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Untitled Prezi

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by

Arquimedes Moreno

on 13 August 2014

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CLASIFICACION DE LOS EVENTOS
EVENTO
es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS
PROTOCOLO
Un protocolo es una síntesis que reorganiza, ordena y jerarquiza los puntos más relevantes tratados durante un evento. Consiste, en primera instancia, en una descripción objetiva de los temas, hechos o sucesos acaecidos durante la sesión o reunión y, en segundo lugar, es un producto escritural de registro que narra, de manera precisa, el desarrollo de los aspectos fundamentales de un trabajo realizado.
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
Conferencia
es una conversación o entrevista entre varias personas para tratar importantes asuntos, políticos, científicos, literarios, etc., o de interés para una comunidad. A veces lección de un profesor o cátedra.
Taller
es una situación natural de aprendizaje del cual, las operaciones mentales y la afectividad forman una parte constitutiva. Es un lugar de
co-aprendizaje, donde todos sus participantes construyen socialmente conocimientos y valores, desarrollan habilidades y actitudes, a partir de sus propias experiencias.
Curso
Escolar o académico: depende del objetivo y duración del programa, por ejemplo, en x escuela particular de inglés, el programa de niveles básico, intermedio y avanzado, cada nivel es de 8 cursos.
Seminario
es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objeto es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas. Se considera seminario a las reuniones que presentan estas características siempre que tengan una duración mínima de seis horas y un número mínimo de cincuenta participantes.
LA IMPORTANCIA DE UN PROTOCOLO
Convertir las opiniones sueltas en enunciados con sentido.
Enterar a las personas ausentes de un trabajo desarrollado durante algún tipo de sesión.
Concentrar la atención de los participantes hacia los temas prioritarios de una exposición, a la vez que dirigirla de manera consiente.
Reforzar el proceso de enseñanza- aprendizaje en tanto la reconstrucción de un proceso permite fijar con mayor fuerza campos de información
Contar con una descripción narrada de primera mano que posibilita construir la memoria de un proceso y, al mismo tiempo, registrar las decisiones fundamentales que se toman en el curso de la discusión.
Conocer las distintas formas y maneras como los participantes de un evento interpretan la experiencia, resaltando determinados hechos o enfatizando algunos puntos.
Identificar aquellos temas en los cuales el grupo logró una adecuada o inadecuada asimilación de los contenidos. De la misma manera, detectar cuáles temas que eran importantes pasaron desapercibidos por el grupo, o los vacíos que deben cubrirse en posteriores oportunidades. Y finalmente, evidenciar las zonas de consenso en torno a decisiones, asuntos o problemas.

Protocolo utilizado en diferentes eventos

Medio



Según su tamaño
Micro
Mega evento
Según la temática o área de competencia en:
Eventos culturales

festivales
actos culturales
conmemoraciones
espectáculos artísticos
ignaguraciones de centros culturales
presentación de un libro
presentación de una obra
exposiciones
congresos
ferias
Eventos religiosos
caracterizados de cada religión:

bautismo
comunión
casamiento
navidad
pascuas
retiros religiosos
convivencias
ceremonias religiosas

Eventos sociales
Nacimientos
Cumpleaños
Casamiento
Aniversario
Fiestas benéficas
Desfiles
Fiestas de egresados
Despedidas de solteros
Cumpleaños de 15-18
Fiestas de reencuentros
Eventos escolares
Inicio del ciclo lectivo
Cierre del ciclo lectivo
Fiestas patrias
Torneo y encuentro
Deportivos
Festivales
Fiestas
Aniversario de la institución
Fiesta de graduación
Fiesta de ex alumnos
Eventos empresariales
Ferias
Congresos
Exposiciones
Seminarios
Lanzamiento de productos
Conferencia de prensa
Inauguraciones
Aniversario de empresa
Desayuno de trabajo
Almuerzo de trabajo
EVENTOS POLITICOS
Lanzamiento de campaña
Nombramiento de funcionarios
Debates
Congresos
Cierre de campaña
Viajes políticos
Recepciones diplomáticas
Distinciones
Ruedas de prensa

PARALELO

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
PARTICIPANTES O
INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables, de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
CONFERENCISTAS
ORGANIZADORES DEL EVENTO
Comités
Logístico
Administrativo
Publicidad
Realiza la publicidad de evento
Informa sobre el evento
Entrega invitación a los asistentes
PASOS BÁSICOS PARA UN EVENTO


Empiece lo más pronto posible
Definir el responsable del evento
Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia, meta
• Realizar el presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
• Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros


IDENTIFICAR LOS INTEGRANTES
DEFINICIÓN DEL TEMA
ELEGIR FECHA: NO DEBE COINCIDIR CON FECHAS RELIGIOSAS, TENER EN CUENTA ESTADO CLIMÁTICO,
LUGAR O SEDE DEL EVENTO
EXPONENTES O PARTICIPANTES
DEFINIR EL TIPO DE CORRESPONDENCIA Y/O PUBLICIDAD PARA CONVOCAR AL EVENTO
BASE DE DATOS DE DESTINATARIOS ADECUADOS
PATROCINADORES QUE AYUDEN A PROMOVER EL EVENTO
EXHIBICIONES, VENTAS,
HORARIOS, DURACION,ETAPAS

PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

HABILIADES
PARA
ORGANIZAR UN EVENTO
HABILIADAD
DE
EXPRECION
ORGANIZACION
HORARIOS
LOGISTICA
EN CUANTO
A
INVITADOS
MANEJO
DE PRESUPUESTO
MANEJO
DE
ESPACIOS
Cotizan todos los elementos
FINANCIERO
Organiza todo lo referente al evento
EJEMPLO:
lugar, decoración, invitaciones, asistentes
Compran lo necesario para la realización del evento.

El es mas importante
Dirige a los demás comités en su organización
Apoya a los demás comités en lo que necesiten
Finanza una cuota para los organizadores

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DEFINICION DE LA POBLACION OBJETO O PUBLICO
La población, objeto o publico, se clasifica como el numero de personas a las cuales va dirigida la presentación del servicio o la venta de un producto según el tipo de necesidades, tambien conocidas como clientes, son uno de los componentes esenciales en desarrollo de cada una de las acciones económicas que realiza una organización.
PLOBACION POR CADA UNO DE LOS EVENTOS
Culturales
Empresarial
Religiosos
Sociales
Escolares
Políticos
EVENTOS DIRIGIDOS A LA POBLACIÓN DEL SECTOR ECONÓMICO COMPITIENDO SIEMPRE POR SER MEJORES ENTRE EMPRESAS Y/O MARCAS compentencia entre empresarios competentes

Los eventos culturales encierra la población del entretenimiento y también la competencia entre marcas
Promotores de marcas reconocidas que buscan mas reconocimiento por medio de estos eventos
LOS EVENTOS RELIGIOSOS ESTAN DIRIJIDOS A TODO TIPO DE POBLACION , YA QUE EN ESTE CASO SE GENERAN EVENTOS FAMILIARES LOS CUALES NO TENDRIAN LIMITE DE EDAD
evento dirigios a la personas o comunidades
con fines definidos son de caracter festivo, se desarrollan en la misma jornada, hay un tema central de un suceso o celebracion.
Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa y tantas otras situaciones más. Y ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.
1. Establecer objetivos.
Se deben determinar los objetivos del evento. Es decir, las razones y motivos por las que se organiza el evento. Puede ser para promocionar un nuevo producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados, etc.
2. Determinar el tipo de evento.
Según los objetivos del evento empresarial, el mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento del tipo promocional, como una exhibición o inauguración; un evento académico, como un seminario o conferencia; un evento del tipo gastronómico, como un almuerzo, cena o coctel; un evento deportivo, como la organización de un campeonato o actividades deportivas al aire libre; o bien un evento recreativo, como viajes o campamentos.
3. Elaborar el plan de evento.
Se aconseja que este plan se realice algunos meses previos a la fecha en la que se desea hacer el evento. De todas formas, este tiempo previo dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo. El plan debe incluir:

Fecha y hora del evento. Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los invitados, si hay otros eventos o festividades próximas, etc.
Lugar del evento. El lugar debe adecuarse al tipo de evento que se quiera hacer (deportivo, académico, gastronómico, etc.)
Presupuesto. Determinar el dinero total que se puede destinar a la organización del evento.
Cronograma de actividades previas al evento. Realizar un cronograma con las actividades de preparación del evento.
Cronograma de actividades durante el evento. Realizar un cronograma con las actividades que se deberán desarrollar en el mismo momento en que tenga lugar el evento.
8.
4. Preparación del evento.
Siguiendo el cronograma de actividades previas se debe dar inicio a todas las preparaciones del evento: reservar lugar, realizar invitaciones, contratar servicios de catering, etc
5. Desarrollo del evento.
Uno o algunos días previos al evento se deben revisar los últimos detalles: revisar instalaciones, personas involucradas que deban realizar alguna función, etc. Y cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener presente el cronograma de actividades durante el evento y dar inicio al mismo. Algunas de las actividades pueden ser: bienvenida a los invitados, coordinar las actividades, presentar personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.
6. Evaluación del evento.
Concluido el evento empresarial hay que realizar la evaluación del mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes que tuvieron lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos propuestos se cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto, si las actividades se desenvolvieron de forma organizada, etc.


10.
Soportes tecnológicos aplicados en un evento
RIDER TECNICO
Es donde se reflejan todas la necesidades tipo:medidas de esenario,equipos de sonido, luz, backline,etc.
INTERNET

En un evento se aplica el internet porque es necesario para toda ocasión, hay muchas aplicaciones con las que se puede manejar todo mas sencillo y practico
Es una red de ordenadores privadas que se utiliza tecnologia internet para compartir dentro de una organizacion parte de sus sistemas de informacion y sistemas operacionales
Intranet
11.
RIDER TECNICO
es aquel documento que toda banda debe tener.
En el se encuentran consignados las especificaciones de la banda es decir:





Salida principal de sonido y monitoreo.
La banda debe consignar aqui sus minimos requerimientos para un lugar determinado. Es decir tipo de consola principal, consola de monitoreo, hubicacion de los monitores o in ears si se requiere. Asi como la salida principal marcas y calidad de salida de medios brillos y sub woofers.



Input list
Toda banda profesional o medianamente profesional debe hacer un input list de su banda o agrupacion, esto es, indicar que canales de la consola y en que orden la banda va a trabajar asi como que procesos necesita.
Por ejemplio
bombo canal 1, con efecto dinamico de compresion
voz lider canal 10, con efecto dinamico de compresion y reverberacion.



Conformacion de la banda
Cantidad de musicos rodies ingenieros de sonido ( staff en general)

Requerimientos de trasporte
Es decir a quienes se les debe dar trasporte y que se debe trasportar en buenas condiciones tanto del personal de la banda como de los equipos de cada banda. esto aplica tanto ida como regreso (se debe ser especifico)

Backline requerido
Aca se debe informar que equipos la banda no esta trasportanto y por lo tanto el promotor deber reemplazar para que se realice un buen concierto,
dentro de las especificaciones se encuentran:
amplificadores de bajo, de guitarras, etc.
bateria, bases, parches
bases para teclado, etc.

Forma de pago del show.
Esta seccion esta dedicada a describir la forma de pago del concierto dejandole claro al promotor como se debe pagar el concierto.
La mejor recomendacion para una banda es pedir el 50% antes de cada concierto y el 50% en el momento de entrar a la tarima, esto depente de la banda y su negocio




12.
MEDIOS DE DIVULGACION MASIVOS
Revista
Folletos
Pancartas
Periodicos

Carteles
Cathering
La banda como propuesta musical debe estar deacuerdo con el promotor en cuando a las bebidas y comida solicitada por la banda, esta debe ser acordada previamente con el promotor o simplemente consignarlo dentro del rider tecnico
Sitio web
Television
Intranet
Boletin electronico
Radio
Medios de divulagacion no masivos
El volante

Perioidico mural
El voceo
Los señalamientos
13.
IMPORTANCIA DE LA SATISFACION DEL CLIENTE EN UN EVENTO
El cliente satisfecho, por lo general, vuelve a comprar. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio su lealtad y por ende, la posibilidad de venderle el mismo u otros productos adicionales en el futuro.
El cliente satisfecho comunica a otros sus experiencias positivas con un producto o servicio. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio una difusión gratuita que el cliente satisfecho realiza a sus familiares, amistades y conocidos.
El cliente satisfecho deja de lado a la competencia. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio un determinado lugar (participación) en el mercado.
Ejemplos de recoleccion de informacion:


atencion telefonica
atencion personalizada
cuestionarios
correo electronico
estudio de quejas
encuesta
entrevistas
fuentes primaria personal
secundaria por medio de otras experiencias.





sistema educativo, centros escolares enfocados a una vision educacion integral dirigida a la niñez y la juventud actorees escolares. equipos de seguimiento, comites escolares, personal doscente y administraivo.
padres y madres de familia. personal doscente. directivas.
plan educativo.
evento por el cual hay de por medio candidatos a celecciones democraticas se extiende a los medios de comunicacion, prensa, radio, medios generales de comunicacion. mediante informes eectorales se someten a personal critico, medios de eleccion donde participa la comunidad y pobvlacion general.

chequeo frente a la organizacion
conferencia de convivencia y seguridad
motivo real y/o tema a tratar N-14
quien organiza- tematica y expositores-patrocinador
los participantes segun poblacion
lugar -duracion y fecha del evento- cuando -donde
los costos - presupuesto -durante el evento
convocatoria - material impreso de informacion
promocionar la conferencia segun e tipo de poblacion
comites de apoyo - manejo de tiempos en los expositores
visualizar ventajas y desvetajas ante problematicas
importancia ante un presupuesto para un eveto
la grabacion - sonido - audio. son fundamentales en un evento por tanto debe haber un presupuesto para el uso.
convocatoria - documentacion, garantizan el exito y asistencia
tener presupuesto para los expositores y/o grupo de apoyo - transportes. refrigerio.
para un evento siempre es importante el manejo de recursos minimos segun corresponda para lograr el objetivo y poder llegar al cliente con los recursos segun el evento.
determinar el auditorio y/o espacio para el numero de asistentes. alquiler de sillas, garantiza la comodidad para mantener el publico atento a la conferencia.
partes de un presupuesto
empresa
cliente
materiales
mano de obra
validez
garantias
permiso de obra
plazo de ejecucion
segun evento
o tranajo
forma de pago -iva
otros datos - clausulas -datos a reseñar
firma y sello
cronograma de actividades
nO.18
1. establecer tipo de actividad y/o evento
2. espacios segun el numero de poblacion
3. fecha - dia - viables q no cruce con otros
4. metodologia o tipo de organizacion (participantes
5. presupuesto - logistica
6. establecer actividades - comites participantes
7. convocar - medios de informacion -volantes etc..
8. elaborar programa - manejos de tiempos
9. establecer hora de inicio y finalizacion
10.preveer con la seguridad - salud -imprevistos
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