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CONTROL DE EFECTIVO EN UNA EMPRESA

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on 25 November 2013

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CONTROL DE EFECTIVO EN UNA EMPRESA.

EL CONTROL DE EFECTIVO
Lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.
Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.
Con carácter general, podemos señalar que los controles aplicables a la Caja Principal se pueden fraccionar en tres grupos:
El Control de ingresos:
Es la confrontación de Informe Diario de Caja – en el área de ingresos – con los informes presentados por los departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos.
Podemos citar un ejemplo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
Son las actividades establecidas por la empresa, a fin de proveer y resguardar sus intereses.
Por Ejemplo:
La empresa Cinemex S.A. maneja diferentes procedimientos de control para el efectivo.
Uno de esos procedimientos es el que se tiene en los puntos de venta:

El Control de egresos:
Son las medidas tomadas para garantizar que todos los ingresos de Caja han sido depositados en las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones financieras.

Se instrumenta esta medida, a través de una permanente verificación del Informe de Caja con sus correspondientes depósitos. Verificación permanente de la autenticidad de los comprobantes de depósitos en cuanto a fecha, monto, detalle de su contenido – efectivo y relación de cheques entre otros.
Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.
Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas establecidas por la empresa en la creación del Fondo Fijo.
Este control se hace sentir cada vez que se prepara una Reposición de Fondos, o en los frecuentes Arqueos de Caja que se practican.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa.
El propósito u objetivo fundamental del Control Interno es:
• La reducción de errores.
• La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.
• Exactitud y veracidad de resultados.
• Exactitud de los registros.
• Exactitud en la información financiera.
• Exactitud en los pronósticos financieros.
• Evitar fraudes.
• Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Estos procedimientos son aplicables a:
• Al efectivo en Caja Principal.
• Al Fondo Fijo.
• A los depósitos en instituciones financieras.

Un operario que está en punto de venta debe de tener una cantidad máxima de 1500 pesos en caja y esta forzado a informar a su jefe directo o personal de tesorería cuando esta cantidad se acumule o sobrepase para que se le aplique un corte de caja y se le deje un mínimo de 500 pesos.
Cada que finalice el turno del operario en caja se le hace un corte final de caja y el operario tiene que permanecer con el tesorero hasta el final de su corte para evitar malos entendidos; el operario firma sus cortes de enterado y se guarda el dinero.
El personal que este en punto de venta tendrá que tener los billetes ordenados de mayor a menor denominación en la caja al igual que las monedas con el fin de tener un mayor control y facilidad del manejo del efectivo.
Cualquier faltante o sobrante en punto de venta será descontado de la nómina del operario.

Control Aplicable a los Ingresos.
Control Aplicable a los Egresos.
Control de Saldos.

Ingresos por cobro de facturas Pendientes.
Informes de cobranzas.
Informes de cobradores
Ingresos por cobro de facturas de Contado.
Informes de venta.
Informes de vendedores.
Informes del Almacén de Mercancías.

El Control de saldos del Informe de Caja:
Son periódicas constataciones de su veracidad con la existencia física del dinero en poder del cajero; a este acto se le llama Arqueo de Caja.
Las exigencias mínimas de las medidas de control, se fundamentan en:
• Pago mínimo.
• Naturaleza del pago.
• Aprobación del pago
Based on Jim Harvey's speech structures
El Control Aplicado a los Depósitos en Instituciones Financieras.
Debido a la naturaleza de los depósitos a la vista, podemos clasificar las medidas de control en cuatro grandes grupos:
• Control de Ingresos o Depósitos.
• Control de cheques y/o autorizaciones.
• Control de notas de Débito y de Crédito.
• Control de saldos.
El Control de ingresos o Depósitos.
Se realiza a través de la confrontación de cifras con el Informe de Caja-egresos, con su correspondiente planilla de depósitos y los registros del mismo.
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