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Departamento de Comunicaciones y RR.PP.

UCM 2012
by

enrique hormazabal

on 12 September 2012

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Transcript of Departamento de Comunicaciones y RR.PP.

Departamento de Comunicaciones y RR.PP.
Universidad Católica del Maule Septiembre 2012 "Parte de Mí" Prensa Medios Tradicionales Soportes UCM Vida Universitaria: periódico mensual, 2 mil ejemplares, distribución interna y externa a listado de autoridades e instituciones relacionadas a la Universidad vía correo. MIUCM: Blog de comunicación interna, de actualización semanal. Web UCM Redes Sociales UCM Gestión con medios de comunicación: prensa escrita-radio-televisión-portales digitales de noticias Abril 2009: 5.710.000 pesos Abril 2012: 11.150.000 pesos Las informaciones se amplifican, diarios generan pauta de radios Sitio web, medio troncal de la presencia web de la Universidad. Presencia, de manera orquestada en la web, información dirigida tanto masiva como a públicos segmentados. Estar donde nuestros públicos están. Atención de Clientes. Acuerdos estratégicos

Poner en el centro a nuestro principal cliente: los ALUMNOS, sean estos potenciales (enseñanza media y preuniversitaria), o profesionales (postgrado), internos (pre y postgrado), o ex alumnos.
Y como agentes satisfactores de las necesidades de nuestros clientes a: funcionarios, académicos, autoridades; y toda la gestión institucional en cuanto a: Crecimiento en Infraestructura, Mejoramiento Continuo de la Calidad Docente, Innovación Curricular, Beneficios, otros. Concepto/Promesa
"Formación de Calidad a Escala Humana"

Sub conceptos: cercanía, personas, humanidad, atención personalziada, compromiso. Declaración de posicionamiento:

Para las personas que desean sobresalir en el competitivo mundo laboral, y que buscan ser reconocidas como profesionales con una sólida formación valórica, la Universidad Católica del Maule les ofrece una formación académica de excelencia, desarrollada en un entorno pensado a escala humana , en donde las personas son lo más importante.

Ejemplo: La UC del Maule no construye edificios para crecer o ser más moderna, construye edificios para ofrecerle mejores condiciones a sus alumnos. Novedades: proyectos Keule, web carreras, modelo descentralizado. +40% Proyecto 2013:
*Estrategia UCM de Redes Sociales.
*Participar de la conversación.
*Potenciar las comunidades UCM.
*Campañas publicidad redes sociales.
*Multimedia. El Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas nace el año 2002, desde el entonces Departamento de Extensión y Comunicaciones.
A través de sus “áreas” de Prensa, Fotografía, Diseño, Promoción y Relaciones Públicas, el Departamento dependiente de la Rectoría, tiene por objetivo hacerse cargo de la gestión de la Comunicación Organizacional de la Universidad, así como de asesorar en este campo a la Dirección Superior, con el objetivo final de informar y persuadir hacia una imagen corporativa favorable.
PRENSA
Elaboración de contenidos y fotografía, edición y redacción diaria de informaciones de prensa, a medios de comunicación regionales y nacionales, prensa escrita, radio, televisión y medios electrónicos.
Cobertura periodística de las actividades, hechos y noticias del quehacer universitario, con lo cual se producen los soportes comunicacionales Vida Universitaria y Mi UCM (Com. Externa y Com. Interna, respectivamente), además de aportar informaciones al sitio web institucional www.ucm.cl y Portal del Alumno.
Coordina y vincula a la Universidad con los medios de comunicación según la demanda de informaciones que éstos requieran, que incluye la organización de conferencias de prensa para la difusión de las noticias de la Universidad, estableciendo un puente entre las autoridades universitarias, académicos y profesionales con los periodistas.
Publicación de avisos publicitarios y publireportajes en medios de comunicación. DISEÑO
El Departamento está en condiciones de abordar todo tipo de trabajo gráfico con la mayor calidad.
El área de diseño aborda de manera transversal todas las tareas que le son encomendadas por la Universidad a solicitud de las unidades académicas y administrativas, y de las Empresas UCM, sin distinción, produciendo trabajos como afiches, folletería, invitaciones, tarjetas, autoadhesivos y un sinnúmero de piezas gráficas construidas con identidad propia y con el sello profesional de un trabajador de la UCM. Un ejemplo de ello es que nuestro Departamento ha desarrollado un Manual de Normativas gráficas para el correcto uso de la Marca Institucional, esto incluye también la creación y normativa de logos de las unidades que lo han solicitado.
En caso que la demanda sobrepase la capacidad del Departamento, los trabajos menos complejos son derivados a imprenta siempre bajo la supervisión de un diseñador.

PROMOCIÓN Y MARKETING
El aumento de las postulaciones y el ingreso de los estudiantes a la Universidad, inclusive el apoyo al proceso de matrícula han sido factores determinantes dentro del servicio que presta nuestra unidad.
Asimismo, a través de la elaboración de herramientas de medición cualitativas y cuantitativas, nos permite realizar sondeos de mercado con el fin de orientar las acciones de promoción y, en consecuencia, optimizar el uso de nuestros recursos.
El creciente desarrollo de esta área, junto al apoyo del área de diseño, prensa y fotografía, ha permitido realizar sistemáticamente durante todo el año diversas actividades de promoción de las carreras de pregrado, del quehacer universitario y de la vinculación de la Universidad con establecimientos educacionales tanto de la Región como fuera de ella. Esto se expresa en la visita de delegaciones de estudiantes de toda la enseñanza media, preuniversitarios, así como el desarrollo de charlas fuera de la Universidad en liceos y colegios, la participación en ferias vocacionales y la difusión con folletería en la vía pública.
Junto al área de Diseño se producen todas las piezas gráficas que apoyan el proceso de Admisión cada año de modo sistemático: folletería, afiches y vallas publicitarias en la vía pública.

Fotografía
Cobertura fotográfica de las principales actividades del quehacer universitario, fundamentalmente como apoyo periodístico al área Prensa.
Producción fotográfica específica según demanda de las diferentes unidades de la Universidad (registro).
Administrador del servidor de fotos del Depto. de Comunicaciones.
Producción fotográfica publicitaria de apoyo al área de promoción para el proceso de Admisión.
Ceremonial y Protocolo

Organización de eventos institucionales, logística, orden protocolar, locución, difusión.
Apoyo a los distintos eventos que organizan las unidades según la demanda de éstas. Dada la cantidad de actividades, el apoyo prestado va desde la total organización de un evento hasta la prestación de un servicio puntual como la elaboración de un libreto, maestro de ceremonias, orden protocolar u otro.
Recepción y acompañamiento de delegaciones y visitas oficiales a la Universidad.
Coordinación y logística de la firma de convenios de carácter público. Web y Redes Sociales

La demanda creciente de servicios informativos a través de la Internet generado no sólo la labor de Administración de contenidos e imágenes del sitio web institucional, sino también de la construcción de sitios web de las unidades de la Universidad.
Todo sitio web de la Universidad es creado bajo la supervisión de Comunicaciones con el objetivo de velar por el cumplimiento de las normas gráficas institucionales y que los contenidos estén acorde a los principios y valores de la Universidad.
Recurso Humano
Para las áreas y las actividades señaladas el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas cuenta con:
- Jefatura: Patricio Caamaño, periodista (1 jornada)
- 2 periodistas Enrique Hormazábal (1 jornada Prensa y Adm. Web), Macarena Pérez (2/3 jornada Prensa y Comunicación Iglesia), Michell Bruguerolles (1/2 Curicó):
- 1 coordinación de Promoción: Mario Oltra (1 jornada)
- 2 diseñadores gráficos: Pablo Parada y Luis Espinoza (2 jornadas).
- 1 fotógrafo (1 jornada): Carlos Alarcón.
- 1 asistente adm. Y asistente de ceremonial: Carolina Jaramillo.
- 1 alumna en práctica Relaciones Públicas.
- 1 alumna en práctica Comunicación Audiovisual. FODA Comunicaciones




CE en la UCM

En el caso de la UCM, durante los dos últimos planes de desarrollo estratégico de la Universidad (2002- 2007 / 2007-2013), se definen objetivos estratégicos específicos como mejorar la comunicación estudiantil, la comunicación interna y las estrategias para mejorar el proceso de ingreso de los futuros estudiantes.

En esta dirección, el Departamento de Comunicaciones se incorporó en concreto y por primera vez al PDE (2007-2013), con el desarrollo de proyectos de comunicación específicos para el logro de los objetivos antes señalados, también llamados POA.


- Definición de la Política de comunicación interna y externa y el plan de comunicación estratégica de la UCM. (en curso).
- Rediseño de Estrategia de promoción de Pregrado. (en curso)
- Continuidad Plan de Comunicación 20 años UCM. (finalizado)
- Asesoría Comunicacional (sin avance) Gran desafío
Todo lo anterior, apunta a un solo esfuerzo mayor que es llegar a la consecución de las Políticas de Comunicación de la Universidad Católica del Maule y su posterior implementación, tarea no menor que pretende organizar y supervisar los diversos canales de comunicación existentes en la Universidad, potenciando la Comunicación Interna e Imagen corporativa. Fortalezas
- Trabajo en Equipo (personas)
- Experiencia
- Profesionalismo
- Eficiencia
- Conocimiento del medio
- Conocimiento de los públicos
- Compromiso
- Colaboración
- Actualización
- Clima laboral Comunicaciones Oportunidades
- Renovación
- Mayor cercanía con Rectoría
- Asesoría y propuesta
- Reestructuración
- Establecer una estrategia
- Establecer un política
- Normativa y Coordinación Debilidades
- Dificultad para innovar
- Estructura interna no ad hoc
- No hay áreas claras
- Falta de recursos (Humanos, Tecnológicos, Económicos)
- Ausencia de procedimientos y políticas de comunicación
- Lugar de trabajo
- Condiciones laborales
- Planificación estratégica
- Instrumentalización (muy operativos)
- Ausencia de impacto en las decisiones
- Falta de autonomía en las decisiones económicas
- Demanda de trabajo desregulada
- Redes sociales (bloqueo)
- Reactivos más que propositivos.
- Dirigente sindical (no hay procedimiento)
- Trabajo operativo resta análisis
- Falta de creatividad
- Desmotivación por la rigidez institucional Amenazas
- Impacto de la competencia ($)
- Movilizaciones sociales
- Acceso a nuevas tecnologías
- Clima organizacional UCM
- Intervención de terceros (agencia salud) Comunicación Estratégica

No existe una única definición del trabajo que desarrollan las direcciones o departamentos de comunicaciones universitarias, sin embargo, de sus funciones cotidianas y sociales se desprende un objetivo transversal, la Comunicación Estratégica, que se entiende como la práctica encargada de gestionar y mejorar la Imagen de la institución. Esto es hacerse cargo de la comunicación externa, mientras que el objetivo estratégico de resguardar y favorecer la Identidad, se hace cargo de la comunicación interna.

IMAGEN: es la cara que queremos mostrar mediante la Comunicación Externa (Difusión, Prensa y Medios de comunicación, Publicidad, Trabajo de Marca, Relaciones Públicas y Redes Sociales (Internet).
COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

IDENTIDAD: se determina a partir de la Misión y Visión que fortalece la Comunicación Interna.
Mientras la imagen debe ser la proyección de mi identidad, esta última ejerce presión sobre la imagen ya que la capacidad de los miembros de una organización chocan con las promesas públicas.
Sin embargo, la imagen también ejerce influencia sobre la identidad, generándose un ciclo comunicativo que responde al ¿cómo somos? y al ¿cómo decimos ser?, Identidad e Imagen.
Es por lo anterior que para el trabajo del Departamento de Comunicaciones y RR.PP. de nuestra universidad, se desprenden objetivos específicos siempre dinámicos y emergentes sobre el propósito prioritario de posicionar a la Universidad y mejorar la percepción que existe de ella por parte de la comunidad, como el extender el conocimiento que existe de ella a nivel nacional e internacional; gestionar, administrar y potenciar el Proceso de Admisión; y, por sobre todo, generar una percepción más favorable –una mayor confiabilidad, tanto interna como externa – hacia su proyecto institucional.
Es por ello que asume la Comunicación Organizacional en forma integral, donde las áreas correspondientes asumen tareas más específicas como Publicidad, Marketing, Protocolo, Redes Sociales, Prensa y Merchandising, entre otras.


¿Qué entendemos por Comunicación Estratégica?

La comunicación estratégica surge en Chile a mediados de los noventas, cuando la industria de las comunicaciones alcanza un nivel de desarrollo y autonomía del poder político, que llega a funcionar bajo sus propias reglas, pero siempre en un contexto de mercado.
Por otra parte, la comunicación colabora con los Gobierno y el sector privado, al asumir la independencia administrativa de los medios masivos, el valor de la transparencia en el manejo de las instituciones públicas y privadas, y la fiscalización ciudadana, hacen que la gestión estratégica de las comunicaciones abandone las prácticas centradas solamente en las herramientas y su instrumentalización, para pasar focalizar el rol de la comunicación con un valora agregado a las organizaciones independiente de su naturaleza.
Ahora hay que comprender que este fenómeno aparece de manera distinta y en un momento determinado para cada organización, ya que se deben dar condiciones sociales, económicas y políticas concretas para su desarrollo.
Para los autores Tironi y Cavallo, “la comunicación estratégica como práctica diferenciada, nace y se desarrolla en sociedades donde conviven un sistema político democrático y una economía abierta de mercado; la existencia de un sistema sofisticado de medios de comunicación masivos; y finalmente la expansión simultánea de la democracia, el mercado y los medios de comunicación. Todo esto genera nuevas tendencias relacionadas a los nuevos desafíos de las organizaciones”.
Y las tendencias son la disminución del poder el Estado, la concepción de la transparencia como principio público, la importancia del impacto de la opinión pública (redes sociales y nuevo periodismo ciudadano ) , la centralidad de los medios de comunicación convencionales. Dos dimensiones de la Comunicación Estratégica
Tironi y Cavallo diferencian la comunicación estratégica de la publicidad, el marketing, las relaciones públicas o el lobby: “En una primera etapa se le tiende a confundir -a la CE- con otras prácticas de comunicación, pero en la medida que los mercados se desarrollan, la CE va encontrando su propio espacio profesional, conceptual y metodológico, aunque está estrechamente ligada a las otra prácticas del desarrollo de la comunicación organizacional”.
Según otros autores como Rafael Alberto Pérez, “dentro de las Ciencias de la Comunicación llamamos a la CE, a la coordinación de todos los recursos comunicacionales externos e internos de la organización (publicidad, marketing, folletería, canales de comunicación digital, ambiente laboral, organigrama, distribución espacial, higiene, atención al cliente, postventa, etc.) para diferenciarnos de la competencia y lograr un lugar en la mente de los públicos que nos interesan.
Bajo esta última concepción se entiende que todas las prácticas de comunicación son las herramientas de las que se vale de la CE para realizar una comunicación con un enfoque único, coherente, con un mismo hilo conductor y un mismo objetivo.
Si relacionamos la CE con nuestra imagen e identidad, entonces el objetivo general es proyectar una imagen pública de lo que realmente somos como universidad, y así generar un círculo virtuoso de comunicación y transparente.
Otros proyectos
- Proyecto de Imagen Corporativa (50% de avance, en pausa)
- Proyecto de Artículos Corporativos (en pausa).
- Proyecto de Banco de Fotos (en curso)
- Proyecto Web y Redes Sociales (en curso)
- Proyecto Manual de Ceremonial y Protocolo (en curso)
- Proyecto audiovisual (en curso)
- Reestructuración del Departamento.
- Plan comunicacional del Departamento de Aseguramiento de la Calidad.
- Plan Comunicacional de la Dirección de Postgrado
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