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La Gestión por Procesos

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Gustavo Rios

on 20 November 2013

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Transcript of La Gestión por Procesos

INTRODUCCIÓN
La organización tiene sentido si puede satisfacer
Mediante
Productos/servicios las necesidades de clientes.
Sin olvidar
Grupos de interés :
promotores,
empleados,
proveedores,
vecinos, etc
La organización debe escuchar y entender que quieren sus clientes y, en función de sus requisitos, identificar y definir los
procesos
necesarios, para conseguir los objetivos establecidos.

Los referentes de gestión como la ISO incluyen, entre sus buenas prácticas o principios de excelencia, la
gestión de las actividades por procesos.
que es un proceso
Conjunto de actividades interrelacionadas que producen un valor añadido para unos clientes (internos y/o externos).
Para el cliente, la organización es, en sí misma, un proceso (el macroproceso) del que obtiene unas prestaciones (producto o servicio) que satisfacen sus necesidades y expectativas. Para ello la organización realiza múltiples actividades y tareas, agrupadas por procesos.
Gustavo Ríos
Auditoría y seguridad informática
La Gestión por Procesos
CLASIFICACIÓN
Procesos Estratégicos
Procesos Clave
Procesos de Apoyo
Es conveniente clasificar los procesos, teniendo en consideración su impacto en estos ámbitos.
Los procesos se suelen clasificar en tres tipos:
Estratégicos,

Clave
,
de Apoyo.
Procesos estratégicos son los que permiten definir y desplegar las estrategias y objetivos de la organización.
intervienen en la visión de una organización.
Son aquellos que añaden valor al cliente o inciden directamente en su satisfacción o insatisfacción.
Componen la cadena del valor de la organización
Es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final
Intervienen en la misión, pero no necesariamente en la visión de la organización.
Normalmente estos procesos están muy relacionados con requisitos de las normas que establecen modelos de gestión.
Por ejemplo
Control de la Documentación - Auditorías Internas
No Conformidades, Correcciones y Acciones Correctivas.
Gestión de Productos No conformes Gestión de Equipos de Inspección, Medición y Ensayo
PRINCIPIOS DE LA gestión POR PROCESOS
Los procesos existen en cualquier organización aunque nunca se hayan identificado ni definido: los procesos constituyen lo que hacemos y cómo lo hacemos.
En una organización, prácticamente cualquier actividad o tarea puede ser encuadrada en algún proceso.
No existen procesos sin un producto o servicio.
No existe cliente sin un producto y/o servicio.
No existe producto y/o servicio sin un proceso
Establecer un esquema de evaluación de la organización en su conjunto (definiendo indicadores de los procesos).
Comprender las relaciones causa-efecto de los problemas de una organización y por lo tanto atajar los problemas desde su raíz.
Definir las responsabilidades de un modo sencillo y directo (asignando responsables por proceso y por actividad).
Fomentar la comunicación interna y la participación en la gestión.
Evitar la “Departamentalización” de la empresa.
Facilitar la Mejora Continua (Gestión del Cambio).
Simplificar la documentación de los sistemas de gestión (puesto que por convenio un proceso podemos describirlo en un único procedimiento)
Evitar despilfarros de todo tipo:
De excesos de capacidad de proceso
De transporte y movimientos
De tiempos muertos
De stocks innecesarios
De espacio
De actividades que no aportan valor
De fallos de calidad
De conocimiento
Facilitar la Integración de los diferentes sistemas de gestión
El análisis y definición de los procesos permite:
Gestión del proceso
Los resultados de un proceso dependen de su correcta definición y, fundamentalmente, de cómo es gestionado.
"El modelo de gestión más conocido es el PDCA"
P
D
C
A

planificar: definir qué, quien y cuando se van a llevar a cabo las actividades, sus controles, seguimiento.
Desarrollar: llevar a cabo las actividades y controles establecidos
Controlar: analizar los resultados obtenidos.
Aprender / Ajustar: definir y llevar a cabo acciones de mejora.
Planificación del proceso
• Definir los objetivos del proceso (cómo contribuye el proceso a la consecución de los objetos globales de la organización).

Analizar los cambios del entorno (otros procesos de la organización, clientes, proveedores, competencia, legislación aplicable) para detectar amenazas y oportunidades del proceso.
• Analizar la situación interna del proceso a partir de los resultados del periodo anterior para detectar fortalezas y debilidades.

Analizar y desarrollar estrategias (dar un servicio más rápido, mejorar la atención al cliente).
• Actualizar el proceso (su alcance, las actividades, los recursos necesarios, entradas, salidas, interrelaciones con otros procesos).
• Establecer el plan de gestión (acciones, responsables y fechas) y el presupuesto para llevarlo a cabo
Implantación de la gestión por procesos
La implantación de la gestión por procesos exige de la dirección:
Elaborar un inventario de procesos.
Elaborar el mapa de procesos.
Seleccionar un proceso piloto
Definir su misión, propietario, directrices y objetivos.
Seleccionar, junto con el propietario, al equipo de proceso.
El propietario del proceso, con su equipo debe:
Analizar las necesidades de los grupos de interés

Documentar el proceso y subproceso con el detalle necesario.
Validar el proceso para comprobar su capacidad.
Definir el proceso
Resolver los problemas detectados.
Ventajas de la Gestión por procesos
Para el Cliente:
El proceso se diseña en función de sus necesidades.
Tiene un solo interlocutor dentro de la organización.

Para la Organización:
Prioriza los objetivos globales sobre los parciales de cada actividad.
Define único responsable a todo el proceso.
Permite conocer el valor aportado por cada tarea al producto / servicio.
Reduce el tiempo de respuesta.
Permite mayor flexibilidad para adaptarse al cambio.
Simplifica la gestión.
Para las personas:
Conocen cómo contribuye su trabajo al objetivo global.
Posibilita organizarse internamente en función del cliente.
Posibilita el desarrollo profesional al conocer todo el proceso.
Gestión por funciones
vs
. Gestión por procesos
gracias ...!!!!
@GustavoEd4
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