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TIPOS DE DOCUMENTOS DE OFICINA

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by

Carolina Mejia

on 1 September 2015

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Transcript of TIPOS DE DOCUMENTOS DE OFICINA

TIPOS DE DOCUMENTOS DE OFICINA
-En los procesos empresariales los documentos fundamentan el óptimo desarrollo de las actividades. Indican procedimientos, características, reglamentación y modos de comunicación.

-Los documentos permiten la obtención de EVIDENCIAS de los diferentes procesos o actividades realizadas en la empresa.

-De la correcta realización y entrega de los documentos depende el óptimo funcionamiento de los procedimientos en la empresa.

-Como principal medio de comunicación la empresa maneja flujo de documento:
*DE PROCEDIMIENTO Y PRODUCTO.
*INTERNO y EXTERNO.
Carta Comercial
Es una comunicación escrita cuyo contenido es formal y es usada para transmitir solicitudes, compras, modos de venta, reclamos, agradecimientos.

-Características:
Claridad
Brevedad
Manejo acorde de cohesión y coherencia
Cortesía
Estética:
-Tipo de papel
según oficina A4 (21 x 29,7 cm) Carta (21,59 x 27,9 cm)
-Color Blanco
-Tinta Negra (Excepto logos, membretes e imagenes anexas)
-Tamaño y tipo de Fuente (legible - formal)
Arial - Calibri entre 11 y 12.
Circular
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa. Se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

Características:
-Las circulares internas se elaboran en papel sin membrete y logotipo. Las externas si llevan membrete y logotipo.
-Firmada por el remitente.

-Estética sencilla:
-Tipo de papel
según oficina A4 (21 x 29,7 cm) Carta (21,59 x 27,9 cm)
-Color Blanco
-Tinta Negra (Excepto logos, membretes e imagenes anexas)
-Tamaño y tipo de Fuente (legible - formal)
Arial - Calibri entre 11 y 12.



Acta
Es un documento en el que se registran los sucesos y acuerdos llevados a cabo en una reunión.
Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas", sin embargo en las empresas se archivan en el archivador líder del proceso.
Los requisitos estéticos que se exigen para levantar actas se basan en las consideraciones de cada empresa o asociación. (formato y procedimiento)

Un acta está constituida por:
*Según la empresa se codifica.
* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* lista de asistentes
* resumen ordenado de los debates realizados
*Acuerdos o compromisos adquiridos
* visto bueno y firma del presidente
* firma del secretario o realizador del acta
Memorando
El memorando es una comunicación que se usa para informar una situación o decisión en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Características de un memorando
- Se redacta en tercera persona.
-Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas y claras y cortas
-Los requisitos estéticos se ajustan a la empresa o institución.
Informe
El informe es un texto en el que hay presencia tanto del discurso expositivo como del argumentativo, gracias al cual se transmite una información y se exponen ciertos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.

Características del informe:
- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor.
- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo.
- Generalmente responde a una solicitud de "Informar" un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas.
- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir o comprobar lo informado: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
-Las características estéticas son:
-Tipo de papel
según oficina Carta (21,59 x 27,9 cm)
-Color Blanco
-Tinta Negra (Excepto logos, membretes e imágenes anexas)
-Tamaño y tipo de Fuente (legible - formal)
Arial - Calibri entre 11 y 12.
-Viñeta: pasos, orden, sucesos.
-Destinatario y remitente claros.
Entre 3 a 4 cm
Entre 3 a 4 cm
Entre 2 y 3 cm
Entre 2 y 3 cm
MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm. Inferior y Derecho 3 cm.
MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm. Inferior y Derecho 3 cm.
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