempo en que demore en capturar los datos. En la siguiente ventana nos mostrara una descripción sencilla de cada línea que tendrá el comprobante, asegurándose que sea correcto seleccionamos la opción Capturar. Una vez terminado, y si no tuviera ningún problema al capturar se finaliza el proceso apareciendo una ventana que nos indica el numero del comprobante capturado Nota: al terminar este proceso podría aparecer la misma ventana acusando de algún problema al capturar, esto entregara un informe de errores,el informe detalla cada error por lo que es muy fácil reconocerlo y poder modificar para capturar nuevamente.
Algunos errores comunes en la capturas son:
Celdas en blanco, dado que no se borraron completamente

Falta de centros de costo o auxiliares

Auxiliares no creados en el sistema

El archivo se puede encontrar descuadrado Al seleccionar el comprobante debería estar creado correctamente. •Es importante que al terminar cada carga masiva, eliminar los archivos CSV del escritorio de Softland para así no tener confusiones en próximas capturas de datos. Y está listo... Espero que esta información sea de ayuda para alivianar el trabajo de ingresar comprobantes de una gran cantidad de lineas, aprovechando así una herramienta que nos ofrece el sistema Gracias...!! Nombre: Pablo Bravo O.
Sección: 941
Correo electrónico: pablo.bravo14@inacapmail.com
Profesor: Gaspar Sepulveda R.
Sede: Santiago Sur
Fecha de entrega : 12-12-2012 Conclusión Los Sistemas ERP tienen una importancia dentro de una empresa muy importante, ya que facilitan la labor de los trabajadores del área y logran que la información que esta contenida en ellas sea ordenada y que pueda ser consultada muy fácilmente Además logran dar eficiencia en los procesos de la empresa, como el descrito anteriormente, los cuales hacen aprovechar los tiempos de los trabajadores y tener una claridad en la información contenida.
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