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EXCEL.

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Transcript of EXCEL.

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil paratodas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas, filas y celdas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

¿Qué es excel?
Es una hoja de cálculo
Para que sirve: Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir
números, letras y gráficos.

Formas básicas de iniciar Excel.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel, y se iniciará el programa.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque
el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana
de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

La pantalla inicial.

Tipos de Barras.

La barra de fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

EXCEL
Desde el icono de Excel del escritorio.


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.


La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos
La barra de estado:
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para
realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en
que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama
A1.
Tipos de datos

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

La validacion de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos
escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos.





Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de
esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y
así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
FORMATO DE CELDAS
Por ejemplo podemos llevar la
cuenta de todos nuestros gastos
y nuestras ganancias del año
y resaltar en color rojo

las
pérdidas
y en color verde las ganancias,
de esta forma sabremos rápidamente si el año
ha ido bien o mal.


Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando
la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Fuente
Las Funciones

Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )

Reglas para la introduccion de funciones:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.


Ejemplo: =
SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón
de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida


Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles)
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....


Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que
quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.


O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:


Argumentos de Funcion
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide
introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().



En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4 .

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.

Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos,
hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel 2010 tiene por defecto.
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.

Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas
GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor
en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de
éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura
de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto
por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que
contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de
ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea
necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.

Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
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