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Actas y cartas en NTC 1486

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by

Luisa Fernanda Torres Villalobos

on 19 November 2015

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Transcript of Actas y cartas en NTC 1486

Normas Icontec para hacer actas
¿Qué es un acta?
Normas Icontec para hacer cartas
Características
En hojas tamaño carta. 
Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
La separación entre párrafos y entre título y texto con doble enter. 
No se debe subrayar.
Se sugiere no utilizar la sangría.



Partes de un acta
Encabezado: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON.

Actas y cartas en formato NTC
Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.

¿En qué se debe elaborar?
El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.

¿Cuáles son las márgenes?
Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.

¿Cuál es su paginación?
Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.

ACTA No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.

FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se realizó la reunión.
HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión
ASISTENTES, INVITADOS Y AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo.
ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión.

DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).

CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor

Aspectos generales y notas
Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.
Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

No utilizar micropunta o esferos de tinta húmeda
Pérdida de legalidad
de la información
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal :
Solicitar
Agradecer
Informar
Invitar
Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso.

¿Cómo elaborar una carta?
Márgenes :
Superior 5 cm 
Inferior entre 3 cm 
Lateral izquierdo 4 cm 
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Paginación :
Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

Partes de la carta Logo y NIT de la empresa: se pone razón social, sigla o logotipo y NIT en la parte superior .Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior
Fecha: en la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío.
Encabezamiento o datos del destinatario: los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico. 

Los datos se escriben sin abreviaturas
Partes de una carta
CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ).
A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos dígitos del año de dicho radicado.


CIUDAD Y FECHA: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad y en el Archivo Central se coloca la fecha de envío.
- DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
- ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.
CIUDAD Y FECHA: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad y en el Archivo Central se coloca la fecha de envío.
- DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
- ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.).

- DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.

- ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA
referencias

Corporación Universitaria Remington. (1996). Instructivo para el diligenciamiento de acta. Tomado de http://www.uniremington.edu.co/distancia/images/stories/es/Archivo/instructivo-general-comunicaciones-oficiales.pdf

Diana Bojacá
Lorena Prieto
Luisa Torres

Universidad de la salle
Bogotá, Colombia
2015

Corporación Universitaria Remington. (1996). Ejemplo elaboración de áctas. Tomado de http://www.uniremington.edu.co/distancia/gestion-documental/normas-icontec
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