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La actividad de presupuestar

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by

Massiel Torres

on 10 September 2016

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Transcript of La actividad de presupuestar

La actividad de presupuestar
Conceptos acerca de los presupuestos
Tipos de presupuestos
Objetivos de los presupuesto
De prevención. Estimar todos los elementos necesarios para la elaboración y ejecución del presupuesto.
De planeación. Sistematizar todas las actividades de la empresa, atendiendo los objetivos y a la organización misma, con objeto de establecer metas alcanzables.
De organización. Establecer la estructura técnica y humana, sus relaciones entre los distintos niveles y actividades.
De coordinación e integración. Determinar la forma en que deben desarrollarse armónicamente todas las actividades de la empresa para que exista equilibrio entre ellas y entre los departamentos que la integran.
De dirección. Ejecutar los planes y la supervisión de acuerdo a los lineamientos establecidos.
De control. Establecer formas y registros que permitan comparar el presupuesto con los resultados reales.
Clasificación
Desde la perspectiva financiera, si no se cuenta con un sistema de presupuesto debidamente coordinado, la administración tendrá sólo una vaga idea respecto a dónde se dirige la empresa.

Un sistema presupuestario es un instrumento de gestión para obtener el más productivo uso de los recursos.
Antecedentes
Los presupuestos nacen debido a la necesidad de prever y controlar las actividades de una entidad, como un proceso lógico y normal derivado del desarrollo de las actividades en general y de las empresas en particular.
El control presupuestario genera la coordinación interna de esfuerzos. Planear y controlar las operaciones constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el sistema presupuestario provee un cuadro integral de las operaciones como un todo.
Al realizar comparaciones entre los resultados operativos con los resultados proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas de utilidades deseadas.
Los presupuestos nacieron en Inglaterra en el siglo XVI. Sin embargo, dos siglos después obtuvieron más formalidad cuando el parlamento británico solicitó una estimación de las erogaciones del período siguiente y un detalle de los impuestos para cubrirlos.
Los presupuestos se dividen en operativos, financieros y de inversión permanentes para adquisiciones de activos fijos, denominados también de capital. Además pueden ser variables o flexibles, a corto, mediano o largo plazo y existe una subdivisión: el llamado presupuesto base cero.
En 1821 el gobierno de Estados Unidos lo adopta, con algunas variantes. Entre 1912 y 1925 el sector privado comprobó los beneficios que representaba la utilización de presupuestos y las empresas comenzaron a emplear métodos de planeación.
En 1820 Francia implementa el sistema presupuestario, el cual posteriormente es adoptado por otros estados Europeos.
Presupuesto de operación
Es el de utilización más frecuente. Deber ser preparada con base a la estructura de la organización, involucrando y responsabilizando a los gerentes o encargados de área en la consecución de los objetivos planteados en el mismo. Se presupuestan las ventas, compras, costo y hasta llegar a las posibles utilidades futuras.
Presupuesto financiero
Es una herramienta mediante la cual se plantea la estructura financiera de la empresa, es decir, la mezcla de combinaciones óptimas de créditos de terceros y capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo que puede funcionar en la empresa, de acuerdo con las siguiente necesidades:
Capital de trabajo
Origen y aplicación de los fondos
Flujo de caja y necesidades de nuevos créditos
Amortización parcial o total de créditos bancarios
Nuevas aportaciones de capital.
Presupuesto de inversiones permanentes o de capital

El resultado de este presupuesto se incorpora al presupuesto financiero y de operaciones, justificando las inversiones con un análisis y evaluación de proyectos de inversión. Constituye una parte del presupuesto maestro, ya que incluye todos los proyectos de inversión, así como los proyectos ya aprobados. Basa sus decisiones con efecto a largo plazo.
Presupuesto base cero
Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, iniciando siempre a partir de cero. Se evalúa y justifica el monto y la necesidad de cada renglón del mismo.
Dentro del presupuesto base cero se elabora un paquete de decisión formado por estudios de costo-beneficio, al cual se le asignan los recursos disponibles. Estos paquetes de clasifican en forma descendente, para así tomar las decisiones que permitan a la administración jerarquizar las actividades y decidir su aprobación, de acuerdo a los recursos disponibles.
Presupuesto maestro
Este deberá cubrir proyecciones de un trimestre o semestre del siguiente período. Generalmente, cubre etapas de doce meses, con base en el año fiscal o el calendario, denominándose presupuesto continuo, debido a que es sometido a procesos de actualizaciones, por lo cual sus cifras son flexibles.
Por el tipo de empresa
Públicos: Estos presupuesto son utilizados por los gobiernos, organismos o entes públicos. En los presupuesto públicos el gobierno realiza una estimación de los gastos originados por la atención de las necesidades de la población y despúes plantéa la forma de cubrirlos.
Privados. Son utilizados por las empresa privadas, las cuales deben estimar sus ingresos, para que sobre esa base estimen sus gastos, es decir, la distribución y aplicación de sus ingresos.
Por su contenido
Principales. Resume los presupuestos de los departamentos o áreas de una empresa.
Auxiliares. Analizan las operaciones de los departamentos o áreas de una organización.
Por su forma
Flexibles. Permiten cierta elasticidad cuando se presentan cambios, se ajustan en período cortos.
Fijos. Durante su vigencia permanecen invariables.
Por su duración
Cortos. Para períodos de 3, 6 y 12 meses.
Largos. Para períodos de más de un año.
Por su valoración
Estimados. Se basan en experiencias anteriores, que pronostican lo que probablemente pueda suceder.
Estándar. Se eliminan posibles errores y sus cifras representan los resultados que se deben obtener.
Por su reflejo en los estados financieros
De situación financiera. Son conocidos en el estado de la situación financiera presupuestado.
De resultados. Presentan las posibles utilidades a obtener en un período
De costos. Presentan el costo de producción analizado con base en los elementos que lo caracterizan.
Por sus fines
De promoción. Son proyectos financieros que estiman los ingresos y los egresos.
De aplicación. Se elaboran con objeto de solicitar líneas de crédito y realizar pronósticos de distribución de recursos.
Por programas. Son utilizados por el gobierno para representar el gasto en relación con un objeto o acción que pretende realizar.
Requisitos para elaborar presupuesto
Conocimiento de la empresa.
Exposición clara de los planes o políticas.
Coordinación para ejecutar los planes.
Fijación del período presupuestal.
Dirección y vigilancia.
Apoyo directo.
Características de los presupuesto
De formulación. De acuerdo a las actividades o giro de la empresa, debe dividirse en secciones, según las responsabilidades que existan dentro de la compañía, con objeto de que cada área este controlada por un presupuesto específico.
De presentación. Deber ser congruente con las normas y principios contables y hacer referencia al período.
De aplicación. Aun y cuando las fluctuaciones del mercado sean numerosas, los presupuestos deben aplicarse con criterio y elasticidad.
Integración del control presupuestario
El control presupuestario es un instrumento elaborado con datos estimados y pronósticos que deben ser realizados por las empresas para dirigir todas las operaciones, cuyos contenidos se comparan contra los datos reales del mismo período.
La responsabilidad, preparación, manejo y administración recae en un director/gerente o jefe de presupuesto.Las funciones a cargo son:
Fijar el período presupuestal
Formular el presupuesto general
Coordinar los presupuestos parciales
Aprobar los diseños de formas
Elaborar manuales e instructivos
Preparar informes mensuales, comparando lo real con lo presupuestado.
Analizar las variaciones y su correspondiente justificación.
En su caso, modificar las cifras del presupuesto.
Etapas del control presupuestario
Planeación. Consiste en la recopilación de datos, estadísticas, variables, etc., así como su estudio, ordenamiento e integración.
Formulación. En esta etapa se elaboran los presupuestos parciales de cada departamento o área de la empresa.
Aprobación. Una vez elaborados y verificados deben ser remitidos a la gerencia para su autorización.
Ejecución y coordinación. Esta etapa es a cargo de todo el personal de la empresa, bajo las orientaciones de un jefe y de acuerdo con los planes y metas trazadas.
Control. Se observa y vigila la ejecución del presupuesto. Se comparan las cifras reales con las presupuestadas y se determinan las variaciones.
Manual del presupuesto
Es la presentación en forma escrita de las políticas, procedimientos, propósitos y funcionamiento del presupuesto, así como el personal responsable del control de las operaciones y de la información que se debe obtener como el resultado de la implementación y ejecución.
Este documento debe contener:
El período que abarca el presupuesto
La organización que lo administrará
Los procedimientos para su formulación
Un instructivo de formas para su elaboración, supervisión y control.
Presupuesto flexible
Es un principio aplicable a cualquier presupuesto, ya que éstos deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones del mercado, reconsiderando los planes iniciales de acuerdo a las variaciones que puedan existir entre los ingresos y gastos, mediante la fijación de porcentajes sobre las bases iniciales.
Muchas gracias
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