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Copy of Copy of Présentation Ts Informatique de gestion

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salim bz

on 15 March 2014

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2- Présentation de l’organisme d'accueil
Dépendance du service des archives de la Direction Administratif et Finance ce qui génère une perte du temps à cause du mouvement des documents dans la hiérarchie.
Salles d'archives non conforme aux normes requises pour un archivage optimal.
Négligence sur les étapes de travail ce qui engendre par fois des pertes de documents.
Absence d’archiviste actuellement.
Critiques :
Suggestions :
Rendre le service des archive une structure indépendante du reste des structure de l’entreprise pour optimiser le temps d’exécution des opérations demandées
Aménager les salles d’archive pour qu’elles soient conforme aux normes d’archivage.
Veillez sur le respect du déroulement des étapes de travail pour éviter ou réduire les pertes des documents
Recruter un archiviste
Procédure n°1 : Versement document pour archivage :
Procédure n1 : Versement document pour archivage :
Après avoir présenté ces deux solutions à l’utilisateur en expliquant leur avantages et leur inconvénients, il a été décider d’utiliser la solution
Réseau local
qui se trouve être la plus cohérente a notre système, la disponibilité du matériel, l’existence des moyens financier et les besoins de l’entreprise.
Solution retenue :
Schéma conceptuel de la solution reseau local :
La solution monoposte est destinée aux structures dans lesquelles l’interconnexion des postes de travail n’est pas nécessaire ou impossible, ou chaque logiciel à sa propre base de données. Et ça consiste à installer pour chaque poste de travail le logiciel et ça base de donnée.
1- Solution monoposte :
Cette solution consiste à relier un ensemble de micro-ordinateur par des câbles de connexion pouvant dialoguer et partager des ressources situées sur un autre micro-ordinateur nommé serveur.
2- Solution réseau :
Document(
Num_doc
, Nom_doc, Date_crea_doc, Nbre_page, Etat_doc, Nbre_copie, #Code_type_doc, #Code_sup)
Modèle logique des données MLD :
Exemple :
Diagramme de cas d'utilisation (Use Cases) :
Diagramme de séquence :
Diagramme de Classes :
Modèle physique des données :
Volume annuel de la base de données :
Conclusion :
Bienvenue
Merci
Description du Diagramme de cas d’utilisation: (Archiviste) :
Représentation du diagramme de séquence pour le cas d’utilisation « s’authentifier » :
Graphe des flux :
1- Installation de notre application
Notre application est en réseau local donc multi-utilisateur, par conséquent l’application principale sera installer sur sera installée dans un serveur spécifié ou dans le serveur déjà existant de l’entreprise et dans les machine utilisateurs une interface permettant l’accès à l’application principale.
Chaque machine utilisateur aura son propre compte utilisateur à l’application avec des droits d’accès et des privilèges selon le poste occupé et la hiérarchie.
La gestion de l’application principale et des comptes utilisateurs revient à l’utilisateur principale de l’application (Administrateur) c lui qui s’occupe de la création des compte et de régler les éventuelles pannes du système.
2- Matériels nécessaires requis
- Des imprimantes
- Des scanners
Les critères de cette estimation :
Nous avons estimé à 21240 le nombre de documents à être numérisé par tous les utilisateurs des différentes structures ayant le droit d’utiliser notre application surtout l’archiviste qui a la tache énorme de numériser tous les documents des archives qui dépasse largement les 200000 documents ou plus, depuis la création de l’entreprise (depuis 1969).
Le volume annuelle de la base de données est de : 6751665 Octets
Soit : 6593.422 kilos octet
Soit : 6,438 méga octets

En partant du principe qu’un documents a en moyenne 3 pages, en multipliant le nombre de documents par le nombre de pages, et comme chaque pages est numériser en un fichier donc on aura 63720 fichiers.
On estime aussi que la taille d’un fichier image de qualité moyenne est de 300 Ko, on multiplie le nombre de fichiers par sa taille est on obtiendra la taille total des fichiers numérisés dans le disque dur qui est de :
Le volume annuelle de la place prise dans le disque dur est de : 19116000 Kilos Octets
Soit : 18667.968 Mégas Octets
Soit : 18.230 Gigas Octets

2- Présentation de l’organisme d'accueil
Thème :
Gestion électronique des documents
De pouvoir disposer d’un outil informatique performant permettant une rapidité, une efficacité et de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leurs authenticité, leurs fiabilité et leur intégrité, et de permettre qu’ils soient exploitables, c’est-à-dire :

- Tous les documents papier, sans exception seront scannées et classés dansune base de données par départements (comptabilité, administration, formation …), par ordre chronologique.

- La consultation se fera par le biais du réseau déjà existant de l’entreprise par la création de comptes utilisateurs par l’administrateur du système avec des droits d’accès attribués aux utilisateurs selon le département ou la section et des privilèges accordés selon la hiérarchie du personnel consultant.

- La recherche des documents se fait par le titre du document, le département, la date d'ajout avec un système de mots clés intelligents .
Objectifs :
Après avoir effectué des interviews avec les responsables de l'entreprise ils ont pu nous énumérer les défaillances suivantes :


- Perte de temps considérable dans la recherche des documents

- Détérioration des documents due une grande manipulation souvent inutile.

- Document introuvable parfois à cause d'un mauvais classement.

- Retard causé au service voulant l’accès aux documents utiles en temps voulu.
Problematique :
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